Huấn luyện nhân viên quản lý thời gian để cải thiện hiệu suất: 5 Mẹo dành cho nhà lãnh đạo

Hướng dẫn nhân viên cải hiện kỹ năng quản lý thời gian để cải thiện hiệu suất làm việc là một trong những yếu tố cần có của nhà lãnh đạo giúp thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp. 5 mẹo sau đây dành cho nhà quản lý giúp cải thiện hiệu suất nhân viên.

Nghiên cứu do Trung tâm Quốc gia về Chất lượng Giáo dục của Lực lượng Lao động thực hiện (EQW), việc tăng trình độ học vấn của lực lượng lao động có hiệu quả hơn nhiều so với việc tăng năng suất hơn là tăng giá trị của thiết bị (tăng 10% cả hai tạo ra mức tăng năng suất 8,6% cho giáo dục so với chỉ 3,4% tăng cho thiết bị nâng cấp). Điều này có nghĩa là khi nhân viên được trang bị các kỹ năng cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất. 

Xem thêm: Giải pháp quản lý toàn diện thời gian làm việc của nhân viên thời 4.0  

1. Đặt deadline thực hiện công việc

Dù là dự án dài hạn hay dự án mở (không thời hạn), nhân viên của bạn sẽ có nhiều động lực làm việc hơn nếu bạn đặt ra mục tiêu và deadline rõ ràng để họ đạt được trong quá trình thực hiện. 

Doanh nhân Jason Fried, Giám đốc điều hành của Basecamp và là tác giả của nhiều cuốn sách về làm việc thông minh hơn, đã nói, “Đặt deadline thực hiện công việc rất hữu ích cho việc giải quyết công việc”. Khi một nhiệm vụ không có thời hạn rõ ràng, nó chắc chắn sẽ rơi xuống cuối danh sách ủng hộ các hạng mục cấp thiết hơn.

Thiết lập Deadline để đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành đúng hạn

Tuy nhiên, những tác vụ bị bỏ qua sẽ trở nên khẩn cấp, gây căng thẳng không cần thiết và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn nếu bạn không có đủ thời gian để hoàn thành chúng một cách chu đáo.

2. Dừng đa nhiệm

Một báo cáo của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho biết: Đa nhiệm làm giảm 40% năng suất và công việc gián đoạn chiếm 372 phút hoặc 6,2 giờ mỗi ngày hoặc 31 giờ một tuần. Đó là gần như cả tuần làm việc của một nhân viên toàn thời gian trong thời gian. 

Việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc sẽ dần đến không công việc nào được hoàn thành hiệu quả mà còn kéo theo rất nhiều hệ lụy: không phân bổ thời gian xử lý, phân tán tập trung…

3. Chia công việc thành các Chunks có thể quản lý

Bạn nên chỉ cho nhân viên của mình cách chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với thời gian giải quyết cụ thể để dễ quản lý và hoàn thành chúng mà không gây ảnh hưởng đến công việc chung trong doanh nghiệp.

chia nhỏ công việc để giải quyết hiệu quả

Ví dụ: Chia nhỏ các công việc cha thành các công việc con trong quản lý dự án để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn và hiệu quả.

Xem thêm: Giải pháp quản lý công việc dự án, thu chi dự án và kiểm soát tiến độ dự án chặt chẽ

4. Lập danh sách và ưu tiên

Viết ra một danh sách mọi thứ cần hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng có vẻ rất khó khăn đối với nhiều người. Tuy nhiên, nếu nhân viên lập danh sách và phân loại ưu tiên các nhiệm vụ, họ sẽ biết được ngày hôm nay họ cần làm gì để hoàn thành chúng. 

Phân bổ công việc theo thứ tự ưu tiên giúp giải quyết hiệu quả

Khi bạn viết danh sách của mình bạn phải tham khảo nó thường xuyên trong ngày để nhắc nhở bản thân những gì còn lại đã hoàn thành và mục nào là quan trọng nhất. Khi viết danh sách, hãy sử dụng các từ hành động chẳng hạn như viết, gọi điện và đánh giá. Tránh những từ mơ hồ như lập kế hoạch, sáng tạo hoặc thảo luận.

5. Loại bỏ phiền nhiễu

Chúng ta đang sống trong một thế giới gây mất tập trung của các ứng dụng email, Facebook, Zalo, báo mạng điện tử… nó sẽ gây phiền nhiễu cho nhân viên của bạn trong thời gian làm việc. Tuy nhiên, chúng ta không thể cấm nhân viên sử dụng chúng mà phải học cách quản lý chúng. 

Phiền nhiễu làm giảm hiệu suất làm việc

Để tối ưu và giúp nhân viên loại bỏ phiền nhiều bạn nên yêu cầu nhân viên:

  • Tắt điện thoại
  • Đóng các ứng dụng mà bạn không hoạt động
  • Đóng ứng dụng email 
  • Sử dụng phần mềm để làm việc 

Giới thiệu FastWork Face ID – giải pháp quản lý thời gian giúp cải thiện hiệu suất doanh nghiệp

Ngoài việc tổ chức phân bổ thời gian thực hiện công việc hợp lý thì quản lý chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên cũng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. 

Xem thêm: Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt bằng AI

Phần mềm FastWork Face ID giúp quản lý chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên thông qua hình thức chấm công Face ID bằng di động. 

1# Số hóa hình thức chấm công: Thay thế các hình thức chấm công truyền thống bằng chấm công online Face ID trên di động

2#Hậu kiểm hình ảnh chấm công bằng công nghệ AI: Ứng dụng công nghệ AI hậu kiểm hình ảnh chấm công, triệt tiêu tình trạng chấm công hộ.

3#Số hóa đơn từ: Số hóa hệ thống đơn từ giấy bằng hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu E-form) trên hệ thống phần mềm

4#Số hóa bảng công: Tự động ghi nhận và tổng hợp dữ liệu chấm công, đơn từ thành bảng công tổng và lưu trữ trên nền điện toán đám mây.

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên. FastWork Face ID giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ quy định và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại.

FastWork Face ID có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng: phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý đánh giá KPI, phần mềm quản lý tính lương… để đồng bộ dữ liệu tính lương nhanh chóng. Và tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện. 

Liên hệ 0983 089 715 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý thời gian làm việc của FastWork. 

Đăng ký dùng thử

Leave a Reply