Làm việc từ xa đang là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp hiện nay bởi những tác động tiêu cực của đại dịch toàn cầu Covid-19. Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và ổn định mô hình làm việc từ xa, FastWork xin giới thiệu bộ giải pháp làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp. Với đầy đủ các nghiệp vụ từ quản lý công việc – dự án, tự động hóa quy trình công việc, quản lý thông báo, đề xuất và phê duyệt công văn trực tuyến… FastWork sẽ là bộ giải pháp giúp doanh nghiệp làm việc từ xa toàn diện.
1. Quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên khi làm việc từ xa rất quan trọng đối với các nhà quản lý, bởi thời gian làm việc ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc của doanh nghiệp.
Với FastWork, công tác quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn với FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID bằng di động.
Theo đó, nhân viên làm việc từ xa sẽ thực hiện chấm công online bằng cách chụp ảnh selfie trên điện thoại di động có kết nối wifi và bật định vị GPS để báo cáo thời gian và địa điểm chấm công như chấm công bằng máy quét vân tay tại văn phòng.
Giao diện chấm công khuôn mặt trên điện thoại
Ban lãnh đạo sẽ nắm bắt nhanh tình hình nhân sự thông qua hoạt động chấm công của nhân viên. Biết được tổng số nhân viên đi làm, vắng mặt… thậm chí còn biết chi tiết ai vừa chấm công, địa điểm làm việc, thời gian nào, đi muộn bao nhiêu lần, tổng bao nhiêu phút…?
Ứng dụng công nghệ GPS, phần mềm cho phép nhà quản lý biết được chính xác vị trí nhân viên nào đang làm việc tại địa điểm nào, có đúng với vị trí đăng ký làm việc với công ty hay không? Đặc biệt, công nghệ hậu kiểm hình ảnh bằng trí tuệ nhân tạo – AI, giúp ban lãnh đạo, nhà quản lý giám sát được hoạt động chấm công của nhân viên, phát hiện nhanh các trường hợp chấm công không đúng người.
Nắm bắt nhanh tình hình quân số và địa điểm làm việc của nhân viên
Ngoài ra, FastWork Timesheet còn hỗ trợ nhân viên tạo và gửi đơn xin nghỉ phép, làm thêm, đi công tác… trên hệ thống phần mềm bằng điện thoại. Ban lãnh đạo tiếp nhận nhanh chóng và phê duyệt ngay tức thì.
Đặc biệt, phần mềm sẽ tự động thu thập dữ liệu chấm công, đơn từ của nhân viên để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh. Dữ liệu công chính xác, được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID bằng di động
2. Quản lý, điều hành công việc trực tuyến
Khi không thể gặp mặt trao đổi hay kiểm soát được trực tiếp nhân viên, điều lo lắng đầu tiên của bất kỳ nhà quản lý nào chính là kiểm soát tiến độ công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Cho phép sử dụng trên nền tảng web và di động, FastWork giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý công việc, dự án, giám sát quá trình thực hiện công việc và theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi trên laptop hoặc smartphone cá nhân kết nối Internet.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Workplace – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến
- Giao nhanh công việc cho nhân viên
Ban lãnh đạo, trưởng phòng quản lý có thể giao việc cho nhân viên nhanh chóng dù ở bất cứ đâu với chiếc smartphone.
Lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên nhanh chóng trên điện thoại
Biết được chi tiết nhân viên nào đang nhiều việc, ít việc, khoảng thời gian trống việc của nhân viên để điều phối và phân bổ công việc hợp lý nhằm đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc.
- Giám sát tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi
Để quản lý tiến độ công việc – dự án từ xa, nhiều nhà quản lý đã lựa chọn yêu cầu nhân viên báo cáo kết quả công việc hàng ngày, hoặc tổ chức họp nhanh để rà soát công việc. Nhưng với FastWork, nhà quản lý luôn chủ động theo dõi tiến độ công việc dự án của các phòng ban, cá nhân nhân viên dù ở bất cứ đâu.
