Việc quản lý phân ca chuỗi cửa hàng trên FastStore thao tác khá đơn giản ở cả 2 nền tảng Mobile và Web App, hỗ trợ chọn đăng ký nhanh nhiều ca trong tuần hoặc sao chép ca làm việc giữa các tuần. Qúy doanh nghiệp có thể tham khảo cách sử dụng phần mềm chia ca làm việc FastStore qua bài viết dưới đây, nhằm hỗ trợ hoạt động đăng ký, điều phối và quản lý ca kíp một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
1. Tổng quan về phần mềm chia ca làm việc FastStore
FastStore là phần mềm quản lý ca, phân chia ca/kíp chuỗi cửa hàng bán lẻ chuyên biệt nằm trong nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn. Được xây dựng dựa trên những vướng mắc thực tế, FastStore ra đời giải quyết trọn vẹn bài toán phân ca kíp và quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng minh bạch – realtime – tập trung trên một phần mềm trực tuyến.
Khả năng quản lý chuỗi toàn diện:
- Quản lý danh sách chi nhánh
- Quản lý danh sách nhân viên
- Quản lý lịch làm việc/ bảng phân ca theo nhân viên/ theo chi nhánh
- Quản lý nguồn lực, điều động nhân sự giữa các chi nhánh
- Quản lý hoạt động chấm công của nhân viên
- Quản lý quân số làm việc tại chi nhánh ở thời điểm cụ thể
- Quản lý sự có mặt/ vắng mặt của nhân viên tại cửa hàng
- Quản lý hoạt động thu chi
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị
Tìm hiểu thêm: Quản lý chuỗi cửa hàng: Khó khăn và giải pháp hiệu quả
Tính năng nổi bật của phần mềm chia ca làm việc FastStore trong quản lý phân ca chuỗi cửa hàng
FastStore phát triển hệ thống tính năng đăng ký ca & phân ca linh hoạt giúp cho việc quản lý sát sao, giúp quản lý ca hiệu quả.
Đối với nhân viên làm việc tại các cửa hàng/ chi nhánh
Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, xếp ca làm việc FastStore cho phép nhân viên chủ động đăng ký ca làm việc theo ngày/ theo tuần bằng cách chọn cửa hàng và khung giờ làm. Đồng thời theo dõi, quản lý bảng phân ca cá nhân, ca nào được duyệt/ không được duyệt trên di động cá nhân, tránh tình trạng bị động trong việc sắp xếp thời gian làm việc ảnh hưởng đến quá trình bán hàng, chăm sóc khách hàng.
Đối với quản lý ca/ cửa hàng trưởng
- Trong trường hợp quản lý là người trực tiếp phân ca, thực hiện đăng ký ca làm cho nhân sự theo ngày/ tuần.
- Trong trường hợp nhân viên là người đăng ký, quản lý có quyền phê duyệt/ từ chối ca đăng ký. Căn cứ vào lịch đăng ký của nhân sự cũng như nhu cầu về số lượng tại từng ca để điều chỉnh, phân bổ lịch làm việc phù hợp.
- Dựa trên kế hoạch nghỉ và bảng đăng ký ca của nhân viên. Phần mềm sẽ cho biết ở mỗi chi nhánh, có các khung giờ nào đang bị thiếu người hoặc thừa người. Từ đó, nhà quản lý có căn cứ để thực hiện chuyển ca, yêu cầu tăng ca hoặc điều động nhân viên ở chi nhánh này sang chi nhánh khác hỗ trợ, đặc biệt với các khung giờ cao điểm.
Đối với CEO/ lãnh đạo
Phần mềm chia ca làm việc FastStore hỗ trợ các CEO/ lãnh đạo xem nhanh trên di động lịch làm việc theo nhân viên, quản lý ca cụ thể theo chi nhánh. Quản lý danh sách nhân viên làm việc tại từng ca (từng khung giờ) trong 1 ngày tại 1 cửa hàng/chi nhánh. Kiểm tra bảng phân bổ nguồn lực cho từng ca đã hợp lý chưa, ca nào đang nhiều người, ca nào đang ít người.
Phần mềm xếp ca làm việc FastStore thay thế hoàn toàn các tác vụ đăng ký và quản lý phân ca thủ công như trước, số hóa dữ liệu lên một nền tảng tập trung trực tuyến nhằm quản lý dễ dàng và chặt chẽ.
2. Cách áp dụng FastStore quản lý phân ca, theo dõi chuyên cần nhân sự chuỗi cửa hàng
Tương tự như phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons, phần mềm xếp ca làm việc FastStore là một Module riêng biệt chuyên biệt cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình chuỗi cửa hàng, với nhiều cơ sở, nhiều ca làm việc và thời gian làm việc của nhân sự không cố định.
Danh mục chức năng phần mềm xếp ca làm việc FastStore
- Đăng ký, điều phối ca làm việc
- Quản lý hoạt động chấm công của nhân viên
- Quản lý lịch làm việc/ bảng phân ca theo nhân viên/ chi nhánh
- Quản lý số lượng nhân viên theo các khung giờ
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Quản lý thu chi nội bộ
- Tự động hóa bảng công
Hướng dẫn áp dụng phần mềm chia ca làm việc FastStore
| Cấu hình, thiết lập | – Thiết lập thông tin cơ sở bao gồm: địa chỉ, số lượng nhân viên, số ca làm việc – Thiết lập vị trí chấm công, đặt bán kính khoảng cách/ sai số cho phép khi thực hiện chấm công – Mỗi nhân sự được cung cấp 1 tài khoản chấm công để chủ động đăng ký ca làm việc, theo dõi bảng phân ca, theo dõi bảng công cá nhân. |
| Đăng ký, điều phối ca làm việc | – Nhân viên đăng ký ca làm việc theo ngày/ theo tuần trên phần mềm – Quản lý phân ca cho nhân viên theo ngày/ theo tuần trên phần mềm – Quản lý phê duyệt/ từ chối đăng ký ca làm việc, căn cứ để phân bổ lịch làm việc phù hợp – Gửi yêu cầu tăng ca, điều động nhân viên sang hỗ trợ chi nhánh khác – Sao chép nhanh ca làm việc giữa các tuần |
| Quản lý bảng phân ca | – Dashboard tổng quan thống kê danh sách nhân sự đăng ký tại từng ca làm – Ô màu ký hiệu trạng thái ca nào đã được duyệt, ca nào chưa được duyệt, ca nào đang chờ duyệt ( màu xanh: đã duyệt, màu vàng: chờ duyệt, màu đỏ: không duyệt) |
| Quản lý số lượng nhân viên theo khung giờ | – Bảng phân bổ nguồn lực, quản lý tập trung số nhân sự theo từng giờ, nhân sự theo từng ca, số giờ làm việc trong tuần của từng cá nhân – Ô màu ký hiệu hiện trạng nguồn lực tại từng ca đã phù hợp hay chưa. Màu xanh càng đậm càng thể hiện khung giờ cần nhiều nguồn lực, màu vàng đến màu đỏ thể hiện khung thời gian đó nên phân bổ ít nguồn lực. |
| Quản lý hoạt động chấm công | – Thống kê realtime hoạt động chấm công của từng nhân sự tại từng cửa hàng, ai vắng mặt, ai đi muộn, về sớm – Lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung – Cảnh báo chấm công sai vị trí, sai khuôn mặt |
| Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị | – Kiểm soát số lượng, thông tin trang thiết bị, CSVC tại mỗi cửa hàng/chi nhánh – Lưu lại đầy đủ lịch sử mua sắm, thanh toán, bảo hành thiết bị |
| Quản lý thu chi nội bộ | – Lập các loại phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm bằng các biểu mẫu có sẵn – Phê duyệt/ từ chối phiếu thu/ phiếu chi trực tuyến – Quản lý ngân sách, tổng thu, tổng chi, dư thực tế so với kế hoạch kèm thông tin công nợ chênh lệch |
| Tự động hóa bảng công | – Tùy chỉnh thời gian và cài đặt hệ số công cho từng loại ca/kíp khác nhau – Tự động tính công theo ca tương ứng Bảng công update realtime. Phát hiện sai sót để xử lý tức thời |
FastStore ra đời với mục đích “bắt đúng bệnh – chữa đúng bài” cho các doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi cửa hàng, đặc biệt là trong hoạt động quản lý ca. Không phải là 1 phần mềm chung giải quyết mọi vấn đề của mọi doanh nghiệp, đội ngũ FastWork phát triển những Module tính năng chuyên biệt cho từng lĩnh vực, hỗ trợ việc triển khai diễn ra nhanh chóng – hiệu quả thay vì mất thời gian chuẩn hóa, sắp xếp lại quy trình phù hợp với chức năng phần mềm.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm chia ca làm việc FastStore qua video dưới đây.
FastWork.vn tự hào mang đến phần mềm chia ca làm việc, quản lý ca chuỗi cửa hàng chuyên biệt được rất nhiều “ông lớn” ngành bán lẻ Việt tin tưởng sử dụng. Trong đó phải kể đến Chuỗi siêu thị mini Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang, Mắt Việt Group, Thế giới Nệm, Bún Bò Xưa, HONDA,…
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm chia ca làm việc chuỗi cửa hàng, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
