Sử dụng mẫu Excel là một trong những công cụ đơn giản để theo dõi và quản lý thiết bị văn phòng phẩm. Ngay cả khi bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ hoặc doanh nghiệp nhỏ, không có lý do gì để dựa vào các phương pháp thủ công như ghi chép bằng giấy nữa. Với bảng tính Excel, các nhà quản lý có thể theo dõi hóa hàng tồn kho và hệ thống bán hàng của mình một cách nhanh chóng. Tuy nhiên ngày nay, nhiều công ty có mô hình kinh doanh lớn, nhân sự đông đang dần số hóa bằng cách sử dụng các phần mềm thay thế Excel để quản lý linh hoạt hơn.
Trong bài viết này, FastWork đã tổng hợp 6 mẫu excel quản lý văn phòng phẩm đạt chuẩn, giúp bạn theo dõi và quản lý thiết bị văn phòng phẩm của công ty hiệu quả.
Mục lục nội dung:
Các mẫu Excel quản lý văn phòng phẩm đạt chuẩn
1. Mẫu theo dõi tài sản
Nhà quản lý có thể theo dõi các tài sản doanh nghiệp như phần cứng máy tính, thiết bị cần được bảo trì,… với mẫu miễn phí này. Nó cho phép bạn quản lý về số lượng, giá trị tài sản, ngày bảo hành, thông tin nhà cung cấp, vị trí sử dụng, số sê-ri,…
Khi sử dụng, bạn có thể bổ sung hoặc xóa bất kỳ cột nào để điều chỉnh dữ liệu phù hợp với mô hình kinh doanh. Tuy nhiên, đây là mẫu Excel theo dõi tài sản đơn giản, chỉ dành cho các doanh nghiệp nhỏ.
Tải mẫu Excel theo dõi tài sản doanh nghiệp tại đây
Tìm hiểu thêm: Thư viện mẫu Excel miễn phí: Cung cấp hàng nghìn mẫu sẵn cho Doanh nghiệp
2. Danh sách hàng tồn kho
Mẫu kiểm kê giúp nhà quản lý nắm được chính xác các loại hàng hóa, tài sản còn ứ đọng để có phương án giải quyết kịp thời. Các dữ liệu bạn có thể theo dõi bao gồm: SKU mã hàng hóa, số lượng, vị trí, giá trị, tình trạng sử dụng,…
Tải mẫu excel kiểm kê hàng tồn kho tại đây.
Tham khảo thêm: Inventory turnover là gì? Công thức tính vòng quay hàng tồn kho đơn giản
3. Danh sách thiết bị
Hiểu rõ tình trạng các thiết bị văn phòng phẩm trong công ty là điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn. Các nhà quản lý chỉ cần nhập tên thiết bị, số seri, giá trị, các khoản thanh toán hàng tháng, chi phí và khấu hao,… vào mẫu Excel để theo dõi.
Tải mẫu excel quản lý thiết bị văn phòng phẩm tại đây
4. Mẫu kiểm kê phần mềm
Các chuyên gia công nghệ thông tin có thể tiết kiệm thời gian khi áp dụng mẫu Excel để theo dõi các thiết bị tồn kho bằng phần mềm này. Template giúp bạn quản lý được toàn bộ danh sách phần mềm và phần cứng bao gồm: thời hạn giấy phép nâng cấp, mẫu mã, số lượng, vị trí phòng ban sử dụng,…
Tải mẫu excel kiểm kê phần mềm tại đây
5. Mẫu kiểm soát hàng tồn kho
Nếu bạn đang quản lý cửa hàng kinh doanh bán lẻ hoặc nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất, bạn sẽ biết việc quản lý hàng tồn kho quan trọng như thế nào để tối ưu hóa doanh số và năng suất. Mẫu Excel này có thể giúp nhà quản lý theo dõi, điều phối sự phân bổ các thiết bị & mặt hàng, giảm lượng hàng tồn dư thừa, và dễ dàng xác định vị trí hàng hóa trong kho.
Tải mẫu Excel kiểm soát hàng tồn kho tại đây
6. Danh sách tài sản cố định đã khấu hao
Với file Excel mẫu này, bạn có thể tính khấu hao tài sản cố định, hỗ trợ theo dõi danh sách còn hoặc hết khấu hao, giá trị khấu hao từng tháng,… một cách nhanh chóng và chuẩn xác.
Tải mẫu Exel tài sản cố định đã khấu hao tại đây
Đánh giá ưu, nhược điểm khi dùng mẫu Excel quản lý văn phòng phẩm
So với phương thức theo dõi và quản lý thiết bị văn phòng phẩm thủ công bằng sổ sách giấy, file Excel được xem là công cụ thay thế hợp lý. Tuy nhiên, việc dùng mẫu Excel lại chỉ phù hợp với những mô hình doanh nghiệp nhỏ lẻ, và vẫn tồn tại nhiều hạn chế
Về ưu điểm:
- Sử dụng dễ dàng: Đặc biệt đối với những doanh nghiệp xử lý ít dữ liệu, các mẫu Excel cho phép chỉnh sửa dễ dàng, truy cập nhanh và phản ánh khá chi tiết thông tin về sản phẩm
- Tiết kiệm chi phí: Excel gần như là công cụ được cài đặt sẵn ở bất kỳ thiết bị PC nào. Bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào và hầu hết đều không mất phí.
- Tùy chỉnh kiểu thống kê dữ liệu: Excel được thiết kế dưới dạng bảng tính chia theo hàng & cột, tùy chỉnh ẩn/ hiện hàng cột linh hoạt theo nhu cầu.
Nhược điểm:
- Excel chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vì khi số liệu lớn thì việc tạo dữ liệu và lưu trữ, tìm kiếm các file gặp rất nhiều khó khăn
- Tính bảo mật kém, nếu bị xóa file thì không thể phục hồi lại các dữ liệu
- Mất nhiều thời gian trong việc nhập liệu, tổng hợp, kết xuất các báo cáo
- Chưa có tính liên kết dữ liệu, nhất là khi cần cập nhật thông tin tức thời hay so sánh báo cáo tình trạng sản phẩm qua các chu kỳ
- Sử dụng nhiều hàm tính phức tạp, đòi hỏi phải thiết lập đúng mới có thể đem lại kết quả chính xác nếu không sẽ làm sai lệch hoàn toàn dữ liệu.
Gợi ý giải pháp thay thế Excel giúp quản lý tất cả các tài sản trong doanh nghiệp một cách khoa học
Để nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu luôn được chính xác, real-time, các chủ doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp quản lý tài sản nội bộ trực tuyến – FastWork Asset. Phần mềm đã được hơn 3500 doanh nghiệp tin dùng bởi những tính năng nổi bật như:
Với nhà quản lý doanh nghiệp:
- Quản lý tất cả tài sản nội bộ, trang thiết bị hiện có đang được sử dụng trong doanh nghiệp với danh mục, số lượng chi tiết thông qua các dashboard tổng quan.
- Dễ dàng tra cứu khi cần, biết được từng nhân viên, phòng ban đang sử dụng những tài sản nào do công ty cấp phát, tránh mất mát.
- Biết được tình trạng sử dụng tài sản trong công ty, tình trạng hỏng hóc, mất, bảo trì thiết bị,…
Với nhân viên:
- Việc công khai thông tin người dùng sẽ giúp nhân viên đề cao tính trách nhiệm trong việc sử dụng các tài sản của công ty: giảm thiểu hỏng hóc, thất thoát tài sản,…
- Dễ dàng cập nhật nhanh thông tin tài sản đang sử dụng như báo hỏng, báo mất, thiếu thiết bị,… để bộ phận có liên quan kịp thời sửa chữa, bổ sung.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký để được tư vấn miễn phí.
