05 lý do Excel không phù hợp để quản lý dự án

By 26 Tháng Tám, 2020Tháng Một 26th, 2021Quản trị công việc, Sản phẩm & Giải pháp

Ngày cả khi bạn có kỹ năng về Excel tuyệt vời thì việc quản lý dự án bằng Excel cũng sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian. Hãy cùng điểm qua 05 lý do khiến Excel trở thành công cụ không phù hợp để quản lý dự án trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

1. Độ trễ lớn trong việc cập nhật thông tin qua Excel

Excel là công cụ offline nên không thể tự động cập nhật thông tin công việc, dự án một cách nhanh chóng, không được đồng bộ giữ dữ liệu kịp thời gây khó khăn cho các thành viên tham gia dự án khó theo dõi và chậm nắm bắt thông tin về các đầu mối công việc. Chính điều đó vô tình khiến công việc tiến hành chậm, gây ảnh hưởng tới tiến độ chung của dự án.

Excel – công cụ offline không còn phù hợp để quản lý dự án trong giai chuyển đổi số hiện nay

2. Lãng phí thời gian 

Thay vì thực hiện công việc, dự án, bạn lại đang dành quá nhiều thời gian để triển khai các bản báo cáo bằng Excel. 

Hơn thế, Excel là công cụ offline nên không tự động update thông tin công việc, tiến độ dự án Realtime, dẫn đến lãng phí thời gian tổng hợp thông tin.  

3. Excel cho báo cáo thủ công không đầy đủ và chính xác

Việc tổng hợp báo cáo tiến độ dự án chưa bao giờ dễ dàng với Excel. Excel không thể tự động tạo ra các báo cáo tiến độ theo thời gian thực, tình trạng dự án mà bạn hoàn toàn phải thao tác thủ công để thay đổi trạng thái công việc.

Thậm chí bạn sẽ phải vẽ biểu đồ, lập bảng thống kê đánh giá tỉ lệ thành công của mỗi thành viên tham gia dự án…. Ngày cả khi bạn có kỹ năng Excel tuyệt vời, việc đó cũng sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian. 

Mặt khác, Excel chỉ cung cấp cho bạn 1 bản báo cáo cơ bản về tiến độ dự án.  

4. Excel – Không có khả năng giao tiếp, follow up trong mỗi công việc  

Excel có lẽ là công cụ đơn giản và linh hoạt nhất để bạn lên kế hoạch công việc. Nhưng Excel lại rất hạn chế khi theo dõi tiến độ dự án và trao đổi trong từng công việc.

Excel không hỗ trợ chat trực tuyến và đính kèm tài liệu, đây được xem là 2 điểm trừ lớn nhất của Excel so với các công cụ quản lý online. 

05 lý do Excel không phù hợp để quản lý dự án Trao đổi trên nhiều ứng dụng khiến thông tin bị phân tán, khó nắm bắt thông tin

Để triển khai một dự án, bạn phải cần tới N công cụ như, chat trực tuyến trên Zalo, Facebook, Skype… và dùng Email để gửi tài liệu, hình ảnh. Quản lý thiếu tập trung, phân tán thông tin vô hình chung lại chính là vấn đề khiến việc triển khai dự án bị chậm, mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, tài liệu và thiếu tính kết nối đa nhiệm.  

5. Tính bảo mật kém, không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền 

Đối với doanh nghiệp, bảo mật luôn là vấn đề đau đầu. Sẽ rất nguy hiểm nếu thông tin dự án cũng như toàn bộ các bảng tổng hợp, báo cáo tiến độ công việc bị tiết lộ ra bên ngoài. Nhưng Excel không đảm bảo được cho bạn điều đó. Một thành viên bất kỳ có thể dễ dàng gửi tài liệu Excel và chia sẻ các thông tin mật cho các bên thứ 3 để tư lợi hoặc vì những mục đích xấu khác. 

05 lý do Excel không phù hợp để quản lý dự án Excle không bảo mật thông tin

Bên cạnh đó, Excel không hỗ trợ phân quyền làm rõ vai trò của các thành viên làm gia dự án, dẫn đến các thành viên thường xuyên thực hiện công việc chồng chéo, tắc nghẽn công việc mà chưa có phương án xử lý kịp thời gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. 

Qua đó có thể thấy, Excel là công cụ offline, rất khó cho nhà quản lý muốn theo dõi và giám sát hoạt động công việc dự án một cách nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi. Hơn thế, trong giai đoạn chuyển dịch, mọi doanh nghiệp đều hướng tới ứng dụng công nghệ số và quản lý online do đó quản lý bằng Excel đã trở thành một công cụ không còn phù hợp và hữu ích cho doanh nghiệp. 

Công cụ quản lý trực tuyến cho phép quản lý tất cả các dự án, hạng mục, công việc trong dự án tập trung trực tuyến trên một hệ thống. Dễ dàng tương tác, trao đổi và gửi tài liệu trực tuyến gắn với task công việc trực tuyến. 

Theo dõi tiến độ công việc, dự án theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi… Từ đó giúp việc triển khai dự án nhanh chóng và 

Một số công cụ, phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay

  • Phần mềm quản lý dự án dự án FastWork Project
  • Phần mềm quản lý dự án Open Project
  • Phần mềm quản lý Mavenlink
  • Phần mềm quản lý dự án MyCollab
  • Phần mềm quản lý  Faceworks
  • Phần mềm quản lý dự án CRM Viet

Trong đó, FastWork Project  – phần mềm quản lý dự án trực tuyến của FastWork được giới chuyên gia công nghệ đánh giá là phần mềm quản lý dự án chuyên biệt. Đáp ứng tất cả các nghiệp vụ trọng yếu của một phần mềm quản lý dự án và hỗ trợ rất nhiều tiện ích trong công tác quản trị và điều hành công việc trong dự án.

05 lý do Excel không phù hợp để quản lý dự án FastWork Project phần mềm quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn nhất hiện nay

Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án trực tuyến – FastWork Project 

FastWork Project có các tính năng cơ bản như sau: 

  • Lập kế hoạch dự án
  • Phân rã công việc theo cấu trúc WBS (Work Breakdown Structure)
  • Giao việc nhanh chóng – đúng người – đúng thời gian
  • Quản lý tập trung các dự án trên một màn hình
  • Quản lý tổng quan 1 dự án với giao diện dashboard
  • Theo dõi các công việc thuộc một dự án trên 1 màn hình duy nhất
  • Theo dõi trực quan tiến độ dự án, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop
  • Kiểm soát hiện trạng công việc của từng cá nhân để có sự sắp xếp nguồn lực phù hợp ngay khi có rủi ro xảy ra
  • Hỗ trợ phân cấp mức độ quan trọng cho từng công việc
  • Quản lý minh bạch chi phí dự án, giảm thiểu các rủi ro tài chính
  • Quản lý chi tiết biến động dòng tiền trong dự án, ngân sách còn bao nhiêu, đã vượt quá hay chưa.
  • Quản lý nguồn nhân lực – đơn vị cộng tác – tài nguyên hiệu quả
  • Đa dạng mô hình báo cáo công việc dự án hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả
  • Tương tác – chia sẻ tài liệu trực tuyến, gắn liền với công việc ngay trên hệ thống phần mềm
  • Tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả với giao diện Kanban (giao diện giúp các thành viên năm bắt được công việc của nhau, từ đó tương tác và giải quyết công việc hiệu quả hơn)

Xem thêm: Bộ công cụ quản lý công việc – dự án hiệu quả

Ngoài là một phần mềm quản lý dự án chuyên biệt, FastWork Project còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác như FastWork HRM, FastWork CRM, FastWork Office… trên cùng một hệ thống để tạo thành bộ ứng dụng hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện của FastWork.

FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành nâng cao chất lượng quản trị và điều hành của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý dự án trực tuyến – FastWork Project vui lòng lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form đăng ký để được hỗ trợ.

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply