Quy trình rườm rà, nhiều giai đoạn, quản lý nhiều mối khiến doanh nghiệp, nhà quản lý tiêu hao 50% quỹ thời gian giải quyết các vấn đề nhỏ nhặt trong nội bộ. Bên cạnh đó, nhân viên khó theo dõi được chỉ đạo, phê duyệt, giao việc của cấp trên dẫn đến tiến hành triển khai chậm tiến độ. Quy trình đặt lịch booking của đội ngũ nhân viên chồng chéo, triển khai công việc lệch dự án cũng bởi đội ngũ nhân sự không theo dõi được cụ thể lịch trình công việc. Đó là những lý do thúc đẩy văn phòng điện tử 4.0 – văn phòng của công nghệ được ra đời.
Thực tế, bộ phận lãnh đạo như CEO, Level C, manager không thường xuyên có mặt tại công ty do đi công tác, gặp khách hàng, đối tác ký hợp đồng, tham gia các cuộc họp,… Trong thời gian sếp vắng nhà, hàng ngàn giấy tờ đề xuất, tờ trình của nhân viên vẫn được tạo lập và “xếp chồng” trong văn phòng của sếp.
Vậy các đơn từ hành chính này bao giờ được duyệt, giải quyết ra sao, nhân viên triển khai công việc như thế nào khi sếp vắng mặt tại văn phòng?
Văn phòng điện tử 4.0 – văn phòng không giấy tờ chính là câu trả lời cho những bất cập này.
Vậy văn phòng điện tử 4.0 là gì?
Mục lục nội dung:
Văn phòng điện tử 4.0 là gì?
Theo Ungoti, Digital Workplace – Văn phòng điện tử là môi trường làm việc – nơi phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế hoàn toàn văn phòng truyền thống. Digital Workplace còn được hiểu là việc chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.
Đó là lý do mà doanh nghiệp có thể tổ chức môi trường làm việc vượt ra khỏi 4 bức tường và không giới hạn về địa lý của nguồn lực.
Xem thêm: E-office là gì? Và lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp mùa Covid
Văn phòng điện tử 4.0 – Giải phóng doanh nghiệp khỏi 90% công việc hành chính
“Hành Chính hay hành là chính” là câu nói mọi người vẫn thường rỉ tai nhau để nói về một văn phòng hành chính quá cồng kềnh, quản lý nhiều mối, nhiều cấp dẫn đến chờ đợi, trì hoãn công việc. Văn phòng hành chính cũ ngày càng bộc lộ nhiều khuyết điểm từ chi phí văn phòng ngày một tăng, thời gian nhân viên xử lý công văn giấy tờ chiếm ⅓ thời gian làm việc đến quy trình nội bộ thiếu nhất quán, gián đoạn tiến độ công việc chung của công ty.
Thực trạng “hành là chính” tại văn phòng 1.0 của doanh nghiệp
Hãy cùng điểm danh những bất cập đang tồn tại trong văn phòng làm việc kiểu cũ:
Doanh nghiệp “đổ sông đổ bể” 120 tỷ USD mỗi năm cho văn phòng hành chính
Theo báo cáo của Mckinsey Global, trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi tiêu khoảng 8000 USD/ một nhân viên cho chi phí văn phòng. Nếu tính trên quy mô 15 triệu nhân sự thường xuyên tại Mỹ, hàng năm các công ty này chi tiêu 120 tỷ USD cho chi phí hành chính văn phòng.
>>> Xem thêm: Giới thiệu FastWork Expense – Phần mềm quản lý thu chi nội bộ trực tuyến
Cách số tiền 120 tỷ USD hoạt động trong văn phòng doanh nghiệp:
- Thứ nhất, chi phí giấy tờ, in ấn.
Theo báo cáo tại Mỹ, trung bình các công ty này sử dụng 12.000 tỷ tờ giấy mỗi năm chiếm ¼ tổng số rác thải toàn quốc. Tại Thụy Điển, mỗi năm các công ty tại quốc gia này chi tiêu 450 SEC cho chi phí giấy tờ, biểu mẫu, in ấn.
- Thứ hai, lãng phí trong chi phí nhân sự.
Theo báo cáo của Medium: “các công ty chưa số hóa văn phòng có số lượng nhân sự nhiều gấp 5 lần so với công ty đã triển khai văn phòng kỹ thuật số”. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang lãng phí 80% chi phí nhân sự cho các công việc tạo lập, quản lý, xử lý giấy tờ hành chính lặp đi lặp lại mỗi ngày.
- Thứ ba, lãng phí, thất thoát tài sản thiết bị
Có thể thấy, ít nhất 10% trong số 120 tỷ USD chi phí văn phòng được xuất phát từ việc lãnh đạo, nhân viên không khai thác tối đa tài nguyên chung và quản lý tài sản khoa học. Tại sao vậy?
Đặt lịch bằng miệng, quản lý booking bằng miệng chính là nguyên nhân dẫn đến lịch đặt sử dụng tài nguyên chung chồng chéo gây ra xung đột nội bộ và giảm hiệu suất công việc. Nôm na hệ thống tài sản không được sử dụng triệt để do nhân viên không theo dõi được phòng họp, thiết bị di chuyển, máy móc,…đã được tổ chức, cá nhân nào đặt trước chưa. Sự quản lý lỏng lẻo, thiếu chuyên nghiệp là lý do gây ra lãng phí tài nguyên chung trong công ty và đồng thời cũng là nguyên nhân gây thất thoát, thất lạc tài sản, thiết bị trong doanh nghiệp.
⅓ thời gian nhân viên nhàn rỗi trong khi công việc bị delay
Các nhà lãnh đạo ở vị trí CEO, manager, C-level thường có rất nhiều công việc phải giải quyết như đi công tác xa, gặp đối tác, khách hàng, tham gia các cuộc họp cấp cao,…Đó là những công việc không thể trì hoãn. Vậy trong thời gian đó, đội ngũ nhân viên đang làm gì khi các đề xuất chưa được phê duyệt?
Đó là nguyên nhân khiến ⅓ thời gian làm việc nhân viên bị lãng phí. Theo báo cáo của Ana.net, trung bình 24% thời gian làm việc trong ngày của nhân viên nhàn rỗi, không có việc làm do chờ đợi chỉ đạo của cấp trên. Tình trạng nhân viên chờ đợi chỉ đạo, phê duyệt trong khi công việc “xếp hàng” chờ thực hiện diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp. Có vẻ doanh nghiệp đang bỏ ⅓ đồng lương trả cho nhân viên và 24% hiệu suất làm việc của mình vào thùng rác.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử FastWork Request
Quy trình làm việc thiếu thống nhất khiến “trên chờ đề xuất, dưới chờ xét duyệt”
Giao việc bằng miệng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhân viên luôn chậm tiến độ dự án, thậm chí là quên nhiệm vụ được giao. Đó là biểu hiện của một quy trình làm việc thiếu nhất quán.
Hậu quả, cấp trên đã giao việc và chờ đề xuất, báo cáo của nhân viên trong khi đó nhân viên chưa bắt tay vào thực hiện và ngồi chờ chỉ đạo cụ thể, xét duyệt của cấp trên. Tình trạng đó khiến cho đội ngũ nhân viên luôn ao ước có một giải giúp mọi thông báo, đề xuất – xét duyệt trong công ty được đưa về một hệ thống và có thể theo dõi mọi lúc, mọi nơi.
Văn phòng điện tử chính là giải pháp “thần kỳ” mà các doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Digital Workplace – xóa sổ tình trạng “hành là chính” tại các văn phòng
Hãy cùng xem văn phòng điện tử 4.0 giải quyết các bất cập trong văn phòng hành chính như thế nào?
Doanh thu tăng vọt nhờ áp dụng Văn phòng điện tử 4.0
Văn phòng điện tử đã giúp các doanh nghiệp toàn cầu thay đổi phương thức làm việc từ xa trong mùa Covid một cách rất rõ rệt. Chính phương thức làm việc từ xa, quản trị từ xa đó đã giúp không ít các doanh nghiệp không những không bị thiệt hại do dịch bệnh mà doanh thu còn đạt con số kỷ lục. Đơn cử như Công ty Google, mặc dù công ty này cho 5000 nhân viên của mình làm việc tại nhà đến hết 7/2021 nhưng doanh thu của google vẫn tăng theo cấp số nhân. Bên cạnh đó, theo thông tin từ VOX: “các doanh nghiệp làm việc trực tuyến đạt được mức doanh thu tăng trưởng thần kỳ sau 2 quý đầu năm 2020 dù ảnh hưởng của dịch bệnh”. Cụ thể:
- Slack vừa bổ sung thêm 9.000 khách hàng trả phí mới từ đầu tháng 3 năm 2020 chỉ sau 20 ngày và tăng 80% so với tổng số khách hàng trong hai quý trước đó.
- Microsoft Teams gần đây tăng 70% doanh thu lên 75 triệu chỉ trong một tháng.
- Zoom đã công bố 300 triệu người tham gia cuộc họp hàng ngày và đạt doanh thu 663,5 triệu USD trong ba tháng vừa qua.
Giải phóng 90% chi phí văn phòng nhờ văn phòng điện tử
Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, văn phòng điện tử 4.0 còn giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí văn phòng như chi phí giấy tờ, in ấn, chi phí lao động,….
Hãy xem các tổ chức toàn cầu thống kê các doanh nghiệp đã tiết kiệm được những con số nào khi ứng dụng văn phòng điện tử:
Theo báo cáo của Mckinsey Global:
- Quy trình số hóa tài liệu – số hóa văn phòng tạo ra 475-695 tỷ SEC mỗi năm cho các doanh nghiệp ở Thụy Điển
- Các doanh nghiệp tại Mỹ tiết kiệm 120 tỷ USD cho chi phí giấy, in ấn mỗi năm khi số hóa văn phòng điện tử 4.0
- Văn phòng kết nối, lưu trữ đám mây và truyền thông trực tuyến tiết kiệm 375–705 tỷ SEC chi phí quản lý, chi phí nhân sự mỗi năm.
- Tự động hóa văn phòng bằng cách sử dụng máy tính, công nghệ, phần mềm giúp các công ty tại Hoa Kỳ tiết kiệm 90% chi phí văn phòng.
Theo báo cáo của Hiệp hội quản lý thông tin AIIM, các công ty thực hiện số hóa văn phòng tiết kiệm được 30.000$ mỗi năm cho chi phí giấy tờ, in ấn và tiết kiệm thêm 120.000 USD chi phí thời gian chết,…
Theo nhận định của Stanford: “ Văn phòng điện tử 4.0 – chuyển đổi số là giải pháp duy nhất giải quyết vấn đề về lãng phí, chi phí văn phòng đội nhiều lần đang hiện hữu tại các doanh nghiệp”.
Cộng 40% thời gian giải quyết công việc chuyên môn
Theo báo cáo của Mckinsey, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 40% quỹ thời gian giải quyết công việc hành chính để tập trung nguồn lực giải quyết các công việc chuyên môn khi số hóa văn phòng – văn phòng không giấy tờ.
Không còn trì hoãn, gián đoạn trong công việc khi toàn bộ thông báo, booking tài nguyên, đề xuất – xét duyệt, đơn từ, công văn đều được theo dõi và triển khai trên cùng một hệ thống. Giờ đây doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian phê duyệt dự án, đơn từ giúp nhân viên nhanh chóng xây dựng kế hoạch triển khai công việc và đảm bảo tiến độ công việc.
Văn phòng không giấy tờ – phát huy 100% tiềm lực nội bộ, tăng năng suất công việc
Theo nghiên cứu hàng năm của IWG, 85% các doanh nghiệp đã áp dụng văn phòng điện tử tại nơi làm việc có thể tăng 51% năng suất làm việc trong công ty. Theo khảo sát tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương năng suất lao động tăng 21% sau khi áp dụng công nghệ, phần mềm, số hóa văn phòng. Tại sao vậy?
Nhờ áp dụng số hóa văn phòng, doanh nghiệp tận dụng ⅓ thời gian làm việc đã bị lãng phí cho xử lý công việc hành chính văn phòng để tập trung 100% quỹ thời gian của mình cho các công việc chuyên môn: nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, mở rộng thị trường, chăm sóc khách hàng,…phát triển doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quy trình làm việc trơn tru do có sự hỗ trợ của công nghệ, phần mềm thông minh, công nghệ AI,…giúp từng bước, từng giai đoạn trong quy trình được rút ngắn và đạt hiệu quả cao hơn tăng cơ hội tiếp cận khách hàng và sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Xu hướng văn phòng kết nối – văn phòng trong mơ
Theo nhận định của Stanford “Văn phòng điện tử chắc chắn là xu hướng sau vài năm tới mà không chỉ trong dịch bệnh con người mới cần đến sự kết nối này. Có thể nói rằng dịch bệnh đã giúp chúng ta nhận rõ lợi ích văn phòng điện tử hơn”.
Trong khi đó, sự lạc hậu, lãng phí vẫn đang hiện hữu trong mỗi văn phòng hành chính của doanh nghiệp. Theo báo cáo của của Mckinsey, hàng năm doanh nghiệp tiêu tốn 475-695 tỷ SEC cho chi phí hành chính và dành hơn ⅓ thời gian làm việc để xử lý mớ hỗn độn xuất phát từ giấy tờ, hồ sơ hành chính.
Rõ ràng, Văn phòng kết nối đã cứu nguy hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới thoát khỏi “hố tử thần” Covid. Tuy nhiên trong tương lai dịch bệnh vẫn có thể tiếp tục làm phiền đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp.
Đừng lo lắng vì giờ đây các doanh nghiệp đã có Vaccine “ văn phòng điện tử 4.0” giúp các doanh nghiệp xóa bỏ hoàn toàn những rườm rà, cồng kềnh đang hiện hữu tại các văn phòng hành chính của doanh nghiệp.
Hiện nay, chuyển đổi số đang là nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp. Trong tất cả các bước chuyển đổi số thì số hóa dữ liệu chính là bước cần được chú trọng nhất. Bởi đây là bước đặt nền móng cho sự những sự bứt phá về sau của khoa học công nghệ, trí tuệ nhân tạo AI, thiết bị thông minh,…trong tương lai.
