Tự động hóa doanh nghiệp #1: Hướng dẫn tự động hóa doanh nghiệp nhỏ

By 9 Tháng Mười Một, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Trước sự thay đổi từng ngày của thị trường, các doanh nghiệp nhỏ phải gồng mình lên tạo ra sự khác biệt để duy trì lợi thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự phát triển bền vững, vai trò của tự động hóa trở nên càng quan trọng. Mở đầu chuỗi bài viết tự động hóa doanh nghiệp, FastWork đưa ra những mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ dựa trên những Case Study, số liệu thống kê thực tế. 

1. Tự động hóa là gì? Một số hình thức tự động hóa doanh nghiệp

Tự động hóa được định nghĩa đơn giản là việc sử dụng công nghệ và phần mềm chuẩn hóa các quy trình, giúp lãnh đạo theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhân sự. 

Ứng dụng thành công tự động hóa, một doanh nghiệp có thể gặt hái nhiều lợi ích bao gồm giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Một quan điểm sai lầm thường gặp về tự động hóa cho rằng các doanh nghiệp nhỏ nếu muốn tự động hóa cần tái cấu trúc bộ máy hoạt động của họ, thay thế con người bằng robot cao cấp. Tuy nhiên, tự động hóa không nhất thiết phải đầu tư một đống tiền vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp hiện đại. Trong nhiều trường hợp, nó chỉ đơn giản là sử dụng nền tảng công nghệ nhằm giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các tác vụ thủ công lặp lại để họ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

3 hình thức tự động hóa phổ biến nhất là Tự động hóa Email, Tự động hóa đường ống bán hàng và Tự động hóa quy trình kinh doanh.

Tự động hóa email

Theo Wishpond.com, có 3.2 tỷ tài khoản email trên toàn thế giới và 91% người dùng kiểm tra thư mới hàng ngày. Dựa vào số liệu đó, thật dễ hiểu tại sao tự động hóa email lại là một phần không thể thiếu trong nỗ lực tự động hóa của doanh nghiệp nhỏ.

Tạo và gửi email tự động cho khách hàng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần phải đầu tư nhiều chi phí và thời gian. Bạn chỉ cần tải lên những nội dung Email mẫu, khi khách hàng tiềm năng có một hành động nhất định, phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin, tạo ra một Email cá nhân hóa và gửi đi theo lịch hẹn của bạn. Công việc trước đây mất 1 giờ để làm chỉ cần ít phút hoàn thành nhờ tự động hóa. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi được khách hàng có mở email không, mở khi nào, mở bao nhiêu lần và có click vào link đính kèm không?

Tự động hóa email còn được hiểu là tiếp thị qua email – cách mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng vô cùng hiệu quả. Theo một cuộc khảo sát gần đây được thực hiện bởi MarketingProfs, hơn 44% người nhận email sẽ thực hiện ít nhất một lần mua hàng do nhận được email quảng cáo.

Tự động hóa đường ống bán hàng

Đường ống bán hàng (Sales Pipeline) là một khái niệm kinh doanh liên quan đến việc di chuyển khách hàng tiềm năng qua các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng cho đến khi họ mua hàng.

Việc sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình bán hàng đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng đều được tính đến, thông tin liên hệ và ghi chú luôn có sẵn giúp bạn biết được mình cần làm gì tiếp theo để thực hiện thỏa thuận. 

Những dữ liệu đó cũng góp phần đưa ra dự báo doanh thu chính xác hơn hay tạo ra những cải tiến đáng chú ý trong kinh doanh. Bạn không cần phần mềm để kết thúc giao dịch bán hàng nhưng bạn cần nó để chốt được nhiều đơn hơn, duy trì hoạt động bán hàng ổn định và hiệu quả đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Sales Pipeline là gì? Áp dụng phần mềm CRM vào quản lý Sales Pipeline như thế nào?

Tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ. Nói cách khác, thay vì để nhân viên của mình thực hiện các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày, phần mềm sẽ giúp họ làm việc đó.

BPA làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa mọi nhiệm vụ trên phần mềm, do ai thực hiện, deadline ra sao? Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Để có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:

  • Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
  • Quy trình tính lương
  • Quy trình ra mắt sản phẩm mới
  • Quy trình bán hàng
  • Quy trình xử lý đơn hàng
  • Quy trình chăm sóc khách hàng
  • Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng….

>> Xem thêm: Hướng dẫn tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) từ A-Z cho doanh nghiệp

Tự động hóa được đánh giá là xu thế tất yếu để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh cũng như thích ứng với những thay đổi từng ngày. từng giờ của thị trường.

2. 4 mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ

Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa

Đầu tư vào công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc được khuyến khích áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số.  Nó không thể thay thế hoàn toàn con người nhưng là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các tác vụ thủ công lặp lại nhàm chán để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

4-meo-tu-dong-hoa-doanh-nghiep-nho

Bạn nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín với sự hỗ trợ tuyệt vời hoặc có thể thuê một nhà tư vấn kỹ thuật khi bắt đầu tự động hóa để đảm bảo quá trình này diễn ra liền mạch.

Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ

Thiết lập hệ thống theo dõi thời gian dành cho mọi nhiệm vụ trong một ngày/ một tuần/ một tháng mà doanh nghiệp nhỏ cần đầu tư để duy trì hoạt động kinh doanh. Đánh giá công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất để cân nhắc tự động hóa một số tác vụ. Đảm bảo các công việc/ quy trình được xử lý nhanh nhất có thể với chất lượng hoàn hảo nhất.

Giảm thiểu số lượng quy trình

Bạn cần hiểu rất rõ cách thức vận hành doanh nghiệp mình để có thể xác định chính xác quy trình nào bắt buộc, quy trình nào không bắt buộc hoặc có thể hợp nhất lại. Muốn tự động hóa thành công, hãy chắc chắn số lượng quy trình trong doanh nghiệp đã được tối ưu.

Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ không nhận ra rằng mặc dù việc thay đổi quy trình tương đối dễ thực hiện, nhưng việc giúp nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó, thậm chí là đầy thách thức. 

Hãy nhớ rằng, hầu hết mọi người đều sợ những gì họ không hiểu. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần có một lộ trình đào tạo nhân sự rõ ràng và bài bản cũng như tổ chức các cuộc khảo sát về trải nghiệm sau khi sử dụng: điều gì hài lòng, điều gì chưa hài lòng để xem xét thay đổi. Việc nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của doanh nghiệp và chính bản thân họ cũng là yếu tố quan trọng thôi thúc họ tích cực sử dụng phần mềm, tạo nên thành công của tiến trình tự động hóa.

3. Cách doanh nghiệp nhỏ bắt đầu tự động hóa?

Từ những Case Study thực tế, có thể kết luận rằng bắt đầu từ quy mô nhỏ là chìa khóa thành công cho một doanh nghiệp tự động hóa.

Bạn trước hết nên tự động hóa một quy trình cơ bản, theo dõi kết quả của nó, tùy chỉnh dựa trên trải nghiệm người dùng sau đó tiếp tục tự động hóa bổ sung đối với các quy trình khác.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ dự định tự động hóa, hãy cân nhắc:

  • Yêu cầu đơn vị phần mềm cung cấp tài khoản demo của các doanh nghiệp khác để tham khảo cũng như học hỏi cách họ tự động hóa.
  • Thành lập một nhóm các thành viên “chủ chốt” từ các phòng ban khác nhau của công ty bạn để họp bàn, đề xuất chiến lược triển khai tự động hóa. Xem xét, đánh giá hiệu quả của quy trình tự động hóa ban đầu và đưa ra các giải pháp tự động hóa bổ sung
so-lieu-thong-ke-tu-dong-hoa-doanh-nghiep-nho

Khi một doanh nghiệp nhỏ quyết định tự động hóa, hãy bắt đầu từng bước một và từ những gì cơ bản nhất. Hy vọng những thông tin FastWork chia sẻ trong bài viết này có thể phần nào giúp các nhà lãnh đạo tìm được hướng đi phù hợp để quá trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ diễn ra thành công và hiệu quả.

4. Sử dụng FastWork giúp tự động hóa tối đa doanh nghiệp 

#1 Xây dựng mô hình doanh nghiệp số, số hóa cơ cấu doanh nghiệp

FastWork hỗ trợ xây dựng cây đơn vị phù hợp với hệ thống cơ cấu doanh nghiệp chuẩn theo thực tế, phân cấp phòng ban, chức vụ, trao quyền người dùng linh hoạt trên phần mềm. Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, liền mạch trên nền tảng số mà không có bất kỳ khó khăn hay vướng mắc nào.  

#2 Tự động hóa quy trình chấm công – tính lương

Tự động hóa ở đây nằm ở khía cạnh: số hóa dữ liệu (bảng công + ca + đơn từ). Phần mềm được cài đặt để hiểu ca nào thì tính hệ số công nào, đơn từ nào thì tính công, đơn từ nào không,… khi đó công sẽ được tự động tính toán chính xác. Khác với máy vân tay chỉ ghi nhận tổng số lần check in-out chứ không biết là check in-out của ca nào, cuối tháng nhân sự sẽ phải đối chiếu ca để tính hệ số công phù hợp. Tương tự như đơn từ, cũng phải tổng hợp thủ công và tính thủ công. Khi chuyển dữ liệu từ dạng offline lên online (dữ liệu số) thì phần mềm sẽ đọc được và hiểu được sau đó tự động tính toán.

>> Xem hướng dẫn và mô tả tính năng tại: Giải pháp tự động hóa tính công & lương

#3 Tự động hóa các quy trình nội bộ và hành chính 

Phần mềm giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình văn phòng giấy sang văn phòng điện tử khi số hóa toàn bộ các quy trình nội bộ và xử lý giấy tờ hành chính lên phần mềm. Không còn các thao tác soạn thảo văn bản, công văn, thông báo thủ công sau đó trình ký đợi sếp phê duyệt. Với phần mềm FastWork, mọi thứ đều có thể xử lý trực tuyến chỉ với 1 chiếc Smartphone. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ mỗi năm cho các nhiệm vụ lặp lại nhàm chán, giảm thiểu 90% chi phí văn phòng hành chính. 

>> Xem hướng dẫn và mô tả tính năng tại: Giải pháp số hóa giấy tờ và quy trình xử lý

#4 Tự động hóa các quy trình làm việc phòng ban

Mọi quy trình làm việc trong doanh nghiệp sẽ được chuẩn hóa, nhân viên biết chính xác vai trò, nhiệm vụ và cần làm gì trong mỗi quy trình công việc. Lãnh đạo theo sát tiến độ, kiểm soát chất lượng công việc của từng bộ phận, phòng ban, nắm bắt nhanh chóng nút thắt để có giải pháp xử lý kịp thời, tránh tắc nghẽn ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Việc quản lý toàn bộ công việc nhân sự trên một hệ thống trực tuyến mang lại lợi ích tuyệt vời cho các cá nhân, lãnh đạo và dự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.

Xem hướng dẫn và mô tả tính năng tại: Giải pháp số hóa quy trình làm việc

FastWork.vn – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến đồng hành cùng hơn 1500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình chuyển đổi số.

FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply