Kiểm soát là quá trình trong đó các hành động được thực hiện để đảm bảo rằng các mục tiêu về tổ chức và quản lý được thực hiện.
Kiểm soát là quá trình mang tính hệ thống. Trong đó, các nhà quản lý điều tiết các hoạt động của tổ chức cho phù hợp với kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã đặt ra.
Trong doanh nghiệp có 4 hệ thống kiểm soát gồm:
- Hệ thống kiểm soát toàn bộ
- Kiểm soát bộ phận
- Kiểm soát đóng
- Kiểm soát mở.
Mục lục nội dung:
Quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp
Quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo quy trình 4 bước sau:
- BƯỚC 1: Thiết lập các tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá quá trình thực hiện. Đây là những căn cứ quan trọng nhất để đánh giá đúng và đảm bảo có sự thống nhất trong đánh giá
- BƯỚC 2: Đánh giá quá trình thực hiện dựa trên những tiêu chuẩn và chỉ tiêu đã đề ra
- BƯỚC 3: Đối chiếu kết quả thực hiện với tiêu chuẩn đặt ra. Từ đó, thấy được sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện.
- BƯỚC 4: Thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Sau khi đối chiếu, nhà quản lý thấy được sự chênh lệch (lớn hoặc nhỏ hơn) giữa mục tiêu và kết quả, thấy cần phải điều chỉnh thì cần điều chỉnh kịp thời
| Mục tiêu của công tác kiểm soát là phát hiện và giải quyết vấn một cách hiệu quả nhất, đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Các câu hỏi cần trả lời trong quá trình đánh giá và kiểm soát khi có vấn đề xảy ra. – Vấn đề này nảy sinh khi nào? – Bản chất của vấn đề là gì? – Nhân sự, bộ phận nào có liên quan – Vì sao vấn đề này cần giải quyết – Cần nguồn nhân lực, vậy lực thế nào để giải quyết hoàn toàn vấn đề đó. (Trích “Những vấn đề cơ bản về Quản trị doanh nghiệp” – PGS.TS. Vũ Thành Hưng) |
Sự khác biệt giữa lập kế hoạch và kiểm soát
Lập kế hoạch và kiểm soát là hai nhiệm vụ quản lý khác nhau nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau.
Lập kế hoạch là cơ sở để giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát. Đặt mục tiêu, xác định mục tiêu và tìm ra cách đạt được chúng đều là một phần của việc lập kế hoạch. Lập kế hoạch thiết lập lộ trình của tổ chức bằng cách liệt kê các nhiệm vụ, nguồn lực và thời hạn cần thiết. Nếu không có kế hoạch tốt, công ty sẽ thiếu phương hướng và sự rõ ràng, khiến khó đạt được mục tiêu.
Mặt khác, kiểm soát có nghĩa là theo dõi tiến độ, so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn đã đặt ra và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Kiểm soát doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và mọi vấn đề đều được tìm thấy và khắc phục. Kiểm soát giúp mọi thứ hoạt động tốt và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Nếu không có sự quản lý, việc lập kế hoạch chỉ là một thử nghiệm trong suy nghĩ vì không có cách nào để biết liệu kế hoạch có được thực hiện tốt hay không.
Lập kế hoạch và kiểm soát có thể được coi là một quá trình phản hồi diễn ra liên tục. Việc lập kế hoạch đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn, đồng thời việc kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình của mình và thực hiện các thay đổi nếu cần. Kiểm soát cung cấp phản hồi cho việc lập kế hoạch bằng cách chỉ ra những điểm có thể tốt hơn, chỉ ra những điểm còn thiếu sót và cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch trong tương lai.
Lập kế hoạch và kiểm soát cũng có một số điểm chung và sử dụng một số công cụ và phương pháp giống nhau. Ví dụ: đặt mục tiêu, phân bổ nguồn lực và phân tích dữ liệu đều là một phần của cả hai vai trò. Để đảm bảo các hoạt động của tổ chức diễn ra tốt đẹp, họ cần giao tiếp, phối hợp và đưa ra quyết định tốt. Cả 2 hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát đều có thể thực hiện số hóa toàn diện, quản lý tập trung trên phần mềm quản lý công việc dự án FastWork Work+ (có hỗ trợ trải nghiệm demo free).
Mặc dù lập kế hoạch và kiểm soát là hai bộ phận quản lý khác nhau nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau. Việc lập kế hoạch đặt nền tảng cho việc kiểm soát và việc kiểm soát đưa ra phản hồi và giúp lập kế hoạch cho tương lai. Để công ty đạt được mục tiêu và giữ được lợi thế chiến lược, điều quan trọng là cả hai chức năng này phải hoạt động tốt.
Làm thế nào để đạt được mục tiêu của công tác kiểm soát?
Với nội dung và quá trình kiểm soát trên, doanh nghiệp làm thế nào để đạt được mục tiêu của công tác kiểm soát? Áp dụng nền tảng kiểm soát quản trị 4.0 là giải pháp.
Ví dụ với việc kiểm soát thực hiện dự án. Doanh nghiệp áp dụng phần mềm vào việc quản trị dự án, công việc.
Cụ thể như, doanh nghiệp có thể tìm hiểu bộ phần mềm quản trị công việc và dự án FastWork Work+ giúp kiểm soát toàn bộ việc thực hiện dự án, đầy đủ theo 4 bước trên: Từ thiết lập tiêu chuẩn đến tính năng đánh giá trên điểm số, KPI, cập nhật tiến độ theo thời gian thực, Dashboard tổng quan đối chiếu kết quả thực hiện với mục tiêu, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch ngay trên phần mềm.
Thông qua phần mềm, nhà quản lý sẽ kiểm soát được chặt chẽ việc thực hiện dự án, tiến độ công việc,…
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể tìm hiểu các hệ thống, phần mềm quản trị tài chính, nhân sự và các hệ thống phụ trợ khác như giám sát an ninh, kiểm soát ra vào nhà xưởng, kiểm soát bãi xe, quản lý suất ăn/căn tin, chấm công… tích hợp tự động vào hệ thống kiểm soát quản trị nhân sự.
Việc ứng dụng công nghệ, phần mềm vào kiểm soát doanh nghiệp sẽ giúp DN tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm thiểu sai sót do các thao tác thủ công hoặc nhập thông tin nhiều lần, loại bỏ các lãng phí về nhân công, thời gian và cơ hội, tăng khả năng cạnh tranh.
Doanh nghiệp để nhận tư vấn và trải nghiệm demo các phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện từ nhân sự, công việc, dự án, khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 miễn phí với chuyên viên!
