Đi tìm lời giải cho bài toán quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự khi Work From Home và nâng cao hiệu suất làm việc phòng nhân sự, SEONGON đã tin tưởng và chọn phần mềm chấm công Face ID bằng di động của FastWork. Cùng tìm hiểu quá trình FastWork giải bài toán của SEONGON qua cuộc trò chuyện với chị Vũ Kim Thùy – Giám Đốc nhân sự tại Seongon Agency.
SEONGON – Google Marketing Agency
SEONGON là một thương hiệu của Công ty TNHH Truyền Thông Thịnh Vượng, được sáng lập và phát triển bởi một trong những chuyên gia hàng đầu Việt Nam về Digital Marketing và Google Ads – ông Mai Xuân Đạt. Sau hơn 7 năm thành lập, SEONGON hiện sở hữu 2 văn phòng làm việc tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh với đội ngũ nhân sự lên đến hơn 150 nhân viên.
Đội ngũ ban lãnh đạo tại Seongon
SEONGON hoạt động với vai trò là một Google Marketing Agency – chuyên tư vấn và triển khai các chiến dịch Marketing trên nền tảng Google: SEO tổng thể (PPP), Quảng cáo trên hệ thống Google (tìm kiếm – mạng hiển thị – Youtube – Shopping…) và thiết kế website chuẩn Google.
Nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý thời thời gian làm việc của nhân viên – bài toán chưa lời giải tại SEONGON
FastWork: Chào chị Thùy, được biết chị là Giám đốc nhân sự tại SEONGON, vậy chị có thể chia sẻ tính chất công việc của một giám đốc nhân sự?
Chị Vũ Kim Thùy: Có thể nói, quản lý nhân sự là một lĩnh vực khó. Nó không đơn thuần là quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên, mà còn là hài hòa các mối quan hệ phức tạp giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với ban lãnh đạo và chính sách phúc lợi của công ty. Đặc biệt là việc thu hút nguồn nhân tài tiềm năng, giữ chân nhân sự để đảm bảo sự ổn định lâu dài về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Với những yếu tố đó thì những người làm trong lĩnh vực nhân sự phải cần nhiều kỹ năng, không chỉ nghiệp vụ, kỹ năng lãnh đạo mà còn các kỹ năng mềm khác.
FastWork: SEONGON sở hữu ngũ nhân sự hơn 150 người tại 2 văn phòng khác nhau, vậy chị có gặp khó khăn gì trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên?
Chị Vũ Kim Thùy: Trước khi biết đến FastWork, SEONGON sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự. Nhưng giờ đây, với sự phát triển của công nghệ và đặc thù của doanh nghiệp, tôi nhận thấy máy chấm công không còn phù hợp để quản lý nhân sự. Đặc biệt là đội ngũ nhân nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng như Sales, dịch vụ, kỹ sư… vì không linh động địa điểm chấm công, dữ liệu công không đầy đủ-chính xác, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc chung của phòng nhân sự.
Chính những lý do trên đã vô tình khiến phòng nhân sự tại SEONGON giảm hiệu suất làm việc vì thường xuyên gặp các khó khăn như:
Thứ nhất, mất nhiều thời gian tra cứu tìm kiếm email xin nghỉ, giải trình công và xác nhận công cho đội ngũ nhân viên, chuyên gia dạy học bên ngoài, tư vấn tại khách hàng…
Thứ hai, Thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình tính công, tổng hợp dữ liệu công có quá nhiều thông tin, số liệu nhưng không được quản lý tập trung một chỗ. Từ đó làm giảm hiệu suất làm việc chung của phòng.
Để “giải thoát” khỏi vòng luẩn quẩn, các thành viên tại phòng nhân sự đã mạnh dạn đề xuất đổi mới hình thức chấm công vân tay sang chấm công Face ID bằng di động. Với nhiều tính năng tiện ích như chấm công tại mọi địa điểm làm việc, tự động hóa tổng hợp công… nên đã được sếp Đạt phê duyệt ngay.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng FastWork Timesheet vào quản lý thời gian làm việc của nhân sự
FastWork lời giải giải cho bài toán quản lý thời gian làm việc khi và nâng cao hiệu suất nhân sự tại SEONGON
FastWork: Chị có thể cho biết lý do tại sao chị lại chọn phần mềm chấm công Face ID của FastWork quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự?
Chị Vũ Kim Thùy: Có 2 lý do chính để tôi quyết định chọn đó là chấm công Face ID giải quyết triệt để vấn đề quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự khi Work from home. Thứ 2 là chấm công Face ID giúp nâng cao hiệu suất làm việc của phòng nhân sự.
FastWork: Chị có thể chia sẻ cụ thể hơn về 2 lý do trên không?
Chị Vũ Kim Thùy: Tháng 3 đầu năm, khi dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, thực hiện chỉ thị giãn cách xã hội của Thủ tướng Chính Phủ nên SEONGON cũng cho đội ngũ nhân viên làm việc tại nhà. Khi đó, nếu SEONGON không thay đổi hình thức chấm công sẽ khó quản lý thời gian và địa điểm làm việc của đội ngũ nhân sự. Để giải quyết hiệu quả vấn đề đó, tôi cần một hình thức chấm công linh động, cho dữ liệu chính xác công chính xác về thời gian, địa điểm thậm chí là cả hình ảnh nhân viên và phần mềm chấm công Face ID bằng di động của FastWork đáp ứng được nhu cầu đó.
Mặt khác, là phần mềm chấm công Face ID khắc phục và giải quyết triệt để các vấn đề trong công tác quản lý thời gian làm việc của máy chấm công vân tay. Cho phép chấm công tại mọi địa điểm làm việc, tích hợp hệ thống đơn từ điện tử: đơn nghỉ phép, làm thêm, tăng ca, vắng mặt, giải trình chấm công… Tự động cập nhật dữ liệu công đầy đủ, chính xác và quản lý tập trung trực tuyến trên một hệ thống. Giảm thiểu sai sót và tối ưu thời gian tra cứu, tổng hợp dữ liệu bằng tay của phòng nhân sự.
FastWork: Vậy cụ thể FastWork đã giúp chị quản lý đội ngũ nhân sự như thế nào và mang lại những lợi ích gì?
Chị Vũ Kim Thùy: Việc chấm công trở nên dễ chịu hơn hẳn, thay vì xếp hàng đợi lượt và bàn tán xem ai sẽ được máy trả lời “xin thử lại” hoặc “xin cảm ơn” thì chúng tôi dễ dàng chấm công bằng cách mở app trên di động cá nhân và thực hiện chụp ảnh Selfie thế là xong. Đây được xem là một điểm mạnh giúp SEONGON xây dựng hình mẫu văn phòng phòng hiện đại.
Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công bằng cách selfie trên điện thoại cá nhân
Nhân viên có thể tạo và gửi đơn xin nghỉ phép, tăng ca, vắng mặt… ngay trên app điện thoại. Tương tự như gửi gmail, nhân viên có thể chọn người duyệt và người gửi thông báo. Ngay tức thì ban lãnh đạo sẽ nhận được và thực hiện phê duyệt 1 hoặc nhiều đơn nhanh chóng.
Thay vì gửi đơn giấy hoặc email thì nhân viên tạo và gửi các mẫu đơn có sắn trên hệ thống bằng điện thoại hoặc laptop
Phần mềm tự động thu thập dữ liệu công từ hoạt động chấm công và đơn từ để tổng hợp thành bảng công một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu, rút ngắn thời gian tra cứu tìm kiếm đơn, tổng hợp công bằng tay. Từ đó giúp phòng nhân sự tối ưu thời gian làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
Phần mềm cho dữ liệu bảng công tổng đầy đủ, chính xác và quản lý tập trung trên hệ thống
Công nghệ nhận dạng khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo và định vị GPS giúp tôi không còn lo lắng xảy ra tình trạng chấm công hộ, không đúng địa điểm làm việc đăng ký với công ty khi nhân viên làm việc tại nhà.
SEONGON và lời nhắn nhủ đến người bạn đồng hành FastWork
FastWork: Sau gần 5 tháng sử dụng, cá nhân chị có cảm nhận như thế nào về phần mềm chấm công Face ID bằng di động?
Chị Vũ Kim Thùy: Sau một thời gian sử dụng, đánh giá khách quan của cá nhân tôi là phần mềm rất thích hợp trong công tác quản lý nhân sự. Phần mềm hoạt động ổn định và đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân sự, mang lại nhiều tính năng và lợi ích hơn nhưng lại có chi phí sử dụng rất rẻ, về lâu dài sẽ giảm tổng chi phí quản lý nhân sự so với các loại hình chấm công khác. Có thể nói phần mềm chấm công Face ID sẽ là giải pháp quản lý nhân sự thay thế máy chấm công trong tương lai.
FastWork: Là một GĐ nhân sự, chị có lời khuyên nào cho những doanh nghiệp đang sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian làm việc của nhân viên?
Chị Vũ Kim Thùy: Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đang sử dụng các hình thức chấm công truyền thống hãy nên nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng chấm công Face ID bằng di động. Chấm công Face ID thực sự mang lại hiệu quả và nhiều lợi ích lâu dài trong công tác quản quản lý nhân sự.
Việc thay đổi là cần thiết với giai đoạn cạnh tranh nhạy cảm như hiện nay. Ứng dụng công nghệ sẽ nhanh chóng giải quyết được những khó khăn nội bộ trong công tác quản trị doanh nghiệp, mặt khác thúc đẩy hiệu suất nhân viên và tiến gần hơn tới bài toán chuyển đổi số bền vững.
Qua nghiên cứu thêm, chúng tôi nhận thấy ngoài Phần mềm chấm công Face ID, FastWork còn phát triển rất nhiều ứng dụng hữu ích khác liên quan đến quản lý phòng ban, điều hành công việc và quản lý khách hàng, kinh doanh. Ứng dụng công nghệ là một quá trình lâu dài và cần làm triệt để, do vậy SEONGON sẽ nhanh chóng sử dụng FastWork như một nền tảng quản trị doanh nghiệp đồng bộ thay cho tất cả các hình thức quản lý thủ công hiện tại.
FastWork: Cuối cùng chị có lời chia sẻ cũng như góp ý gửi đến FastWork để FastWork ngày càng lớn mạnh trong tương lai?
Chị Vũ Kim Thùy: Hiện tại, FastWork Timesheet đang đảm nhiệm rất tốt vai trò là một phần mềm chấm công online bằng Face ID. Tuy nhiên, đôi lúc cũng xảy ra một số lỗi nhỏ như không thông báo khi có đơn từ được gửi đến, bị lỗi với một số điện thoại cập nhật hệ điều hành IOS 14 và thi thoảng không chấm được do quá tải Server. So với lợi ích tổng thể thì các điểm lỗi nhỏ này hoàn toàn không phải là vấn đề trở ngại.
Lời cuối cùng của các chị em SEONGON muốn nhắn nhủ đến đội ngũ kỹ sư FastWork là cần phát triển một app chụp ảnh thật đẹp vì hiện tại ảnh selfie thực tế quá, chị xem không xinh như bên ngoài! *cười*
Xin chân thành cảm ơn những lời chia sẻ sâu sắc của chị, chúc chị sức khỏe và ngày càng thành công trong sự nghiệp!
“ Chúng tôi đã có kế hoạch mở rộng và nâng cấp server tiêu chuẩn cao nhất để đảm bảo duy trì hệ thống ổn định, sẵn sàng phục vụ cho 100.000+ người chấm công đồng thời chứ không chỉ hơn 30.000 người dùng như hiện nay.” – Đại diện FastWork chia sẻ.
Hiện tại đã có hơn 1500 doanh nghiệp cả nước sử dụng Phần mềm Chấm công ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI của FastWork để thay thế các hình thức chấm công thủ công khác: vân tay, thẻ từ, ký giấy điểm danh… vì nhiều lợi ích bền vững cả về quản trị nhân sự và giảm tải chi phí điều hành doanh nghiệp.
Liên hệ ngay hotline 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được hỗ trợ ngay nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải các vấn đề trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Các bài viết liên quan
- VNPost: Chấm công FaceID – Lời giải bài toán quản lý nhân viên Sales thời công nghệ số
- Chuỗi cửa hàng bán lẻ Thế Giới Nệm triển khai thành công phần mềm chấm công Face ID vào quản lý đội ngũ gần 200 nhân sự trên toàn quốc
- Vietinbank: “Covid 19 – Cú hích đẩy nhanh công tác chuyển đổi số trong doanh nghiệp bắt đầu từ quản lý nhân sự”
