Case-Study: Quy trình quản lý vật tư công trình – Ngành Xây dựng

Vật tư thi công nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây ra sự cố làm chậm tiến độ thi công, rủi ro về an toàn lao động và giảm lợi nhuận. Không chỉ ở giai đoạn mua nguyên vật liệu, bàn giao công trình mà việc kiểm soát vật tư cần thực hiện xuyên suốt từng giai đoạn của quá trình thi công, từ giai đoạn lập kế hoạch và mua sắm vật tư cho đến theo dõi hiện trạng sử dụng và cuối cùng là nghiệm thu công trình.

Trong bài viết này, chúng tôi gửi đến bạn quy trình quản lý vật tư tại công trình điển hình được rất nhiều doanh nghiệp Việt áp dụng. Đồng thời hướng dẫn số hóa lên phần mềm quản lý thi công FastCons (một sản phẩm của FastWork.vn) để các chủ doanh nghiệp, Nhà thầu Xây dựng có cái nhìn trực quan nhất.

1. Quy trình quản lý vật tư tại công trường

Quy trình này được thiết lập nhằm quản lý, theo dõi quá trình bốc vật tư, mua hàng, giao nhận và sử dụng vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến độ của công trình.

Các giai đoạn trong quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công

Mẫu quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công FastWork chia sẻ được thiết kế phù hợp với những dự án xây dựng quy mô lớn, chia thành 5 giai đoạn chính:

1. Nhận chuyển giao & kiểm tra lại hồ sơ trúng thầu từ phòng dự án
2. Lập kế hoạch tiến độ vật tư: Sau khi lên kế hoạch chi tiết về khối lượng & tiến độ sử dụng vật tư, cần chuyển qua P.Vật tư & BLĐ phê duyệt, ban kiểm tra check tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, thời gian giao hàng và lợi nhuận
3. Đặt hàng và thực hiện hợp đồng: Sau khi đặt hàng, theo dõi sát sao tiến trình hợp đồng thúc đẩy NCC giao hàng đúng thời hạn, nghiệm thu.
4. Nhập kho công trường
5. Xuất vật tư thi công

Quy trình này đóng một vai trò quan trọng xuyên suốt quá trình thi công xây dựng, đảm bảo nguồn cung vật tư đáp ứng đủ & sẵn sàng để hoạt động thi công diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch & ngân sách dự kiến.

Các thành viên tham gia vào quy trình quản lý vật tư

Quy trình quản lý vật tư được áp dụng cho các bộ phận Dự án, Thi công, Vật tư, Công trường và Ban kiểm tra. Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thi công dưới đây:

Bảng mô tả chi tiết quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công

Giai đoạn	Người thực hiện	Công việc cần làm
Nhận chuyển giao và kiểm tra lại hồ sơ trúng thầu từ phòng dự án	Phòng Dự án Quản lý dự án	Tiếp nhận chuyển giao hồ sơ Kiểm tra hồ sơ trước khi lập kế hoạch sử dụng vật tư.
Lập tiến độ vật tư, kế hoạch trình duyệt vật tư và triển khai bốc khối lượng vật tư thi công	Chỉ huy trưởng Kỹ sư công trường	Lên kế hoạch chi tiết về khối lượng & tiến độ vật tư sử dụng Bốc khối lượng vật tư thi công
Nộp bảng tiến độ và yêu cầu vật tư thi công cho phòng Vật tư	Thư ký công trường Kỹ sư công trường	Trình duyệt kế hoạch cho phòng Vật tư và BLĐ
Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, thời gian giao hàng và lợi nhuận	Ban kiểm tra Quản lý dự án/ Chỉ huy trưởng Phòng Vật tư	Check không đạt chuyển lại bước nhận chuyển giao và kiểm tra lại hồ sơ trúng thầu từ phòng Dự án Nếu đạt chuyển tiếp sang giai đoạn đặt hàng
Đặt hàng và thực hiện hợp đồng	Quản lý dự án Phòng Vật tư	Tiến hành đặt hàng đảm bảo đủ số lượng yêu cầu theo kế hoạch
Theo dõi tiến trình hợp đồng thúc đẩy NCC giao hàng đúng thời hạn	Quản lý dự án Phòng Vật tư	Thúc giục NCC, đảm bảo tiến độ giao hàng
Kiểm tra hàng tại kho NCC hoặc packaging list	Kỹ sư công trường Thủ kho	Kiểm tra hàng nếu không phù hợp phản ánh lại nhà cung cấp, yêu cầu thay đổi sau đó mời tư vấn nghiệm thu vật liệu đầu vào. Nếu kiểm tra hàng phù hợp, có thể mời tư vấn nghiệm thu luôn
Mời tư vấn nghiệm thu vật liệu đầu vào	Tư vấn Chỉ huy trưởng Thủ kho	Đưa ra những đánh giá khách quan đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào đáp ứng nhu cầu thi công.
Nhập kho công trường	Kỹ sư công trường Thủ kho	Thực hiện nhập kho hàng
Xuất vật tư thi công	Chỉ huy trưởng Kỹ sư công trường Cán bộ kiểm tra Thủ kho	Xuất vật tư theo từng giai đoạn như kế hoạch đã đề ra
Theo dõi và cập nhật số liệu xuất nhập kho vật tư hàng ngày	Kỹ sư công trường Cán bộ kiểm tra Thủ kho	Liên tục cập nhật tình hình vật tư theo thời gian thực, đảm bảo nguồn cung vật tư đáp ứng đủ xuyên suốt quá trình thi công

Các biểu mẫu được sử dụng trong quy trình quản lý vật tư thi công

Quy trình theo dõi và kiểm soát vật tư thi công được áp dụng cho các bộ phận Dự án, Thi công, Vật tư, Công trường và Ban kiểm tra. 

Một số biểu mẫu thường dùng trong quy trình bao gồm:

• Danh mục hồ sơ thầu bàn giao các bộ phận
• Danh mục những khác biệt giữa hồ sơ thầu và hợp đồng
• Bảng tính khối lượng vật tư
• Tiến độ vật tư
• Biên bản kiểm tra vật tư nhận
• Đề nghị vật tư
• Đơn đặt hàng
• Bảng khối lượng vật tư thi công
• Phiếu xuất nhập kho
• Thẻ kho
• Yêu cầu xuất vật tư
• Trình duyệt vật tư
• Yêu cầu kiểm tra
• Kế hoạch trình duyệt vật tư

Tải xuống miễn phí một số mẫu Excel Quản lý vật tư thi công.

2. Hướng dẫn thiết lập số hóa quy trình quản lý vật tư trên phần mềm quản lý thi công FastCons

Module FastCons quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu (một sản phẩm của FastWork.vn) là Module duy nhất có khả năng đáp ứng hiệu quả nhu cầu theo dõi & kiểm soát vật tư thi công tại công trường của hầu hết doanh nghiệp Xây dựng.

Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết sử dụng FastCons cho từng giai đoạn trong quy trình quản lý vật tư, mời bạn đọc tham khảo:

Giai đoạn	Tính năng sử dụng	Hướng dẫn cơ bản
Nhận chuyển giao và kiểm tra lại hồ sơ trúng thầu từ phòng dự án	FastWork workflow	Chuyển tiếp tự động từ quy trình đấu thầu sang quy trình lập kế hoạch vật tư bằng tính năng nối quy trình trên phần mềm FastWork: Sau khi kết thúc quy trình đấu thầu > chuyển trạng thái đấu thầu thành công > tự động khởi tạo công việc & chuyển giao hồ sơ trúng thầu sang quy trình lập kế hoạch vật tư. Gợi ý bạn Đăng ký tư vấn để nhận trải nghiệm DEMO trực tiếp giao diện, thao tác trên phần mềm.
Lập tiến độ vật tư, kế hoạch trình duyệt vật tư và triển khai bốc khối lượng vật tư thi công	FastWork workflow FastWork Request số hóa đề xuất & phê duyệt điện tử	Phòng vật tư tiếp nhận thông tin và tiến hành quy trình theo các bước đã được số hóa lên phần mềm: Lập kế hoạch vật tư > trình lên BLĐ duyệt > chuyển phòng Vật tư sau khi được duyệt > kiểm tra tồn kho > lên phương án mua hàng > trình lên BLĐ duyệt phương án  Tips: Setup trường dữ liệu ở từng giai đoạn để kiểm soát chi tiết. VD giai đoạn lên phương án mua hàng, có thể thiết lập các trường thông tin, bao gồm: danh mục NCC, số lượng, đơn giá, giá trị hợp đồng…  Setup người phụ trách cố định cho từng giai đoạn để nhận thông tin công việc ngay khi bước trước đó được ấn hoàn thành  Khi có nhiều hơn 2 người cùng phụ trách giai đoạn, có thể cài quy tắc giao việc kèm điều kiện…
Nộp bảng tiến độ và yêu cầu vật tư thi công cho phòng Vật tư
Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, thời gian giao hàng và lợi nhuận
Đặt hàng và thực hiện hợp đồng	Tính năng quản lý đơn hàng  Tính năng Quản lý thanh toán	Tự động tạo đơn hàng theo phương án mua vật tư đã được duyệt ở giai đoạn trước (lập phiếu mua & hợp đồng NCC)  Theo dõi tiến độ giao hàng thực tế so với kế hoạch mua hàng  Phòng vật tư/QLDA tạo phiếu thanh toán cho NCC (theo mẫu trên phần mềm) > gửi duyệt theo quy trình > kế toán nhận thông tin và tiến hành thanh toán > ghi vào chi phí dự án
Theo dõi tiến trình hợp đồng thúc đẩy NCC giao hàng đúng thời hạn
Kiểm tra hàng tại kho NCC hoặc packaging list
Mời tư vấn nghiệm thu vật liệu đầu vào
Nhập kho công trường	FastCons quản lý dự án thi công (tính năng quản lý vật tư)	Tạo phiếu nhập kho theo mẫu trên phần mềm
Xuất vật tư thi công		Tạo phiếu xuất kho theo mẫu trên phần mềm
Theo dõi và cập nhật số liệu xuất nhập kho vật tư hàng ngày		Cán bộ công trường báo cáo việc cung ứng vật tư nhận/chuyển từ công trường bằng ứng dụng trên app mobile để tự động ghi số lượng vào báo cáo vật tư & bảng khối lượng, thay cho báo cáo giấy và tổng hợp excel.

Mẫu quy trình quản lý vật tư công trình sau khi số hóa trên phần mềm FastWork

Lợi ích khi số hóa quy trình quản lý vật tư bằng phần mềm

Đầu tiên, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp loại bỏ 100% các khâu tổng hợp – tính toán – báo cáo – trao đổi thông tin thủ công trước đây vẫn làm qua các công cụ như Excel, Zalo, SMS hay thậm chí là gọi điện báo cáo…

Phần mềm cũng giúp đơn giản việc phối hợp giữa các nhân viên, đơn giản hóa quy trình quản lý vật tư, quy trình đề xuất mua sắm – xuất – nhập vật tư khi có rất phiều phòng ban liên quan: P.Vật tư, P.Kế toán, P.Mua hàng, Ban lãnh đạo… 

Các phương án hay phần mềm cơ bản trên thị trường chỉ đáp ứng được 1 phần nhu cầu quản lý kiểm soát vật tư của nhà thầu xây dựng, trong khi FastCons (FastWork for construction) có thể làm tốt & số hóa toàn diện các vấn đề trong thi công bao gồm:

• Đấu thầu
• Lập kế hoạch thi công
• Kế hoạch vật tư
• Quy trình mua hàng
• Theo dõi thanh toán
• Xuất-nhập vật tư & kiểm soát
• Báo cáo khối lượng thi công theo thời gian thực. 

VINADUY là khách hàng xây dựng triển khai trọn bộ giải pháp FastCons thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp xây dựng thuộc FastWork Platform. Sau 6 tháng triển khai áp dụng, đại diện VINADUY và các cộng sự rất hài lòng về những lợi ích bước đầu phần mềm mang lại.

>> Mời bạn theo dõi thêm những chia sẻ thực tế của anh Hinh về câu chuyện số hóa: những khó khăn, thách thức và thành công qua phóng sự ngắn bên dưới!

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp FastCons chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn