40 thuật ngữ cơ bản cần biết trong quản lý dự án

By 23 Tháng Chín, 2021Tháng Mười 13th, 2021Business Hack, Kiến thức

Bạn đang tìm hiểu kiến thức về Quản lý dự án. Bài viết dưới đây thông tin 40 thuật ngữ trong quản lý dự án, được sử dụng phổ biến. 40 thuật ngữ được biên dịch và giải thích cơ bản, hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn.

Share về Facebook 40 thuật ngữ trong quản lý dự án.

Tham khảo những thuật ngữ cơ bản trong Quản lý dự án
Tham khảo những thuật ngữ cơ bản trong Quản lý dự án

1. Quản lý dự án theo phương pháp Agile (Agile Project Management) : Cách quản lý tập trung vào cách tiếp cận lặp đi lặp lại để điều chỉnh, cải tiến dự án. Agile được sử dụng để phân chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ để quản lý đơn giản hơn, thúc đẩy việc hoàn thành các nhiệm vụ

2. Đường cơ sở (Baseline): Điểm bắt đầu của dự án, có thể sử dụng để tham chiếu đo lường, so sánh tiến độ, phạm vi, chi phí dự án trong tiến trình thực hiện so với kế hoạch ban đầu.

3. Nút cổ chai (Bottleneck): Có thể xảy ra trong bất kỳ giai đoạn nào của kế hoạch dự án. Nút cổ chai có thể hiểu là điểm tắc nghẽn của dự án, gây đình trệ, chậm trễ việc hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án

4. Quản lý sự thay đổi dự án (Change Management): quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án.

5. Cộng tác (Collaboration): Các thành viên trong dự án cùng làm việc để hoàn thành mục tiêu dự án

6. Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM/ CPM là phương pháp quản lý tiến độ dự án.) Phương pháp đường găng sử dụng mạng đồ thị có hướng trong lý thuyết đồ thị để tổ chức các hoạt động công việc, các công tác trong một dự án dưới dạng một sơ đồ mạng.Trong sơ đồ này, bất kỳ nhiệm vụ nào bị trì hoãn thì toàn bộ dự án sẽ bị trì hoãn

7. Phụ thuộc (Dependencies): Trong mạng dự án, phần phụ thuộc là liên kết giữa các phần tử đầu cuối của dự án.

8. Quản lý kỳ vọng (Expectation Management): Sự hiểu biết, thông tin để người quản lý dự án đưa ra các quan điểm rõ ràng về ngân sách, phạm vi, thời gian thực hiện dự án, cách thức quản lý nhóm hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ, công việc. 9. Theo dõi (Follow up): Hoạt động tìm hiểu, theo dõi các công việc, nhiệm vụ trong dự án.

10. Nhật ký sự cố (Issue Log) Tài liệu của dự án thông tin tất cả các vấn đề, điểm tắc nghẽn ảnh hưởng đến dự án. Tài liệu này nhân sự trong nhóm ghi lại, theo dõi.

11. Quản lý vấn đề (Issue Management): Quá trình xác định và giải quyết các vấn đề xảy ra trong dự án, có thể gây ảnh hưởng đến tiến trình và mục tiêu của dự án

12. Theo dõi vấn đề (Issue Tracking): Cách để kiểm tra, nắm bắt các vấn đề trong dự án, cùng với đó là chỉ định người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó.

Tìm hiểu thêm về: Task Management A-Z: Quản lý tác vụ & làm việc cộng tác trong quản lý dự án

13. Kickoff Meeting: Là cuộc họp đầu tiên giữa người quản lý dự án, các bên liên quan đến dự án, nhóm thực hiện 1 dự án cụ thể. Kickoff Meeting được xem như là cơ hội để mọi người trong dự án thảo luận về tiến trình, phạm vi, mục tiêu, trách nhiệm… của dự án, cung cấp đầy đủ thông tin về dự án.

14. Chương trình cuộc họp (Meeting Agenda): Danh sách gồm đầy đủ các chủ đề, vấn đề cần thảo luận trong cuộc họp. Đề cương này nên được gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp để tất cả những người tham dự cuộc họp biết và chuẩn bị thông tin để thảo luận.

15. Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes): Ghi lại các quyết định, các ý kiến thảo luận trong cuộc họp. Tài liệu này có thể được dùng để thông báo cho các thành viên trong dự án không thể tham gia cuộc họp.

16. Cột mốc (quan trọng của dự án) (Milestone) Điểm mốc thể hiện mục tiêu tiến độ trong tiến trình dự án. Thông thường, Milestone là bước quan trọng trong quá trình phát triển của dự án phải được hoàn thành đúng hạn.

17. Ngân sách dự án (Project Budget): Tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, ngân sách dự án bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và chi phí vận hành.

18. Nhà quản lý dự án (Project Manager): Người chịu trách nhiệm quản lý các nhiệm vụ, tiến độ của dự án. Nhà quản lý dự án là người sẽ lập kế hoạch, giám sát, thực hiện và kiểm soát dự án từ đầu đến cuối.

19. Quản lý danh mục dự án (Project Portfolio Management): Được các nhà quản lý dự án sử dụng để thu hẹp lợi tức ước tính khi thực hiện một dự án. Quản lý danh mục dự án ưu tiên và phân tích giá trị của các dự án trong danh mục đầu tư, tìm ra các mục tiêu tổng thể tốt nhất trong đó.

20. Quản lý danh mục được định nghĩa là quản lý tập trung của một hoặc nhiều danh mục để đạt được các mục tiêu chiến lược quan trọng, trong đó các chương trình, dự án, hoạt động vận hành và danh mục con của danh mục có thể không liên kết, không phụ thuộc hoặc có thể có sự liên quan trực tiếp với nhau.

21. Kế hoạch dự án (Project Plan): Tài liệu xác định các giai đoạn của dự án từ đầu đến cuối. Thông thường, kế hoạch dự án bao gồm quản lý rủi ro, ngân sách dự án, các mốc thời gian, nguồn lực để hoàn thành dự án.

22. Phạm vi dự án (Project Scope): Phạm vi dự án là một phần kế hoạch của dự án, bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và cuối cùng là chi phí. Nói cách khác, phạm vi dự án là những gì cần phải đạt được và những công việc cần thiết để thực hiện dự án.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý dự án online hiệu quả được hơn 3000 doanh nghiệp triển khai

23. Timeline của dự án (Project Timeline): Danh sách công việc và nhiệm vụ cần thực hiện kèm thứ tự thời gian thực hiện, để người quản lý dự án và các bên liên quan nắm được tiến trình dự án.

24. Hoạch định chất lượng (Quality Planning): Quá trình xác định yếu tố quan trọng nhất của dự án, xác định mục tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu. Tài liệu về hoạch định chất lượng sẽ chỉ định các mục như nguồn lực, thông số kỹ thuật và các nhiệm vụ liên quan khác cần thiết cho dự án

25. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance): là toàn bộ hoạt động có kế hoạch và hệ thống, được tiến hành trong quản lý chất lượng và được chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằng sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.

26. Kiểm soát chất lượng (Quality Control) Quality Control nằm trong nhóm quy trình giám sát và kiểm soát, và liên quan đến các hoạt động và biện pháp được thực hiện để đạt được các yêu cầu chất lượng

27. Kế hoạch quản lý chất lượng (Quality Management Plan) (là quy trình xác định yêu cầu chất lượng và/hoặc tiêu chuẩn chất lượng của dự án và các sản phẩm bàn giao, lập tài liệu về việc dự án sẽ thực hiện như thế nào để đạt được các yêu cầu chất lượng

28. Yêu cầu (Requirements): Các nhiệm vụ, quy trình hoặc điều kiện mà một dự án cần đáp ứng được để được coi là hoàn thành. Các yêu cầu có thể được coi là kim chỉ nam để các thành viên trong nhóm dự án tuân theo.

29. Phân bổ nguồn lực (Resource Allocation): là quá trình phân công và quản lý nguồn lực nhằm hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nhà quản lý dự án là người thực hiện phân bổ nguồn lực.

30. Nguồn lực khả dụng ( Available Resources) Nguồn lực, tài nguyên sẵn có mà nhóm có thể sử dụng khi làm việc trong dự án.

