Case Study: Hướng dẫn áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E

By 18 Tháng Năm, 2021Case Study

Nhằm giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất về hệ thống tính năng trên phần mềm FastWork For M&E cũng như từng lợi ích cụ thể nó đem lại, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E kèm các Case Study triển khai thành công trên thực tế. 

1. Tổng quan phần mềm FastWork For M&E

Được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp thi công cơ điện, FastWork giúp quản lý hiệu quả đội ngũ nhân sự văn phòng và công trình trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Với công nghệ Cloud, lãnh đạo có thể quản lý tình hình nhân sự, theo dõi tiến độ công việc – dự án từ xa qua Mobile, Laptop, PC, Tablet,.. 

phần mềm quản lý thi công FastWork For M&E
FastWork For M&E – Lời giải cho bài toán quản lý nhân viên thi công lắp đặt của doanh nghiệp cơ điện

FastWork For M&E với 2 tính năng nổi bật là Chấm công di động FaceID và Quản lý thi công dự án mang lại hiệu quả quản lý toàn diện. 

4 khả năng quản lý của FastWok For M&E bao gồm:

  • Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên văn phòng và hiện trường thông qua nhận diện khuôn mặt
  • Quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Lập và quản lý lịch tư vấn, lịch bảo trì, bảo dưỡng
  • Quản lý nhân công, chi phí, vật tư, tiến độ thi công với các dự án thi công cơ điện  
  • Kiểm soát chất lượng công việc ngoài hiện trường (đội ngũ kỹ thuật bảo trì)

Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý thi công chuyên biệt cho doanh nghiệp M&E

1.1 Giải pháp Quản lý nhân sự, chấm công di động 

Đối với tính năng chấm công, cách sử dụng khá đơn giản – doanh nghiệp có thể triển khai ngay đối với cả đội ngũ văn phòng và đội ngũ hiện trường.

Danh mục chức năng:

  • Chấm công di động đối với đội ngũ văn phòng và hiện trường
  • Checkin – checkout trực tuyến khi làm việc tại khách hàng
  • Khởi tạo đơn từ chấm công, nghỉ phép, công tác & phê duyệt online trên phần mềm
  • Tra cứu quỹ phép, tồn phép, lịch sử sử dụng phép 
  • Đăng ký ca làm việc & phê duyệt sắp xếp ca/kíp online
  • Báo cáo số lượng nhân sự chấm công realtime 
  • Cảnh báo chấm công sai vị trí, sai khuôn mặt 
  • Tự động đồng bộ dữ liệu công, đơn từ vào bảng công
  • Bảng công tự động. Xem bảng công online 

Hướng dẫn áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E: 

Cấu hình, thiết lập
  • Thiết lập các địa điểm chấm công trên phần mềm (có thể là văn phòng, công trình…), đặt bán kính/sai số khoảng cách cho phép 
  • Mỗi nhân sự được cung cấp 1 tài khoản cá nhân để chủ động chấm công, theo dõi bảng công, quỹ phép 
Chấm công, check-in
  • Chấm công tại văn phòng đầu và cuối ca: truy cập App FastWork -> Chọn “Chấm công vào” -> Chụp ảnh khuôn mặt -> Hoàn tất. 
  • Chấm công tại khách hàng: chọn khách hàng trong lịch CSKH, chọn check-in/ check-out và thực hiện thao tác chụp ảnh như trên
Quản lý đơn từ chấm công
  • Nhân viên: đăng ký ca làm việc, gửi đơn trên phần mềm 
  • Quản lý: tiếp nhận phê duyệt/ từ chối trên phần mềm
Quản lý bảng công
  • Thống kê real-time tình hình nhân sự đi làm, vắng mặt, đi muộn, về sớm.
  • Tích hợp dữ liệu đơn từ với dữ liệu chấm công, tự động trừ phép, tính công khi đơn từ được duyệt
  • Cấu hình hệ số công cho từng loại ca.
  • Tự động tính công theo ca tương ứng 
  • Bảng công update realtime. Phát hiện sai sót để xử lý tức thời

1.2 Giải pháp Quản lý công việc tại văn phòng, công việc hiện trường & dự án thi công 

Đối với tính năng quản lý công việc, FastWork giúp ban lãnh đạo kiểm soát kế hoạch công việc – tiến độ thực hiện tại từng giai đoạn thi công. Đồng thời cũng hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày của đội ngũ nhân viên bảo trì/ lắp đặt tại từng khách hàng.

Danh mục chức năng:

1.Với nhu cầu quản lý công việc hàng ngày của đội kỹ thuật viên

  • Lập kế hoạch công việc, phân công nhiệm vụ – theo sát tiến độ thực hiện của từng cá nhân, phòng ban phụ trách
  • Tiếp nhận và quản lý các báo cáo thi công, bảo trì, bảo dưỡng bằng hình ảnh, video, file và biểu mẫu
  • Khởi tạo, phê duyệt các đề xuất online theo biểu mẫu có sẵn
  • Căn cứ đánh giá KPI nhân sự

2. Nhu cầu quản lý theo dự án thi công

Giai đoạn lập kế hoạch:

  • Lập kế hoạch thi công dự án, lên hạng mục, phân rã công việc WBS (tạo mối quan hệ cha con, phụ thuộc), phân bổ nguồn lực (xác định định mức, dự trù nguồn lực,…) 
  • Giao việc kèm deadline xuống nhân viên phụ trách từng hạng mục

Giai đoạn thi công:

  • Theo dõi realtime tiến độ thi công trên từng hạng mục
  • Cập nhật nhật ký thi công và gửi báo cáo hàng ngày trên phần mềm 
  • Ghi nhận việc xuất/nhập vật tư bằng các phiếu online. 
  • Khai báo thu/chi trong dự án bằng các phiếu online 
  • Số hóa quy trình tạo-duyệt các loại phiếu thu/chi/xuất/nhập…
  • Cảnh báo vượt định mức vật tư công trình 
  • Cảnh báo dự án nhanh/chậm tiến độ 

Hướng dẫn áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E

Cấu hình, thiết lập
  • Mỗi nhân sự được cung cấp 1 tài khoản cá nhân để thuận tiện cho việc lập kế hoạch và theo dõi lịch trình làm việc cá nhân.
  • Thiết lập các quy trình làm việc, phân quyền quản trị tại từng giai đoạn. 
  • Thiết lập các trường dữ liệu có sẵn cho từng biểu mẫu đề xuất

Quản lý công việc

  • Thêm nhanh công việc theo các trường dữ liệu có sẵn, gán người theo dõi, người phụ trách với chi tiết ngày bắt đầu, ngày kết thúc
  • Các cá nhân liên quan sẽ nhận được thông báo tức thời về công việc được giao, tránh tình trạng sót việc
  • Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện tại từng nhiệm vụ thông qua hệ thống báo cáo trực quan
Quản lý báo cáo
  • Gửi báo cáo nhanh bằng hình ảnh, video, file đính kèm ngay tại công trình, khách hàng
  • Trao đổi nhanh tại các báo cáo công việc
  • Quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm
Đề xuất, phê duyệt online
  • Lập nhanh các yêu cầu đề xuất (mua vật tư, thanh toán,…) theo mẫu có sẵn trên điện thoại di động
  • Phê duyệt các đề xuất online
Đánh giá KPI nhân sự
  • Dựa vào số lượng công việc và tình trạng thực hiện đánh giá chính xác KPI nhân sự
  • Căn cứ thưởng, phạt, thăng chức – tăng lương

1.3 Mẫu quy trình công việc cơ bản cho doanh nghiệp M&E 

Dưới đây là một mẫu quy trình cơ bản khi triển khai công việc trên phần mềm FastWork, các doanh nghiệp M&E có thể tham khảo để áp dụng hiệu quả vào thực tế công ty mình.

Giai đoạn tư vấn thiết kế 

  • Chức năng sử dụng: Quản lý công việc – Quản lý lịch viếng thăm, checkin – checkout tại khách hàng
  • Mô hình triển khai
Hướng dẫn ứng dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E
Nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí trong giai đoạn tư vấn thiết kế

Giai đoạn tổ chức thi công

  • Chức năng sử dụng: Quản lý công việc – Quản lý lịch viếng thăm, checkin – checkout tại khách hàng – Đề xuất và phê duyệt online – Quản lý vật tư
  • Mô hình triển khai:
Áp dụng FastWork cho M&E
Nhiệm vụ của từng cá nhân trong giai đoạn tổ chức thi công

Giai đoạn bàn giao, nghiệm thu – bảo trì

  • Chức năng sử dụng: Quản lý lịch CSKH – Quản lý checkin, checkout tại khách hàng – Giao việc và tiếp nhận báo cáo công việc trực tuyến
  • Mô hình triển khai:
Mẫu quy trình công việc áp dụng FastWork trong doanh nghiệp M&E
Nhiệm vụ của từng cá nhân trong giai đoạn bàn giao, nghiệm thu – bảo trì

3. Case Study: SC Việt Nam và câu chuyện chuyển đổi số của nhà thầu kỹ thuật công nghiệp hàng đầu

Là một doanh nghiệp M&E tiêu biểu triển khai thành công phần mềm FastWork, đội ngũ chúng tôi đã có cơ hội thăm quan văn phòng SC Việt Nam tại Hà Nội và trò chuyện với Anh Nguyễn Xuân Thế – Tổng Giám đốc Công ty TNHH SC Việt Nam.

Thời điểm hậu Covid là thời điểm vô cùng khó khăn với SC, để đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc không bị ảnh hưởng với nguồn doanh thu hạn chế, anh Thế cùng ban lãnh đạo SC quyết định triển khai phần mềm FastWork để quản lý đội ngũ 60 nhân sự doanh nghiệp.

Những tính năng SC sử dụng:

  • Chấm công di động quản lý thời gian làm việc của nhân viên tại công trình/ khách hàng
  • Quản lý công việc theo dõi lịch trình bảo trì, bảo dưỡng, giao việc nhanh cho nhân viên khi làm việc tại công trình/ khách hàng

Chia sẻ lợi ích nhận được khi áp dụng FastWork cho doanh nghiệp M&E (cụ thể là SC), anh Thế cho biết “Việc đưa công nghệ vào quản lý sẽ giúp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết, kể cả việc duy trì hiệu suất khi nhân sự bị cắt giảm. Ứng dụng FastWork, toàn bộ quy trình giao việc và triển khai công việc của SC được thực hiện trên phần mềm, tôi có thể trực tiếp phê duyệt và kiểm soát chất lượng công việc mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác.”

>> Bạn có thể xem chi tiết bài phỏng vấn TẠI ĐÂY

Phần mềm quản lý thi công FastWork For M&E hiện được tin tưởng và sử dụng rộng rãi tại hơn 1500+ doanh nghiệp M&E trên cả nước. Trong số đó phải kể đến những cái tên tiêu biểu như Thang máy Đức Anh, Cơ điện Vĩnh Phúc, Tập đoàn Công nghiệp Việt, SC Việt Nam, Giải pháp cơ điện MES, AV Plus, Phòng cháy chữa cháy Thiên Minh,…

Để nhận DEMO phần mềm miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply