Case-study: Quy trình thi công xây dựng kèm sơ đồ và cách số hóa trên App

Giới thiệu quy trình thi công từ giai đoạn đấu thầu tới khi nghiệm thu & bàn giao công trình. Hướng dẫn chi tiết các hạng mục con trong từng giai đoạn & cách số hóa lên phần mềm FastWork.vn để quản lý trực tuyến. 

Tổ chức và kiểm soát quy trình thi công luôn được xem là một trong những trọng điểm của ngành Xây dựng nhằm mục tiêu hoàn thiện các dự án xây dựng đúng thời gian và dự toán ban đầu, đảm bảo chất lượng công trình và uy tín với chủ đầu tư. Mỗi giai đoạn cần được giám sát chặt chẽ bởi bất kỳ một sai sót nhỏ có thể dẫn đến chậm tiến độ khiến thời gian hoàn thành không như kỳ vọng. 

Để đảm bảo mọi công việc thi công diễn ra suôn sẻ, thay vì một quy trình trên giấy gây tốn kém thời gian và cả công sức cho BQL, các nhà lãnh đạo có thể theo sát dự án , FastWork hướng dẫn bạn số hóa lên phần mềm hỗ trợ thuận tiện cho việc quản lý và đánh giá.

1. Quy trình thi công xây dựng – Mẫu chuẩn 2023

Tùy theo quy mô, tính chất của công trình xây dựng mà quy trình thi công có thể ngắn hoặc dài, một số bước có thể giản lược để giảm tối đa sự cồng kềnh trong khâu tổ chức thi công. Tuy nhiên, để cung cấp góc nhìn đầy đủ nhất cho các nhà QLDA, FastWork giới thiệu tới bạn đọc quy trình thi công có đầy đủ giai đoạn bài bản và chi tiết nhất đang được áp dụng tại các đơn vị Xây dựng quy mô vừa và lớn trở lên, mời bạn tham khảo áp dụng vào doanh nghiệp của mình. 

Sơ đồ quy trình thi công Ngành xây dựng

Quy trình này nhằm giúp các Quản lý dự án/ Chỉ huy trưởng biết rõ các công việc cần làm để triển khai thi công một dự án. Đồng thời Ban kiểm tra & Ban giám đốc có cơ sở để kiểm tra, đôn đốc, hỗ trợ các Quản lý dự án/ Chỉ huy trưởng trong việc triển khai, thực thi dự án đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ hợp đồng.

Các giai đoạn trong quy trình thi công xây dựng

Quy trình thi công trên được chia làm 3 giai đoạn chính, tập trung vào trước – trong và sau thi công công trình. 

Trong đó giai đoạn trước thi công được chia làm 4 giai đoạn chính:

1. Tiếp nhận yêu cầu (tiếp nhận hồ sơ thi công, bản vẽ & bảng BoQ đã duyệt)
2. Khảo sát hiện trạng, nộp hồ sơ thi công: Giai đoạn này yêu cầu nhà thầu chính phải lên kế hoạch đặt hàng, chốt lại bản vẽ công trình, lập kế hoạch tiến độ thi công & nhận danh sách nhà thầu phụ, tổ đội
3. Kiểm tra kế hoạch đặt hàng và lên kế hoạch mua hàng 
4. Chốt họp triển khai dự án 

Giai đoạn thi công, hay tiến hành thi công tập trung chủ yếu vào các vấn đề onsite ngoài công trường như: kiểm soát khối lượng, vật tư thi công & theo dõi tiến độ thi công của thầu phụ trong thực tế so với kế hoạch để có các biện pháp can thiệp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tiến độ bàn giao công trình. 

Các thành viên tham gia vào quá trình thi công

Quy trình thi công cần sự tham gia, phối hợp của các bộ phận Thi công, Vật tư, Hành chính nhân sự, Tài chính kế toán, Công trường và Ban kiểm tra.

Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thi công dưới đây:

Bảng mô tả quy trình thi công xây dựng

Giai đoạn	Người thực hiện	Công việc cần làm
Tiếp nhận yêu cầu	Phòng Thi công	Nắm bắt đầy đủ thông tin yêu cầu, ngân sách, thời gian bàn giao của chủ đầu tư để chuẩn bị kế hoạch thi công, phân bổ thời gian & nguồn lực hợp lý. Bản vẽ 2D, 3D, Spec vật liệu đã duyệt Bảng BoQ đã duyệt Hồ sơ xin phép thi công đã duyệt
Khảo sát hiện trạng, nộp hồ sơ xin phép thi công	Phòng Thi công	Lập kế hoạch đặt hàng Thông tin điều chỉnh hồ sơ, bản vẽ Lập tiến độ thi công Nhận danh sách nhà thầu phụ, tổ đội
Họp triển khai dự án	Phòng Thi công Phòng Vật tư HCNS TCKT Bộ phận công trường Bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS)	Thống nhất kế hoạch công việc, vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban.
Kiểm tra kế hoạch đặt hàng và lên đề xuất đặt hàng	Phòng Vật tư TCKT	– Kiểm tra tồn kho Nếu còn hàng thì làm đề xuất xuất kho, được duyệt thì xuất hàng Nếu thiếu hàng, lập danh sách hàng tồn xong làm đề xuất xuất kho. Hoặc lập danh sách mua hàng, check NCC, làm đề xuất mua hàng, nhập kho sau đó làm đề xuất xuất kho. Nếu hết hàng thì check NCC rồi thực hiện các bước như ở trường hợp thiếu hàng.
Triển khai công việc cho nhà thầu phụ	Phòng Thi công Công trường	Lên kế hoạch công việc chi tiết cho nhà thầu phụ
Tiến hành thi công	Phòng Thi công Công trường	Bao che các khu vực (nếu có) Sắp xếp khu vực tập kết vật tư, rác Đề xuất vật tư bổ sung Nghiệm thu các hạng mục
Hoàn thành	Ban quản lý	Bàn giao cho khách hàng

