Khi ghi chú giấy và bảng trắng không mang lại hiệu quả tối ưu khi theo dõi các dự án từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, nhiều nhà quản lý dự án có xu hướng ứng dụng các công cụ Kanban quản lý công việc hiệu quả từ lập kế hoạch đến giám sát tiến độ & đo lường chất lượng. Cho phép bất kỳ ai ở bất cứ đâu cũng có thể truy cập & cộng tác làm việc trực tuyến – thuận tiện.
Tại sao phương pháp Kanban được sử dụng phổ biến?
Phương pháp Kanban xuất hiện vào đầu năm 2007, là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile như David Aderson, Dan Vacanti, Darren Davis , Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và nhiều người khác. Kanban là một công cụ tuyệt vời giúp bạn hình dung tiến độ dự án cũng như tìm ra những nút thắt gây tắc nghẽn quy trình.
Bảng Kanban được mô phỏng thành ba cột hiển thị các nhiệm vụ cần thực hiện, đang thực hiện hoặc đã hoàn thành, giúp các nhóm khắc phục nút thắt bằng cách phân bổ thời gian, tài năng và nguồn lực phù hợp để thực hiện các dự án. Đồng thời, Kanban giúp các cá nhân chủ động theo dõi nhiệm vụ được giao và các bước cần thiết để hoàn thành dự án hiệu quả.
Xem thêm: Top 7+ phần mềm nhắc việc đa dạng các mô hình quản lý như Gantt, Kanban, Todo list, cá nhân và doanh nghiệp nên tham khảo
Top công cụ & phần mềm Kanban quản lý công việc hiệu quả
Phần mềm Kanban có nhiều dạng, và rất khó để chỉ ra điểm khác biệt giữa chúng. Để mang đến cho người đọc cái nhìn cụ thể nhất, chúng tôi chia thị trường phần mềm Kanban thành 3 loại:
- Công cụ quản lý dự án với bảng Kanban
- Công cụ Kanban dành cho nhà phát triển phần mềm
- Sản phẩm Atlassian với Công cụ Kanban
Công cụ quản lý dự án với bảng Kanban
Thời gian gần đây, Kanban là từ khóa được các nhà quản lý dự án, những người tuân thủ truyền thống phương pháp luận thác nước (Waterfall) tìm kiếm nhiều nhất. Các nhà quản lý dự án truyền thống có thể gặt hái được những lợi ích đáng kể từ phần mềm sử dụng bảng Kanban, cho phép tùy chỉnh linh hoạt quy trình công việc, biểu đồ Gantt và phân tích tích hợp sẵn.
1. Scrumwise
Scrumwise là một công cụ quản lý dự án tích hợp Kanban. Nó được xây dựng hỗ trợ các đội nhóm theo dõi tiến trình trong các lần chạy nước rút thông qua hình ảnh hóa thẻ và bảng. Do đó, các ràng buộc về thời gian và sự phụ thuộc rất rõ ràng.
Tích hợp phần mềm với tài khoản GitHub của bạn để thêm dữ liệu Scrumwise hoặc kết nối với API để thay đổi và cập nhật thông tin từ xa. Vì tất cả dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, nhóm của bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian làm mới các trang để thông tin luôn được cập nhật mới nhất.
2. Kanbanery
Kanbanery cung cấp các mẫu có sẵn giúp bạn dễ dàng sao chép quy trình công việc và nhiệm vụ sang các dự án mới tiếp theo. Mỗi thẻ nhiệm vụ cho phép bạn ghi lại tiến độ, chẳng hạn như nhận xét, ngày hoàn thành và danh sách công việc con. Dữ liệu luôn được cập nhật tức thời theo thời gian thực, cảnh báo công việc có nguy cơ chậm deadline sẽ khiến bạn tập trung hơn vào những công việc quan trọng cần hoàn thành. Bạn dễ dàng theo dõi trực quan quy trình làm việc hiện tại và xác định các nút thắt cổ chai bằng các công cụ báo cáo tích hợp theo quy trình từ đầu đến cuối.
3. Bitrix24
Bitrix24 là một công cụ quản lý dự án kết hợp với CRM & quản lý tác vụ giúp lập kế hoạch dự án dễ dàng và hiệu quả hơn. Phần mềm tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến, nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về nhiệm vụ, chia sẻ tài liệu & cập nhật quy trình làm việc để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Cùng với bảng Kanban, bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ Gantt, lịch dự án và các giai đoạn dự án tùy chỉnh để hình dung tiến trình của mình.
Bitrix24 cung cấp cho người dùng gói miễn phí không giới hạn với nhiều tính năng cơ bản hữu ích bao gồm cả CRM và các công cụ quản lý dự án. Lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp hoặc nhóm nhỏ với ngân sách eo hẹp.
4. FastWork Project
Điểm khác biệt của FastWork Project so với các công cụ kể trên là nó được phát triển bởi một đơn vị cung cấp phần mềm Việt Nam. Nhờ loại bỏ được rào cản ngôn ngữ mà FastWork trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp Việt thay vì ứng dụng các phần mềm công nghệ nước ngoài nhiều bất cập.
FastWork giúp số hóa và quản lý tất cả các công việc, dự án trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung, trực tuyến. Cung cấp hệ thống Dashboard trực quan hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi tổng quan tiến độ các cả các dự án trên một màn hình. Hoặc chi tiết tiến độ, tình trạng sức khỏe, trạng thái… từng dự án dưới dạng danh sách, Kanban, lịch biểu, Gantt, bảng phân bổ nguồn lực. Theo dõi tình trạng sức khỏe của từng dự án theo thang cảnh báo 5 cấp độ: bình thường, chậm trễ, tăng tốc, lưu ý và rủi ro.
Phần mềm còn cho phép nhà quản lý xem nhanh 1 khoảng thời gian trống của nhân viên để giao việc trực tiếp. Đảm bảo phân bổ đều công việc để nhân sự có thời gian thực hiện công việc hợp lý, tránh ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành dự án.
FastWork Project xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, giúp tất cả các thành viên tham gia dự án đều có thể tương tác, trao đổi & chia sẻ thông tin, tài liệu ngay dưới mỗi Task công việc nhằm nâng cao chất lượng dự án.
Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu chi tiết cách quản lý công việc theo mô hình Kanban trên app FastWork (một sản phẩm của Việt Nam)
5. Planview Leankit
Planview Leankit nâng cấp bảng Kanban cơ bản với “đường bơi” nằm ngang giúp làm rõ các mục tiêu quan trọng & đồng thời của dự án. Trong khi hầu hết các công cụ Kanban giữ cột dọc tiêu chuẩn để biểu thị các bước trong quá trình, Leankit cho phép bạn xem các phần phụ thuộc và các dự án song song từ một chế độ xem duy nhất. Mỗi bước của dự án đều linh hoạt, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Leankit cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày mà không cần thẻ tín dụng. Sau đó bạn có thể phải thực hiện một số hoạt động mua sắm so sánh để xác định được các tính năng, nhu cầu tích hợp sao cho phù hợp với mức giá bạn có thể chi trả.
Công cụ Kanban quản lý công việc hiệu quả dành cho nhà phát triển phần mềm
Các tùy chọn tập trung vào phần mềm cung cấp cho các nhà phát triển quyền truy cập vào bảng Kanban bên cạnh các công cụ sản xuất nhằm theo dõi & phát hiện lỗi nhanh chóng để có hướng xử lý kịp thời.
1. ZenHub
Với ZenHub, Ban dự án Kanban có quyền truy cập theo dõi các vấn đề & kéo thả công việc dễ dàng. Nhờ liên kết trực tiếp với GitHub, ZenHub cho phép cập nhật & theo dõi tiến độ triển khai dự án theo thời gian thực.
Thông qua các bảng tóm tắt & hàng loạt câu chuyện người dùng thành công, ZenHub thu hút lượng lớn các nhà phát triển hoặc nhà quản lý dự án ứng dụng công cụ Kanban quản lý công việc hiệu quả.
Mỗi nhà phát triển có thể tạo danh sách việc cần làm cá nhân trên bảng điều khiển người dùng của họ, gửi thông báo tức thời đến các cá nhân liên quan thông qua API và tích hợp với Slack.
Chi phí gói ZenHub phụ thuộc vào số lượng người dùng và quy mô lên theo doanh nghiệp.
2. Yodiz
Yodiz sử dụng cái mà họ gọi là chế độ xem “Scrumban”, một sự kết hợp giữa các phương pháp scrum và Kanban. Cho phép nhóm của bạn có cái nhìn tổng quan về dự án và phóng to các nhiệm vụ, đồng thời theo dõi các quy trình làm việc song song qua các “đường bơi”
Sức mạnh của Yodiz đến từ khả năng tích hợp với lượng lớn nền tảng, hỗ trợ các sản phẩm Zendesk, GitHub, Atlassian,… cho phép bạn cộng tác với người dùng và nhóm hỗ trợ của mình trong một sản phẩm duy nhất.
Sản phẩm Atlassian với Công cụ Kanban
Atlassian gần đây có những bước tiến lớn trong lĩnh vực quản lý dự án, đặc biệt là việc mua lại & tích hợp Trello vào bộ cộng tác & phát triển phần mềm của họ. Danh sách phần mềm Kanban quản lý công việc hiệu quả sẽ không đầy đủ nếu không có một vài sản phẩm Atlassian.
1. JIRA
JIRA mua lại phần mềm quản lý dự án GreenHopper, sau đó tích hợp để tạo ra một công cụ quản lý toàn diện. JIRA xây dựng các thẻ Kanban hiển thị quy trình làm việc & từng giai đoạn triển khai trong quy trình giúp nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. JIRA cung cấp các quy trình làm việc mẫu có sẵn, cho phép bạn tạo ra các quy trình làm việc tùy chỉnh & sao chép dễ dàng cho các dự án tiếp theo.
2. Trello
Vào đầu tháng 01/ 2017, Atlassian mua lại Trello. Trello là một công cụ Kanban quản lý công việc hiệu quả – nghiêm ngặt, cho phép các thành viên trong nhóm truy cập dễ dàng, chia sẻ thông tin, cập nhật nhiệm vụ và lưu trữ tài liệu thuận tiện.
Trello tích hợp Slack và các tiện ích bổ sung khác mà họ gọi là Power-Up, chẳng hạn như JIRA, Bitbucket và Confluence. Trello cung cấp bản dùng thử miễn phí với hệ thống tính năng cơ bản, doanh nghiệp bạn có thể thêm chi phí nâng cấp để có thêm Power-Up và bảo mật.
Trên đây là trọn bộ 9 công cụ & phần mềm Kanban quản lý công việc hiệu quả năm do đội ngũ FastWork tổng hợp lại. Cho dù bạn quyết định mua một công cụ Kanban độc lập hay một bộ phần mềm lớn hơn, bạn có thể yên tâm rằng việc thêm phần mềm Kanban vào chiến lược quản lý dự án sẽ giúp việc triển khai dự án suôn sẻ và hiệu quả hơn rất nhiều.
Gợi ý bạn tham khảo thêm: 20 phần mềm quản lý công việc miễn phí, phù hợp với cá nhân và nhóm
Hơn 3500 đơn vị khách hàng lựa chọn FastWork Project là trợ thủ đắc lực nhằm tối ưu hiệu quả quản lý dự án. Để nhận tư vấn hoặc demo 1-1 từ đội ngũ chuyên gia, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
