FastWork Timesheet là phần mềm chấm công trực tuyến trên di động được yêu thích nhất hiện nay. Phần mềm chấm công sử dụng công nghệ FaceID & GPS cho phép nhân viên của bạn chấm công linh hoạt ở bất kỳ đâu, đặc biệt có thể tự động tính toán, xử lý bảng công mà không cần excel hay xuất, nhập dữ liệu.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập bảng chấm công tự động trên phần mềm FastWork TimeSheet. Chỉ với vài bước thiết lập, CEO có thể giải phóng toàn bộ phòng HR, Kế toán khỏi việc tính công làm lương hàng tháng vất vả. Tham khảo ngay!
Mục lục nội dung:
Tổng quan về phần mềm FastWork TimeSheet
FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nhân sự trực tuyến thuộc nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork. Giải pháp hiện đang được hơn 3500 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trên khắp cả nước áp dụng thay cho máy chấm công vân tay và các hình thức khác.
Đặc trưng của phần mềm chấm công FastWork TimeSheet:
- Chấm công trực tuyến 100% trên app FastWork trên điện thoại.
- Tích hợp công nghệ FaceID, nhận diện tức thời, độ chính xác tuyệt đối.
- Tích hợp GPS/IP Wifi để tạo các địa điểm chấm công trên phần mềm mà không cần lắp đặt bất kỳ thiết bị máy vân tay hay camera
- Hỗ trợ chấm công, check-in ngay cả khi đi gặp khách hàng, đi hiện trường
- Số hóa đơn từ chấm công: xin nghỉ, tăng ca, đổi ca, làm thêm, xin đi muộn về sớm, v.v…
- Cấu hình ca kíp cực kỳ linh hoạt. Phân ca trên phần mềm. Tự động tính công theo ca làm và thời gian làm việc
Thay thế hình thức chấm công truyền thống, phần mềm sẽ cập nhật tức thời dữ liệu chấm công cá nhân của nhân viên vào bảng công chung, kết hợp với dữ liệu phân ca, đơn từ, nghỉ phép cũng được số hóa trên phần mềm để tự động tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh.
Tiết kiệm chi phí hơn, thuận tiện hơn và hiệu quả hơn là 3 điểm mạnh mà giải pháp chấm công di động FastWork mang đến cho doanh nghiệp.
Khám phá ngay 6 bước đơn giản để biến thời gian tính công làm lương hàng tháng của kế toán từ 1 tuần xuống chỉ còn 1 giờ với phần mềm chấm công FastWork TimeSheet.
- Gợi ý doanh nghiệp tìm hiểu nhanh đánh giá 5 phần mềm chấm công tối ưu nhất hiện nay cho SMEs
6 Bước thiết lập bảng chấm công tự động trên FastWork TimeSheet
Bước 1. Khởi tạo danh mục ca làm, quỹ phép, đơn từ & quy định chấm công
Sử dụng phần mềm chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet, doanh nghiệp có thể:
- Khởi tạo không giới hạn vị trí chấm công trên phần mềm
- Cấu hình vị trí chấm công trên bản đồ tương ứng với các cơ sở, chi nhánh, văn phòng… và phân quyền chấm công cho nhân viên
- Thiết lập bán kính & sai số khoảng cách vị trí chấm công, thời gian nhắc nhở chấm công. Cảnh báo khi nhân viên chấm công sai địa điểm hoặc đứng ngoài bán kính chấm công.
- Khởi tạo các ca-kíp và cấu hình thời gian vào ca, hết ca, hệ số tính công theo ca (ca sáng, ca chiều, ca tối, ca lỡ,…)
- Cấu hình sẵn các mẫu đơn từ chấm công như: giải trình, nghỉ ốm, nghỉ phép, xin đổi ca, tăng ca, vắng mặt, đi trễ, về sớm… và người duyệt, quy trình duyệt đơn
- Cấu hình quy định chấm công cho từng loại đơn
- Cấu hình tính phép cho nhân viên: số ngày phép tối đa/năm, số ngày phép/tháng, thời gian tính phép, cách tính phép thâm niên,…
Bước 2. Phân ca làm việc cho nhân viên
- Dễ dàng phân ca, lập lịch, giao ca cho nhân viên tại văn phòng, từng chi nhánh, từng địa điểm làm việc theo ngày, theo tuần và theo tháng
- Cho phép nhân viên gửi đăng ký ca làm theo ngày/ tuần/ tháng theo mẫu và chủ động đăng ký đổi ca, thay ca với nhân viên khác ngay trên phần mềm. Quản lý căn cứ vào lịch làm việc nhân viên đăng ký để xếp ca phù hợp
- Có thể sao chép ca làm giữa các tuần/ tháng để giảm thời gian phân ca cho quản lý
Bước 3. Nhân viên thực hiện chấm công hàng ngày, tạo đơn từ trên App
- Mỗi nhân viên được tạo 1 tài khoản trên hệ thống để chấm công
- Hàng ngày, nhân viên chấm công trên app để báo cáo thời gian bắt đầu – kết thúc ca làm
- Chấm công đơn giản chỉ cần selfie khuôn mặt trên app. Phần mềm cảnh báo khi không nhận ra khuôn mặt hoặc chấm công sai vị trí, chấm công sai ca làm, loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận/sai sót trong chấm công
- Gửi đơn từ: Nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn (xin nghỉ, xin đổi ca, tăng ca, làm thêm, xin về sớm/đi muộn…) – điền thông tin – gửi quản lý duyệt nhanh chóng trên app di động
Tìm đọc chi tiết cách: Chuỗi cửa hàng MEMOS quản lý chấm công, tính lương 270 nhân sự trên phần mềm FastWork
Bước 4. Quản lý, kế toán duyệt đơn theo quy trình
- Ban lãnh đạo, quản lý, kế toán truy cập trên app FastWork phê duyệt các đơn từ cho nhân viên dễ dàng, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng quỹ phép của từng nhân viên trên phần mềm
Bước 5. Dữ liệu chấm công tự động đồng bộ vào bảng công
- Dữ liệu chấm công hàng ngày tự động đồng bộ vào bảng công của từng nhân viên
- Sau khi các đơn từ tăng ca, làm thêm, xin nghỉ phép… được phê duyệt, phần mềm tự động tính công, trừ phép cho nhân viên mà không sợ sai sót hay thất lạc đơn từ
- Phần mềm tự động tính công theo quy định, quy chế chấm công được thiết lập sẵn của từng doanh nghiệp, độ chính xác 100%
Bước 6: Tự động hóa tính lương
- Dữ liệu bảng công được đồng bộ với bảng lương trên phần mềm, tự động hóa tính lương cho nhân sự
- FastWork hỗ trợ thiết lập các phiếu lương online, hệ số, cơ chế tính lương cho từng nhân viên tại các phòng ban khác nhau. Tự động tính lương chính xác theo công thức
- Kế toán gửi Giám đốc xác nhận – duyệt phiếu lương online trên phần mềm.
Video dưới đây là hướng dẫn chi tiết xây dựng bảng lương tự động hóa dựa trên dữ liệu bảng chấm công trên FastWork, doanh nghiệp nên tham khảo.
Bên cạnh tự động hóa bảng công, phần mềm FastWork cũng giúp tự động hóa doanh nghiệp SME ở nhiều khía cạnh khác như: công việc, hiệu suất, HRM, CRM, Sales pipeline…
Đọc thêm tại: Tự động hóa doanh nghiệp #1: Hướng dẫn tự động hóa doanh nghiệp nhỏ
Demo giao diện chấm công trên phần mềm FastWork TimeSheet
Để giúp bạn đọc có hình dung tốt hơn về phần mềm, dưới đây là một số hình ảnh minh họa giao điện bảng công, đơn từ & báo cáo chấm công của doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm FastWork TimeSheet.
Bạn cũng có thể đăng ký để nhận DEMO TRỰC TIẾP với chuyên viên tư vấn hoặc gọi tới hotline: 0983-089-715
1. Giao diện quản lý thời gian chấm công của từng nhân viên trên FastWork
2. Theo dõi địa điểm & vị trí chấm công của nhân viên trên Map
3. Giao diện gửi – duyệt đơn từ online thay cho mẫu giấy
4. Giao diện phân ca, lập lịch làm việc cho nhân viên
5. Giao diện bảng công tổng của cả công ty
6. Giao diện bảng lương tổng hợp toàn doanh nghiệp
Chi tiết bảng công trên phần mềm FastWork TimeSheet
Nhờ đồng bộ hình thức chấm công trực tuyến toàn bộ nhân viên trên 1 phần mềm duy nhất mà tất cả các báo cáo chấm công thủ công đã không còn cần thiết.
Dữ liệu chấm công, đơn từ, phân ca được xử lý online ngay trên phần mềm và real-time. Từ đó phần mềm sẽ tự động tổng hợp và cho ra các báo cáo về thời gian làm việc, chấm công, ca kíp, bảng lương nhân viên tới ban quản lý, giám đốc, bộ phận HR theo thời gian thực. Dưới đây là tổng hợp các trường thông tin được báo cáo trên bảng chấm công khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm FastWork TimeSheet.
Bảng giải thích chi tiết ý nghĩa bảng chấm công trên FastWork
| STT | Trường hiển thị trong bảng chấm công | Ý nghĩa |
| 1 | Thông tin nhân viên | |
| STT | Số thứ tự | |
| Mã NV | Mã nhân viên | |
| Mã đăng nhập | Mã đăng nhập của NV | |
| Nhân viên | Họ và tên NV | |
| Chức danh | Chức vụ của NV (Chuyên viên tư vấn, nhân viên cửa hàng,…) | |
| Phòng ban | Tên bộ phận/phòng ban được thiết lập theo cây đơn vị | |
| 2 | Công tổng | |
| Số giờ | Tổng số giờ làm việc thực tế theo ca được phân trong tháng bao gồm cả đơn từ, ngày phép | |
| Số công | Tổng số công làm việc trong tháng bao gồm cả đơn từ, ngày phép | |
| 3 | Tổng hợp đi muộn | |
| Số phút | Tổng số phút đi muộn trong tháng | |
| Số lần | Tổng số lần đi muộn trong tháng | |
| Công muộn | Tổng công đi muộn trong tháng | |
| 4 | Tổng hợp về sớm | |
| Số phút | Tổng số phút về sớm trong tháng | |
| Số lần | Tổng số lần về sớm trong tháng | |
| Công sớm | Tổng công về sớm trong tháng | |
| 5 | Tổng hợp vắng mặt | |
| Số phút | Tổng số phút vắng mặt trong tháng | |
| Số lần | Tổng số lần vắng mặt trong tháng | |
| Số công | Tổng công vắng mặt trong tháng | |
| 6 | Quên chốt | Tổng số lần quên chốt trong tháng |
| 7 | Tổng hợp nghỉ không lý do | |
| Số công | Tổng số công nghỉ không lý do (nghỉ không lý do là những ngày đã được phân ca nhưng không có hoạt động chấm công, đơn từ xin nghỉ) | |
| 8 | Tổng hợp nghỉ lý do | |
| Tổng công (P-Công, KL-Công,…) | Tổng số công nghỉ có lý do trong tháng(P, KL, TL, KH: theo các ký hiệu lý do nghỉ cấu hình: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn,…) | |
| Tổng giờ (P-Giờ, KL-Giờ,…) | Tổng số giờ nghỉ có lý do trong tháng(P, KL, TL, KH: theo các ký hiệu lý do nghỉ cấu hình: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn,…) | |
| 9 | Tổng hợp Công chính | |
| Công ca | Công thực tế theo ca làm việc (có hoạt động chấm công vào/ra) và không tính đơn nghỉ phép | |
| Công lễ | Số công được tính theo cấu hình ngày lễ | |
| Công tác | Số công được tính theo đơn công tác | |
| 10 | Tổng hợp làm thêm | |
| Giờ nghỉ | Tổng số giờ làm thêm vào ngày nghỉ ((1)=(2)+ (3)) | |
| Nghỉ ngày | Tổng số giờ làm thêm vào ngày nghỉ ban ngày (1) | |
| Nghỉ đêm | Tổng số giờ làm thêm vào ngày nghỉ ban đêm (2) | |
| Giờ lễ | Tổng số giờ làm làm thêm vào ngày nghỉ lễ ((4)= (5)+(6)) | |
| Lễ ngày (Là ngày thể hiện kí hiệu L trên bảng công đối với nhân viên được phân ca) | Tổng số giờ làm thêm vào ngày lễ ban ngày (5) | |
| Lễ đêm (Là ngày thể hiện kí hiệu L trên bảng công đối với nhân viên được phân ca) | Tổng số giờ làm thêm vào ngày lễ ban đêm (6) | |
| Giờ ngày | Tổng số giờ làm làm thêm vào ngày thường ((7)= (8)+ (9)) | |
| Ngày (Là ngày được đánh dấu x trên bảng công với nhân viên được phân ca) | Tổng số giờ làm thêm vào ngày thường ban ngày (8) | |
| Đêm | Tổng số giờ làm thêm vào ngày thường ban đêm (9) | |
| Tổng giờ | Tổng số giờ làm thêm trong tháng | |
| Số lần | Tổng số lần làm thêm trong tháng | |
| 11 | Tổng hợp tăng ca | |
| Giờ nghỉ | Tổng số giờ tăng ca ngày nghỉ | |
| Giờ lễ | Tổng số giờ tăng ca ngày lễ | |
| Giờ ngày | Tổng số giờ tăng ca ngày thường | |
| Tổng giờ | Tổng số giờ tăng ca trong tháng | |
| Công nghỉ | Tổng số công tăng ca ngày nghỉ | |
| Công lễ | Tổng số công tăng ca ngày lễ | |
| Công ngày | Tổng số công tăng ca ngày thường | |
| Số công | Tổng số công tăng ca trong tháng | |
| Công chuẩn | Tổng số công chuẩn tăng ca trong tháng | |
| Số lần | Số lần tăng ca trong tháng | |
| 12 | Tổng hợp qua ngày | |
| Số giờ | Tổng số giờ làm việc theo ca được phân là ca qua ngày | |
| Số công | Tổng số công làm việc theo ca được phân ca là ca qua ngày | |
| Công thực tế | Tổng số công làm việc thực tế trong tháng của ca qua ngày | |
| Giờ thực tế | Tổng số giờ làm việc thực tế trong tháng của ca qua ngày | |
| Số lần | Tổng số lần làm việc ca qua ngày trong tháng | |
| 13 | Tổng hợp HC, CS,… (Dữ liệu chấm công theo từng ca làm việc) | |
| Số công | Tổng số công làm việc thực tế theo ca bao gồm cả đơn từ | |
| Số giờ | Tổng số công làm việc thực tế theo ca bao gồm cả đơn từ | |
| Công thực tế | Tổng số công làm việc thực tế theo ca không bao gồm đơn từ | |
| Giờ thực tế | Tổng số giờ làm việc thực tế theo ca không bao gồm đơn từ | |
| Số lần | Số lần chấm công thực tế theo ca | |
| 14 | Tổng hợp làm việc ngày lễ | |
| Số công | Tổng số công làm việc của nhân viên đi làm trong ngày lễ | |
| Số giờ | Tổng số giờ làm việc của nhân viên đi làm trong ngày lễ | |
| 15 | Tổng hợp ngày chấm công | |
| Số ngày | Số ngày có hoạt động chấm công trong tháng | |
| 16 | Tổng hợp Công chuẩn | |
| Công chuẩn | Tổng số công chuẩn theo ca làm việc được phân ca trong tháng |
So sánh phần mềm FastWork TimeSheet với các giải pháp chấm công khác
| FastWork Timesheet | Máy chấm công và các giải pháp khác |
| Phương pháp chấm công | |
| – Chấm công trực tuyến trên app FastWork – Selfie khuôn mặt để chấm công – Phần mềm tự động nhận diện với FaceID | – Chấm công bằng các thiết bị chấm công được đặt cố định tại các địa điểm làm việc, thiếu linh hoạt và dễ xảy ra sai sót, gian lận |
| Điểm khác biệt | |
| ✔ Không cần lắp đặt bất kỳ thiết bị phần cứng nào ✔ Nhân viên chủ động chấm công trên app điện thoại ✔ Không giới hạn người chấm công ✔ Không gò bó địa điểm chấm công ✔ Dễ dàng chấm công khi ra ngoài làm việc ✔ Chấm công chính xác ✔ Tự động xử lý dữ liệu công ✔ Không mất chi phí cài đặt phần cứng, lắp đặt thiết bị hay bảo trì định kỳ | x Phải lắp đặt thiết bị cố định x Nhân viên bị động trong khâu chấm công x Dễ quá tải vào giờ cao điểm x Mỗi địa điểm yêu cầu một thiết bị chấm công x Không hỗ trợ chấm công ngoài văn phòng x Hay lỗi chấm công x Dữ liệu offline, tổng hợp thủ công x Nhiều chi phí mua mới, lắp đặt, bảo trì sửa chữa |
Không chỉ mang tới trải nghiệm chấm công nhanh chóng, đơn giản & thuận tiện cho người dùng. Giải pháp chấm công và quản lý nhân sự FastWork TimeSheet còn giúp tối ưu chi phí, nguồn lực cho doanh nghiệp.
Phần mềm đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có nhiều văn phòng, nhiều chi nhánh, hoặc có đội ngũ làm việc ngoài hiện trường, và làm việc theo ca kíp phức tạp.
Hơn 3500 doanh nghiệp thuộc mọi quy mô & lĩnh vực trên khắp cả nước đã ứng dụng thành công giải pháp chấm công FastWork Timesheet, tiêu biểu như: Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Phú Thọ, CMC Telecom, Metro Mart, BreadTalk, Le Pavillon Hội An, Thế giới Nệm, Vietnam Post,…
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm chấm công FastWork Timesheet, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
