Bài viết hướng dẫn chi tiết cách áp dụng phần mềm chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet – giải pháp thông minh giúp các doanh nghiệp sản xuất số hóa toàn diện quy trình chấm công & tính lương đội ngũ nhân viên văn phòng, công nhân. Đồng thời tiết kiệm hàng loạt chi phí nhân sự, quỹ lương và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
“Điểm nóng” trong chấm công tại doanh nghiệp sản xuất
Bên cạnh quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho,… thì việc sắp xếp ca kíp, kiểm soát chấm công hàng trăm, nghìn công nhân sao cho hiệu quả, tối ưu nguồn lực & chi phí cũng là một trong các điểm nóng vận hành doanh nghiệp sản xuất khiến nhiều CEO phải đau đầu.
Tại các xí nghiệp, nhà máy, công nhân là đội ngũ lao động chủ lực, nếu quản lý không tốt, doanh nghiệp sản xuất rất dễ gặp phải vấn đề quá tải chi phí nhân sự, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ sản xuất & hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, quy mô nhân sự đông, việc chấm công thủ công bằng thẻ từ, máy vân tay hay sổ sách cũng gây khó khăn cho phòng HCNS, kế toán tổng hợp công lương hàng tháng và kéo theo nhiều bất cập khác như:
- Máy móc thường xuyên trục trặc, lỗi nhân viên không chấm công được, chấm công không nhận
- Tốn nhiều chi phí lắp đặt, thay mới, sửa chữa máy chấm công, camera,…
- Tình trạng chấm công “không chuẩn”, chuyên cần kém, tự ý đổi ca, xếp ca lộn xộn
- Nhân viên quá đông, ra vào liên tục, ca kíp phức tạp dẫn tới công tác làm công còn bất cập, mất nhiều thời gian của bộ phận kế toán
- Bảng công dễ gặp sai sót, dẫn tới tính lương không chuẩn gây tốn chi phí nhân sự của doanh nghiệp
Lúc này, việc ứng dụng giải pháp FastWork Timesheet để đơn giản hóa quy trình chấm công – phân ca, tự động hóa công lương chính là lời giải cho bài toán quản lý nhân sự hiệu quả, tinh gọn quy trình vận hành tại các doanh nghiệp sản xuất.
Gỡ “nóng” bằng công nghệ số
FastWork TimeSheet là giải pháp quản lý nhân sự kết hợp chấm công trực tuyến tốt nhất hiện nay. Phần mềm cho phép chấm công online hoàn toàn trên app di động, giúp tăng khả năng chấm công linh hoạt và giảm chi phí máy móc cho môi trường đông nhân viên, diện tích rộng như các xí nghiệp, nhà máy sản xuất.
Không chỉ cung cấp mô hình chấm công mới bằng công nghệ Face ID thông minh và tiện lợi hơn, phần mềm còn cho phép tích hợp với máy vân tay, camera nhằm hỗ trợ chấm công khi công nhân không có smartphone.
Đa dạng hình thức chấm công trên FastWork
- Chấm công online trên mobile với FaceID để nhận diện khuôn mặt, tốc độ xử lý real-time
- Chấm công qua GPS & IP Wifi để kiểm soát vị trí chấm công
- Kết nối, đồng bộ với máy chấm công
Đặc biệt, FastWork TimeSheet còn có khả năng quản lý thời gian làm việc của nhân sự toàn diện bao gồm các tính năng về: xếp ca, phân ca, đơn từ chấm công online, tự động hóa bảng công & bảng lương v.v… từ đó giảm thời gian và công sức tính toán công lương thủ công cho quản lý, tổ trưởng, kế toán.
So với cách sử dụng các thiết bị chấm công truyền thống & quản lý thủ công qua zalo, excel kém hiệu quả, thì việc ứng dụng FastWork mang lại cho doanh nghiệp sản xuất nhiều lợi ích toàn diện như:
- Tiết kiệm chi phí máy móc, thiết bị, bảo trì định kỳ
- Nhân viên chấm công linh hoạt, không gò bó địa điểm. Đăng ký ca làm, xin nghỉ dễ dàng
- Quản lý, tổ trưởng phân ca, lập lịch hiệu quả, và phê duyệt đề xuất, đơn từ chấm công online nhanh chóng trên app
- Tự động hóa công tác tính công & tính lương, giảm 99% thời gian tổng hợp dữ liệu cho kế toán
- Triệt tiêu tình trạng gian lận ngày công, chi trả thừa lương do bảng công sai sót
- CEO quản lý nhân viên từ xa, mọi lúc mọi nơi
Hướng dẫn sử dụng FastWork chấm công đội ngũ văn phòng, công nhân nhà máy
Các xí nghiệp, nhà máy sản xuất có thể tham khảo cách ứng dụng các tính năng của phần mềm FastWork Timesheet dưới đây để số hóa quy trình chấm công, tính lương đội ngũ nhân viên văn phòng, công nhân,… Tối ưu nguồn lực và chi phí quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Bước 1: Thiết lập các địa điểm chấm công văn phòng/ nhà máy
- Khởi tạo tên địa điểm văn phòng, nhà máy/ xí nghiệp, địa điểm chấm công tại khách hàng,… trên maps
- Đặt bán kính khoảng cách/ sai số cho phép khi thực hiện chấm công
- Tạo danh sách nhân viên, công nhân kèm thông tin, vị trí làm việc, mức lương, trợ cấp,…
Bước 2: Tạo tài khoản chấm công cho nhân viên
- Mỗi nhân viên được cung cấp 1 tài khoản cá nhân để chủ động chấm công, checkin – checkout tại văn phòng/ nhà máy
- Kết nối, tích hợp máy chấm công/camera khi công nhân không có smartphone
Bước 3: Quản lý xếp lịch, phân ca cho công nhân
- Quản lý tạo các ca-kíp linh hoạt, phân ca, lập lịch, xoay ca theo quy định các công ty sản xuất
- Thiết lập hệ số tính công cho từng ca (ca sáng, ca chiều, ca tối, ca lỡ,…)
- Tính năng sao chép bảng phân ca giữa các tuần, tiết kiệm thời gian phân ca cho quản lý
- Điều động tăng ca, làm thêm, tính thời gian tăng ca tự động
Bước 4: Nhân viên chấm công, gửi duyệt đơn từ
- Hàng ngày, nhân viên tới văn phòng/ nhà máy thực hiện chấm công trên app FastWork
- Selfie khuôn mặt rõ ràng để phần mềm nhận diện khuôn mặt
- Khi ra ngoài làm việc, gặp khách hàng, đi thị trường,… nhân viên chọn tính năng check-in để báo cáo lên quản lý vị trí làm việc và thời gian làm việc nhanh chóng
- Tạo đơn từ xin phép nghỉ, về sớm, vắng mặt, tăng ca, làm thêm, công tác… và gửi quản lý duyệt nhanh trên app
Bước 5: Tự động hóa bảng công, bảng lương
- Dữ liệu bảng công được cập nhật tức thời, tổng hợp từ dữ liệu chấm công hàng ngày, dữ liệu ca làm, đơn từ, quy định…
- Bảng lương chạy tự động theo công thức đã thiết lập cho từng vị trí, giảm sai sót
- Tính lương theo 3P: lương năng suất, lương sản lượng, chuyên cần
- Tính tạm ứng, phụ cấp, chế độ, bảo hiểm… theo quy định từng công ty
- Hỗ trợ xuất file excel Bảng chấm công chi tiết, báo cáo chuyên cần, báo cáo phân ca
Case-study: Hành trình số hóa chấm công của các doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu
Với nhiều tính năng hữu ích, chi phí sử dụng rẻ – chỉ từ 20.000đ/user/tháng, FastWork TimeSheet hiện đang được hơn 5000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng. Trong đó, các doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như:
Công ty TNHH Mỹ Bảo
Tháng 6/2022, công ty TNHH Mỹ Bảo chính thức triển khai giải pháp chấm công trực tuyến FastWork cho 120 nhân sự. Cách doanh nghiệp ứng dụng phần mềm để số hóa toàn bộ quy trình chấm công, phân ca, tính lương như sau:
- 120 nhân viên nhà máy chấm công ngay trên di động bằng app FastWork
- Khởi tạo đơn từ: đến muộn, nghỉ phép, nghỉ ốm, tăng ca,… theo mẫu sẵn và gửi duyệt trên phần mềm
- Thiết lập phân ca, xoay vòng ca trên app
- Bảng lương nhân viên được cập nhật chính xác dựa theo dữ liệu bảng công, đơn từ
- Quản lý thông tin & hồ sơ nhân sự và xây dựng quy trình đánh giá nhân viên theo KPI trên phần mềm
Xem chi tiết câu chuyện số hóa của Mỹ Bảo tại đây
Công ty TNHH SX ™ Hóa keo Bình Thạnh
Tháng 8/2020, Hóa keo Bình Thạnh ứng dụng FastWork số hóa quản lý chấm công, tính lương 250 nhân sự tại nhà máy. Cách doanh nghiệp áp dụng FastWork TimeSheet như sau:
- Thay hoàn toàn máy vân tay bằng chấm công online 250 công nhân tại nhà máy
- Thay thế đơn từ giấy làm thêm/ xin nghỉ/ tăng ca bằng hệ thống đơn từ mẫu trên app
- Số hóa hệ thống phân ca cho tổ/ đội công nhân nhà máy trên phần mềm
- Rút ngắn thời gian tính công, làm lương cho kế toán từ 7 ngày xuống còn 30 phút
Xem chi tiết câu chuyện số hóa của Hóa keo Bình Thạnh tại đây
Công ty TNHH Suzuki Latex Việt Nam
Kỳ vọng loại bỏ triệt để những bất cập trong cách quản lý chấm công thủ công kém hiệu quả, tháng 4/2023, Suzuki Latex triển khai chấm công hơn 60 nhân sự trên phần mềm FastWork. Đồng thời sử dụng nhiều tính năng của giải pháp như:
- Chấm công khối văn phòng trên mobile app, tích hợp máy vân tay chấm công công nhân tại nhà máy
- Phân 3 ca làm việc trên phần mềm, xử lý phê duyệt xin nghỉ, tăng ca, đổi ca trực tuyến
- Check chuyên cần, vắng mặt/ có mặt của công nhân tại nhà máy trên app
- Tự động tính công & lương cho hơn 60 nhân sự
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm chấm công FastWork Timesheet, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên.
