Sử dụng file excel quản lý phép năm nhân viên là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính dễ tùy chỉnh và tiện lợi. Dùng công cụ hỗ trợ quản lý chấm công phù hợp không chỉ mang đến sự hài lòng & tạo động lực làm việc cho nhân viên, mà còn giúp bộ phận HR, kế toán tiết kiệm thời gian & công sức làm việc.
Trong bài viết này, Fastwork sẽ hướng dẫn cách tạo file excel & cung cấp một số mẫu quản lý ngày nghỉ phép miễn phí để bạn tham khảo. Đồng thời gợi ý cho các nhà quản lý công cụ phần mềm thay thế excel để đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác, tiết kiệm thời gian & chi phí cho doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Mục lục nội dung:
Cơ sở để tạo file excel quản lý phép năm
Ngày nghỉ hằng năm (hay nghỉ phép năm) là quyền lợi của người lao động được quy định trong Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn. Ngoài ra, người lao động có thể xin nghỉ phép thêm trong các trường hợp đặc biệt như ốm đau, thai sản, việc riêng và các lý do khác được công ty chấp thuận.
Chấm công, quản lý bảng công theo thời gian thực, QUẢN LÝ NGÀY PHÉP, QUỸ PHÉP, PHÉP LŨY KẾ TRÊN APP DI ĐỘNG, mời bạn đăng ký trải nghiệm DEMO FREE Phần mềm FastWork HRM quản lý ngày phép đang được sử dụng bởi CMC, SEONGON…
Dưới đây là tổng hợp những quy định về nghỉ phép năm áp dụng cho nhân viên mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Đây là cơ sở để các nhà quản lý, bộ phận nhân sự xây dựng chính sách và tạo file excel quản lý phép năm phù hợp.
Theo đó, người lao động làm việc đủ 12 tháng thì được nghỉ phép hàng năm và hưởng nguyên lương theo thời gian cụ thể như sau:
- 12 ngày nghỉ phép đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
- 14 ngày nghỉ phép đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- 16 ngày nghỉ phép đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- Sau 05 năm làm việc tại một doanh nghiệp, người lao động được cộng dồn thêm 1 ngày vào quỹ nghỉ phép năm.
Trường hợp chưa sử dụng hết thời gian nghỉ theo phúc lợi, nhân viên sẽ được nhận trợ cấp tương ứng. Có thể quy đổi thành tiền lương hoặc các hình thức khác do doanh nghiệp quy định. Nếu nhân viên của bạn chưa làm đủ 12 tháng, thì số ngày nghỉ phép hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
Công thức tính như sau: Số ngày nghỉ phép = (Số ngày nghỉ hàng năm theo quy định + Số ngày nghỉ hàng năm tăng thêm theo thâm niên /12) * Số tháng làm việc thực tế trong năm.
Các lưu ý khi tính phép năm cho người lao động
Theo Điều 112, 113, 114 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động & doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề dưới đây liên quan tới vấn đề tính phép năm cho người lao động (NLĐ) để đảm bảo tuân thủ chính sách & pháp luật:
- Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương của người lao động (nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, Điều 113, Điều 114 và Điều 115 Bộ luật Lao động 2019) chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm.
- NLĐ thôi việc, mất việc được thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ phép năm
- NLĐ có thể thỏa thuận nghỉ phép năm gộp tối đa 3 năm/lần
- Khi nghỉ phép năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.
- Cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động theo quy định được tăng thêm tương ứng 01 ngày.
Hướng dẫn tạo file excel quản lý phép năm
Thông thường một mẫu quản lý ngày nghỉ phép sẽ có những thông tin cơ bản như: thông tin nhân viên, mã chấm công, vị trí, thâm niên làm việc, lý do nghỉ phép, thời gian nghỉ,… Tùy thuộc vào tính chất công việc, số lượng nhân sự và hàng trăm biến số khác, các nhà quản lý có thể linh hoạt tạo file excel tùy chỉnh theo mong muốn.
Bạn có thể tham khảo cách tạo file excel quản lý phép năm chỉ với 3 bước dưới đây.
Bước 1: Tính tháng làm việc & Số phép năm
Bạn tiến hành tạo bảng trong excel và điền các trường thông tin: stt, họ và tên, ngày vào làm, tháng làm việc, tổng số phép năm, và thời điểm theo dõi ngày phép. Nhớ căn chỉnh văn bản theo chiều rộng và chiều cao, định dạng văn bản theo phông chữ, kích thước và màu sắc, tô đậm,… để dễ theo dõi.
- Tính số tháng làm việc (cột E, từ ô 4 – 14)
Bạn điền công thức tính: =IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)))
- Tính số phép năm (cột F, từ ô 4 – 14)
Công thức tính: =LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)
Như vậy bạn đã có bảng số liệu hoàn chỉnh như trên hình. Để tiết kiệm thời gian, bộ phận nhân sự có thể tải file mẫu excel và điều chỉnh thông tin Tại đây
Bước 2: Theo dõi số ngày nghỉ phép trên bảng chấm công
Sử dụng Data Validation để tiến hành thiết lập bảng quy ước cách chấm công theo ngày nghỉ phép như sau:
– Làm đủ ngày (X)
– Làm nửa ngày và nghỉ không có phép (X-0)
– Làm nửa ngày và nghỉ có phép theo quy định (X-P). Trừ 0,5 ngày phép
– Nghỉ phép cả ngày trong mức được hưởng (P). Trừ 01 ngày phép
Sau đó, bạn dùng hàm COUNTIF để tính tổng ngày phép đã sử dụng của từng nhân viên, ví dụ
=COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5 + COUNTIF(D6:AH6, “P”)
Bước 3: Tính số phép còn lại trong năm
Bạn tạo thêm 12 cột tương ứng với dữ liệu chấm công trong 1 năm và liên kết với tổng số ngày nghỉ phép tương ứng của mỗi tháng. Sử dụng hàm VLOOKUP hoặc INDEX+MATCH để tham chiếu kết quả tổng nghỉ phép của nhân viên đó trong bảng chấm công.
Ví dụ trong tháng 1 (cột G), dùng công thức:
=VLOOKUP(B5.BCC_T1!$B$6:$AK$45,35,0)
Trên đây là 3 bước tạo mẫu quản lý ngày nghỉ phép bằng excel đơn giản dành cho bộ phận nhân sự hay kế toán tính lương. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm chấm công, tích hợp tự động hóa dữ liệu nghỉ phép lên bảng công để tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả quản lý.
3 Mẫu quản lý ngày nghỉ phép mới nhất
Ngoài việc tự tạo file excel quản lý phép năm theo hướng dẫn, bạn có thể tham khảo 3 mẫu được chúng tôi chọn lọc dưới đây. Với các template này, bạn sẽ theo dõi được đầy đủ thông tin nghỉ phép của nhân viên từ số ngày nghỉ, lý do nghỉ phép (phép năm, nghỉ ốm, nghỉ lễ,…). Nhà quản lý chỉ cần điều chỉnh danh sách nhân sự, chính sách nghỉ phép của doanh nghiệp là có thể tái sử dụng cho các năm sau đó.
- Mẫu 01
Tải miễn phí mẫu quản lý ngày nghỉ phép tại đây
- Mẫu 02
Tải miễn phí mẫu quản lý ngày nghỉ phép tại đây
- Mẫu 03
Tải miễn phí file excel quản lý phép năm tại đây
Excel sẽ luôn là công cụ thiết yếu cho mọi doanh nghiệp, hỗ trợ phòng hành chính – nhân sự triển khai công việc dễ dàng. Tuy nhiên, việc dùng excel để quản lý phép năm cũng tồn tại nhiều hạn chế như: các hàm tính toán thủ công phức tạp, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, không tự động hóa được bảng công,… Đặc biệt, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tính công nhân viên khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng các phần mềm quản lý quỹ phép & số hóa bảng công nhằm đảm bảo tính chính xác và an toàn dữ liệu.
Tìm hiểu thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả top đầu hiện nay
Quản lý phép năm dễ dàng hơn bằng phần mềm FastWork HRM
Quản lý phép năm là một trong rất nhiều tính năng của phần mềm quản lý nhân sự toàn diện FastWork HRM. Tính năng này không những giúp doanh nghiệp, bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian để tính phép, kiểm soát phép nhân viên so với Excel, mà bản thân NLĐ cũng có thể chủ động theo dõi phép của bản thân. Một số tiện ích của phần mềm như: tạo đơn xin nghỉ hưởng phép, ứng phép, kiểm tra quỹ phép (phép tồn, phép thực tế, phép ứng, phép năm…)
FastWork HRM tích hợp đầy đủ tính năng chấm công & tính lương chuyên biệt, ngoài việc có thể thay thế file excel quản lý phép năm còn giúp nhà quản lý, bộ phận kế toán và nhân viên:
- Thiết lập nhanh quy định tính phép riêng cho từng phòng ban, bộ phận
- Dễ dàng tạo đơn từ nghỉ phép (hưởng lương, không lương, chế độ,…) trên phần mềm. Tạo – gửi – duyệt – trao đổi online
- Tự động trừ phép, cộng phép lũy kế, tính công cho nhân viên khi đơn được duyệt
- Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tập trung – thống nhất – tương tác mạnh mẽ.
Đã có hơn 3500 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước áp dụng trọn bộ công cụ Quản lý nhân sự FastWork HRM với quy mô vài chục tới cả nghìn nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc & tối ưu hiệu suất, tiêu biểu như: EVN PECC4, Metro Mart, VNPost, SEONGON, bệnh viện Âu Cơ,…
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm chấm công Face ID, quản lý phép năm, gửi đơn từ xin nghỉ có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký để được tư vấn miễn phí.
Tìm hiểu thêm:
