Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp nhờ tự động hóa quy trình làm việc

By 10 Tháng Mười Hai, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Việc ứng dụng giải pháp tự động hóa quy trình làm việc, đầu tiên đem lại lợi ích khi tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Các tác vụ thủ công lặp lại sẽ được thực hiện tự động, năng suất làm việc nâng cao với thời gian rút ngắn. Vậy còn lợi ích trong việc cắt giảm chi phí quản lý? Rất nhiều số liệu thực tế đã chứng minh: Tự động hóa hỗ trợ vận hành doanh nghiệp với mức chi phí tiết kiệm hơn rất nhiều so với quản lý quy trình thủ công.

Hãy bắt đầu bằng việc phân tích tự động hóa có vai trò như thế nào trong việc tối ưu hiệu suất nhân sự.

Tự động hóa và Tối ưu hóa thời gian của nhân viên 

Tự động hóa thực hiện các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian như nhập dữ liệu, đối chiếu thông tin, chỉnh sửa tài liệu hoặc in ấn. Nhiều nhân viên đã bị choáng ngợp bởi số lượng tài liệu, văn thư họ phải xử lý vì phòng hành chính thiếu nhân viên. Thay vì các chủ doanh nghiệp phải tuyển thêm người, tự động hóa có thể xử lý theo một cách thoải mái hơn cho cả quản lý và nhân viên. Giúp nhân viên vui vẻ bởi công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

chuyen-tiep-quy-trinh-tu-dong
Các quy trình được tự động hóa giúp tối ưu hiệu suất nhân sự

Đặc biệt với các công việc, tác vụ kém quan trọng nhưng thường xuyên phải xử lý. Trong quá trình tự động hóa, hệ thống phần mềm có khả năng xử lý việc nhập liệu, thông báo, truy xuất dữ liệu và xử lý các điều kiện xác định trước tốt hơn rất nhiều so với con người.

Xem thêm: Giải pháp điện tử hóa thông tin nội bộ & số hóa giấy tờ Eoffice giúp loại bỏ 90% giấy in trong doanh nghiệp

Một số người chỉ nghĩ về tự động hóa như một giải pháp thay thế cho nhân viên thực thụ. Tuy nhiên thực tế, mỗi quy trình vẫn sẽ có việc đòi hỏi cần nhân viên thực hiện. Nhưng lợi ích đó là chủ doanh nghiệp sẽ chỉ trả tiền cho nhân viên để làm việc hiệu quả hơn. 

Vậy tự động hóa có thể giúp các chủ doanh nghiệp loại bỏ chi phí quản lý ở những phương diện nào? 

Dưới đây là 5 minh chứng cụ thể nhất!

1. Giảm thiểu đáng kể chi phí nhân công

Một trong những lợi ích tài chính trực tiếp nhất của phần mềm tự động hóa là tối ưu chi phí công nhân cho doanh nghiệp.

Giả sử doanh nghiệp bạn mỗi ngày phải thực hiện số lượng lớn các đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng lại cần ánh xạ tới một yêu cầu mua trước đó và được chấp thuận bởi một nhóm người khác nhau tùy thuộc vào tình trạng và số lượng đơn đặt hàng. Thay vì đầu tư tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới tốn kém, mất thời gian, việc thiết kế một quy trình làm việc tự động sẽ hợp lý hơn rất nhiều. Chi phí lúc này rõ ràng nghiêng về công nghệ.

Hãy để công nghệ thực hiện những công việc mà chúng làm tốt nhất (bao gồm tự động hóa) và để con người thực hiện những công việc mang tính toàn diện hơn, quan trọng hơn và chuyên môn hơn trong một tổ chức. 

2. Giảm thiểu lỗi và sai sót thông tin 

Trước khi có quy trình làm việc tự động, mọi nhiệm vụ đều được con người xử lý thủ công. Ngoài việc tốn chi phí nguồn lực, doanh nghiệp cũng cần xác định sai sót là không thể tránh khỏi bởi con người dễ mắc sai lầm hơn máy móc. 

Để giảm thiểu tối đa nguy cơ mắc lỗi trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu thủ công, phần mềm tự động hóa quy trình là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp bạn về cả chi phí lẫn chất lượng.

quan-ly-tap-trung-thong-tin-khach-hang
Toàn bộ thông tin khách hàng được nhập liệu và quản lý tập trung trên hệ thống

Câu ngạn ngữ “thời gian là tiền bạc” đúng nhất trong quy trình kinh doanh. Nếu nhân viên kinh doanh có thể tăng tốc độ xử lý và nắm bắt thông tin khách hàng, nếu nhân viên kế toán có thể tăng tốc độ xử lý báo giá, hợp đồng. Bạn sẽ có thể chốt nhiều hợp đồng hơn vào cuối tháng. Thay vì phải loay hoay đi soạn báo giá cho Khách hàng, giờ đây nhân viên kinh doanh có thể dùng ngay các mẫu biểu có sẵn đã được chuẩn hóa chỉ với 30s, và dành thời gian cho việc chăm sóc khách hàng quan trọng hơn. 

Xem thêm: Giải pháp số hóa quản lý thông tin khách hàng, tự động hóa quy trình lập báo giá, hợp đồng và bán hàng cho doanh nghiệp

Thoạt nhìn, tiền tiết kiệm được bằng cách tăng tốc xử lý có vẻ không đáng kể. Nhưng khi bạn tính đến những thứ như: chi phí in sai, chi phí giấy tờ, chi phí chuyển phát, chi phí trả cho thời gian lãng phí của nhân viên… thì khoản tiết kiệm thực sự sẽ tăng lên. Nhân viên càng phải dành ít thời gian cho những tác vụ thao tác thủ công, thì hiệu quả làm việc của họ càng tăng đáng kể. 

3. Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác

Bạn đã phải đưa ra bao nhiêu quyết định trong năm qua khi trong tay không có đủ dữ liệu chính xác. Việc quản lý công việc, nhân sự thủ công tồn tại bất cập điển hình là bạn không thể kiểm soát toàn bộ thông tin nhân sự, kinh doanh để có cơ sở đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Một phần mềm lưu trữ không giới hạn dữ liệu sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể, dễ dàng kiểm soát mọi luồng thông tin trong doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, tìm kiếm nhanh dữ liệu chỉ vài phút – Trong khi quy trình thủ công phải mất 1 tuần với vài nhân sự mới có thể làm điều đó.

Hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp cũng là cách giảm chi phí quản lý – vận hành hiệu quả.

4. Giảm chi phí hoạt động

Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm bớt số lượng các quy trình thậm chí là các phòng ban thừa. Khi mọi công việc được số hóa trên phần mềm, bạn sẽ nắm rõ được chính xác thời gian nhân viên bạn dành cho mỗi công việc là bao nhiêu để có căn cứ phân bổ thời gian, nhân lực phù hợp, ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng tạo ra doanh thu trực tiếp cho doanh nghiệp.

giam-thieu-chi-phi-hoat-dong
Tự động hóa giúp cắt giảm chi phí thừa trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý quy trình mang đến bức tranh công việc tổng quan hỗ trợ nhà lãnh đạo nhanh chóng phát hiện nút thắt cổ chai để có phương án xử lý kịp thời. Tránh vì sai sót của 1 cá nhân mà gây tắc nghẽn cả một quy trình. Chức năng này, kết hợp với báo cáo trực quan dưới dạng biểu đồ, có thể chứng minh phần mềm tự động hóa là một công cụ cần thiết giảm chi phí quản lý dư thừa trong doanh nghiệp.

5. Tăng dòng doanh thu

Hầu hết các doanh nghiệp chuyển sang quy trình làm việc tự động để cắt giảm chi phí quản lý, đó cũng chính là động lực để thúc đẩy doanh thu.

Trong một hệ thống thủ công nặng về mặt giấy tờ, các đại diện bán hàng của bạn có thể bị giới hạn ở số lượng biểu mẫu yêu cầu đặt hàng mà họ có thể điền trong một ngày. Hoặc, doanh số có thể giảm đáng kể vì phải đợi vài ngày để được phê duyệt báo giá mới. Tương tự, nhóm phân phối đơn đặt hàng của bạn có thể bị ảnh hưởng bởi các quy trình chậm khiến không thể mở rộng quy mô.

Khi quy trình được tự động hóa, mọi rào cản trong quy trình làm việc thủ công được tháo gỡ, tổ chức của bạn sẽ được vận hành trơn tru và ổn định. Mọi biểu mẫu đã được khởi tạo sẵn, việc nhập liệu, tra cứu hay lưu trữ chỉ mất vài phút để thực hiện, cải thiện năng suất nhân sự đồng nghĩa với việc doanh thu doanh nghiệp tăng lên. 

Hãy cân nhắc về một giải pháp tự động hóa quy trình bởi nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí quản lý. Những lỗi sai được hạn chế tối đa, nhóm của bạn có thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao để duy trì hoạt động của tổ chức. Tận dụng triệt để sức mạnh của công nghệ để đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Tự động hóa quy trình được xem là một ví dụ rõ ràng nhất về cách bạn có thể tiết kiệm tiền với một văn phòng công nghệ chuyên nghiệp, hiện đại.

FastWork WorkFlow – Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp toàn diện thuộc Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn 

tu-dong-hoa-quy-trinh-fastwork-workflow

#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.

#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.

#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.

#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ

#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Q&A

1. FastWork có thể số hóa những quy trình nào? 
Với 2 mô hình quản lý quy trình Pipeline và Workflow, FastWork có thể số hóa mọi quy trình công việc từ đơn giản tới phức tạp. Các quy trình đơn phòng ban, tới đa phòng ban như: Quy trình sản xuất, Quy trình mua hàng, Quy trình tuyển dụng, Quy trình kinh doanh, Quy trình marketing, Quy trình ISO,…
2. Các lĩnh vực nào phù hợp với FastWork?
FastWork có tính linh hoạt cao khi cho phép “cá nhân hóa” quy trình theo đặc thù từngdoanh nghiệp. Các lĩnh vực ứng dụng thành công tiêu biểu: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Truyền thông- Giáo dục – Trung tâm Ngoại Ngữ – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ- Chính phủ- Tài chính Ngân hàng- Bệnh viện – Spa – Y tế – Chuỗi nhà hàng, cửa hàng – Vận tải – Dịch vụ – Bảo vệ -Sản xuất – Logistics…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply