FastWork ra mắt ứng dụng lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp có tên gọi FastWork Drive.
Nhận thấy những bất cập & rủi ro trong cách quản lý tài liệu thủ công, đồng thời để giúp các doanh nghiệp số hóa toàn diện & vận hành tinh gọn trên 1 nền tảng. FastWork Drive mới đây đã được phát triển nhằm thay thế các dịch vụ lưu trữ khác như Google Drive, tủ hồ sơ giấy hay các hình thức chia sẻ thụ động qua zalo, group chat,…
Cùng tham khảo bài viết dưới đây để khám phá các tính năng của FastWork Drive, và xem cách mà FastWork có thể tháo gỡ những khó khăn trong hoạt động quản lý, sắp xếp & lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
1. Bài toán quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp để quản lý hồ sơ tài liệu khoa học và hiệu quả cần:
- Xây dựng lưu đồ lập và quản lý hồ sơ: Thu thập, sắp xếp văn bản trong hồ sơ; Biên mục hồ sơ; Giao nộp hồ sơ và lưu trữ; Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó, hồ sơ gồm danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, biên bản giao nộp, mục lục hồ sơ. Các hồ sơ tài liệu cần lưu trữ tập trung, có liên kết chặt chẽ với nhau theo quy trình, tạo thuận lợi trong tra cứu lại và chia sẻ nội bộ.
Tuy vậy, thực trạng quản lý hồ sơ tài liệu trong các doanh nghiệp hiện nay thường quản lý không theo lưu đồ, thiếu quy trình, không phân loại theo danh mục cụ thể, quản lý kết hợp văn bản giấy, excel, các công cụ quản lý và share tài liệu như Google Drive.
Quản lý rời rạc không theo phòng ban, quy trình hay danh mục, quản lý rời rạc nhiều nền tảng khác nhau dẫn đến:
- Mất nhiều thời gian sắp xếp – tổng hợp – tra cứu hồ sơ
- Khó khăn khi tìm kiếm lại tài liệu, sử dụng và chia sẻ tài liệu trong nội bộ
- Tốn nhiều chi phí dùng các công cụ lưu trữ rời rạc
- Bảo mật kém, dễ thất lạc, hư hỏng khi quản lý lỏng lẻo, dữ liệu phân tán
- Ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và tiến độ xử lý công việc
Nhằm tối ưu hóa thời gian tra cứu, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp, quản lý khoa học theo quy trình, phòng ban, theo cây mục cụ thể, FastWork cung cấp giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu FastWork Drive. FastWork Drive có khả năng số hóa toàn bộ tài liệu trong doanh nghiệp, thay thế các nền tảng quản lý rời rạc như zalo, Google Drive… tạo ra không gian trực tuyến tập trung cho phép sắp xếp, lưu trữ và quản lý hiệu quả toàn bộ tài liệu.
Cụ thể, quản lý hồ sơ tài liệu trên FastWork Drive giúp nhà quản lý và nhân sự:
- Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;
- Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả;
- Bảo đảm thuận lợi trong việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, bảo mật và khoa học theo từng phòng ban, danh mục;
- Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ tập trung, xuyên suốt, tính liên kết cao trong nội bộ doanh nghiệp.
Nội dung dưới đây, FastWork sẽ giới thiệu chi tiết cách FastWork Drive hỗ trợ quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp, kèm giao diện thực tế của phần mềm.
2. Tối ưu quy trình quản lý tài liệu với FastWork Drive
FastWork Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây và quản lý trực tuyến tài liệu, hồ sơ nội bộ được tích hợp liền mạch trên nền tảng Quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork.
FastWork Drive được phát triển nhằm mục đích thay thế Google Drive, sổ sách, giấy tờ,… trong hoạt động lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng toàn bộ tài liệu nội bộ của doanh nghiệp trên một nền tảng. Đồng thời tạo ra không gian lưu trữ trực tuyến tài liệu phù hợp hơn – hiệu quả và tiết kiệm hơn cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực.
Với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị, bạn có thể dễ dàng truy cập các tệp tin tài liệu trên FastWork để làm việc, cộng tác và báo cáo từ bất kỳ đâu. FastWork Drive hoạt động tương tự Google Drive nhưng chi phí chỉ bằng 1/10 chắc chắn là cứu cánh cho các doanh nghiệp trong khâu tổ chức – quản lý – chia sẻ hồ sơ & tài liệu.
3. Các chức năng chính của FastWork Drive
Để vận hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhà quản lý phải liên tục kiểm tra, lưu trữ và bảo quản khối lượng lớn giấy tờ tài liệu như hợp đồng, thông tin nhân sự, hồ sơ pháp lý, hóa đơn, công văn,… Do vậy, doanh nghiệp rất cần một giải pháp lưu trữ trực tuyến thay cho tủ hồ sơ giấy nhằm mục tiêu: giảm không gian lưu trữ và hạn chế rủi ro nhầm lẫn, mất tài liệu.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong kỷ nguyên số, FastWork Drive ra đời giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán đó, cùng kỳ vọng mang tới môi trường lưu trữ, chia sẻ tài liệu & cộng tác làm việc hiệu quả hơn.
Thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập hồ sơ giấy chất đống tiêu tốn rất nhiều thời gian, thì với FastWork Drive, bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin chính xác và chia sẻ dữ liệu tức thời mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Nhờ đó thúc đẩy tiến trình xử lý công việc diễn ra nhanh chóng và năng suất hơn.
Các chức năng chính trên FastWork Drive bao gồm:
- Lưu trữ tập trung và sắp xếp toàn bộ folder, file tài liệu, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp một cách khoa học
- Linh hoạt cấp tài khoản truy cập và phân quyền: khởi tạo, xem, tải, xóa, ký số, phê duyệt tài liệu, hồ sơ,… cho từng cá nhân/ phòng ban
- Dễ dàng tạo ghi chú, bình luận và trả lời bình luận trực tiếp trên các file tài liệu
- Lưu vết lịch sử thao tác chi tiết trên file
- Xem tệp tài liệu dưới nhiều định dạng: word, excel, powerpoint, pdf, image, audio, video
- Tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng file tài liệu theo dự án hoặc công việc cụ thể
- Upload trực tiếp hoặc đính kèm tài liệu trong các đề xuất, báo cáo công việc
- Thực hiện trình ký và ký số các văn bản, đề xuất, chứng từ,… trực tuyến nhanh chóng
- Tương tác trên các loại file tài liệu chuyên biệt của ngành xây dựng như BIM, sketch, bản vẽ 3D,…
4. Giới thiệu chi tiết tính năng quản lý tài liệu, hồ sơ trên FastWork Drive
Việc số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu tập trung trên nền tảng FastWork không chỉ giải phóng thời gian & công sức cho cả Ban lãnh đạo và nhân viên, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khoa học. Dưới đây là mô tả chi tiết các chức năng nổi bật kèm Demo giao diện của ứng dụng quản lý tài liệu nội bộ – FastWork Drive.
Tải, lưu trữ tệp & tìm kiếm nhanh chóng
Sử dụng FastWork Drive, doanh nghiệp có thể tạm biệt các tủ hồ sơ giấy rời rạc, tiết kiệm hàng loạt chi phí quản lý tài liệu thủ công. FastWork Drive tạo không gian chung lưu trữ tài liệu, hồ sơ số tập trung, giúp người dùng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
- Lưu trữ tập trung các tài liệu/ hồ sơ trong doanh nghiệp như: hợp đồng, công văn đi/ đến, chứng từ, báo cáo, file làm việc…
- Sắp xếp các tài liệu nhóm trong một không gian chung. Mọi tệp được thêm vào drive của nhóm chung đều được chia sẻ tới các thành viên
- Mỗi nhân viên có không gian lưu trữ tài liệu riêng và tài liệu chung/ tài liệu nhóm
- Dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu được chia sẻ
Xem tài liệu, hình ảnh ngay trên trình duyệt
- FastWork Drive hỗ trợ chế độ preview (xem trước) và xem full với các tài liệu định dạng: word, excel, powerpoint, pdf, image, audio, video,…
- Có thể truy cập vào Drive mọi lúc, mọi nơi trên trình duyệt
- Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng tất cả tài liệu theo tên hoặc theo công việc
Cộng tác hiệu quả trên tài liệu
Ứng dụng quản lý tài liệu nội bộ FastWork Drive sở hữu đầy đủ các tiện ích và thao tác người dùng trên file, tài liệu như Google Drive. Đặc biệt, khi sử dụng FastWork Drive kết hợp với các ứng dụng khác trên FastWork platform sẽ tạo môi trường làm việc xuyên suốt, giúp các bộ phận phòng ban nhanh chóng chia sẻ thông tin – phối hợp làm việc liền mạch & bảo mật hơn.
- Chia sẻ quyền truy cập và chỉnh sửa cho các thành viên bên trong công ty
- Hỗ trợ nhiều tùy chọn linh hoạt: đổi tên, gắn dấu sao, xóa file, khôi phục tài liệu đã xóa từ thùng rác, bình luận, sửa file… với các thành viên được cấp quyền
- Cho phép tải lên hoặc đính kèm link file tài liệu từ FastWork Drive vào các đề xuất, báo cáo công việc,…
Ký số tài liệu trực tuyến nhanh chóng
Với tính năng ký số tài liệu trực tuyến, Ban lãnh đạo & các bộ phận liên quan có thể thực hiện toàn bộ tiến trình từ upload file/chọn tài liệu – gửi trình ký – thực hiện ký số trực tiếp trên FastWork Drive mà không cần in ấn giấy tờ hay sử dụng thêm bất kỳ phần mềm nào khác. Từ đó còn giúp doanh nghiệp bỏ mối lo về phân tán tài liệu và bảo mật thông tin.
Tính năng ký số tài liệu trực tuyến trên FastWork Drive hỗ trợ người dùng:
- Ký số tất cả file đề xuất, công văn đi/ đến, hợp đồng, thông báo nội bộ… có định dạng PDF ngay trên app di động hoặc trình duyệt
- Thiết lập thông tin chữ ký, vị trí chữ ký, kiểu ký linh hoạt theo mong muốn
- Thiết lập quy trình, luồng ký, số bước duyệt ký tài liệu trên phần mềm
- Lưu lại lịch sử ký kết gồm người ký, thời gian ký…
- Gửi cảnh báo tới các bên liên quan khi phát hiện nội dung trong các tài liệu đã ký bị chỉnh sửa, xóa
5. So sánh tính năng của FastWork Drive và Google Drive
Thấy rõ những bất cập & rủi ro trong cách quản lý tài liệu thủ công, đồng thời để giúp các doanh nghiệp số hóa toàn diện & vận hành tinh gọn trên 1 nền tảng FastWork. Đội ngũ lập trình FastWork đã nhanh chóng thực hiện R&D và phát triển giải pháp FastWork Drive thay thế các dịch vụ lưu trữ đắt đỏ khác như Google Drive hay các hình thức chia sẻ thụ động qua zalo, group chat,…
Dưới đây là bảng so sánh tính năng và mức độ quản lý tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp giữa FastWork Drive và Google Drive.
| Danh sách tính năng | FastWork Drive | Google Drive |
| Nhóm tính năng cơ bản | ||
| Lưu trữ trực tuyến tài liệu | ✔ | ✔ |
| Upload, download tài liệu | ✔ | ✔ |
| Tìm kiếm tài liệu theo tên | ✔ | ✔ |
| Lưu & xem tài liệu ở nhiều định dạng: văn bản, hình ảnh, video,… | ✔ | ✔ |
| Gắn sao, đánh dấu tài liệu quan trọng | ✔ | ✔ |
| Giải nén & Tải xuống | ✔ | ✔ |
| Cấp quyền xem, sửa, xóa theo người dùng | ✔ | ✔ |
| Tạo bản sao tài liệu | ✔ | ✔ |
| Chuyển thùng rác & khôi phục tài liệu đã xóa | ✔ | ✔ |
| Nhóm tài liệu theo dự án, hạng mục công việc | ✔ | x |
| Nhóm tính năng nâng cao | ||
| Ký số tài liệu trực tuyến | ✔ | x |
| Đính kèm link file tài liệu vào các đề xuất, báo cáo công việc,… | ✔ | x |
| Mở trực tiếp tài liệu trên app FastWork mà không cần sang Drive | ✔ | x |
| Tương tác với bản vẽ và mô hình BIM (zoom, đánh dấu, highlight, live 3D,…) | ✔ | x |
6. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng FastWork Drive
Nhờ được cung cấp công cụ quản lý tài liệu & làm việc trực tuyến, Ban lãnh đạo & nhân viên có thể cộng tác làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Quản lý tài liệu, hồ sơ trên FastWork Drive còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:
- Quản lý, lưu trữ, khai thác tài liệu, hồ sơ trong doanh nghiệp một cách khoa học, tập trung hơn
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp so với việc sử dụng các dịch vụ lưu trữ khác
- Liên kết đồng bộ với các tính năng quản trị công việc trong nền tảng FastWork để tăng hiệu suất, số hóa toàn diện doanh nghiệp
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu, thông tin. Truy vết sửa, xóa tài liệu để tra cứu trách nhiệm khi cần
- Chuẩn hóa quy trình phối hợp công việc giữa nhiều phòng ban, giảm ma sát trong nội bộ
- Giảm thời gian sắp xếp – tổng hợp – tra cứu hồ sơ giấy
Trên đây là những thông tin tổng quan về Ứng dụng quản lý tài liệu nội bộ – FastWork Drive, hy vọng các CEO có thể áp dụng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu/ hồ sơ trong doanh nghiệp.
Để nhận Tư vấn & Demo 1-1 về FastWork Drive, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới.
