Thách thức trong quản lý đội ngũ hơn 300 thầy cô giảng dạy và làm việc tại 3 cơ sở là đòn bẩy hối thúc ban lãnh đạo Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng (CIC) quyết định ứng dụng phần mềm công nghệ nhằm giảm tải áp lực, tối ưu hiệu suất và cải thiện chất lượng công việc.
Vậy trong hành trình chuyển đổi số, CIC đã gặp phải những khó khăn gì và “trái ngọt” trường nhận được ra sao? Hãy cùng FastWork lắng nghe anh Thái Thanh Phú – Trưởng phòng Tổ chức hành chính CIC chia sẻ qua bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
Đôi nét về Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng
Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng (CIC) được thành lập năm 1977, với tên gọi đầu tiên là Trường đào tạo Công nhân kỹ thuật Cơ khí, vận hành xe máy thi công (gọi tắt là trường Công nhân kỹ thuật Cơ khí). Sau nhiều lần đổi tên, trường gắn bó với cái tên Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng từ năm 2006 đến nay.
Trải qua hơn 40 năm thành lập và phát triển, CIC trở thành trường học trọng điểm trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh, đào tạo đa ngành nghề, đa bậc học từ sơ cấp nghề, trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng nghề, cao đẳng chuyên nghiệp.
Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng có 3 cơ sở gồm 1 văn phòng chính và 2 địa điểm đào tạo ở TP. Hạ Long và TP. Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh.
Ứng dụng công nghệ xuất phát từ nhu cầu thực tế của trường và cải cách hành chính từ TW
FastWork: Chào anh Phú, được đánh giá là một trong những đơn vị giáo dục tiên phong áp dụng công nghệ vào hoạt động quản trị, anh Phú có thể chia sẻ động lực nào khiến ban lãnh đạo Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng đưa ra quyết định này?
→ Anh Thái Thanh Phú: Cách đây 1 năm, trường hoạt động như 1 đơn vị độc lập với 1 văn phòng chính và 1 đơn vị đào tạo nên việc quản lý công việc của cán bộ, nhân viên khá đơn giản, chủ yếu qua Zalo. Tuy nhiên, đến tháng 12/2019, trường sáp nhập thêm trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả, nâng tổng số cán bộ, nhân viên lên 336. Dẫn đến quy trình quản lý gặp khó khăn và đương nhiên, việc triển khai qua Zalo không còn mang lại hiệu quả như mong muốn. Kết hợp với chỉ đạo Cải cách hành chính từ TW, ban lãnh đạo Cao đẳng Công nghiệp Xây dựng đã quyết định áp dụng phần mềm công nghệ FastWork Work.
Lần đầu tiên triển khai bài bản phần mềm công nghệ chuyên nghiệp…
FastWork: Em có thể hiểu, FastWork Work là phần mềm công nghệ đầu tiên CIC sử dụng?
→ Anh Thái Thanh Phú: Chính xác là phần mềm chuyên nghiệp đầu tiên bởi trước đây trường cũng đã sử dụng qua các phần mềm Free cho các nhóm nhỏ lẻ nhưng Free mà, nên không thể đòi hỏi hiệu quả được. Còn FastWork Work thì chúng tôi đầu tư và triển khai áp dụng bài bản, đồng bộ cho hơn 100 nhân sự ở cấp quản lý và trưởng các bộ môn.
FastWork: Anh có thể chia sẻ cụ thể CIC đã sử dụng FastWork Work vào những việc gì?
→ Anh Thái Thanh Phú: 2 tính năng chúng tôi sử dụng chủ yếu ở phần mềm FastWork Work là quản trị công việc và quản trị dự án.
Về công việc, FastWork hỗ trợ CIC trong việc:
- Xây dựng dự thảo, đề án, quy chế, kế hoạch
- Giao việc, giám sát công việc
- Triển khai các thông báo, chỉ đạo từ bộ
Còn về dự án, trường chủ yếu thực hiện các dự án theo chủ trương của bộ nên cần sự phối hợp giữa các phòng ban cũng như thầy cô nhiều bộ môn. Phần mềm quản lý dự án được sử dụng nhằm phát hiện nút thắt nhanh chóng để có phương án xử lý kịp thời. Không thể để tình trạng lãnh đạo kiểm tra, người này đổ lỗi cho người kia, không biết truy cứu trách nhiệm cho ai được.
Những thay đổi sau gần 1 năm áp dụng…
FastWork: Vậy đến thời điểm hiện tại, FastWork Work đã đáp ứng được kỳ vọng của ban lãnh đạo CIC chưa?
→ Anh Thái Thanh Phú: Anh cho rằng là ổn, sau 1 năm sử dụng, 4 lợi ích rõ ràng mà toàn thể ban lãnh đạo đánh giá cao ở FastWork đó là:
- Giao việc thuận tiện tích hợp trên cả 2 nền tảng Web và App trên di động, người nhận nhận được thông báo tức thời
- Theo dõi tiến độ dễ dàng, nắm bắt cụ thể từng thầy cô đang làm gì, hiệu suất đến đâu, có bao nhiêu việc hoàn thành đúng hạn, bao nhiêu việc quá hạn
- Cơ sở để nhà trường đánh giá khen thưởng hay cân nhắc thăng chức
- Lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống theo ngày/ tháng/ năm
Như anh đã chia sẻ, trước đây trường quản lý công việc qua Zalo nên việc giao hay thông báo nhiệm vụ cũng thực hiện ngay trên đó. Nhưng Zalo chỉ có thể gắn 1 lưu ý hoặc tài liệu lên đầu thôi mà ai cũng muốn gắn vì có rất nhiều công việc, tài liệu này gắn lên thì tài liệu công việc khác lại bị trôi đi.
Với FastWork thì khác. Toàn bộ thông tin liên quan đến công việc nào người quản lý có thể gắn tài liệu trực tiếp tại công việc đó trên phần mềm, môi trường trao đổi thuận tiện khiến cho việc triển khai quy trình được chuẩn hóa, chất lượng cũng nhờ đó mà cải thiện.
FastWork: Như vậy, có thể nói CIC đã chuyển đổi số thành công cùng FastWork?
→ Anh Thái Thanh Phú: Anh chưa dám khẳng định vì CIC chỉ mới sử dụng 2 tính năng trên rất nhiều module của FastWork. Tuy nhiên, về quản trị công việc, anh đánh giá là Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng đã áp dụng một cách triệt để với những kết quả rất rõ ràng. Trong tương lai, trường sẽ cân nhắc áp dụng tính năng Quản lý đề xuất và Công văn đi – đến hướng đến một mô hình quản lý chuyên nghiệp – tiết kiệm – hiệu quả.
FastWork: Lời cuối cùng, anh có lời khuyên nào cho những doanh nghiệp Giáo dục muốn ứng dụng công nghệ vào quản trị?
→ Anh Thái Thanh Phú: Chuyển đổi số là xu thế tất yếu nhưng chúng ta cũng cần quan tâm đến đặc thù của trường học mình. Ngoài điều kiện cơ sở hạ tầng, đội ngũ cán bộ cũng rất quan trọng. Những người trẻ chuyên nghiệp, dám nghĩ dám làm họ sẽ dễ dàng tiếp cận và thích nghi với công nghệ hơn là những thầy cô có tuổi.
Nhưng lãnh đạo mới là người quyết định trực tiếp đến thành bại của việc ứng dụng quản trị vào quản lý công việc trong trường học. Họ phải cảm thấy thực sự tốt thì mới quyết tâm triển khai ứng dụng cho toàn bộ nhân viên. Và CIC may mắn có một người lãnh đạo như vậy nên việc ứng dụng phần mềm công nghệ khá dễ dàng mà không gặp rào cản gì.
Xin chân thành cảm ơn anh Phú về những thông tin vô cùng hữu ích anh đã chia sẻ trong buổi phỏng vấn.
Với định hướng trở thành một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể, FastWork.vn mang đến những bộ giải pháp Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Quản lý công việc dự án & quy trình FastWork Work+, Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Quản trị nhân sự FastWork HRM+.
Là đối tác tin cậy của 3500+ doanh nghiệp Việt, đồng hành cùng 30.000 người dùng mỗi ngày.
Để được tư vấn nhận DEMO miễn phí Phần mềm quản lý công việc FastWork Work hay giải pháp quản trị nội bộ trường học FastSchool, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0983 089 715 hoặc điền vào form đăng ký dưới đây!
