VNPost: Chấm công FaceID – Lời giải bài toán quản lý nhân viên Sales thời công nghệ số

By 30 Tháng Bảy, 2020Tháng Tám 19th, 2020Câu chuyện khách hàng, Lĩnh vực Dịch vụ

Xuất phát những vấn đề thường gặp hằng ngày trong công tác quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh bằng máy chấm công vân tay, đã khiến VNPost bưu cục giao dịch trung tâm quyết định tìm kiếm giải pháp hỗ trợ từ công nghệ, cụ thể là phần mềm chấm công Face ID bằng di động.

Liệu công nghệ có thật sự là lời giải cho những bài toán quản lý đội ngũ Sales tại VNPost? Chúng tôi đã có cuộc trò chuyện cùng anh Trần Anh Tuấn – Trưởng phòng kinh doanh thuộc bưu cục giao dịch trung tâm VietNam post về hành trình đổi mới này. 

VNPost bưu cục giao dịch trung tâm

VNPost bưu cục giao dịch trung tâm là một trong 68 đơn vị hoạch toán  trực thuộc Tổng công ty bưu điện Việt Nam (VNPost). Hiện VNPost bưu cục giao dịch trung tâm đang sở hữu đội ngũ nhân sự quy mô hơn 100 người. 

Sau gần 7 năm hoạt động độc lập, đặc biệt là gần 2 năm tách hoàn toàn với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Tổng công ty bưu điện Việt Nam điển hình là VNPost bưu cục giao dịch trung tâm đã có nhiều sự sự đổi mới trong công tác tổ chức lại bộ máy nhân sự. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị và điều hành nhằm hướng tới mục tiêu chung trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Bưu chính chuyển phát, Tài chính và Bán lẻ hàng đầu Việt Nam. 

VNPost bưu cục giao dịch trung tâm là một trong 68 đơn vị hoạch toán  trực thuộc Tổng công ty bưu điện Việt Nam

“Máy chấm công vân tay không phù hợp để quản lý đội ngũ nhân viên Sale”

FastWork: Anh Tuấn có thể cho biết về hình thức mà cá nhân anh cũng như Bưu cục đang sử dụng để quản lý đội ngũ nhân sự gần 40 nhân viên Sales?

Anh Trần Anh Tuấn: Hiện tại Bưu cục đang sử dụng hình thức quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay. Còn đối với cá nhân tôi phụ trách quản lý gần 40 nhân viên Sales thì có thêm hoạt động gọi điện, chat… với nhân viên để biết chính xác thời gian làm thực tế của nhân viên đó. 

Nhưng tôi nhận thấy nhân sự ngày càng đông, đặc biệt là những doanh nghiệp, đơn vị có đội ngũ nhân viên Sales lớn thì quản lý bằng máy chấm công vân tay đang tồn tại nhiều bất cập và không phù hợp nếu muốn xây dựng doanh nghiệp số. 

VNPost

FastWork: Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn về những bất cập trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên Sale? Lý do khiến anh quyết định tìm kiếm giải pháp quản lý cho riêng mình?

Anh Trần Anh Tuấn: Để kể hết những bất cập trong công tác quản lý đội ngũ Sale bằng máy chấm công vân tay sẽ mất cả trang giấy. Nhưng tôi sẽ tóm gọn trong 3 ý sau:

Thứ nhất, bất cập trong công tác theo dõi thời gian chấm công, địa điểm làm việc với khách hàng, số nhân viên đi làm, nghỉ trong ngày. Bởi máy chấm công chỉ đổ dữ liệu công về máy của cán bộ nhân sự, để biết chi tiết thời gian làm việc của nhân viên đó tôi thường phải hỏi phòng kế toán nhân sự. 

Thứ 2: Mất quá nhiều thời gian xác nhận công của nhân mỗi khi phòng kế toán làm công tính lương. Máy chấm công được đặt tại một vị trí nhưng đặc thù công việc của nhân viên kinh doanh là làm việc tại khách hàng do đó nhiều lần không chấm công được do về muộn, đi sớm, thậm chí là đi công tác. Hay đơn từ nghỉ phép hay không phép?

Thứ 3: Làm chậm quá trình phát triển mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đặc biệt là quá trình chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị và điều hành. 

Từ những bất cập đó đã thôi thúc tôi tìm kiếm và quyết định sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động của FastWork để quản lý đội ngũ nhân viên Sale. Và đó đang là giải pháp quản lý nhân sự dành riêng cho phòng kinh doanh tại VNPost.

Chấm công Face ID giải pháp quản lý nhân sự không riêng của VNPost

FastWork: Vậy đâu là lý do khiến anh chọn phần mềm chấm công Face ID vào quản lý đội ngũ Sale trong khi Bưu cục vẫn đang sử dụng hình thức chấm công vân tay?

Anh Trần Anh Tuấn: Lý do lớn nhất mà tôi quyết định chọn phần mềm chấm công Face ID để quản lý nhân viên phòng mình đó là phần mềm đáp ứng tất cả các nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân sự. Từ đội ngũ nhân viên làm việc tại văn phòng và ngoài văn phòng như Sale, nhân viên chuyển phát… mà máy chấm công không thể đáp ứng. Cụ thể là giải quyết được 3 bất cập chính nêu trên. 

Với nhiều ưu điểm đó thì phần mềm chấm công Face ID không chỉgiải pháp quản lý nhân sự hiệu quả cho đơn vị có đội ngũ nhân viên làm việc ngoài hiện trường: đội ngũ Sale, dịch vụ khách hàng, kỹ sư công trình… mà còn là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho mọi doanh nghiệp.

VNPost

Ban đầu, thật khó để tôi đưa ra quyết định, bởi Bưu cục cũng đang sử dụng hình thức quản lý bằng máy chấm công vân tay. Nhưng trước những khó khăn đang hiện hữu mà mình gặp phải tôi đã mạnh dạn đề xuất lên ban lãnh đạo và  được phê duyệt ngay. Tuy nhiên, hiện tại mới chỉ áp dụng thí điểm cho phòng kinh doanh. Dự kiến trong thời gian tới tôi sẽ đề xuất các phòng kinh doanh tại 63 tỉnh thành cũng như toàn bộ Bưu cục chuyển sang sử dụng hình thức chấm công này. 

FastWork: Phần mềm chấm công Face ID bằng di động giúp anh giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh như thế nào?

Anh Trần Anh Tuấn: Phần mềm giúp tôi chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt… trong ngày ngay sau khi nhân viên thực hiện chấm công. Xóa bỏ hoàn toàn việc gọi điện thoại, chat với nhân viên để xem ai đang làm gì, ở đâu?

Đồng thời, tối ưu 100% thời gian xác thực công với phòng kế toán, bởi phần mềm cho phép nhân viên Sale linh hoạt thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc. Phần mềm cũng tự động tính toán trừ phép, cộng phép… thông qua hoạt động đơn từ của nhân viên để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh, chính xác nhất mà không có bất kỳ sự tham gia bằng tay của cán bộ nhân sự. 

Lợi ích toàn diện đến từ sự quyết tâm

FastWork: Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn về những lợi ích mà phần mềm chấm công Face ID mang lại trong quá trình sử dụng?

Anh Trần Anh Tuấn: Sau gần 4 tháng sử dụng, tôi khá hài lòng về những lợi ích cũng như tính năng mà phần mềm chấm công Face ID mang lại. 

Thứ nhất, lợi ích về mặt quản lý: phần mềm giúp tôi kiểm soát tốt thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên Sale trên một giao diện duy nhất. Dù ở bất cứ nơi đâu như đi công tác, đi họp hoặc sang bên tổng bưu cục… tôi có biết được ai đã chấm công, tại địa điểm nào, thời gian bao nhiêu…?

Thứ hai, phê duyệt đơn từ nhanh chóng: có thể xem đây là tính năng mà tôi thích nhất ở phần mềm. Tôi có thể duyệt 1 hoặc nhiều đơn của 1 hay nhiều nhân viên ngay trên điện thoại bằng 1 cú chạm, nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc trả lời email, ký giấy như trước kia.

Thứ ba, về mặt quản lý công việc: tôi dễ dàng biết được nhân viên đó đang thực hiện công việc tại khách hàng nào? tần suất bao nhiêu lần trong ngày? qua các lần chấm công ra vào tại khách hàng. Tôi còn biết được lộ trình di chuyển của nhân viên đó, thậm chí là giao việc thêm khách hàng ở gần khu vực di chuyển cho nhân viên. 

Thứ tư, nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc bằng cách chụp ảnh Selfie thông qua app FastWork trên di động cá nhân và gửi đơn từ nghỉ phép, công tác… dù không có mặt tại văn phòng. 

FastWork: Dưới góc độ của các bạn nhân viên, cũng là những người trực tiếp sử dụng phần mềm, mọi người có thực sự chào đón phần mềm này?

Anh Trần Anh Tuấn: Ban đầu một số nhân viên cũng có ý chống đối nhưng mình đã quyết tâm thực hiện thì nhân viên bắt buộc phải tuân thủ. Mình cũng đã ban hành một số quy định, nếu ai không tuân thủ thực hiện sẽ chiếu theo bảng công cập nhật trên phần mềm để tính công. 

Hơn thế là mình đã phải phối hợp với đội ngũ nhân sự FastWork để Training, hướng dẫn sử dụng phần mềm. Đến nay nhân viên đã sử dụng thành thạo, nhận thấy nhiều tiện ích nên đã yêu thích sử dụng.

Khi mọi người đồng lòng, quyết tâm thì sẽ lợi ích mang lại là toàn diện.

FastWork: Cuối cùng anh có lời khuyên nào dành cho những doanh nghiệp có đội ngũ Sales, đặc biệt là mong muốn công nghệ hóa?

Anh Trần Anh Tuấn: Đánh giá và chia sẻ của cá nhân tôi thì các doanh nghiệp 

có đội ngũ nhân viên làm việc ngoài hiện trường như Sales, dịch vụ khách hàng, kỹ sư công trình… nên nhanh chóng chuyển đổi hình thức quản lý nhân sự truyền thống sang quản lý bằng phần mềm chấm công Face ID bằng di động. 

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân sự. Đặc biệt là có thể liên kết với các phần mềm khác như phần mềm tính lương, quản lý đánh giá KPI, quản lý nhân sự… đây sẽ là bộ công cụ quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp. 

Chúng ta đang sống trong thời đại đổi mới, công nghệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và phát triển, nhất là trong giai đoạn Covid-19 hiện nay. Nếu doanh nghiệp nào chưa ứng dụng công nghệ thì đây chính là dịp để tìm cho mình một giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý điều hành, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số. Không cần quá vội vàng nhưng nên bắt đầu ngay, vì hành trình số hóa sẽ còn dài!

Xin chân thành cảm ơn anh về buổi chia sẻ này!

Phần mềm chấm công Face ID bằng di động do FastWork phát triển độc quyền là phần mềm chấm công đầu tiên và duy nhất tại nước ta ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, bản đồ số GPS và công nghệ sinh trắc học khuôn mặt FaceID để quản lý nhân sự. Hơn 1500 khách hàng đã tin dùng các sản phẩm của FastWork.

KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường học…

KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Để nhận tư vấn chi tiết hơn về Phần mềm chấm công FaceID FastWork. Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!

Đăng ký tư vấn

Các bài viết liên quan

Leave a Reply