Giám sát tiến độ công việc nhanh chóng theo thời gian thực
Giảm tải các công việc kém hiệu quả, không cần thiết. Mọi báo cáo công việc đều được hiển thị, đầy đủ, đa chiều trên hệ thống phần mềm.
- Tương tác trao đổi xử lý công việc nhanh chóng
Ngoài trao tương tác trên các ứng dụng zalo, skype… ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin công việc gắn liền với mỗi Task nhiệm vụ trực tiếp trên phần mềm. Giúp cả nhân viên và nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt vấn đề và xử lý trực tiếp tại từng công việc, không bị loãng thông tin và ảnh hưởng với nhiều nhóm chat khác.
Ngoài ra, các tài liệu, trao đổi, báo cáo công việc cũng được đính kèm tài từng công việc, giúp việc tìm kiếm trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Xem thêm: FastWork Project – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến
3. Quy trình làm việc chuyên nghiệp
Làm sao để chuyển giao công việc giữa các phòng ban một cách linh hoạt khi làm việc online từ xa? Làm thế nào để nhân viên tuân thủ quy trình làm việc? FastWork Workflow chính là câu trả lời hoàn hảo cho các câu hỏi trên!
FastWork giúp chuẩn hóa quy trình làm việc theo từng vị trí, phòng ban. Kết nối quy trình liên phòng ban, ví dụ: Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – R&D, nhằm giữ mạch công việc diễn ra xuyên suốt, đồng nhất và không bị gián đoạn.
FastWork WorkFlow giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình công việc theo vị trí từng phòng ban
Phần mềm FastWork WorkFlow giúp doanh nghiệp số hóa tất cả các quy trình trên giấy trong doanh nghiệp và quản lý trực tuyến trên hệ thống phần mềm. Hỗ trợ phân quyền chi tiết vai trò, nhiệm vụ của mỗi thành viên tham gia quy trình. Giúp công việc vận hành trơn tru.
Khi công việc được gán vào quy trình sẽ tự động chạy theo các bước được cấu hình sẵn tại quy trình đó, ít nhất 50% công việc hoàn toàn tự động trong mỗi quy trình như tự động thông báo đến người phụ trách có công việc mới, tự động chuyển bước, tự động cập nhật tiến độ công việc… giúp giảm tải các tác vụ thủ công giữa các thành viên.
FastWork WorkFlow giúp các thành viên tham gia quy trình dễ dàng tương tác, trao đổi với nhau trên từng công việc, nhiệm vụ nhằm duy trì kết nối, giải quyết công việc nhanh chóng.
Dễ dàng tương tác, trao đổi với nhau trên từng công việc, nhiệm vụ nhằm duy trì kết nối, giải quyết công việc nhanh chóng
Mặt khác, quản lý công việc theo quy trình giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra các điểm tắc nghẽn trong công việc, biết được đang tắc tại công việc nào, nhiệm vụ nào hay giai đoạn nào… để nhanh chóng đưa ra các ý kiến chỉ đạo nhằm xử lý công việc nhanh chóng tránh gây ảnh thưởng tới tiến độ công việc chung.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc
4. Quản lý thông báo trực tuyến
Mọi lo lắng về nhân viên không tiếp nhận được thông báo trong quá trình làm việc từ xa sẽ được giải quyết với FastWork News – Phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến. FastWork News giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian soạn thảo, phê duyệt và truyền tải thông báo đến toàn thể nhân viên. Giúp thông tin được truyền tải đúng thông điệp, đến đúng người cần tiếp nhận.
Dễ dàng soạn thảo thông báo ngay trên hệ thống phần mềm như trên ứng dụng Word. Ban lãnh đạo phê duyệt online nhanh chóng ngay trên điện thoại và thông báo được ban hành ngay thức thì sau khi được phê duyệt.
Nhân viên nhanh chóng tiếp nhận và xem chi tiết thông báo trên hệ thống phần mềm thông qua điện thoại hoặc laptop.
Quản lý tất cả các thông báo trong công ty trên một hệ thống
Nhà quản lý sẽ quản lý được tất cả những thành viên liên quan đến thông báo như: người gửi, người đã xem, người chưa xem… Đặc biệt, FastWork News cho phép tất cả các thành viên dễ dàng trao đổi, thảo luận và đính kèm tài liệu hay nhà quản lý có thể tạo ra các cuộc khảo sát bình chọn ngay tại mỗi thông báo để thu thập ý kiến của nhân viên một cách nhanh chóng, tập trung.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork News – Phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến
5. Tiếp nhận, phê duyệt đề xuất trực tuyến
Làm việc online sẽ khá bất cập cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp thường xuyên có các loại đơn từ đề xuất và cần phải phê duyệt nhanh chóng.
Tuy nhiên, mọi chuyện đã trở nên dễ dàng hơn với FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form) của FastWork. Giúp tinh gọn quy trình xử lý, số hóa mọi đề xuất trong doanh nghiệp bằng biểu mẫu điện tử E-form và quản lý xét duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi, tập trung trên một nền tảng.
Nhân viên dễ dàng tạo và gửi đơn đề xuất ngay trên điện thoại cá nhân dù làm việc ở bất cứ nơi đâu. Ban lãnh đạo cũng phê duyệt đơn nhanh chóng ngay trên phần mềm bằng điện thoại. Giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, không gây gián đoạn trong công tác xử lý đơn từ và ảnh hưởng tới công việc của nhân viên.
Dễ dàng tạo đơn xin nghỉ ngay trên phần mềm bằng điện thoại
Phần mềm hỗ trợ quản lý tất cả các đơn từ đề xuất tập trung trên một hệ thống.
Ban lãnh đạo có thể phê duyệt 1 hoặc nhiều đơn từ của nhân viên cũng một lúc dù không có mặt tại văn phòng
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử
6. FastWork giúp duy trì kết nối, tương tác giữa các thành viên
Ngoài trao đổi thông tin qua các ứng dụng Zalo, Facebook… tính năng tương tác dưới ngay dưới công việc, đơn từ, văn bản… của FastWork giúp nhân viên và ban lãnh đạo có thể tương tác mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Ngoài tương tác, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên đính kèm hình ảnh, tài liệu… gắn liền với mỗi công việc FastWork giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường trao đổi thông tin chuyên nghiệp, hiệu quả.
Tất cả các thông tin, tài liệu hình ảnh được trao đổi trên công việc đều được phần mềm lưu lại, hỗ trợ cho người sau nắm bắt nhanh tình hình công việc, tối ưu thời gian tra cứu và tìm kiếm lại thông tin.
03 lý do nên chọn bộ giải pháp làm việc từ xa của FastWork
- Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự hiệu quả thông qua hoạt động chấm công online bằng Face ID
- Giá thành hợp lý. Đáp ứng đầy đủ các tính năng trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa nhưng FastWork lại có mức giá rất Việt Nam so với các phần mềm có cùng tính năng khác. Chi phí chỉ khoảng 23.000 VNĐ/tài khoản/tháng sử dụng.
- Đội ngũ triển khai và chăm sóc khách hàng chuyên môn cao, nhiệt tình, tận tâm, sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng 24/7 trong suốt thời gian sử dụng sản phẩm.
Trước tình hình đại dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay thì việc áp dụng mô hình làm việc từ xa được đánh giá hiệu quả, giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động mà vẫn giảm thiểu tiếp xúc vật lý trong cộng đồng, theo khuyến cáo của Chính phủ.
Mang đến nhiều tính năng và lợi ích vượt trội trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp. Đặc biệt là giúp doanh nghiệp tăng tốc trong “cuộc đua” chuyển đổi số, thì bộ giải pháp làm việc từ xa của FastWork không chỉ là giải pháp tình thế mà đang dần trở thành xu hướng, giải pháp quản lý điều hành doanh nghiệp trực tuyến thay thế các mô hình quản lý truyền thống.