31. Cấu trúc phân chia nguồn lực/tài nguyên (Resource Breakdown Structure) là một danh sách tiêu chuẩn có các nguồn lực nhân sự liên quan theo chức năng và được sắp xếp theo một cấu trúc phân cấp để tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm soát công việc của dự án.

32. Lịch tài nguyên (Resource Calendar) Dùng trong lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các nguồn lực. Tài liệu này cung cấp cho các nhà quản lý dự án cái nhìn tổng quan về cách phân bổ và sử dụng nguồn lực. Lịch nào có thể gồm: Thời gian trống, bảng chấm công, thời gian vắng mặt, ngày nghỉ, công việc đã lên kế hoạch. Lịch tài nguyên là thời gian biểu cho thấy mức độ tiêu hao vật chất và lao động trong quá trình thực hiện dự án. Dữ liệu này có thể ở cấp độ hoạt động hoặc dự án

33. Nâng cấp nguồn lực: (Resource Leveling) Điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án dựa trên nguồn lực hạn chế, với mục tiêu cân bằng công việc và nguồn lực. Là một kĩ thuật phân tích sơ đồ mạng dự án áp dụng cho tiến độ dự án đã được phát triển ra bằng phương pháp đường găng.

Ngoài Microsoft Project, đây là những phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay, nên tham khảo

34. Quản lý nguồn lực (Resource Management) Lập kế hoạch, lên lịch và phân bổ các nguồn lực nhằm tối đa hóa hiệu quả của dự án.

35. Quản lý rủi ro: (Risk Management) Quá trình xác định, phân tích, tìm ra cách ứng phó với các rủi ro nào có thể phát sinh trong suốt vòng đời của dự án nhằm mục tiêu hướng dự án đi đúng hướng theo thời gian hoàn thành.

36. Giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation) các bước mà nhóm dự án thực hiện để ứng phó rủi ro, giảm thiểu các tác động bất lợi của dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách loại bỏ các rủi ro hoặc giảm chúng xuống mức chấp nhận được.

37. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Risk Monitoring and Control) Cách mà nhóm dự án thực hiện để theo dõi mọi rủi ro đã xác định trong dự án, giám sát và xác định những rủi ro mới, đảm bảo đưa ra kế hoạch để giảm khả năng xảy ra rủi ro trong tương lai.

38. Báo cáo tình trạng (Status Report) Tài liệu chính thức trình bày chi tiết về tiến độ dự án so với kế hoạch dự án như một cách để thông tin đến tất cả các bên liên quan về tình hình dự án

39. Mô hình thác nước ( Waterfall Model) là một phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã hoàn thành

40. Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) Phương pháp để thực hiện một dự án phức tạp bằng cách phân rã chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ. Cấu trúc này được sử dụng với mục đích để quản lý, kiểm soát dễ dàng, thuận tiện hơn khi triển khai dự án. Các việc nhỏ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi, giải quyết mục tiêu của công việc to. Đồng thời, giữa các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn thành với nhau. Công việc to chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con đã được xử lý.

Trên đây, FastWork đã giới thiệu bạn 40 thuật ngữ cơ bản được sử dụng phổ biến trong Quản lý dự án. Ngoài ra, để Quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể tham khảo sử dụng bộ phần mềm quản lý công việc và dự án FastWork Work+

FastWork Work+ gồm phần mềm quản lý công việc cá nhân và phòng ban, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý quy trình công việc, phần mềm quản lý công việc ngoài hiện trường, và ứng dụng quản lý thi công. Các phần mềm đều sử dụng linh hoạt trên mobile app và web app.

phần mềm quản lý dự án FastWork Project

Phần mềm quản lý dự án FastWork Project hỗ trợ nhà quản lý trong:

  • Quản lý thời gian thực hiện dự án, lịch làm việc trong dự án
  • Quản lý thành viên tham gia dự án
  • Quản lý tình trạng dự án
  • Quản lý tiến độ thực hiện dự án
  • Quản lý hạng mục dự án
  • Quản lý thu chi trong dự án
  • Quản lý dự án theo 5 mô hình: Dashboard Tổng quan, Danh sách, bảng phân bổ nguồn lực, Kanban, Gantt Chart, Lịch biểu …..

Để nhận tư vấn chi tiết và DEMO FREE phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc FastWork, bạn vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây.

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply