Hệ thống ERP (Enterprise resource planning) là một giải pháp phần mềm trong lập kế hoạch và tổ chức doanh nghiệp. Đây là một công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, quản lý dự án, quản lý rủi ro, chuỗi cung ứng,…
Một phần mềm ERP hoàn chỉnh bao gồm các tính năng như quản lý hiệu suất, lên kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo tài chính.
Mục lục nội dung:
Sơ lược về lịch sử hệ thống ERP
Từ thẻ giấy đến thiết bị di động
Lịch sử của ERP đã được bắt nguồn từ hơn 100 năm trước đây. Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity-EOQ), một hệ thống sản xuất trên giấy được sử dụng để lập kế hoạch sản xuất. Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho hoạt động sản xuất.
Đến năm 1964, nhà sản xuất công cụ Black and Decker đã thay đổi luật chơi và trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (Material requirements planning-MRP) kết hợp khái niệm EOQ với cấu trúc khung máy tính. MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi hoạch định nguồn lực sản xuất (được gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983.
MRPII xem “modules” là thành phần kiến trúc phần mềm chính và tích hợp các thành phần sản xuất cốt lõi bao gồm mua hàng, hóa đơn nguyên vật liệu, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng.
Tại thời điểm này, lần đầu tiên các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cung cấp một tầm nhìn to lớn về cách các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua các kế hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít chất thải hơn (phế liệu).
Tìm hiểu ngay: Phần mềm ERP là gì? Các phần mềm ERP được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất
Với sự phát triển của công nghệ máy tính trong những năm 1970 và 1980, một khái niệm tương tự như MRP II đã được phát triển để xử lý các hoạt động kinh doanh khác ngoài sản xuất và kết hợp với dữ liệu tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và nguồn nhân lực.
Mãi đến năm 1990, các nhà phân tích kỹ thuật mới gọi loại phần mềm quản lý kinh doanh mới này là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning-ERP).
Quá khứ của hệ thống ERP: Từ những năm 1990 đến thời kỳ công nghệ mới ngày nay
Từ triển khai phần mềm tại chỗ (On-premise) đến phần mềm đám mây (Clouds)
Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ XXI, việc áp dụng hệ thống ERP đã phát triển nhanh chóng. Bên cạnh đó, chi phí triển khai ERP bắt đầu tăng cao. Cơ sở hạ tầng và phần cứng cần thiết để phần mềm hoạt động thường được đặt tại trụ sở doanh nghiệp, với hệ thống phòng server lớn.
Giấy phép phần cứng và phần mềm đều yêu cầu đầu tư vốn và được khấu hao trong vòng 5 đến 10 năm. Ngoài ra, các tổ chức/doanh nghiệp khi muốn tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng các nhu cầu cụ thể đều cần chi trả chi phí đào tạo và tư vấn phần mềm.
Trong khi đó, công nghệ ERP lại đòi hỏi sự phát triển không ngừng để nắm bắt với tốc độ Internet và các tính năng mới cập nhật. Theo thời gian, nhiều tổ chức và doanh nghiệp nhận thấy hệ thống ERP On-premise nội bộ không thể đáp ứng các yêu cầu bảo mật hiện đại hay các nhu cầu của các công nghệ mới nổi như điện thoại thông minh hay các thiết bị cầm tay.
Cloud ERP — Mô hình phân phối ERP mới
Phần mềm dịch vụ (SaaS)
Tham gia vào mô hình cloud cụ thể đó là sự phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) đã giúp cho ERP được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm ERP khi được chuyển đến cloud như một dịch vụ cho thuê, nó sẽ chạy trên một mạng lưới các máy chủ từ xa, thay vì trong phòng máy chủ của doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thực hiện “vá lỗi”, quản lý và cập nhật phần mềm liên tục, thay vì sử dụng hệ thống tại chỗ để thực hiện các nâng cấp tốn kém từ 5 đến 10 năm một lần theo giải pháp On-premise truyền thống.
Nhờ vào công nghệ mới Cloud, chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) được cắt giảm bởi loại bỏ được nhu cầu mua phần mềm và phần cứng hay chi phí cho đội ngũ CNTT trong doanh nghiệp. Thay vào đó, các nguồn lực này có thể được đầu tư vào các cơ hội kinh doanh mới và các bản cập nhật phần mềm ERP mới nhất.
7 lý do doanh nghiệp nên triển khai hệ thống giải pháp ERP trong năm nay
Đối với các doanh nghiệp, việc gỡ bỏ các hệ thống phần mềm tại chỗ và chuyển hoàn toàn lên Cloud cùng lúc là khá khó khăn. Trong khi đó, nếu giữ nguyên và bỏ qua các lợi ích của phần mềm hoạch định nguồn lực Clouds đem lại dường như lại là một bước đi tụt lùi của các doanh nghiệp.
Những lợi ích dưới đây chính là lý do doanh nghiệp lên sử dụng triển khai hệ thống ERP ngay trong năm nay.
Áp dụng nhanh chóng các công nghệ SaaS mới
Không giống như các hệ thống truyền thống, các công nghệ thế hệ tiếp theo như trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp các hệ thống dựa trên đám mây cải thiện nhanh chóng khả năng của chúng mà không cần cập nhật thường xuyên.
Ngày nay không cần thêm thông tin đầu vào hoặc đầu vào mới từ người dùng cuối, hệ thống ERP sẽ trở nên dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng.
Mở rộng chuỗi giá trị của hệ thống ERP hiện tại
Việc mở rộng và tích hợp phần mềm kế thừa với các ứng dụng đám mây có thể bổ sung, nâng cao cho các nhiệm vụ quan trọng. Phương pháp này có thể thổi luồng sinh khí mới vào hệ thống ERP truyền thống, từ đó mang đến cơ hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng các tính năng đám mây.
Cơ hội tiếp cận công nghệ mới
Việc tìm kiếm các ứng dụng đám mây có thể bổ sung cho các mô-đun phần mềm ERP truyền thống. Nhà quản lý có thể ngay lập tức tận dụng lợi thế của các công nghệ mới đang phát triển nhằm cải thiện mô hình người dùng. Các hệ thống miễn phí này cung cấp các chức năng và giá trị kinh doanh ngay lập tức mà không cần thay đổi cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp.
Giảm sự phụ thuộc vào bên thứ ba
Việc báo cáo và phân tích các hệ thống thường yêu cầu sự tham gia của các nhà cung cấp bên thứ ba để cung cấp thông tin kinh doanh hoạt động. Sử dụng các ứng dụng đám mây từ nhà cung cấp hệ thống ERP cũ có thể tạo ra thông tin tương tự hoặc tốt hơn mà không cần các thêm mối quan hệ với nhà cung cấp khác.
Cải thiện hệ thống tài chính
Các hệ thống ERP truyền thống chưa bao giờ được xem là công cụ báo cáo hiện đại. Công nghệ dựa trên đám mây ra đời trong thập kỷ trước được phát triển như một nguyên tắc cốt lõi, với tư duy hoàn toàn khác biệt. Không chỉ hiểu được khả năng thành công của nền tảng ERP mà còn bao gồm cả kiến thức cần thiết giúp doanh nghiệp thành công.
Khả năng bảo mật mạnh mẽ hơn
Triển khai giải pháp ERP giúp tăng khả năng bảo mật tối ưu cho các doanh nghiệp. Các nhà cung cấp dịch vụ giải pháp đám mây có các nhóm lớn, dành toàn thời gian để chủ động theo dõi và cập nhật các vấn đề và mối đe dọa bảo mật đám mây trong 24 giờ/ngày.
Thu hút nhân tài theo định hướng
Giải pháp hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp thu hút và có chiến lược tuyển dụng nhân tài bàn bản. Thế hệ nhân sự trẻ tiếp theo đã phát triển và trưởng thành với các công nghệ công nghệ liền mạch, thiết bị di động, dễ sử dụng và luôn hoạt động. Sẽ không có doanh nghiệp nào tiếp tục hoạt động chỉ dựa vào công nghệ tại chỗ để tuyển dụng nhân tài hàng đầu, bất kể nhân sự ở độ tuổi nào.
Được xây dựng cho thời đại kỹ thuật số, hệ thống ERP ngày nay bao gồm thiết bị di động, xã hội, phân tích và các công nghệ mới nổi mới nhất. Đây chính là giải pháp giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong thời đại chuyển đổi số.
Xu hướng ERP mã nguồn mở thay thế ERP thương mại
Trong khi các phần mềm ERP thương mại như SAP, Oracle hay Microsoft Dynamics từng giữ thế độc tôn trong ngành, thì những năm gần đây, ERP mã nguồn mở đang dần trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn tại thị trường mới nổi như Việt Nam.
Lý do là vì:
- Chi phí đầu tư thấp hơn đáng kể: Do không cần chi trả bản quyền phần mềm hàng năm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng mỗi năm.
- Khả năng tùy chỉnh cao: ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo đúng quy trình nội bộ mà không bị giới hạn bởi cấu trúc cứng nhắc như một số phần mềm thương mại.
- Không phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp: Với mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể tự phát triển, thuê đội ngũ nội bộ hoặc đối tác triển khai mà không bị ràng buộc độc quyền.
- Cộng đồng hỗ trợ lớn: Các hệ thống ERP mã nguồn mở như ERPNext, Odoo,… có cộng đồng toàn cầu hỗ trợ tích cực, tài liệu phong phú và nhiều tiện ích tích hợp sẵn.
Đặc biệt, trong thời kỳ chuyển đổi số, khi linh hoạt – tiết kiệm – mở rộng – tích hợp là các tiêu chí hàng đầu, thì ERP mã nguồn mở đang tỏ ra vượt trội hơn cả.
ERPNext – Dẫn đầu xu hướng ERP mã nguồn mở trên toàn cầu
ERPNext là một trong những giải pháp ERP mã nguồn mở toàn diện nhất thế giới, được phát triển từ năm 2008 trên nền tảng Python và Frappe Framework. Khác với nhiều giải pháp chỉ mạnh ở một số module, ERPNext là hệ thống ERP hoàn chỉnh, tích hợp đầy đủ các phân hệ cốt lõi của doanh nghiệp:
- Kế toán – tài chính
- Bán hàng – Mua hàng – Kho vận – Sản xuất – MRP
- Nhân sự – chấm công – tiền lương – tuyển dụng – OKR
- Dịch vụ khách hàng (CRM, Helpdesk)
- Quản lý dự án – công việc – công trường
- Và nhiều module mở rộng khác (bảo trì thiết bị, giáo dục, y tế, bất động sản, v.v.)
Lý do ERPNext nổi bật:
- Miễn phí bản quyền – mã nguồn mở hoàn toàn nhưng vẫn đáp ứng tiêu chuẩn doanh nghiệp.
- Tích hợp tốt với các công nghệ mới như IoT, AI, chatbot, cloud-native…
- Hỗ trợ giao diện tiếng Việt, hệ sinh thái phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam nhờ các đối tác như MBW Digital – đơn vị tiên phong triển khai ERPNext cho các doanh nghiệp Việt.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả đội ngũ vận hành không có nền tảng công nghệ.
ERPNext không chỉ là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp mới triển khai ERP, mà còn là giải pháp thay thế xứng đáng cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn với các phần mềm ERP truyền thống đắt đỏ, chậm nâng cấp, khó mở rộng.
Liên hệ với MBW Digital – đối tác triển khai chính thức ERPNext tại Việt Nam – để được tư vấn, demo giải pháp và đồng hành xây dựng hệ thống ERP tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Tìm hiểu ưu, nhược điểm phần mềm Quản lý doanh nghiệp ERP
ERP là gì? Ý nghĩa của phần mềm ERP trong tổ chức doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa CRM và ERP – Hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp
