Dưới tác động của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp, tập đoàn khách sạn Việt Nam đối mặt với những tổn thất nặng nề. Để vượt qua khủng hoảng, duy trì lợi thế cạnh tranh với những doanh nghiệp cùng ngành, việc ứng dụng công nghệ vào quản trị, hòa nhập vào kỉ nguyên số 4.0 là vô cùng cần thiết.
Mục lục nội dung:
Le Pavillon và góc nhìn chuyển đổi số ngành Khách sạn
Quản lý bởi Công ty TNHH Hoàng Như, Le Pavillon Hội An được biết đến là một trong những chuỗi khách sạn cung cấp hệ thống phòng nghỉ dưỡng tiêu chuẩn 4-5* hàng đầu tại Hội An.
Chia sẻ về góc nhìn chuyển đổi số ngành Khách sạn, chị Huỳnh Thị Tới – Trợ lý Tổng Giám Đốc, người quản lý trực tiếp hệ thống 5 chi nhánh khách sạn trực thuộc Tập đoàn cho biết:
“Đất nước tiến lên 4.0 tạo ra những sự thay đổi mạnh mẽ trong cách thức quản lý, vận hành của toàn bộ doanh nghiệp Việt hoạt động ở mọi lĩnh vực, mọi quy mô. Ngành Khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Để duy trì lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, ban lãnh đạo Le Pavillon quyết định tiên phong ứng dụng công nghệ vào quản trị hướng tới mục đích cuối cùng là gia tăng doanh thu doanh nghiệp với mức chi phí tiết kiệm nhất.”
Quản lý thủ công và những bài toán không có lời giải
Thực tế 2 vấn đề tồn đọng lớn nhất trong tập đoàn đó là cách thức quản lý công việc và quản lý chấm công hiện tại.
Về Quản lý công việc:
Chị Tới là người trực tiếp giao việc từ trên tổng xuống các quản lý khách sạn, chủ yếu qua Zalo, công văn hoặc gọi điện thoại. Sau đó quản lý khách sạn sẽ là người chủ động phân công triển khai công việc xuống các thành viên tại từng chi nhánh. Báo cáo theo ngày sẽ được gửi qua email quản lý chung trên google drive, đôi khi thì gửi thẳng File qua Zalo hay trao đổi trực tiếp luôn bằng cách gọi điện báo cáo.
Báo cáo bằng Zalo, Gọi điện, Email tuy nhanh nhưng lại tồn tại nhiều bất cập…
Sử dụng các công cụ nhỏ lẻ có lẽ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp 1 chi nhánh có quy mô nhỏ. Đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quản lý nhiều cấp, các cấp không ở cùng một văn phòng thì việc báo cáo công việc hay giám sát tiến độ sẽ trở nên khó khăn cho cả nhân viên và quản lý.
Bất cập tồn tại đó là tập đoàn không có một công cụ để kiểm soát tập trung toàn bộ công việc của từng nhân sự. Từ trên tổng nhìn xuống bị mù thông tin, thường xuyên phải nhắc nhở, hỏi han các trưởng chi nhánh thực hiện nhiệm vụ đến đâu rồi, có phát sinh gì không,… Bởi vì chỉ quản lý qua đầu mối nên chị Tới cũng ban lãnh đạo trên Tập đoàn không thể kiểm soát được từng nhân sự có làm việc hết công suất hay không, có tranh thủ làm việc riêng không? Chính vì vậy cũng không có căn cứ để đánh giá chính xác năng lực và chất lượng của anh chị em làm việc tại tập đoàn.
Zalo cũng không có chức năng thông báo nhắc nhở, không có cơ sở theo dõi tiện lợi và trao đổi thông tin nên khá bất tiện.
Xem thêm: Giải pháp Quản lý công việc – Dự án – Quy trình toàn diện FastWork Work+
Về Quản lý chấm công:
Tại mỗi chi nhánh, tập đoàn lắp đặt ít nhất một máy vân tay cố định để theo dõi giờ giấc làm việc của đội ngũ nhân sự.
- Thứ nhất là máy vân tay ít tiện lợi vì nhân viên bắt buộc phải thực hiện chấm công tại một vị trí nhất định, đôi khi có những nhân viên được giao đi làm việc ngoài hết giờ vẫn phải về công ty chấm công tan ca khá vất vả. Máy vân tay thỉnh thoảng trục trặc là hàng đoàn người lại xếp hàng chờ vào công ty, vừa ảnh hưởng đến các bạn, vừa gây mất mỹ quan.
- Thứ hai việc tiếp xúc đầu ngón tay rất dễ lây nhiễm bệnh, không chỉ là Covid mà còn cả những bệnh cảm cúm thông thường.
- Thứ ba, việc đăng ký, quản lý ca kíp thủ công rất phức tạp, dễ sai sót, nhầm lẫn, gây khó khăn cho bộ phận kế toán trong công tác tổng hợp công, tính công, tính lương hàng tháng.
- Cuối cùng là không có cái nhìn tổng quan về tình hình chấm công nhân sự, chỉ có thể nắm bắt qua bảng công nhân sự gửi lên cuối tháng.
Ứng dụng phần mềm FastWork – Kỳ vọng thay đổi toàn diện hệ thống vận hành trong tương lai
Hòa nhập vào xu thế công nghệ số, ban lãnh đạo Le Pavillon quyết định triển khai phần mềm FastWork cụ thể là ứng dụng chấm công di động cho hơn 500 nhân sự tập đoàn và Phần mềm Quản lý công việc cho hơn 100 cán bộ tại các cấp quản lý.
“Sau khi được demo trải nghiệm phần mềm FastWork, chị và ban lãnh đạo nhìn thấy những lợi ích phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp và đánh giá đây là công cụ đáng để đầu tư. Giải quyết bài toán tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất người lao động, hướng tới mục đích cuối cùng là duy trì lợi thế cạnh tranh, cải thiện doanh thu doanh nghiệp với mức chi phí tối thiểu” – Chị Huỳnh Thị Tới, Trợ lý Tổng Giám Đốc Chuỗi khách sạn Le Pavillon Hội An chia sẻ.
Le Pavillon Hội An sử dụng Quản lý công việc cho 100 cán bộ văn phòng & Quản lý
- FastWork hỗ trợ thiết lập hệ thống cây đơn vị trên phần mềm phân cấp giống hệt mô hình hoạt động của doanh nghiệp trong thực tế (phân cấp lãnh đạo – quản lý – nhân viên, phân cấp theo chi nhánh, phân cấp theo phòng ban) giúp Le Pavillon chuyển đổi sang mô hình quản trị số với gần 500 nhân viên mà không gặp bất kỳ khó khăn gì.
- Với FastWork, thay vì gọi điện hoặc gửi công văn thủ công, quản lý cấp cao trên Tổng sẽ trực tiếp giao việc, các quản lý khách sạn tiếp nhận và lên kế hoạch triển khai trên phần mềm. Toàn bộ thông tin về tiến độ, file báo cáo, ghi chú, trao đổi đều được cập nhật, lưu trữ tập trung ngay dưới mỗi đầu việc cụ thể.
- Khi tiến hành kiểm tra đột xuất công việc tại một chi nhánh hoặc của một nhân viên cụ thể, lãnh đạo cấp cao chỉ cần truy cập hệ thống, click vào phòng ban/nhân viên muốn kiểm tra, tất cả dữ liệu đều được hiển thị chi tiết theo thời gian thực giúp kiểm soát dễ dàng, nắm bắt tình hình nhanh chóng.
- Với những công việc đặc thù như booking phòng, phần mềm hỗ trợ cấp quản lý theo dõi xuyên suốt quá trình đặt phòng, khách có những yêu cầu đặc biệt gì, trong thời gian lưu trú gặp phải những vấn đề gì – tất cả đều được cập nhật chi tiết dưới từng khách hàng. Tránh tình trạng nhầm lẫn thông tin ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ, tạo sự không hài lòng khiến khách hàng rời đi, lợi thế cạnh tranh từ đó cũng giảm sút.
- Phần mềm cung cấp các báo cáo trực quan giúp chị Tới hay ban lãnh đạo trên Tổng có thể nắm bắt nhanh chóng bức tranh kinh doanh tổng thể của từng chi nhánh theo từng tháng. Không cần phải liên tục gọi điện hoặc trực tiếp xuống thanh tra vẫn có thể kiểm soát phân luồng công việc hiệu quả. Triệt tiêu tình trạng bao che, giấu diếm, chậm chạp trong công tác cập nhật thông tin ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc chung của tập đoàn.
Le Pavillon Hội An sử dụng Quản lý chấm công cho 500 cán bộ nhân viên trên Tổng và 5 khách sạn
- Thay vì đầu tư hơn 10 máy chấm công cố định lắp đặt tại 5 khách sạn chi nhánh và văn phòng Tổng, Le Pavillon ứng dụng phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID FastWork để quản lý tập trung thời gian làm việc của toàn bộ 500 cán bộ nhân viên Tập đoàn từ trên xuống dưới.
Việc chấm công bằng di động giúp loại bỏ tình trạng xếp hàng chờ chấm công, nhân viên chủ động hoàn toàn trong việc khai báo thời gian làm việc của mình. Hoạt động chấm công được kiểm soát tính chính xác gồm: đúng người (tự động nhận diện FaceID), đúng nơi (kết hợp định vị GPS & kết nối Wifi khách sạn)
- Bình thường chị Tới gần như không thể nắm bắt được số lượng nhân viên làm việc từng ca tại các khách sạn chi nhánh, chỉ có thể nghe báo cáo từ các quản lý đầu mối hoặc xuống thanh tra trực tiếp. Với FastWork, mọi dữ liệu ngày công của nhân viên đều được cập nhật theo thời gian thực công khai, minh bạch trên phần mềm, giúp ban lãnh đạo kiểm soát dễ dàng tình hình nhân sự ngay cả khi quản lý từ xa.
Các thông tin được trả về real-time: tại thời điểm hiện tại, ở khách sạn này đang có bao nhiêu người làm việc, làm việc theo ca nào, bao nhiêu người đi trễ/ về sớm, bao nhiêu người xin nghỉ, bao nhiêu người chưa chấm công mà không có đơn…
Không những giúp quản lý khách sạn là người trực tiếp quản lý đội ngũ lễ tân, dịch vụ… loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận ngày công của nhân viên. Ngay cả ban lãnh đạo trên Tổng cũng có thể theo dõi tình hình nhân sự tại tất cả chi nhánh trên 1 màn hình điện thoại mà không cần gọi điện kiểm tra hay check camera giám sát. Rõ ràng, nếu không nhanh chóng ứng dụng phần mềm công nghệ, lợi thế cạnh tranh so với những doanh nghiệp cùng ngành gần như sẽ không còn.
- Phần mềm thiết lập hệ thống ca kíp cho phép nhân viên chọn lựa linh hoạt, đảm bảo nhân viên làm đúng ca, nhận đúng mức lương phụ cấp cho từng ca.
Với nhân viên dịch vụ, dọn phòng có rất nhiều ca làm việc. Phần mềm cho phép thiết lập không giới hạn số ca, mỗi ca có hệ số công riêng. Nhân viên khi chấm công chỉ cần chọn ca được phân sẵn hoặc chọn ca tương ứng với thời gian làm việc để được ghi nhận công chính xác.
- Toàn bộ đơn từ xin nghỉ phép hay đổi ca, tăng ca thay vì thông báo qua Zalo hoặc gửi văn bản giấy, đều được khởi tạo nhanh chóng, thuận tiện ngay trên di động với các biểu mẫu được khởi tạo sẵn. Tự động cập nhật vào bảng công hoàn chỉnh của từng nhân sự.
Ví dụ: Sau khi đơn nghỉ phép được duyệt sẽ tự động trừ phép của nhân viên, sau khi đơn xin nghỉ được duyệt sẽ căn cứ nghỉ không lương hay có lương để tính công cho nhân viên đó.
- Đặc biệt với việc bảng công được tự động tổng hợp. Mọi trường hợp nể nang, gian lận hay nhầm lẫn số liệu đều không còn xảy ra. Giảm tải nhiều gánh nặng quản lý cho ban lãnh đạo khi nhân sự khách sạn ngày một đông và quá nhiều ca kíp.
Bản thân phòng kế toán hành chính cũng rút ngắn thời gian tổng hợp công từ 1 tuần xuống còn 1 ngày. Phía Tập đoàn tiết kiệm lượng lớn chi phí thất thoát quỹ lương do chi trả thừa công so với thực tế, hoặc tình trạng nhân viên bị tính thiếu công dẫn tới bất mãn với công ty.
Xem thêm: Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID FastWork đầu tiên tại Việt Nam
“Nếu nói về chi phí, chị cho rằng ứng dụng FastWork sẽ tiết kiệm hơn so với hình thức quản lý thủ công truyền thống. Tuy nhiên, để đo lường cụ thể nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm bao nhiêu % chi phí vận hành thì chị nghĩ cần 3-6 tháng để đo lường chính xác.
Nhìn chung, không có phần mềm nào hoàn hảo nhưng những ưu điểm của FastWork thuyết phục được Le Pavillon bỏ qua nhược điểm để đi đến quyết định triển khai toàn diện”
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện theo từng lĩnh vực, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
