Sử dụng file Excel để quản lý dự án, giao việc qua các ứng dụng chat, giao việc qua truyền miệng là cách phổ biến hiện nay. Cách quản lý dự án này tưởng như là tốt nhất, tối ưu chi phí, giao việc nhanh chóng,… Nhưng thực tế, sau một thời gian, các nhà quản lý dần nhận ra quản lý dự án theo cách đó không hiệu quả bởi công việc bị trôi, tiến độ dự án chậm,… Nguyên nhân của vấn đề này không phải do nhân sự không đủ năng lực, nguyên nhân nằm ở cách quản lý dự án chưa thực sự tối ưu. Đó là lý do mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang dần dịch chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dự án. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin về cách chọn phần mềm quản lý dự án giúp nhà quản lý lựa chọn được phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Phần mềm quản lý dự án và các tính năng cơ bản
Để giúp các nhà quản lý, để quản lý dự án linh hoạt, hiệu quả hơn, các tính năng cơ bản của phần mềm gồm có:
- Cập nhật và quản lý thông tin dự án
- Lên kế hoạch thực hiện dự án
- Phân chia công việc cho nhân sự trong dự án
- Theo dõi, thông báo và nhắc nhở về tiến độ thực hiện dự án
- Cung cấp báo cáo về dự án
Ngoài những tính năng trên, các phần mềm thường sẽ có thêm các tính năng nâng cao để tăng khả năng cạnh tranh.
Ví dụ như phần mềm quản lý dự án Taskade của nước ngoài còn có tính năng lựa chọn chế độ xem thông tin dự án theo dạng sơ đồ cây, dạng bảng,… Hay như phần mềm quản lý dự án FastWork Project có thêm tính năng quản lý tài liệu đính kèm trên dự án và có phiên bản trên di động.
Lợi ích cụ thể, nhà quản lý đều biết của phần mềm quản lý dự án
Trước khi tìm hiểu về cách chọn phần mềm quản lý dự án, tìm hiểu về lợi ích của phần mềm là điều cần thiết.
Theo nghiên cứu của công ty nghiên cứu thị trường của Mỹ Forrester Consulting, sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp tiết kiệm thời gian, tăng sự tương tác giữa các thành viên, dự án hoàn thiện tốt hơn.
>>> Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu Fastwork Project – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến toàn diện
Tiết kiệm thời gian, quản lý linh hoạt
Nếu từng là một nhà quản lý dự án, có lẽ bạn sẽ hiểu những bất cập khi quản lý dự án thông qua Excel, Google Sheet và ứng dụng nhắn tin. Lộn xộn, thiếu tính minh bạch, không có khả năng cập nhật và thông báo theo realtime, không có khả năng phân chia cân đối công việc cho các thành viên,… Tất cả những điều đó gây mất thời gian của nhà quản lý trong việc sắp xếp công việc, đốc thúc nhân viên hay cập nhật, báo cáo tiến độ dự án.
Phần mềm quản lý dự án ra đời và giải quyết những bất cập đó, giúp tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý. Ví dụ cụ thể, trước đây, công ty TNHH Kỹ thuật Năng lượng VAS thường quản lý dự án theo cách phổ biến bằng Excel. Tuy nhiên, nhiều dự án chồng chéo nhà quản lý không nắm được tiến độ các dự án đến đâu, không biết công việc nào đã hoàn thành, công việc nào chưa. Khối lượng công việc cụ thể của từng cá nhân, nhà quản lý muốn biết chính xác mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu.
Tuy nhiên, sau khi áp dụng phần mềm quản lý dự án FastWork Project, nhà quản lý tối ưu được thời gian và việc quản lý dự án dễ dàng hơn nhiều.
Thông tin minh bạch, thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên
Thông tin về tiến độ dự án, người thực hiện, khối lượng công việc, kết quả công việc của từng cá nhân,… đều được cập nhật rõ ràng, minh bạch theo thời gian thực qua phần mềm quản lý dự án. Thành viên tham gia dự án đều có thể xem những thông tin này dễ dàng, từ đó tăng sự tương tác trao đổi giữa các thành viên với nhau.
Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp
Lựa chọn phần mềm quản lý dự án nào khi thị trường có quá nhiều phần mềm – phần mềm của Việt Nam, phần mềm của nước ngoài? Để rút ngắn thời gian lựa chọn công cụ quản lý dự án cho doanh nghiệp, trước khi tìm hiểu và sử dụng bản demo các phần mềm, nhà quản lý nên tham khảo những tip “nhỏ nhưng có võ” sau:
Xác định những vấn đề bạn đang gặp phải trong quản lý dự án
Không dễ dàng khi đưa ra quyết định thay đổi cách thức quản lý dự án từ kiểu quản lý thủ công, excel qua phần mềm. Vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu và liệt kê ra được những vấn đề bất cập không thể giải quyết trong việc quản lý hiện tại. Hãy nhìn lại quy trình quản lý của mình. Bạn cần xác định xem gặp vấn đề ở giai đoạn nào trong quản lý? Giả định sẽ thế nào nếu vấn đề đó được giải quyết? Và quy trình làm việc, dữ liệu, cách thức quản lý hiện tại có phù hợp để áp dụng phần mềm không?
Cách chọn phần mềm quản lý dự án: Tìm phần mềm có dựa trên nhu cầu thực tế nhất
Từ việc thấu hiểu khó khăn của chính mình, bạn cần biết được hoạt động quản lý của mình cần những tính năng gì ở một phần mềm. Hãy liệt kê những điều bạn muốn ở một phần mềm quản lý dự án. Cùng với đó, nhà quản lý cũng cần xác định đối tượng sẽ tham gia sử dụng phần mềm? Tốt nhất bạn nên tìm phần mềm có cách thức vận hành, case study sử dụng giống với công ty của bạn.
Thành viên trong nhóm có sẵn sàng tham gia sử dụng phần mềm?
Để chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, không đơn giản chỉ ở việc tìm hiểu phần mềm rồi về ứng dụng. Điều quan trọng là phần mềm có phù hợp với thành viên trong nhóm, mọi người có sẵn sàng sử dụng phần mềm hay không?
Bạn nên thống nhất được ý kiến của thành viên trong nhóm về việc có hay không sử dụng phần mềm? Tính năng họ mong muốn từ một phần mềm quản lý là gì? Điều này giúp tránh trường hợp mua phần mềm nhưng thành viên không sử dụng hoặc không hài lòng với phần mềm.
Lựa chọn phần mềm quản lý dự án dựa trên ngân sách đã có
Một lưu ý khác khi tìm công cụ quản lý dự án là xác định ngân sách có thể bỏ ra để mua phần mềm. Bởi thị trường phần mềm quản lý dự án khá đa dạng. Ngoài những công cụ của nước ngoài cho sử dụng Free nhưng hạn chế tính năng như Trello hay trả phí từ 7$/tháng của Taskade để sử dụng đầy đủ tính năng, thì một số phần mềm của Việt Nam như FastWork Project chi phí sử dụng từ 3000đ/tháng/người kèm tính năng quản lý công việc hiện trường, quản lý công việc liên phòng ban.
Một lần nữa xác định lại, doanh nghiệp/nhóm của bạn có thực sự cần đến phần mềm quản lý dự án không?
Sau khi tìm hiểu và cân nhắc tất cả những vấn đề trên, một lần nữa bạn nên xác định lại doanh nghiệp/nhóm của bạn có thực sự cần phần mềm quản lý dự án hay không? Mức độ cần thiết như thế nào?
Lọc phần mềm, test nhiều lần trước khi mua
Sau khi xác định được nhu cầu, chi phí và các yếu tố khác liên quan đến phần mềm quản lý dự án, bạn cần tìm hiểu và lên danh sách 5 đến 10 phần mềm tiềm năng. Sau đó tìm hiểu và sử dụng bản demo, bản miễn phí của phần mềm nhiều lần ở nhiều vị trí khác nhau. Hoạt động này sẽ giúp bạn lọc danh sách từ 5 – 10 phần mềm xuống còn 1 phần mềm phù hợp nhất.
Kết luận
Làm sao để tìm được phần mềm quản lý dự án phù hợp, là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Thực tế, sẽ rất khó để có được phần mềm hoàn toàn thích hợp với quy trình làm việc, dự án của bạn. Trường hợp, bạn chưa từng ứng dụng phần mềm trong quản lý dự án, quản trị doanh nghiệp, việc sử dụng đôi khi sẽ gặp khó khăn nhất là khi bạn sử dụng phần mềm của nước ngoài. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu và bắt đầu áp dụng công cụ quản lý của người Việt như Fastwork Project để dễ tiếp cận nhất.
Để được tư vấn và sử dụng miễn phí demo phần mềm Fastwork Project, bạn đừng quên nhấn Đăng ký tư vấn!
