Excel từ lâu luôn là cái tên quen thuộc khi được sử dụng rộng rãi ở mọi khía cạnh quản lý trong doanh nghiệp, đặc biệt là khả năng kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh từ đơn hàng, khách hàng đến công nợ,…
Ở bài viết này, FastWork cung cấp mẫu File quản lý công nợ bằng Excel mới nhất, giúp đơn giản hóa công tác quản lý nguồn thu – chi, ổn định tình hình tài chính trong nội bộ doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
1. File quản lý công nợ bằng Excel là gì? Ưu & nhược điểm
Excel là công cụ được thiết lập dưới dạng bảng tính, lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu & các hàm tính toán trực tiếp trên file.
Quản lý công nợ bằng Excel là cách sử dụng bảng tính Excel theo dõi, kiểm soát & tính toán công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
Tùy vào bản chất công nợ mà chúng được chia thành 2 loại:
- Công nợ khách hàng (hay công nợ phải thu): công nợ phải thu phát sinh trong trường hợp khách hàng mua chịu hàng hóa
- Công nợ nhà cung cấp (hay công nợ phải chi): là khoản công nợ khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa thanh toán hoặc mới trả một phần
Việc kiểm soát chặt chẽ từng khoản công nợ giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt được hiện trạng tài chính & dòng tiền, đồng thời hạn chế tối đa các tranh chấp do dữ liệu công nợ chênh lệch giữa các bên.
Ưu điểm của quản lý công nợ bằng Excel
Excel được ưa chuộng nhờ giao diện thân thiện & miễn phí, bất cứ ai cũng có thể truy cập & sử dụng nó một cách dễ dàng & hữu ích.
- Miễn phí trọn đời: Excel được cấu hình sẵn trên bất kỳ thiết bị Laptop/ PC nào, cho phép người dùng ứng dụng thuận tiện trong công tác cập nhật, theo dõi & quản lý dữ liệu. Đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp SME hoặc start-up có nguồn ngân sách hạn hẹp chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho các phần mềm công nghệ.
- Thống kê, phân loại dữ liệu chi tiết: File Excel cho phép bạn tùy chỉnh linh hoạt số hàng, số cột, thiết lập các trường thông tin cần thiết đáp ứng đúng – đủ nhu cầu theo dõi, quản lý công nợ của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Không mất thời gian thực hiện tra cứu, rà soát thủ công như ở phương thức quản lý sổ sách kiểu cũ, Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng bằng bộ lọc thông tin theo các cột dữ liệu: ngày tháng năm, họ tên khách hàng, nhà cung cấp,…
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội về chi phí & tính thuận tiện, File quản lý công nợ bằng Excel vẫn tồn tại những nhược điểm bạn cần hết sức lưu ý để đảm bảo hiệu quả tốt nhất khi sử dụng:
- Chỉ quản lý được khối lượng thông tin nhỏ, lẻ tẻ: Đó là lý do Excel chỉ được sử dụng đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản, ít nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ. Khi dữ liệu quản lý lớn, công cụ này lập tức để lộ những yếu điểm như sai sót trong quá trình thống kê, xử lý dữ liệu chậm,….Chưa kể, Excel không quản lý thông tin trên một file thống nhất mà chia thành các file lẻ tẻ, tránh nhầm lẫn.
- Bảo mật kém: File Excel dễ dàng bị chia sẻ khó kiểm soát, đồng thời dễ xảy ra tình trạng thất thoát thông tin do virus hoặc các cuộc tấn công mạng gây ra. Hệ thống cũng chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây nên việc khôi phục dữ liệu bị mất rất khó khăn thậm chí là không thể.
- Các hàm tính khó sử dụng, dễ sai sót: Để có thể sử dụng thành thục các hàm tính Excel để tính toán công nợ phải thu, phải chi, doanh nghiệp cần có những nhân sự chuyên trách thành thạo tin học văn phòng. Bởi chỉ 1 sai sót nhỏ có thể gây ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của dữ liệu & báo cáo.
2. Hướng dẫn tạo File quản lý công nợ bằng Excel
Dưới đây là những gợi ý mẫu giúp doanh nghiệp tạo một File quản lý công nợ bằng Excel nhanh chóng & trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi & kiểm soát công nợ phải thu, phải chi cơ bản trong doanh nghiệp.
Những cột thông tin cần thiết
Một file Excel thông thường cần cung cấp đầy đủ 3 trường thông tin cơ bản về:
- Khách hàng, nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng/nhà cung cấp
- Công nợ phải chi gồm nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện
- Công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ, phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
Mẫu File Excel quản lý công nợ
Có 2 mẫu file quản lý công nợ bạn cần quan tâm bao gồm: Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn; Mẫu theo dõi công nợ phải thu và trả.
- Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn: Sử dụng mẫu này quản lý các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, thu tiền của nhân viên Sales; tình hình mua bán hàng hóa đối với khách hàng & nhà cung cấp; công nợ đối với từng khách hàng,nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.
- Mẫu file quản lý công nợ phải thu, phải trả: Sử dụng mẫu này để quản lý thông tin danh mục khách hàng/ nhà cung cấp bao gồm tên, địa chỉ, số liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại….
Ngoài ra, file này còn cung cấp các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm có các thông tin sau: STT, các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp), các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ.
- Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel hiệu quả cho doanh nghiệp
- Mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel theo tháng, tuần, ngày mới nhất
- Mẫu file Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
3. Dữ liệu tự động, realtime – quản lý công nợ dễ dàng với phần mềm FastWork SALE
Chính bởi là công cụ miễn phí nên Excel tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt là các tác vụ tính toán thủ công phức tạp. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng các phần mềm công nghệ số hóa dữ liệu nhằm giảm thiểu tối đa tác vụ thủ công, nguy cơ rò rỉ dữ liệu đồng thời đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
FastWork Sale là phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến chuyên biệt dành cho doanh nghiệp B2B, được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư FastWork và được tích hợp vào phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork.
Phần mềm FastWork Sale cung cấp đầy đủ các chức năng xử lý nghiệp vụ bán hàng như: Nhập hàng, bán hàng, trả hàng, kho hàng, công nợ…. giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả. Đặc biệt, FastWork Sale cung cấp nhiều hệ thống báo cáo đa dạng, chuyên sâu, cung cấp dữ liệu tức thời, mọi lúc mọi nơi, nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả.
Về chức năng quản lý công nợ, phần mềm phân loại báo cáo thông tin công nợ, phải chi trong doanh nghiệp theo những trường thông tin nhỏ hơn bao gồm:
- Công nợ phải thu theo nhân viên, đơn bán, khách hàng, dự án/ công trình
- Công nợ phải trả theo đơn mua & nhà cung cấp
FastWork cho phép khởi tạo công nợ dễ dàng theo mẫu có sẵn, hỗ trợ xuất dữ liệu nhanh chóng dưới dạng file Excel. Tự động tính toán công nợ đầu kỳ, trong kỳ & cuối kỳ.
Điểm mạnh của FastWork là giải pháp On Cloud, cho phép bạn truy cập dữ liệu và làm việc mọi lúc mọi nơi trên cả PC/Tablet/Mobile, lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, hạn chế tối đa tình trạng mất dữ liệu hoặc rò rỉ thường thấy ở File quản lý công nợ bằng Excel.
Đọc thêm: Giới thiệu FastWork Sales – Phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến cho doanh nghiệp B2B
Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm quản lý công nợ FastWork hoặc demo 1-1 từ chuyên gia, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký theo Form bên dưới!