Các biểu mẫu được sử dụng trong quá trình thi công

Một số biểu mẫu thường xuyên sử dụng bạn cần đặc biệt lưu ý trong Quy trình thi công bao gồm:

• Danh sách nguồn lực
• Danh sách bản vẽ
• Sơ đồ tổ chức công trường
• Biểu đồ nhân lực
• Danh mục hồ sơ thầu bàn giao các bộ phận
• Kế hoạch và báo cáo tiến độ triển khai thi công dự án
• Kế hoạch tài chính công trình
• Tiến độ vật tư
• Kế hoạch kiểm kê vật tư, tồn kho
• Kế hoạch quản lý công trình

2. Hướng dẫn thiết lập số hóa Quy trình thi công Xây dựng trên FastWork

Khi doanh nghiệp đã có sẵn quy trình, việc triển khai số hóa lên phần mềm FastWork rất đơn giản theo 5 đầu mục chính: giai đoạn, người thực hiện, công việc cần làm, thời gian bắt đầu thực hiện và cuối cùng là hạn hoàn  thành. 

Bảng mô tả bên dưới sẽ giản lược cột thời gian bắt đầu thực hiện quy trình và hạn hoàn thành (bởi thời gian có thể điều chỉnh linh hoạt tùy theo kế hoạch thi công của doanh nghiệp)

3. Mẫu quy trình thi công sau khi số hóa lên phần mềm FastWork 

Giai đoạn trước thi công

FastWork cung cấp Dashboard trực quan hoặc hiển thị quy trình dưới dạng list, Kanban giúp người dùng nắm bắt chính xác các công việc cần làm tại từng giai đoạn. 3 màu sắc xanh, đỏ, cam thể hiện trạng thái công việc đã hoàn thành, trễ deadline mà chưa hoàn thành và đã hoàn thành nhưng chậm deadline. 

Đặc biệt, bạn có thể thiết lập tự động chuyển tiếp công việc, gán người thực hiện ngay khi công việc trước đó hoàn thành. Chúng tôi hỗ trợ quy trình rẽ nhánh và quy trình tuyến tính. 

• Với quy trình tuyến tính, bạn có thể setup luân chuyển tự động từ bước 1 – bước 2 – … và gửi thông báo cho người thực hiện ở bước tiếp theo về công việc khi người ở giai đoạn trước ấn hoàn thành 
• Với quy trình rẽ nhánh, bạn có thể setup trả quy trình hoặc nối từ 2-3 quy trình với nhau. 

VD1: Nếu bản vẽ thiết kế được duyệt, chuyển tiếp công việc sang người tiếp theo. Nếu không duyệt, phần mềm sẽ trả việc về cho nhân viên và chuyển trạng thái thành “làm lại”

VD2: Nếu giai đoạn đề nghị mua hàng được duyệt, phần mềm sẽ tự động tạo công việc “mua hàng” cho phòng mua hàng và nối vào quy trình mua hàng với các giai đoạn như: check NCC – check báo giá – lên phương án mua – tiến hành mua – thanh toán & nhận bàn giao…

Rõ ràng nhìn vào quy trình trên FastWork, nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ triển khai công việc, phát hiện tắc nghẽn nhanh chóng để có phương án xử lý kịp thời.

Giai đoạn thi công dự án 

Kế hoạch thi công trong FastCons là kế hoạch đã được duyệt trước đó, thường là chốt từ bảng dự toán gồm: hạng mục, phân bổ công việc, duration (ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến) kèm định mức, dự trù nguồn lực cho từng đầu việc (bao nhiêu nhân công, nhân lực, máy móc, vật tư nào, số lượng bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu,…)

Kế hoạch thi công có thể đồng bộ với 1 số phần mềm dự toán hoặc import từ excel lên. 

Một số giao diện quản lý khác trên phần mềm FastWork

4. Case-Study: Xây dựng Gia Phú và câu chuyện tinh gọn quy trình làm việc với phần mềm FastWork

Xuất phát từ chính nhu cầu thực tế và xu thế chuyển đổi số 4.0, Gia Phú quyết định thay đổi phương thức vận hành và quản lý doanh nghiệp nhằm tinh gọn bộ máy quản lý, chuẩn hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả công việc. Giảm thiểu tối đa các tác vụ thủ công lặp lại và sự can thiệp của con người.

Xem đầy đủ câu chuyện số hóa của Xây dựng Gia Phú tại đây

Kể từ khi ra mắt, FastCons đã đóng góp vào thành công trên chặng đường số hóa của hơn 3500+ doanh nghiệp với những cái tên tiêu biểu như Tập đoàn xây lắp PC1, Cát Tường Group, FBV, Giao thông Sóc Trăng,  Delta Group, Xây dựng Quê Hương, Gia Phú, PNP Toàn Cầu, Xcons, Picons, . Tự hào là giải pháp phần mềm Quản trị doanh nghiệp số toàn diện đầu tiên tại Việt Nam được thiết kế riêng cho ngành Xây dựng.

Để nhận tư vấn phần mềm và hướng dẫn số hóa quy trình thi công Xây dựng lên phần mềm FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn