Tìm hiểu thuật ngữ “Văn phòng điện tử” trong thời đại 4.0

By 25 Tháng Mười Hai, 2020Tháng Ba 25th, 2021Business Hack, Kiến thức

Việc áp dụng công nghệ số 4.0 vào công việc trong doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến. Bên cạnh những thành tựu công nghệ đem lại hiệu quả cao phải kể đến xu hướng dịch chuyển từ văn phòng truyền thống tới văn phòng điện tử. 

Vậy văn phòng điện tử là gì? Cùng tìm hiểu thuật ngữ mới này trong thời đại dịch chuyển công nghệ số.

Văn phòng điện tử là gì? 

Đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý,  trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến.

Nói cách khác, văn phòng điện tử là một môi trường làm việc – nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống. Văn phòng này còn được hiểu là sử chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tvử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.

Văn phòng điện tử - Là môi trường làm việc nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống
Văn phòng điện tử – Là môi trường làm việc nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống

Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay đang dần sử dụng hình thức môi trường làm việc này nhằm mục đích thay thế và xây dựng một “văn phòng không giấy tờ”. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng Internet trực tuyến.

Doanh nghiệp nào có thể sử dụng văn phòng điện tử?

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, môi trường làm việc hiện đại này đem lại không ít lợi ích cho doanh nghiệp

  • Giảm tải công việc cho từng bộ phận: Quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân, phát huy được tính tự giác, sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải khối lượng công việc
  • Giảm thiểu bộ máy nhân lực cồng kềnh: Nhờ quy trình làm việc khoa học sẽ cắt giảm đi được một lượng nhân lực gián tiếp làm các công việc thủ công, giấy tờ

Đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoặc là những startup, văn phòng giúp doanh nghiệp  

  • Xây dựng quy trình làm việc khoa học: Phần mềm với các ứng dụng sẽ tạo nên một quy trình làm việc khoa học cho nhà quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các start-up thì quy trình càng nhanh gọn bao nhiêu thì càng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bấy nhiêu. Với các ứng dụng tích hợp từ quản lý quy trình; tra cứu dữ liệu; khởi tạo công việc in ấn, lưu trữ thông tin,…sẽ tiết kiệm chi phí cũng như thời gian tối đa cho doanh nghiệp
  • Xây dựng cơ cấu các phòng ban hợp lý: Văn phòng điện tử sẽ phân chia nhân lực phù hợp với khối lượng công việc. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân lực còn hạn chế, ứng dụng sẽ tích hợp một hoặc nhiều phòng ban vào với nhau. Đảm bảo khối lượng cũng như hiệu suất công việc tối ưu nhất.
Dù là doanh nghiệp quy mô lớn hay những Start-up hay SME đều có thể chuyển đổi mô hình Văn phòng điện tử
Dù là doanh nghiệp quy mô lớn hay những Start-up hay SME đều có thể chuyển đổi mô hình Văn phòng điện tử

Những lợi ích văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Văn phòng truyền thống với quy trình rườm rà, chậm trễ do nhiều cấp phê duyệt. Từ đó, làm dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ. Sự ra đời của hệ thống văn phòng mới giúp khắc phục được các khuyết điểm nêu trên với việc thiết lập hệ thống quản lý tập trung.

Phần mềm văn phòng cho phép lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi. Với hệ thống các ứng dụng phân theo các nhóm công việc, Ban lãnh đạo có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên được update công việc liên tục hoặc điều chỉnh kịp thời theo định hướng của Ban lãnh đạo. 

Thiết lập kho lưu trữ không giới hạn dung lượng

Sự dịch chuyển từ văn phòng vật lý sang văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống kho dữ liệu phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của công ty đó mà không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ lưu trú. Phần mềm đảm bảo mọi dữ liệu không bị thất lạc như khi lưu trữ bằng giấy tờ hay mất đi khi có sự thay đổi nhân sự.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian,

Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều

Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến

  • Chi phí photocopy, văn phòng phẩm; chi phí lưu trữ tài liệu.
  • Giảm chi phí lao động gián tiếp do việc sử dụng công nghệ hiện đại thay thế các công việc thủ công, giấy tờ.
  • Giảm thiểu trang thiết bị không cần thiết nhờ các công nghệ tích hợp trên phần mềm.
  • Với hình thức “văn phòng ảo” còn tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí thuê mặt bằng.
Những lợi ích văn phòng điện tử đem lại cho doanh nghiệp
Những lợi ích văn phòng điện tử đem lại cho doanh nghiệp

Dữ liệu thông tin đồng bộ và bảo mật cao

Mọi dữ liệu thông tin liên quan đến tài liệu, sổ sách đều được cập nhật đồng bộ, dữ liệu được máy móc quét, chọn lọc để tránh sự trùng lặp nội dung. Từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin ở ổ cứng.

Các dữ liệu, hồ sơ sau khi được đồng bộ sẽ được tập trung, phân quyền cho bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm. Tất nhiên độ bảo mật của máy móc hơn rất nhiều so với việc bảo mật thông thường.

Tăng năng suất lao động

Văn phòng điện tử giúp mọi quy trình làm việc trở nên nhanh chóng, tiết kiệm. Nhân viên có thời gian tập trung sáng tạo, nâng cao năng lực chuyên môn. Ban lãnh đạo xử lý công việc một cách khoa học theo đúng quy trình. Từ đó, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc. 

Với những ưu điểm nổi bật nêu trên, các phần mềm hỗ trợ môi trường làm việc online dần thay thế văn phòng truyền thống. Việc ứng dụng loại hình văn phòng này đã và đang đem lại hiệu quả vượt bậc cho các Doanh nghiệp. Việc nghiên cứu ứng dụng hình thức văn phòng mới là yêu cầu cấp thiết mà chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu càng sớm càng tốt, đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển. 

Phần mềm văn phòng điện tử của Fastwork

Hiểu được những lợi ích mà “môi trường làm việc điện tử” mang lại, Fastwork đưa ra giải pháp  ứng dụng hữu ích cho doanh nghiệp. Mục đích xây dựng một doanh nghiệp “không giấy tờ”.

Mọi tài liệu, giấy tờ đều được hệ thống số hóa, lưu trữ trên cùng một hệ thống và dễ dàng xử lý nhanh chóng

  • Số hóa bảng chấm công và bảng lương
  • Số hóa các biểu mẫu, tờ trình nội bộ
  • Số hóa công văn, văn bản đi đến
  • Số hóa thông tin tài sản, trang thiết bị văn phòng
  • Số hóa thông báo, văn bản chỉ đạo điều hành
Giải pháp văn phòng điện tử Fastwork
Giải pháp văn phòng điện tử Fastwork

Mọi quy trình đều được điện tử hóa từ khâu đề xuất, phân công nhiệm vụ, người phụ trách đến thời gian hoàn thành, các tiêu chí đánh giá đều rõ ràng và liền mạch. Các bộ phận và Ban lãnh đạo có thể theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

Fastwork đồng hành cùng Doanh nghiệp trong việc cung cấp giải pháp văn phòng điện tử 4.0 hiệu quả. Truy cập https://signup.fastwork.vn/van-phong-dien-tu để cùng Fastwork Chuyển đổi số ngày hôm nay !

>>> Tìm hiểu thêm Digital Workplace – Văn phòng điện tử là gì?

Leave a Reply