Ngay cả khi các phần mềm công nghệ ra đời mang lại hiệu quả quản lý đơn hàng tối ưu, rất nhiều các chủ doanh nghiệp vẫn sử dụng file Excel quản lý đơn hàng. Đây được xem là phương thức truyền thống khá phổ biến bởi tính đơn giản & tiện dụng, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách xây dựng & thao tác để quản lý hiệu quả nhất.
Ở bài viết này, FastWork tổng hợp mẫu File Excel quản lý đơn hàng mới nhất. Hy vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc!
Mục lục nội dung:
1. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý đơn hàng
Excel sử dụng khá dễ nên việc tạo File excel quản lý đơn hàng cũng không gây bất kỳ khó khăn nào cho đội ngũ quản lý, nhân viên kinh doanh & cửa hàng trưởng.
Bạn chỉ cần lưu ý những nội dung cơ bản cần có sau:
Quản lý trạng thái đơn hàng
File quản lý trạng thái đơn hàng bao gồm các cột thông tin:
- Tên hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Trạng thái đơn hàng
- Tên nhân viên giao hàng (nếu có)
- Tên khách hàng hoặc số điện thoại
Việc cập nhật trạng thái đơn hàng giúp bạn kiểm soát chính xác lượng hàng xuất kho, lịch sử giao vận để đảm bảo sản phẩm đã được giao đến khách hàng. Hoặc nếu chưa giao thì nó ở đâu nhằm giải đáp thắc mắc của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc.
Nhập thông tin đơn hàng phát sinh
Dữ liệu đơn hàng phát sinh cần được cập nhật chi tiết vào File Excel để thuận tiện cho việc quản lý, tránh tình trạng bỏ sót hoặc quên đơn hàng gây thâm hụt doanh thu.
Ở file quản lý đơn hàng phát sinh, những trường thông tin cơ bản cần đảm bảo bao gồm:
- Ngày tháng phát sinh đơn hàng
- Trạng thái của đơn hàng
- Thông tin khách hàng(tên, số điện thoại, địa chỉ)
- Số lượng hàng
- Số tiền
- Thông tin đơn vị vận chuyển
Tùy vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, bạn có thể tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin sao cho phù hợp và thuận tiện theo dõi nhất.
Báo cáo tình hình bán hàng
Đây là file Excel quan trọng nhất bởi nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan số lượng đơn hàng bán ra cũng như doanh thu/ lợi nhuận thu về theo ngày.
Các thông tin quan trọng trong một file Excel báo cáo đơn hàng như:
- Ngày tháng
- Doanh số bán hàng
- Số lượng đơn hàng
- Nhân viên phụ trách đơn hàng
Bên cạnh đó, bạn có thể mô hình hóa báo cáo thông qua các biểu đồ tròn, biểu đồ cột để dễ dàng nắm bắt thông tin trọng yếu từ đó có những điều chỉnh nhằm mang lại hiệu quả quản lý đơn đặt hàng tối ưu.
Xem thêm: File Excel Theo dõi công nợ
2. Ưu, nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý đơn hàng
So với phương thức quản lý đơn hàng qua sổ sách giấy, file Excel được xem là giải pháp thay thế hoàn hảo tối ưu thời gian & công sức của chủ cửa hàng.
Ưu điểm
- Miễn phí: Excel gần như là công cụ được cài đặt sẵn ở bất kỳ thiết bị PC nào. Bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào và hoàn toàn không mất phí.
- Dễ dàng thống kê dữ liệu: Excel được thiết kế dưới dạng bảng tính chia theo hàng & cột, tùy chỉnh ẩn/ hiện hàng cột linh hoạt theo nhu cầu. Dữ liệu hiển thị trực quan thuận tiện cho việc theo dõi, lưu trữ & quản lý.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Không mất thời gian rà soát sổ sách như ở phương thức ghi chép truyền thống, bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin trên Excel bằng các tổ hợp phím có sẵn.
- Hàm tính thuận tiện: Excel hỗ trợ đa dạng các hàm tính với tính chính xác cao. Đó là lý do file Excel quản lý đơn hàng vẫn rất được ưa chuộng ngay cả khi các phần mềm công nghệ hiện đại ra đời.
Nhược điểm
Bên cạnh những lợi ích vượt trội, việc sử dụng file Excel vẫn tồn tại một số hạn chế nổi bật như:
- Excel chỉ hỗ trợ quản lý số lượng đơn hàng nhỏ với các trường thông tin đơn giản
- Các hàm tính mặc dù thuận tiện nhưng đòi hỏi thiết lập đúng, chuẩn mới có thể đem lại kết quả chính xác nếu không sẽ làm sai lệch hoàn toàn dữ liệu.
- Tính bảo mật kém. Trong trường hợp mất dữ liệu rất khó hoặc không thể khôi phục lại được.
- Không thể sử dụng online
3. Quản lý đơn hàng trực tuyến nhanh chóng trên FastWork Sale (FastSALE)
Sử dụng công nghệ hiện đại, FastSALE mang lại hiệu quả quản lý đơn hàng tối ưu hơn nhiều so với file Excel. Không gò bó trong một thiết bị cố định, FastSALE cho phép trải nghiệm linh hoạt trên Web App & Mobile App.
Tạo nhanh đơn hàng theo mẫu có sẵn
FastSALE hỗ trợ tạo nhanh đơn hàng ngay trên điện thoại theo các trường thông tin đã được thiết lập sẵn. Cho phép chỉnh sửa số lượng, đơn giá, giảm giá, VAT cho mỗi hàng hóa – lựa chọn giảm giá theo 2 hình thức % và VNĐ, lựa chọn quỹ nhận thanh toán.
Đối với đơn bán hàng, bổ sung chức năng cho phép chọn hạn thanh toán.
Trong trường hợp khách hàng cần giao hàng, hệ thống tự động lấy thông tin từ khách hàng hoàn thiện thông tin trên phiếu giao, phân quyền chỉnh sửa theo người dùng.
Quản lý trực quan tình trạng đơn đặt, đơn bán hàng real-time.
Phần mềm hỗ trợ quản lý chi tiết thông tin từng đơn hàng bạn đã tạo trong ngày. Cho phép tìm kiếm nhanh chóng đơn đặt hàng/ bán hàng theo khách hàng, mã đơn đặt hoặc thời gian đặt (theo ngày tạo đơn).
Ở phần chi tiết đơn đặt hàng, người dùng dễ dàng thực hiện các tác vụ:
- Sửa đơn, Duyệt đơn (tài khoản có quyền duyệt), Hủy đơn (người tạo đơn) với các đơn hàng trong trạng thái chờ phê duyệt.
- Hủy xác nhận (tài khoản có quyền duyệt), Tạo đơn bán (Phân quyền tạo đơn bán), Sửa đơn (Tài khoản người duyệt) đối với đơn hàng đã duyệt.
- Tạo, hủy & từ chối đơn bán
Ở phần chi tiết đơn bán hàng, tùy theo trạng thái đơn sẽ hiển thị các button tương ứng như sau:
- Đang xử lý: Xuất kho (tài khoản có quyền kho), hoàn thành, hủy (người tạo đơn), xóa, sửa đơn
- Đang xuất hàng: Xuất kho, hoàn thành
- Đã hủy: Xóa
CEO Dashboard quản lý chi tiết doanh thu hoạt động kinh doanh
CEO Dashboard cung cấp báo cáo kinh doanh trực quan theo 3 mốc thời gian Hôm nay, Hôm qua & Tháng này. Mỗi nhóm bao gồm đầy đủ các thông tin về: Tổng doanh số, Tổng doanh thu, Số lượng đơn bán, Hợp đồng, Cơ hội bán hàng, Khách hàng & Cơ hội khách hàng.
Xem chi tiết tính năng & HDSD phần mềm TẠI ĐÂY
Không chỉ dừng lại ở một nền tảng quản trị thống nhất dùng chung cho mọi doanh nghiệp, mọi lĩnh vực, đội ngũ FastWork đã và đang không ngừng nỗ lực phát triển hệ thống ứng dụng chuyên biệt cho từng mô hình cụ thể nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai dễ dàng và nhanh chóng đạt được kết quả. Với 3500+ khách hàng đã tin tưởng triển khai & sử dụng.
Để được tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
