Từ thực tế việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự tại các doanh nghiệp sử dụng máy chấm công vân tay còn khá nhiều bất cập: thường xuyên sai sót dữ liệu, quá tải đơn từ cần xử lý, bỏ sót công nhân viên… FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID bằng di động ra đời không chỉ đem đến giải pháp chấm công mới hiện đại hơn sử dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để định danh nhân viên (AI), mà còn giải quyết triệt để bài toán quản lý thời gian làm việc, đề cao tính tiện dụng và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.
Thực trạng công tác chấm công tại các doanh nghiệp hiện nay
Bạn có biết? gần đây nhiều công ty đã phát hiện ra các chiêu trò làm giả dấu vân tay để qua mặt máy chấm công của nhân viên. Bằng cách dùng vỏ lon coca cắt thành từng miếng nhỏ và hơ trên ngọn lửa để bề mặt miếng vỏ lon bám đầy muội đen. Sau đó dùng dấu vân tay đăng ký chấm công nhấn lên bề mặt vỏ lon bám muội đen và lăn lên bề mặt lớp băng dính để lấy vân tay và nhờ đồng nghiệp đáng tin cậy chấm công hộ là đã có thể qua mặt máy vân tay.
Một số nhân viên qua mặt máy chấm công bằng cách làm giả dấu vân tay
Một thực tế khác trong công tác quản lý thời gian làm việc tại các doanh nghiệp là phòng kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công. Bởi máy chấm công chỉ giúp bạn 50% công việc: tự động 50% tính công từ dữ liệu check in-out trong ngày. 50% còn lại cán bộ kế toán phải tự tay rà soát lại bảng công với người quản lý và phân loại hệ thống đơn từ xin nghỉ, công tác, làm thêm… của nhân viên để tổng hợp thành bảng công chuẩn nhất, tiêu tốn hàng trăm giờ làm việc của phòng hành chính.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng FastWork Timesheet vào quản lý thời gian làm việc của nhân sự
Nhân viên tốn nhiều thời gian làm việc mà kết quả công việc không cao
Vậy giải pháp nào giúp việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn? FastWork Timesheet – phần mềm chấm công Face ID bằng di động chính là lời giải cho câu hỏi trên.
Sử dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt và trí tuệ nhân tạo (AI) trong công tác chấm công, giúp doanh nghiệp triệt tiêu trình trạng chấm công hộ và tự động hóa 100% bảng công từ hoạt động check in-out và đơn từ điện tử được gửi và duyệt trực tiếp trên phần mềm: đi muộn, về trễ, làm thêm, nghỉ phép, công tác,…vv.
FastWork Timesheet là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động FastWork Timesheet.
Hiểu một cách đơn giản, FastWork Timesheet là phần mềm chấm công sử dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt (Face ID) để định danh nhân viên khi thực hiện chấm công. Phần mềm giúp người dùng dễ dàng thực hiện chấm công bằng cách selfie khuôn mặt thông qua app FastWork trên di động tại mọi địa điểm làm việc. Hơn thế, phần mềm sẽ tự động ghi nhận dữ liệu chấm công ra/vào ca làm việc, thời gian tăng ca, làm thêm, đi muộn, về sớm, nghỉ phép… của mỗi nhân viên một cách chính xác theo thời gian thực và quản lý, lưu trữ tập trung trực tuyến trên hệ thống phần mềm bằng công nghệ điện toán đám mây.
Phần mềm chấm công Face ID bằng điện thoại đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
Tính tương đồng giữa chấm công Face ID với chấm công vân tay trong định danh
Điểm tương đồng giữa chấm công Face ID và máy chấm công vân tay là cả 2 đều sử dụng công nghệ sinh trắc học hình ảnh để định danh con người.
Máy chấm công sử dụng dấu vân tay để định danh nhân viên
Tuy nhiên, máy chấm công vân tay sử dụng vân tay để định danh nhân viên. Theo đó, cán bộ nhân sự sẽ lấy dấu vân tay của nhân viên để cài đặt trên hệ thống phần mềm máy chấm công. Nhân viên thực hiện chấm công bằng cách chạm ngón tay được lấy dấu vân tay lên mắt đọc của máy chấm công, phần mềm trong máy sẽ sử dụng thuật toán xử lý hình ảnh để phân tích, xác định các điểm riêng biệt của dấu vân tay và so sánh với dấu vân tay trên hệ thống máy để định danh chính xác nhân viên đó là ai? thuộc phòng ban nào?
Khác với máy chấm công, phần mềm chấm công Face ID sử dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để định danh. Công nghệ xử lý hình ảnh sẽ thực hiện phân tích các đặc điểm của khuôn mặt được chọn trước từ hình ảnh với một cơ sở dữ liệu về khuôn mặt khi nhân viên thực hiện chấm công để xác định danh tính nhân viên đó là ai?
FastWork dử dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để định danh nhân viên khi thực hiện chấm công
Đặc biệt, chấm công Face ID khác với chấm công vân tay là được thực hiện dựa trên cơ chế chụp ảnh selfie bằng di động, nên người dùng dễ dàng chấm công bằng di động cá nhân mọi lúc, mọi nơi tại địa điểm làm việc, đề cao tính linh hoạt so với máy chấm công vân tay, tất nhiên vẫn có nhiều cơ chế quản lý kèm theo để giám sát hoạt động chấm công của nhân sự.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động – mà chấm công vân tay không thể có là gì?
Bạn có lẽ đang lo ngại về tính ứng dụng của phần mềm chấm công Face ID trong doanh nghiệp? Hãy cùng xem những nhóm lợi ích mà Chấm công Face ID có trong khi chấm công máy vân tay không thể đáp ứng là gì nhé!
Lợi ích từ góc độ ban lãnh đạo, quản lý:
- Sau khi nhân viên thực hiện chấm công, dữ liệu hình ảnh – thời gian – địa điểm chấm công của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ hiển thị đầy đủ trên hệ thống. FastWork Timesheet giúp ban lãnh đạo chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt, ai làm việc ở đâu… trực quan trên bản đồ Map.
Ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm trong ngày
- Hơn thế, lãnh đạo còn có thể giám sát được việc nhân viên tuân thủ đúng quy định về thời gian, biết được chi tiết nhân viên nào đi muộn, về sớm bao nhiêu phút… ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
Lợi ích từ góc độ cán bộ kế toán:
- Tiết kiệm 100% thời gian và công sức làm bảng công: Toàn bộ dữ liệu check in – check out trong ngày của nhân viên, kết hợp với hệ thống đơn từ điện tử: gửi và phê duyệt trực tiếp trên phần mềm sẽ cho ra bảng công hoàn chỉnh và tự động 100% mà không cần tính toán bằng tay như cũ.
Giảm giờ làm và nâng cao hiệu suất lao động của cán bộ kế toán
- Triệt tiêu 100% tình trạng nhầm lẫn, sai sót dữ liệu công so với việc tổng hợp công bằng tay khi sử dụng máy chấm công. Hơn thế, toàn bộ dữ liệu công được ghi nhận, lưu trữ và quản lý trực tuyến trên hệ thống phần mềm, chỉ những người có quyền xem mới có thể xem và chỉnh sửa, dễ dàng cho việc tìm kiếm tra cứu về sau nếu cần.
Lợi ích góc độ doanh nghiệp:
- Sử dụng máy chấm công vân tay, nhân viên vẫn có thể qua mặt bằng việc tạo dấu vân tay giả. Nhưng, với FastWork Timesheet, doanh nghiệp sẽ triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ và gian lận ngày công của nhân viên.
- Công nghệ xử lý hình ảnh chấm công sẽ không cho phép nhân viên chấm công khi dữ liệu hình ảnh không trùng khớp với hình ảnh nhận diện trên hệ thống, lập tức cảnh báo khi nhân viên chấm công hộ hoặc sai định dạng gương mặt.
Phần mềm sẽ không cho phép nhân viên chấm công khi dữ liệu hình ảnh không trùng khớp với hình ảnh nhận diện trên hệ thống.
- Ngoài ra, sử dụng hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu điện tử e-form) doanh nghiệp sẽ nói tạm biệt những khoản chi phí mua giấy, đổ mực, mua và bảo hành máy in, chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi giục ký phê duyệt… Hơn nữa là không phải sắm hàng chục ngăn tủ lưu trữ đơn từ. Đi kèm với việc tiết kiệm chi phí mua giấy là việc giảm thiểu lượng chất thải giấy đáng kể được tạo ra từ văn phòng của bạn.
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều khoản chi phí khi sử dụng hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu điện tử e-form)
Lợi ích từ góc độ nhân viên:
- FastWork Timesheet giúp tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, kể cả nhân viên làm việc ngoài hiện trường dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc thông qua smartphone kết nối wifi, 3G và bật GPS địa điểm làm việc. Sử dụng máy vân tay, bạn chỉ có thể chấm công tại văn phòng – Sử dụng FastWork, bạn có thể chấm công tại nhiều địa điểm làm việc bên ngoài văn phòng nữa.
Nhân viên thực hiện chấm công ngay trên smartphone cá nhân của mình
- Dễ dàng báo cáo nghỉ, làm thêm, công tác, đi muộn, về sớm… thông qua hệ thống đơn từ điện tử được tích hợp sẵn trên hệ thống thay vì gửi đơn từ giấy. Bạn không sợ phòng kế toán làm mất đơn hay không duyệt đơn cho bạn: công thực tế bạn đi làm sẽ được ghi nhận chuẩn xác 100%
- Hơn thế, FastWork giúp nhân viên chủ động theo dõi ngày công của bản thân, chi tiết từng số thời gian đi muộn, về sớm…, biết được tính hình sử dụng quỹ phép còn bao nhiêu ngày, đang sử dụng phép ứng hay phép lũy kế và trạng thái đơn từ gửi đi đã được duyệt hay chưa mà hình thức chấm công bằng vân tay không thể giúp bạn
Xem thêm: Review 4 Phần mềm chấm công Face ID tốt nhất cho doanh nghiệp
Những tính năng nổi bật của phần mềm chấm công Face ID bằng di động – FastWork Timesheet
- Thực hiện chấm công ngay trên di động cá nhân
Chấm công dễ dàng: Nhân viên mở app FastWork trên điện thoại (hỗ trợ cả IOS và Android) – chọn địa điểm chấm công (địa điểm làm việc) – chọn ca làm việc, sau đó thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh selfie gương mặt, kết hợp với hệ thống wifi và bật định vị GPS để khai báo vị trí và thời gian vào ca làm việc. Thực hiện chấm công ra tương tự như chấm công vào.
Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công ngay trên di động tại mọi địa điểm làm việc
Chấm công mọi lúc mọi nơi: Một điểm khác biệt so với máy chấm công vân tay là FastWork Timesheet cho phép người dùng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc như: tại văn phòng, khách hàng, chi nhánh, kể cả khi đi công tác…. Ví dụ: 4h chiều ngày hôm nay, nhân viên kinh doanh có lịch làm việc với khách hàng tại công ty khách hàng. Sử dụng FastWork Timesheet, nhân viên có thể đến địa chỉ đã hẹn để làm việc với khách hàng và thực hiện check in – check out ngay tại địa chỉ làm việc với khách hàng mà không cần phải vòng về công ty để chấm công ra bằng máy bấm vân tay.
Tất cả các dữ liệu hình ảnh chấm công được phần mềm tự động phân tích, đối chiếu với cơ sở dữ liệu ảnh trên hệ thống bằng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, giúp phát hiện nhanh chóng sai phạm trong công tác chấm công của nhân viên.
Triệt tiêu tình trạng chấm công hộ trong doanh nghiệp bằng công nghệ nhận diện hình ảnh
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu điện tử e – form)
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử: Hệ thống đơn từ điện tử: đi muộn, về sớm, nghỉ phép, làm thêm, tăng ca, công tác… được cấu hình sẵn trên phần mềm, nhân viên chỉ cần chọn biểu mẫu trên hệ thống phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng và nhập nhanh các trường thông tin như: lý do nghỉ, thời gian và gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt như trưởng phòng, cán bộ nhân sự, ban lãnh đạo… bằng smartphone.
Dễ dàng soạn, gửi đơn xin nghỉ phép, làm thêm, công tác… ngay trên di động
Ngay lập tức, cấp quản lý sẽ nhận được ngay thông báo có đơn từ cần được phê duyệt và thực hiện phê duyệt hoặc từ chối ngay trên di động.
Ban lãnh đạo có thể duyệt nhanh đơn nghỉ phép của nhân viên trên smartphone và máy tính
Lưu trữ toàn bộ dữ liệu đơn từ trên phần mềm:
Toàn bộ đơn từ của hàng trăm nhân sự đều được thống kê trên hệ thống phục vụ cho công tác kiểm định nếu có. FastWork cũng tự động cập nhật dữ liệu đơn từ đã được duyệt vào dữ liệu ngày công ngay sau khi nhà quản lý phê duyệt.
Tất cả các đơn thư sẽ được lưu trữ tập trung theo trạng thái, loại hình ngay trên hệ thống phần mềm
Tự động hóa dữ liệu công và liên kết với bảng tính lương
Tự động hóa dữ liệu công:
Doanh nghiệp bạn có nhiều ca kíp và cách tính công phức tạp? Hoàn toàn có thể cấu hình trên FastWork. Nhờ tự động tính toán 100% hạn chế tối đa can thiệp của con người, FastWork cho dữ liệu bảng công chính xác tuyệt đối: tự động tính toán ngày công dựa trên công thức tính công đã được cấu hình sẵn; tự động cập nhật bảng công Realtime ngay sau khi nhân viên chấm công thành công; tự động trừ phép, phép được tính công, phép không được tính công… ngay sau khi đơn từ được duyệt để cho một bảng công hoàn chỉnh.
Dữ liệu công được phần mềm tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn từ điện tử
Duyệt và điều chỉnh nhanh bảng công:
Cuối tháng, cán bộ nhân sự, ban lãnh đạo có thể review lại bảng công: thẩm định, duyệt và điều chỉnh (nếu cần). Phần mềm sẽ tự động cập nhật lại dữ liệu để có bảng công mới sau khi điều chỉnh (Lưu ý: Tất cả dữ liệu tại bảng công không thể chỉnh sửa nếu không có quyền từ ban lãnh đạo)
Ban lãnh đạo có thể điều chỉnh và duyệt nhanh bảng công ngay trên phần mềm
Liên kết bảng công với phần mềm tính lương: FastWork Timesheet hỗ trợ liên kết bảng công với phần mềm tính lương trực tuyến – FastWork Payroll nằm trên cùng một nền tảng giúp việc tính lương trong doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng dễ dàng, giảm thiểu các thao tác thừa.
Dễ dàng cấu hình liên kết với các phần mềm khác ngay trên hệ thống để đồng bộ dữ liệu tính lương
FastWork Timesheet còn liên kết với các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, KPI để đồng bộ dữ liệu tính lương một cách hiệu quả nhất
Quản lý ngày phép
Thiết lập nhanh quy định tính phép cho từng bộ phận: Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có một quy định để tính phép riêng. Ví dụ: phòng kinh doanh sẽ có các phép như đi muộn để gặp khách hàng, về sớm để gặp khách hàng… và thường những phép loại như thế sẽ được hưởng lương. Tuy nhiên, phòng Marketing sẽ không được hưởng những phép đó.
Tạo nhanh đơn từ nghỉ phép (hưởng lương, không lương, chế độ…) trên phần mềm: Phần mềm hỗ trợ tạo nhanh các mẫu đơn bằng các trường thông tin nhập nhanh và thiết lập các công thức tính lương phù hợp với các lý do, loại đơn từ. Ví dụ: Đơn xin đi muộn để gặp khách hàng, về sớm để mua thiết bị cho công ty… sẽ được hưởng lương, đối với các đơn từ đi muộn hỏng xe, đi muộn làm việc riêng… sẽ không được tính lương.
Có thể tạo nhanh đơn trên điện thoại hoặc máy tính
Chủ động theo dõi quỹ phép thực tế: FastWork Timesheet giúp nhân viên chủ động hơn trong việc theo dõi tình hình sử dụng quỹ phép của bản thân. Mỗi khi nhân viên thực hiện gửi đơn nghỉ phép, phần mềm sẽ tự động trừ vào quỹ phép của nhân viên đó.
Nhà quản lý và cán bộ nhân sự cũng dễ dàng theo dõi quỹ phép của nhân viên ngay trên hệ thống phần mềm thay vì tra cứu lại hệ thống đơn từ giấy.
Nhân viên chủ động theo dõi ngày công và quỹ phép của bản thân
Quản lý địa điểm làm việc thực tế của nhân viên mọi lúc mọi nơi
Nắm bắt nhanh địa điểm/thời gian làm việc của nhân viên: Sau khi nhân viên thực hiện chấm công ra/vào, ban lãnh đạo sẽ biết ngay địa điểm và thời gian làm việc của nhân viên đó thông qua thông báo chấm công.
Theo dõi tổng quan quân số nhân viên: Tính năng giám sát sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh, tổng quan số nhân viên có mặt/vắng mặt tại địa điểm làm việc thông qua tính
Ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình nhân sự và địa điểm làm việc của nhân sự đó sau khi thực hiện chấm công
Dễ dàng giám sát vị trí thời điểm làm việc hiện tại của nhân viên: Ứng dụng công nghệ bản đồ số GPS, phần mềm giúp ban lãnh đạo biết được địa điểm làm việc hiện tại của nhân viên đang ở đâu. Kể cả nhân viên làm việc ngoài hiện trường, phần mềm cũng sẽ tự động lưu lại lộ trình di chuyển, các điểm dừng đỗ của nhân viên.
Ngoài giám sát vị trí làm việc của nhân viên bằng smartphone, ban lãnh đạo còn có thể giám sát vị trí làm việc thực tế bằng web app
Từ đó doanh nghiệp triệt tiêu được tình trạng “tranh thủ” làm việc riêng của nhân viên khi thực hiện công việc ngoài hiện trường.
Chi phí sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động
Nhiều tiện ích hơn, nhiều lợi ích hơn, quản lý nhân sự hiệu quả hơn nhưng CHI PHÍ LẠI RẺ HƠN máy chấm công! Chỉ với 20.000 VNĐ/tài khoản/tháng, chi chí chưa bằng bát phở mà có thể giúp bạn thoát cảnh “mù thông tin”, tối ưu thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả. Thậm chí là cắt giảm hoàn toàn một số chi phí trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động ngay hôm nay sẽ được hưởng nhiều chương trình khuyến mại tại FastWork.
Kết luận
FastWork Timesheet, phần mềm chấm chấm công Face ID đầu tiên tại Việt Nam cho phép việc thực hiện chấm công diễn ra dễ dàng ngay trên di động. Là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, giúp tối ưu hóa mọi quá trình tổng hợp công được tự động hóa, nhanh chóng và chính xác.
FastWork – phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng SaaS đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam có phần mềm chấm công Face ID bằng di động. Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Timesheet đã giúp hơn 1500 doanh nghiệp, trong mọi ngành nghề, lĩnh vực: Xây dựng, sản xuất, thương mại, du lịch, giáo dục, tài chính, ngân hàng… cải thiện hiệu quả quản trị và điều hành bộ máy doanh nghiệp.
Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork Timesheet – phần mềm chấm công Face ID bằng di động, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.
