Case Study: Hướng dẫn áp dụng FastCons số hóa doanh nghiệp M&E

Nhằm giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất về hệ thống tính năng trên phần mềm quản lý doanh nghiệp Cơ điện M&E – FastCons (FastWork Project for Contractors) cũng như từng lợi ích cụ thể ứng dụng này đem lại, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách áp dụng FastCons cho doanh nghiệp M&E kèm các Case Study triển khai thành công trên thực tế. 

Tổng quan phần mềm quản lý dự án M&E – FastCons

Được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp thi công cơ điện, FastCons (FastWork Project for Contractors) giúp quản lý dự án, công việc, quản lý đội ngũ nhân sự văn phòng và công trình hiệu quả trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Với công nghệ Cloud, lãnh đạo có thể quản lý tình hình nhân sự, theo dõi tiến độ công việc – dự án từ xa qua Mobile, Laptop, PC, Tablet,…

Cách tính năng chính của phần mềm quản lý dự án thi công Cơ điện FastCons bao gồm:

• Quản lý quy trình: đấu thầu – báo giá – trúng thầu – thi công – bàn giao dự án
• Quản lý chặt chẽ vật tư – tiến độ lắp đặt, bảo trì & xử lý phát sinh
• Quản lý danh sách hợp đồng, khách hàng
• Theo dõi sát chi phí dự án & tình hình kinh doanh
• Quản lý chăm sóc khách hàng
• Quản lý chấm công tại công trình/ khách hàng hiệu quả

Với những tính năng chuyên sâu, phần mềm quản lý dự án M&E FastCons chắc chắn là giải pháp chuyển đổi số phù hợp giúp các doanh nghiệp cơ điện tối ưu mọi chi phí – nguồn lực, nâng cao năng suất, đảm bảo tính minh bạch & thông suốt luồng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, hỗ trợ Ban lãnh đạo ra quyết định, chỉ đạo điều hành nhanh chóng và chính xác hơn.

Riêng với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lắp đặt, bảo trì Thang máy, các CEO có thể tham khảo ứng dụng FastLift – Phần mềm quản lý bảo trì thang máy chuyên sâu đầu tiên tại Việt Nam được FastWork phát triển. FastLift giúp các nhà quản lý dễ dàng lập lịch; điều phối yêu cầu bảo trì/ sửa chữa thang máy tại khách hàng cho nhân viên; theo dõi các hợp đồng dịch vụ; CSKH… Đồng thời cung cấp công cụ cho nhân viên kỹ thuật kiểm tra lịch hẹn & thực hiện bảo trì thang máy tại khách hàng một cách đúng thời gian – địa điểm – yêu cầu và báo cáo từ bất kỳ đâu.

• Tìm hiểu chi tiết & Demo miễn phí giải pháp quản lý bảo trì Thang máy FastLift tại đây

Hướng dẫn áp dụng FastCons số hóa toàn diện doanh nghiệp M&E

Dựa trên kinh nghiệm thực tế triển khai thành công giải pháp cho khách hàng, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ứng dụng các tính năng của FastCons để số hóa toàn diện, tăng năng suất làm việc cho từng bộ phận, phòng ban và minh bạch thông tin trong doanh nghiệp Cơ điện.

1. Quản lý nhân sự, chấm công di động 

Đối với tính năng chấm công, cách sử dụng khá đơn giản – doanh nghiệp có thể triển khai ngay đối với cả đội ngũ văn phòng và đội ngũ công nhân, kỹ thuật hiện trường.

Danh mục chức năng:

• Chấm công di động đối với đội ngũ văn phòng và hiện trường
• Checkin – checkout trực tuyến khi làm việc tại công trình/ khách hàng
• Khởi tạo đơn từ chấm công, nghỉ phép, công tác & phê duyệt online trên phần mềm
• Tra cứu quỹ phép, tồn phép, lịch sử sử dụng phép 
• Đăng ký ca làm việc & phê duyệt sắp xếp ca/kíp online
• Báo cáo số lượng nhân sự chấm công realtime 
• Cảnh báo chấm công sai vị trí, sai khuôn mặt 
• Tự động đồng bộ dữ liệu công, đơn từ vào bảng công
• Bảng công tự động. Xem bảng công online 

Hướng dẫn áp dụng tính năng quản lý chấm công cho doanh nghiệp M&E: 

Cấu hình, thiết lập	Thiết lập các địa điểm chấm công trên phần mềm (có thể là văn phòng, công trình…), đặt bán kính/sai số khoảng cách cho phép  Mỗi nhân sự được cung cấp 1 tài khoản cá nhân để chủ động chấm công, theo dõi bảng công, quỹ phép
Chấm công, check-in	Chấm công tại văn phòng đầu và cuối ca: truy cập App FastWork -> Chọn “Chấm công vào” -> Chụp ảnh khuôn mặt -> Hoàn tất.  Chấm công tại khách hàng: chọn khách hàng trong lịch CSKH, chọn check-in/ check-out và thực hiện thao tác chụp ảnh như trên
Quản lý đơn từ chấm công	Nhân viên: đăng ký ca làm việc, gửi đơn trên phần mềm  Quản lý: tiếp nhận phê duyệt/ từ chối trên phần mềm
Quản lý bảng công	Thống kê real-time tình hình nhân sự đi làm, vắng mặt, đi muộn, về sớm. Tích hợp dữ liệu đơn từ với dữ liệu chấm công, tự động trừ phép, tính công khi đơn từ được duyệt Cấu hình hệ số công cho từng loại ca. Tự động tính công theo ca tương ứng  Bảng công update realtime. Phát hiện sai sót để xử lý tức thời

2. Quản lý công việc tại văn phòng, công việc hiện trường & dự án thi công 

Đối với tính năng quản lý công việc, FastCons giúp ban lãnh đạo kiểm soát kế hoạch công việc – tiến độ thực hiện tại từng giai đoạn thi công. Đồng thời cũng hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày của đội ngũ nhân viên bảo trì/ lắp đặt tại từng khách hàng.

Với nhu cầu quản lý công việc hàng ngày của đội kỹ thuật viên

• Lập kế hoạch công việc, phân công nhiệm vụ – theo sát tiến độ thực hiện của từng cá nhân, phòng ban phụ trách
• Giám sát tiến độ thực hiện công việc của đội kỹ thuật, báo cáo phát sinh, chụp ảnh nghiệm thu
• Quản lý bảo trì dự án: xử lý bảo hành, sửa chữa, thay thế vật tư trong công trình sau khi bàn giao công trình
• Thống kê tần suất viếng thăm làm việc bên ngoài của nhân viên để tính hiệu suất, trợ cấp
• Chấm điểm công việc kỹ thuật thi công, lắp đặt tại khách hàng, tự động tổng hợp tính KPI
• Trao đổi trực tuyến, đính kèm hình ảnh/ video, biểu mẫu dễ dàng ngay trên app điện thoại

Nhu cầu quản lý theo dự án thi công

Giai đoạn lập kế hoạch:

• Lập kế hoạch thi công dự án, lên hạng mục, phân rã công việc WBS (tạo mối quan hệ cha con, phụ thuộc), phân bổ nguồn lực (xác định định mức, dự trù nguồn lực,…) 
• Giao việc kèm deadline xuống nhân viên phụ trách từng hạng mục

Giai đoạn thi công:

• Theo dõi realtime tiến độ thi công trên từng hạng mục
• Cập nhật nhật ký thi công và gửi báo cáo hàng ngày trên phần mềm 
• Ghi nhận việc xuất/nhập vật tư bằng các phiếu online. 
• Khai báo thu/chi trong dự án bằng các phiếu online 
• Số hóa quy trình tạo – duyệt các loại phiếu thu/chi/xuất/nhập…
• Cảnh báo vượt định mức vật tư công trình 
• Cảnh báo dự án nhanh/chậm tiến độ

Hướng dẫn áp dụng FastCons cho doanh nghiệp M&E

Cấu hình, thiết lập	Mỗi nhân sự được cung cấp 1 tài khoản cá nhân để thuận tiện cho việc lập kế hoạch và theo dõi lịch trình làm việc cá nhân. Thiết lập các quy trình làm việc, phân quyền quản trị tại từng giai đoạn.  Thiết lập các trường dữ liệu có sẵn cho từng biểu mẫu đề xuất
Quản lý công việc	Thêm nhanh công việc theo các trường dữ liệu có sẵn, gán người theo dõi, người phụ trách với chi tiết ngày bắt đầu, ngày kết thúc Các cá nhân liên quan sẽ nhận được thông báo tức thời về công việc được giao, tránh tình trạng sót việc Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện tại từng nhiệm vụ thông qua hệ thống báo cáo trực quan
Quản lý báo cáo	Gửi báo cáo nhanh bằng hình ảnh, video, file đính kèm ngay tại công trình, khách hàng Trao đổi nhanh tại các báo cáo công việc Quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm
Đề xuất, phê duyệt online	Lập nhanh các yêu cầu đề xuất (mua vật tư, thanh toán,…) theo mẫu có sẵn trên điện thoại di động Phê duyệt các đề xuất online
Đánh giá KPI nhân sự	Dựa vào số lượng công việc và tình trạng thực hiện đánh giá chính xác KPI nhân sự Căn cứ thưởng, phạt, thăng chức – tăng lương

Mẫu quy trình công việc cơ bản cho doanh nghiệp M&E 

Dưới đây là một mẫu quy trình cơ bản khi triển khai công việc trên phần mềm FastCons, các doanh nghiệp M&E có thể tham khảo để áp dụng hiệu quả vào thực tế công ty mình.

Giai đoạn tư vấn thiết kế 

• Chức năng sử dụng: Quản lý công việc – Quản lý lịch viếng thăm, checkin – checkout tại khách hàng
• Mô hình triển khai

Giai đoạn tổ chức thi công

• Chức năng sử dụng: Quản lý công việc – Quản lý lịch viếng thăm, checkin – checkout tại khách hàng – Đề xuất và phê duyệt online – Quản lý vật tư
• Mô hình triển khai:

Giai đoạn bàn giao, nghiệm thu – bảo trì

• Chức năng sử dụng: Quản lý lịch CSKH – Quản lý checkin, checkout tại khách hàng – Giao việc và tiếp nhận báo cáo công việc trực tuyến
• Mô hình triển khai:

Case Study: SC Việt Nam vận hành tinh gọn trên phần mềm FastCons

Là một doanh nghiệp M&E tiêu biểu triển khai thành công phần mềm FastWork, đội ngũ chúng tôi đã có cơ hội thăm quan văn phòng SC Việt Nam tại Hà Nội và trò chuyện với Anh Nguyễn Xuân Thế – Tổng Giám đốc Công ty TNHH SC Việt Nam.

Thời điểm hậu Covid là thời điểm vô cùng khó khăn với SC, để đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc không bị ảnh hưởng với nguồn doanh thu hạn chế, anh Thế cùng ban lãnh đạo SC quyết định triển khai phần mềm FastWork để quản lý đội ngũ 60 nhân sự doanh nghiệp.

Những tính năng SC sử dụng:

• Chấm công di động quản lý thời gian làm việc của nhân viên tại công trình/ khách hàng
• Quản lý công việc theo dõi lịch trình bảo trì, bảo dưỡng, giao việc nhanh cho nhân viên khi làm việc tại công trình/ khách hàng

Chia sẻ lợi ích nhận được khi áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E (cụ thể là SC), anh Thế cho biết “Việc đưa công nghệ vào quản lý sẽ giúp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết, kể cả việc duy trì hiệu suất khi nhân sự bị cắt giảm. Ứng dụng FastWork, toàn bộ quy trình giao việc và triển khai công việc của SC được thực hiện trên phần mềm, tôi có thể trực tiếp phê duyệt và kiểm soát chất lượng công việc mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác.”

>> Bạn có thể xem chi tiết bài phỏng vấn TẠI ĐÂY

Phần mềm quản lý thi công cơ điện FastCons hiện được sử dụng rộng rãi tại hơn 1500+ doanh nghiệp M&E trên cả nước. Trong số đó phải kể đến những cái tên tiêu biểu như Cơ điện Vĩnh Phúc, Tập đoàn Công nghiệp Việt, SC Việt Nam, Giải pháp cơ điện MES, AV Plus, Phòng cháy chữa cháy Thiên Minh, PCCC Tân Long Hải,…

Để nhận DEMO miễn phí Phần mềm quản lý dự án cơ điện (M&E) FastCons, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn