Bệnh dịch viêm phổi cấp do virus corona (Covid-19) đã và đang tác động không nhỏ đến nhiều doanh nghiệp tại nước ta, đặc biệt là các lĩnh vực du lịch, xuất nhập khẩu, vận tải… Để hạn chế ảnh hưởng và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong giai đoạn này, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp, cụ thể là giải pháp quản lý thời gian làm việc.
Khó khăn chồng chất khó khăn tại Thiên Việt Media
Dịch Corona đã không còn là nỗi “khổ” riêng của nhiều doanh nghiệp. Tại Thiên Việt Media – Công ty cổ phần thông tin và truyền thông Thiên Việt cũng đang gặp không ít khó khăn tại khâu quản lý nhân sự trong thời gian phòng dịch. Ngoài việc chiến đấu với giặc Corona, Thiên Việt còn phải chiến đấu với “giặc nhà”.
Nhằm hạn chế tiếp xúc với các thiết bị công cộng có nguy cơ mang mầm bệnh, Thiên Việt Media đã tạm dừng hình thức chấm công máy truyền thống, thay vào đó là nhân viên sẽ chấm công bằng cách báo cáo trực tiếp với người quản lý thông qua email, zalo hoặc skype… thường xuyên khử trùng nơi làm việc và các thiết bị công cộng.
Thiên Việt hoạt động trong lĩnh vực truyền thông
Dĩ nhiên những biện pháp trên sẽ giúp nhân viên tại Thiên Việt phòng dịch Corona và bảo vệ sức khỏe tốt, đặc biệt trong bối cảnh virus Corona có thể lây nhiễm qua các bề mặt đồ vật có nhiều người cùng tiếp xúc. Tuy nhiên, từ góc độ chủ doanh nghiệp việc cân bằng giữa các biện pháp phòng chống dịch bệnh và hiệu quả công việc là một câu hỏi khó trả lời?
Phó giám đốc Thiên Việt chia sẻ “ Trong nội bộ Thiên Việt, chúng tôi đang gặp một số khó khăn. Khó khăn trong việc giám sát tình trạng có mặt, vắng mặt, đi muộn/về sớm của nhân viên, không kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên tại các chi nhánh và hiện trường, khó kiểm soát thời gian làm thêm, tăng ca của nhân viên. Đặc biệt, cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công, quản lý nhân sự. Hơn thế, tổng hợp bảng công bằng tay, đôi khi số liệu không chính xác lại mất thời gian đối soát, thậm chí có tình trạng bao che gian lận ngày công”.
Vạn sự “không” khởi đầu nan
“Cái khó khó ló cái khôn, trước những khó khăn lại tìm ra cách khắc phục hiệu quả. Không những phòng dịch tốt mà còn nâng cao khả năng quản lý trong doanh nghiệp” phó giám đốc Thiên Viên nói.
Để giải quyết đồng thời 2 bài toán khó trong doanh nghiệp, Thiên Việt Media đã ứng dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork, cụ thể là giải pháp quản lý thời gian làm việc bằng di động, bao gồm các tính năng: Chấm công và quản lý chấm công; Quản lý đơn từ; Quản lý ngày phép; Giám sát chấm công.
Chấm công di động tăng hiệu quả quản lý nhân sự, phòng dịch Corona
Tính năng chấm công hoạt động rất đơn giản. Sau khi đến văn phòng nhân viên tại Thiên Việt sẽ thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt thông qua app FastWork trên di động để báo cáo địa điểm, thời gian vào ca làm việc. Đồng thời, bằng phần mềm nhân viên cũng chủ động theo dõi ngày công của bản thân.
Ban lãnh đạo tại Thiên Việt sẽ giám sát được vị trí, quân số nhân viên đi làm thông qua smartphone mọi lúc mọi nơi
Thông qua phần mềm, lãnh đạo Thiên Việt Media cũng nắm bắt nhanh tình hình quân số, thời gian, địa điểm làm việc của nhân viên dù ở bất cứ đâu với chiếc smartphone kết nối wifi.
Văn phòng “không giấy tờ” tại Thiên Việt Media
Nhân viên tại Thiên Việt Media dễ dàng báo cáo đi muộn, về sớm, làm thêm, công tác… với cấp trên, bằng hình thức gửi các mẫu đơn điện tử có sẵn trên hệ thống FastWork thay vì báo cáo trực tiếp với quản lý hoặc bằng văn bản, email, zalo thiếu chuyên nghiệp. Phần mềm cũng cho phép lãnh đạo của Thiên Việt Media thực hiện phê duyệt đơn từ ngay trên di động.
Nhân viên sẽ gửi đơn thư về sớm, đi muộn, công tác ngay trên smartphone
Không những thế, tính năng đơn thư điện tử còn giúp ban lãnh đạo quản lý tất cả các đơn từ trên một hệ thống tập trung và dễ dàng tra cứu, kiểm tra trạng thái các đơn từ.
Nói không với chấm công hộ, gian lận ngày công tại Thiên Việt
Giải pháp quản lý thời gian làm việc hỗ trợ tự động tổng hợp dữ liệu từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử thành bảng công hoàn chỉnh. Điều này giúp cán bộ nhân sự tối ưu 100% thời gian tổng hợp và đối soát bảng công của nhân viên.
Hơn thế, sử dụng giải pháp quản lý thời gian làm việc bằng di động, Thiên Việt Media loại bỏ 100% tình trạng chấm công hộ, gian lận ngày công bởi tất cả các dữ liệu đều chính xác, minh bạch và hình ảnh được hậu kiểm bằng công nghệ Face ID.
Dữ liệu công được phần mềm tự động cập nhật từ hoạt động chấm công và đơn thư điện tử
Và điều quan trọng nhất, sử dụng giải pháp quản lý thời gian làm việc giúp tất cả các nhân viên tại Thiên Việt Media sẽ hạn chế nguy cơ lây nhiễm khi không phải tiếp xúc với các thiết bị công cộng trong môi trường làm việc.
“Chỉ một từ Tuyệt để diễn tả cảm nhận của tôi về giải pháp chấm công di động FastWork. Tuyệt về hiệu quả phòng dịch Corona, tuyệt về hiệu quả quản lý, tuyệt về tối ưu thời gian và tuyệt về công nghệ hiện đại.
Các doanh nghiệp nên nhanh chóng ứng dụng phần mềm để không bị ảnh hưởng đến sự phát triển cũng như mở rộng thị trường trong giai đoạn này.
