Trả lời thư mời phỏng vấn được hiểu là sự xác nhận của ứng viên tham gian phỏng vấn việc làm tới nhà tuyển dụng. Làm sao để gây ấn tượng đầu tiên tốt tới nhà quan trị nhân sự? Lịch sự hay thẳng thắn?. Tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu về cách gây ấn tượng với nhà tuyển dụng từ email trả lời thư phỏng vấn đầu tiên.
Mục lục nội dung:
1. Lựa chọn thời gian thích hợp để gửi thư trả lời thư mời phỏng vấn
Ngay sau khi nhận được thư mời phỏng vấn qua email hoặc qua cuộc gọi xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn, các ứng viên nên trả lời thư mời. Điều này sẽ thể hiện sự trân trọng của ứng viên đối với cơ hội được phỏng vấn tại doanh nghiệp. Trong trường hợp bạn bận và không thể trả lời luôn, thì cần ghi chú lại và trả lời thư mời càng sớm càng tốt. Các ứng viên trong thời gian tìm việc nên chú ý check mail thường xuyên tránh bỏ lỡ cơ hội phỏng vấn.
Nhà quản trị Nhân sự nên đọc: EBOOK – 20 Xu Hướng Quản Trị Nhân Sự 2021
2. Làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng
Trong trường hợp nhà tuyển dụng đề nghị ứng viên xác nhận tham gia phỏng vấn, bạn nên làm theo hướng dẫn này. Thư trả lời cần được gửi đến địa chỉ email của nhà tuyển dụng hoặc đến email theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nội dung và các mục trong thư trả lời cần tuân thủ theo các yêu cầu của bên tuyển dụng. Bước này cho thấy bạn đã đọc kỹ nội dung của thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng và làm theo đúng yêu cầu. Điều này thể hiện tính cẩn thận, nề nếp và sự coi trọng lời mời phỏng vấn của ứng viên dành cho doanh nghiệp.
3. Thêm họ tên của bạn vào dòng tiêu đề
Một trong những cách gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng chính là thêm họ tên của mình vào ngay dòng tiêu đề thư trả lời. Thông thường các doanh nghiệp cùng một lúc tuyển dụng và lựa chọn nhiều ứng viên tham gia phỏng vấn. Rất có thể nhà tuyển dụng đang sắp xếp cùng lúc nhiều cuộc phỏng vấn. Trong trường hợp tiêu đề email bạn gửi không bao gồm tên sẽ mất nhiều thời gian để sắp xếp. Chính vì vậy các ứng viên nên thêm họ và tên của mình theo cấu trúc: Tên công việc xác nhận phỏng vấn _ Tên của bạn. Cấu trúc này sẽ đạt hiệu quả tối ưu nếu email của bạn được chuyển trực tiếp đến sếp tương lai hoặc người phụ trách phỏng vấn ứng viên.
4. Gửi lời chào và lời cảm ơn cho nhà tuyển dụng
Khi trả lời thư mời phỏng vấn các ứng viên cần thể hiện học thức và lịch sự nhằm tăng thiện cảm đối với nhà tuyển dụng. Trong thư trả lời không thể thiếu lời chào và lời cảm ơn đối với nhà tuyển dụng. Đây chính là cách bạn mở đầu và gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Các ứng viên hãy sử dụng cách chào trịnh trọng và lịch sự như Dear Mr. hoặc Dear Ms. kèm theo tên của nhà tuyển dụng hoặc người gửi thư mời phỏng vấn. Lời chào hỏi này thể hiện thái độ lịch sự, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tốt hơn ứng viên.
Không những thế bạn còn cần gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã mời bạn tham gia phỏng vấn. Lời cảm ơn có thể đặt ở đầu thư hoặc ở gần cuối thư trả lời xác nhận phỏng vấn. Các ứng viên có thể để lời cảm ơn theo cấu trúc: Trân trọng cảm ơn. Ứng viên còn cần thể hiện hứng thú và sự quan tâm của mình đối với buổi phỏng vấn và công việc đang ứng tuyển.
Tham khảo ngay: Tổng Hợp Mẫu Thư Mời Nhận Việc Chuẩn Cho Nhà Tuyển Dụng
5. Thời gian phỏng vấn
Thông thường các ứng viên cần thời gian để bàn giao công việc cũ trước khi phỏng vấn công việc mới. Hoặc cần thời gian sắp xếp công việc, chuẩn bị tâm lý thoải mái, sẵn sàng cho buổi phỏng vấn. Chính vì vậy các doanh nghiệp thường đưa ra khung thời gian từ 3-7 ngày để ứng viên lựa chọn. Trong trường hợp này các ứng viên chỉ cần lựa chọn thời gian tham gia phỏng vấn thuận tiện nhất với mình. Tốt nhất các ứng viên nên lựa chọn các ngày giữa tuần, tránh thứ 2 và thứ 6 do dễ bị phân tâm, nên đi phỏng vấn vào thời gian giữa buổi sáng.
Trong trường hợp nhà tuyển dụng không cung cấp mốc thời gian cụ thể, các ứng viên cần đề xuất từ 1 đến 2 thời điểm thuận lợi rồi trả lời mail mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng. Các ứng viên cần chú ý đến thời gian hẹn phỏng vấn, để tránh quên bạn nên note lại và đặt lời nhắc trong điện thoại của mình. Việc ghi nhớ và đến phỏng vấn đúng theo lịch hẹn giúp gây thiện cảm cho nhà tuyển dụng, từ đó tăng cơ hội trúng tuyển cho các ứng viên.
6. Hỏi về các thông tin cần thiết khi trả lời thư mời phỏng vấn
Thông thường nhà tuyển dụng sẽ cung cấp các thông tin cơ bản về buổi phỏng vấn trong thư mời xác nhận phỏng vấn đến ứng viên của mình. Các thông tin đó thường bao gồm các nội dung như: Tên/Chức vụ của nhà tuyển dụng; Vị trí công việc; Hình thức phỏng vấn trực tiếp hay qua video, điện thoại; Tên/Chức vụ của người sẽ phỏng vấn ứng viên; Địa điểm và thời gian phỏng vấn; Một số thông tin khác như lưu ý về trang phục, hồ sơ,…
Trong trường hợp email mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng có những thông tin chưa rõ ràng, bạn nên chủ động hỏi lại để biết chính xác mình cần làm gì. Điều này sẽ thể hiện bạn là một ứng viên chuyên nghiệp, đã có kinh nghiệm phỏng vấn tại nhiều doanh nghiệp và đơn vị khác nhau, tăng ấn tượng và thiện cảm cho nhà tuyển dụng.
Các ứng viên nên đặt ra câu hỏi như: Có cần mang theo hồ sơ, bằng cấp hay tài liệu gì khách ngoài CV hay không. Việc chuẩn bị chu đáo thể hiện sự quan tâm của ứng viên đối với công việc đang ứng tuyển cũng như gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Tốt nhất các ứng viên nên cân nhắc mang theo các tài liệu hoặc hồ sơ liên quan hoặc có lợi cho buổi phỏng vấn.
7. Từ chối tham gia buổi phỏng vấn
Cách trả lời thư mời phỏng vấn “thông minh” không chỉ áp dụng cho các ứng viên có thể tham gia phỏng vấn mà còn cần thiết cho các bạn không thể tham gia. Cụ thể có rất nhiều ứng viên rơi vào tình trạng cùng một thời điểm nhận được thư mời phỏng vấn của nhiều nhà tuyển dụng khác nhau. Trong trường hợp ứng viên tham gia phỏng vấn có thể thực hiện cách viết thư xác nhận như nội dung bên trên. Tuy nhiên nếu không thể tham gia ứng viên cần viết thư từ chối nhằm thể hiện mình là người lịch sự và tránh mất lòng nhà tuyển dụng.
Thông tin dành cho nhà tuyển dụng: 20 Nguyên tắc Xây dựng Kế hoạch Tuyển dụng 2021
Cụ thể ứng viên cần viết thư phản hồi từ chối lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Điều này sẽ tránh các ứng viên rơi vào “danh sách đen” của nhà tuyển dụng nếu vừa không phản hồi vừa không đi phỏng vấn. Gửi thư từ chối lời mời phỏng vấn còn tạo ra cơ hội được mời đi phỏng vấn lần sau nếu ứng viên vẫn tiếp tục nộp CV vào nhà tuyển dụng này.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn “thông minh” sẽ giúp các ứng viên gây ấn tượng tốt, tăng thiện cảm đối với nhà tuyển dụng. Phản hồi thư lịch sự, đầy đủ thông tin vừa thể hiện học thức vừa cho thấy sự quan tâm của ứng viên đối với công việc đang ứng tuyển. Qua đó tăng cơ hội trúng tuyển cho ứng viên, cũng như giúp nhà tuyển dụng biết được số lượng các ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn.
