Việc áp dụng công nghệ số 4.0 vào công việc trong doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến. Bên cạnh những thành tựu công nghệ đem lại hiệu quả cao phải kể đến xu hướng dịch chuyển từ văn phòng truyền thống tới văn phòng điện tử.
Vậy văn phòng điện tử là gì? Cùng tìm hiểu thuật ngữ mới này trong thời đại dịch chuyển công nghệ số.
Mục lục nội dung:
Văn phòng điện tử là gì?
Đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý, trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến.
Nói cách khác, văn phòng điện tử là một môi trường làm việc – nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống. Văn phòng này còn được hiểu là sử chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tvử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay đang dần sử dụng hình thức môi trường làm việc này nhằm mục đích thay thế và xây dựng một “văn phòng không giấy tờ”. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng Internet trực tuyến.
Những lợi ích văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Thiết lập hệ thống quản lý tập trung
Văn phòng truyền thống với quy trình rườm rà, chậm trễ do nhiều cấp phê duyệt. Từ đó, làm dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ. Sự ra đời của hệ thống văn phòng mới giúp khắc phục được các khuyết điểm nêu trên với việc thiết lập hệ thống quản lý tập trung.
Phần mềm văn phòng cho phép lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi. Với hệ thống các ứng dụng phân theo các nhóm công việc, Ban lãnh đạo có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên được update công việc liên tục hoặc điều chỉnh kịp thời theo định hướng của Ban lãnh đạo.
Thiết lập kho lưu trữ không giới hạn dung lượng
Sự dịch chuyển từ văn phòng vật lý sang văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống kho dữ liệu phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của công ty đó mà không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ lưu trú. Phần mềm đảm bảo mọi dữ liệu không bị thất lạc như khi lưu trữ bằng giấy tờ hay mất đi khi có sự thay đổi nhân sự.
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
Phần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian,
Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều
Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến:
- Chi phí photocopy, văn phòng phẩm; chi phí lưu trữ tài liệu.
- Giảm chi phí lao động gián tiếp do việc sử dụng công nghệ hiện đại thay thế các công việc thủ công, giấy tờ.
- Giảm thiểu trang thiết bị không cần thiết nhờ các công nghệ tích hợp trên phần mềm.
- Với hình thức “văn phòng ảo” còn tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí thuê mặt bằng.
Dữ liệu thông tin đồng bộ và bảo mật cao
Mọi dữ liệu thông tin liên quan đến tài liệu, sổ sách đều được cập nhật đồng bộ, dữ liệu được máy móc quét, chọn lọc để tránh sự trùng lặp nội dung. Từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin ở ổ cứng.
Các dữ liệu, hồ sơ sau khi được đồng bộ sẽ được tập trung, phân quyền cho bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm. Tất nhiên độ bảo mật của máy móc hơn rất nhiều so với việc bảo mật thông thường.
Tăng năng suất lao động
Văn phòng điện tử giúp mọi quy trình làm việc trở nên nhanh chóng, tiết kiệm. Nhân viên có thời gian tập trung sáng tạo, nâng cao năng lực chuyên môn. Ban lãnh đạo xử lý công việc một cách khoa học theo đúng quy trình. Từ đó, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc.
Với những ưu điểm nổi bật nêu trên, các phần mềm hỗ trợ môi trường làm việc online dần thay thế văn phòng truyền thống. Việc ứng dụng loại hình văn phòng này đã và đang đem lại hiệu quả vượt bậc cho các Doanh nghiệp. Việc nghiên cứu ứng dụng hình thức văn phòng mới là yêu cầu cấp thiết mà chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu càng sớm càng tốt, đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển.
Doanh nghiệp nào có thể sử dụng văn phòng điện tử?
Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, môi trường làm việc hiện đại này đem lại không ít lợi ích cho doanh nghiệp
- Giảm tải công việc cho từng bộ phận: Quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân, phát huy được tính tự giác, sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải khối lượng công việc
- Giảm thiểu bộ máy nhân lực cồng kềnh: Nhờ quy trình làm việc khoa học sẽ cắt giảm đi được một lượng nhân lực gián tiếp làm các công việc thủ công, giấy tờ
Đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoặc là những startup, văn phòng giúp doanh nghiệp
- Xây dựng quy trình làm việc khoa học: Phần mềm với các ứng dụng sẽ tạo nên một quy trình làm việc khoa học cho nhà quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các start-up thì quy trình càng nhanh gọn bao nhiêu thì càng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bấy nhiêu. Với các ứng dụng tích hợp từ quản lý quy trình; tra cứu dữ liệu; khởi tạo công việc in ấn, lưu trữ thông tin,…sẽ tiết kiệm chi phí cũng như thời gian tối đa cho doanh nghiệp
- Xây dựng cơ cấu các phòng ban hợp lý: Văn phòng điện tử sẽ phân chia nhân lực phù hợp với khối lượng công việc. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân lực còn hạn chế, ứng dụng sẽ tích hợp một hoặc nhiều phòng ban vào với nhau. Đảm bảo khối lượng cũng như hiệu suất công việc tối ưu nhất.
Giới thiệu Bộ ứng dụng văn phòng điện tử toàn diện thuộc nền tảng FastWork.vn
Hiểu được những lợi ích mà “môi trường làm việc điện tử” mang lại, Fastwork phát triển bộ ứng dụng E-Office hướng tới xây dựng văn phòng số nói không với giấy tờ. Mọi văn bản, tài liệu đều được số hóa, lưu trữ trên cùng một hệ thống. Hỗ trợ xử lý, tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
Bộ ứng dụng văn phòng điện tử FastWork E-Office gồm 9 ứng dụng chuyên biệt, sử dụng linh hoạt trên Web App và Mobile App.
- FastWork FaceID – Phần mềm chấm công di động nhận dạng khuôn mặt, đơn từ chấm công, lập bảng công: Cập nhật chính xác thời gian – hình ảnh – vị trí chấm công của nhân sự theo thời gian thực. Tự động hóa đơn từ, bảng công .
- FastWork Payroll – Phần mềm quản lý bảng lương, tính lương theo công thức: Tự động hóa bảng lương dựa trên dữ liệu bảng công hoàn thiện và công thức tính lương cho từng vị trí đã được cấu hình trên phần mềm.
- FastWork Request – Phần mềm gửi, duyệt tờ trình, đề xuất điện tử: Số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ. Phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung đề xuất hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng.
- FastWork News – Phần mềm truyền thông & thông báo nội bộ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian truyền tải, đảm bảo đúng người, đúng thông điệp.
- FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý, xử lý văn bản, công văn đi/ đến: Thống nhất công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi /đến nhằm tránh thất thoát văn thư. Đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản.
- FastWork Asset – Phần mềm quản lý cấp phát trang thiết bị cho nhân viên: Quản lý trực tuyến toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống danh mục, kê khai đăng ký, thông tin – quá trình sử dụng.
- FastWork Expense – Phần mềm quản lý thu chi quỹ nội bộ: Toàn bộ thông tin phiếu thu/ chi được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch hóa các khoản tiền, hạn chế những thất thoát không đáng có.
- FastWork Booking – Phần mềm quản lý đăng ký, sử dụng phòng họp, phương tiện, trang thiết bị dùng chung: Quản lý tất cả các tài nguyên và lịch đăng ký sử dụng tài nguyên tập trung trực tuyến trên một hệ thống.
- FastWork Meeting – Phần mềm quản lý lịch họp, cuộc họp: Hỗ trợ hiệu quả việc tổ chức, quản lý & lưu trữ nội dung các cuộc họp.
Mọi quy trình đều được điện tử hóa từ khâu đề xuất, phân công nhiệm vụ, người phụ trách đến thời gian hoàn thành, các tiêu chí đánh giá đều rõ ràng và liền mạch. Các bộ phận và Ban lãnh đạo có thể theo dõi và điều chỉnh kịp thời.
Fastwork đồng hành cùng Doanh nghiệp trong việc cung cấp giải pháp văn phòng điện tử 4.0 hiệu quả. Truy cập https://signup.fastwork.vn/van-phong-dien-tu hoặc liên hệ Hotline 0983 089 715 để cùng Fastwork Chuyển đổi số ngay hôm nay !
