Thời đại 4.0 cùng xu hướng chuyển đổi số mang đến nhiều cơ hội và thách thức dành cho các doanh nghiệp. Xu hướng văn phòng số ngày càng được ứng dụng rộng rãi trên thế giới và Việt Nam. Có 4 thành phần chính tác động tới sự thay đổi mô hình làm việc kỹ thuật số. Đó là con người, quy trình, công nghệ và dữ liệu. Hãy cùng chúng tôi phân tích từng thành phần này để có cái nhìn tổng quan về văn phòng số trong tương lai.
Mục lục nội dung:
Con người: Tư duy mới “Nhân viên là khách hàng”
Thuật ngữ Employee-as-a-Customer (EaaC) được hiểu là “Nhân viên là khách hàng” là xu hướng làm việc tại các văn phòng số trong tương lai. Trong báo cáo của Global Workplace Trends 2018, Sodexo đã xác định 7 xu hướng văn phòng làm việc trên toàn cầu trong tương lai. Trong đó có xu hướng ‘Getting Ready for Gen Z’ – “Sẵn sàng cho thế hệ Z”, xu hướng này hướng tới đối tượng nhân viên sinh năm 1995-2012. Trong báo cáo cho thấy:
- 91% mọi người có xu hướng làm việc trong các công ty sử dụng công nghệ tiên tiến
- 92% không muốn làm việc trong văn phòng có kế hoạch mở
- 57% sẵn sàng chuyển việc làm
- 58% sẵn sàng làm việc vào ban đêm và cuối tuần
Thế hệ mới nhân sự mới muốn làm việc trong môi trường văn phòng số, nơi mà họ được đối xử như những khách hàng chứ không phải là người làm công ăn lương. Họ mong muốn sẽ được làm việc tại môi trường thoải mái với thiết kế văn phòng ấm áp và tiện nghi giống như ngôi nhà của mình. Không gian làm việc được lồng ghép với các không gian giải trí, thư giãn. Cùng với đó là các thiết bị công nghệ và phần mềm hỗ trợ tối đa quá trình hoàn thành công việc.
>>> Xem thêm bài viết: 05 Mô Hình Quản Lý Nhân Sự Dành Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ
Con người: Công việc phân bổ theo năng lực chứ không phải ngược lại
Theo báo cáo Xu hướng Nhân tài 2018″ của Randstad Sourceright dựa trên cuộc khảo sát với 800 nhà lãnh đạo C-Suite và nhân sự tại 17 quốc gia cho biết: 76% người được hỏi cho rằng họ có thể hoàn thành bất cứ công việc nào mà họ cho là phù hợp ở mọi nơi trên thế giới. Rõ ràng, vị trí địa lý là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc việc lựa chọn nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Tuy nhiên với văn phòng số yếu tố về địa lý và khoảng cách sẽ được xóa bỏ.
Trên thực tế mọi người thường không muốn đến văn phòng chút nào. Họ thà mặc đồ ngủ và làm việc trên ghế sofa còn hơn hơn ra ngoài giao lưu với đồng nghiệp và cấp trên. Hoặc họ muốn làm việc tại quán cafe, tại homestay hay thậm chí là làm việc tại quốc gia khác. Thế hệ nhân sự mới có thể muốn làm việc cho doanh nghiệp bạn, nhưng lại không thể hoặc không thích thành phố nơi doanh nghiệp tọa lạc. Xu hướng văn phòng số cùng hình thức work from home (làm việc từ xa) chính là mô hình làm việc của tương lai. Theo Gen Z and Millennials Collide @ Work do Randstand thực hiện năm 2016, có đến 35% người muốn làm việc ở nhiều quốc gia.
Tham khảo thêm: Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý văn bản, công văn đi đến FastWork Dispatch
Quy trình: Giao tiếp từ xa bằng phần mềm thông minh
Giao tiếp từ xa bằng phần mềm thông minh là điều cần thiết cho các hoạt động tại văn phòng số. Phần mềm quản lý công việc được xem là chìa khóa giúp hoạt động của doanh nghiệp thông suốt dù đội ngũ nhân lực làm việc từ xa. Thông qua các phần mềm này nhân viên có thể truy cập toàn bộ ứng dụng và kho dữ liệu mà không đến trực tiếp văn phòng.
Thế hệ nhân sự Z và thế hệ Y có thể sử dụng các công cụ và giải pháp phần mềm nhằm xử lý công việc một cách nhanh chóng và khoa học. Các phần mềm quản lý quy trình, dự án sẽ giúp nhân sự ở mọi nơi trên thế giới có thể làm việc tại doanh nghiệp mà mình mong muốn. Thông qua mạng xã hội cũng như các phương thức liên lạc, nhân sự có thể tiếp cận và xử lý thông tinh nhanh chóng. Khả năng thích ứng, khả năng tiếp cận, kết nối, giao tiếp và truy cập từ xa chính là những yếu tố mà văn phòng số trong tương lai cần đến.
Quy trình: Tự động hóa đang thay đổi mọi thứ
Theo phân tích từ Deloitte’s Tech Trends 2018 cho thấy chuyển đổi số doanh nghiệp đang thay đổi mọi thứ kể và tác động đến xu hướng văn phòng số trong tương lai. Xu hướng tự động hóa tác tác động đến tất cả các lĩnh vực, ngành nghề và hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp.
Theo báo cáo Skill Shift Automation And The Future Of The Workforce, của McKinsey đã chỉ ra rằng vào năm 2030 nhu cầu về kỹ năng trên thị trường lao động sẽ thay đổi. Cụ thể hạng mục kỹ năng kỹ thuật sẽ tăng lên 55%, các kỹ năng xã hội và cảm xúc tăng 24%. Nhu cầu về kỹ năng tay nghề thủ công cũng như thể chất sẽ giảm xuống. Tự động hóa đang lan tỏa và ảnh hưởng khắp các doanh nghiệp, nếu không thay đổi áp dụng các giải pháp tự động hóa quy trình, doanh nghiệp khó có thể tồn tại và cạnh tranh được.
>>> Xem thêm bài viết: Doanh Nghiệp Việt Nam Đang Ở Đâu Trong Cuộc Đua Chuyển Đổi Số
Công nghệ: Hệ thống lưu trữ đám mây là chìa khóa của cơ sở hạ tầng, lưu trữ, xử lý và ứng dụng
Văn phòng số mang đến lực lượng nhân sự ở khắp mọi nơi trên thế giới cho doanh nghiệp. Để có thể kết nối nhân sự và vận hành doanh nghiệp suôn sẻ, nhà quản lý cần đến công nghệ điện toán đám mây trong lưu trữ và xử lý dữ liệu. Trong báo cáo World Economic Forum’s The Future của Diễn đàn Kinh tế Thế giới vào năm 2018 cho thấy, đến năm 2022, 72% doanh nghiệp sẽ sử dụng công nghệ điện toán đám mây.
Công nghệ này mang đến giải pháp trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, triển khai blockchain, tìm kiếm dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp. Với mức độ bảo mật cao, điện toán đám mây có cấu hình chính xác, mọi dữ liệu về thông tin khách hàng, chiến lược phát triển, quản lý nhân sự của doanh nghiệp đều được lưu vào phần cứng và phần mềm của công nghệ.
Công nghệ: Xóa bỏ rào cản đối với sự phát triển linh hoạt
Văn phòng số mở ra nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp trong tương lai. Thông qua các công cụ như Microsoft PowerApps, nhà quản lý có thể xây dựng ứng dụng với kỹ năng kỹ thuật hạn chế bằng các công cụ tự động chỉ với vài cú nhấp chuột. Các giải pháp công nghệ mang đến tiện ích và được ứng dụng cho quy trình làm việc cơ bản hoặc đơn giản. Với các quy trình phức tạp hơn trong tương lai, doanh nghiệp cần đến các kỹ sư về công nghệ.
Dữ liệu: Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng trở nên phổ biến
Tại các văn phòng số trong tương lai trí tuệ nhân tạo AI sẽ ngày càng được sử dụng phổ biến. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng AI nhằm đưa ra các phân tích và quyết định dựa trên các số liệu, dữ liệu đã thu thập được. Theo “Báo cáo Triển vọng Việc làm 2018” của Diễn đàn Kinh tế Thế giới, vào năm 2022, 85% các doanh nghiệp sẽ áp dụng AI trong phân tích dữ liệu, nhằm đưa ra các chiến lược kinh doanh khoa học và giảm bớt rủi ro.
>>> Xem thêm bài viết: Mô hình HRM 4.0: Xu hướng Quản trị nhân sự trong kỷ nguyên số
Dữ liệu: Các Bots thay thế con người làm công việc đơn giản lặp đi lặp lại
Thông thường khi nhắc đến Bots chúng ta thường có thành kiến với các chatbot như Siri, Google hay từ các nhà bán lẻ thông thường. Chatbots được sử dụng giúp tương tác/nói chuyện tự động và có thể thực hiện các nhiệm vụ của con người. Chatbots được xử lý và điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo có thể xử lý ngôn ngữ tự nhiên và đồng bộ hóa dữ liệu.
Theo báo cáo Chatbots Are Here To Stay của Accenture Digital năm 2018, các giám đốc điều hành tin rằng việc áp dụng các chatbot trong văn phòng số sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Công cụ này giúp tăng năng suất nhân viên bằng cách theo dõi tự động các nhiệm vụ đã lên kế hoạch từ trước. Cải thiện khả năng xử lý và giải đáp thắc mắc cho khách hàng bằng cách kết nối mạng với các bot khác. Thu hút sự chú ý, giữ chân khách hàng bằng cách tương tác/nói chuyện tự động với khách hàng. Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả hơn trong tổ chức.
Trên đây là mô tả cơ bản về mô hình và xu hướng làm việc tại các văn phòng số trong tương lai. Với nhiều ưu điểm cùng thay đổi, văn phòng số sẽ mang đến hiệu quả làm việc tối ưu cho cả doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự.
>>> Xem thêm bài viết: Văn Phòng Điện Tử 4.0 – giảm 90% công việc hành chính
