Ứng dụng phần mềm quản lý công ty để tăng doanh thu và đẩy nhanh quá trình phát triển doanh nghiệp đang trở thành xu hướng quản trị doanh nghiệp trong vài năm trở lại đây. Không chỉ các ông lớn, vừa và nhỏ mà các startups cũng đang có xu hướng ứng dụng. Vậy startups có cần sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ? Cùng đi tìm câu trả lời cho thắc mắc trên qua bài viết sau.
Phần mềm quản lý công ty là gì?
Phần mềm quản lý công ty hay phần mềm quản lý doanh nghiệp là giải pháp phần mềm được lập trình nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ trong công ty như: nhân sự, tài chính, hành chính,… Phần mềm này được cung cấp phục vụ các công ty vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp lớn. Đây được xem là một công cụ có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo việc quản trị tốt hệ thống và hoạt động của các công ty, doanh nghiệp. Thông qua phần mềm này các hoạt động của từng phòng ban trong công ty sẽ được sắp xếp khoa học, thông minh mang đến hiệu quả cao.
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đảm bảo việc quản trị các hoạt động của đơn vị trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm sử dụng một dữ liệu duy nhất đem đến hiệu suất cao cùng sự thống nhất, mang đến các giá trị lý tưởng như mong muốn của các startup. Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp việc duy trì và phát triển đi lên của các đơn vị trở nên thuận lợi và đơn giản hơn. Giảm thiểu tối đa chi phí quản lý, nhân sự cũng như công sức và thời gian cho chủ doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau:
- Phần mềm được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ được phân hệ một cách chi tiết và đầy đủ.
- Mỗi phân hệ đều có chức năng độc lập và có sự liên kết mật thiết, chặt chẽ với nhau.
- Phần mềm có khả năng phân tích quản trị chính xác, chi tiết và cụ thể nhằm hỗ trợ việc quản lý của doanh nghiệp được thực hiện tốt nhất.
- Các dữ liệu được sử dụng chính xác, có độ bảo mật cao, sử dụng các công nghệ mới nhất để xây dựng database.
- Phần mềm được thiết kế với tính năng mở giúp việc liên kết giữa các tổ chức, phòng ban khác trở nên đơn giản, hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công ty đối với các startup
Không chỉ với các startup mà đối với tất cả các chủ doanh nghiệp việc sử dụng phần mềm quản lý công ty là vô cùng cần thiết. Công cụ này cung cấp cụ thể công việc và các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực việc quản lý cho các chủ doanh nghiệp. Thông qua phần mềm nhà quản lý sẽ biết chính xác mình cần phải làm gì, theo thứ tự nào, từ đó giảm mức độ căng thẳng và rủi ro trong việc việc. Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mang đến các lợi ích sau:
Làm việc hiệu quả, đảm bảo hoạt động hàng ngày được sắp xếp hợp lý
Với phần mềm quản lý công việc, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát tất cả công việc cần phải hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng một cách đơn giản. Nhà quản lý có thể sắp xếp các công việc, nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên thông qua danh sách (to-do list) và (task lists) hoặc những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt,… Nhờ có các giải pháp quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý không cần tìm kiếm nhiệm vụ thông qua email hoặc qua giấy tờ văn bản. Công cụ này cũng giúp chủ doanh nghiệp hoàn thành công việc, tránh sai sót hay bỏ lỡ.
Hoàn thành deadlines công việc
Nhà quản lý thường phải đảm đương rất nhiều công việc cùng một lúc, không ai có đủ “3 đầu 6 tay” để thực hiện quản trị qua email hay gửi hóa đơn. Để tiết kiệm thời gian vàng ngọc của mình các chủ doanh nghiệp lớn sẽ ứng dụng các giải pháp phần mềm hiện đại. Các phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý thời gian bằng cách hạn chế số giờ cho các hoạt động không quan trọng, tập trung nhiều thời gian hơn vào nhiệm vụ cần hoàn thành. Nhờ vậy nhà quản lý không cần lo lắng khi đến hạn deadlines, hay quá hạn như thông thường, tăng hiệu suất xử lý công việc và tăng uy tín của doanh nghiệp.
Kiểm soát ngân sách
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể còn mang đến chức năng kiểm soát ngân sách một cách hiệu quả và khoa học. Thông thường các nhiệm vụ hay hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn với việc chi tiêu ngân sách. Nếu không có chính sách chi tiêu, phân bổ ngân sách thông minh các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng hao hụt ngân sách không có lý do. Để tránh tình trạng này nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm quản lý công ty bằng cách chia toàn bộ ngân sách theo từng nhiệm vụ. Chủ doanh nghiệp cũng có thể thêm một phần thuộc tính cho các khoản chi, hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của mình.
Sắp xếp cụ thể các công việc cần ưu tiên
Việc không biết phải bắt đầu làm công việc nào trước khiến nhà quản lý không còn hứng thú và động lực mỗi ngày. Vào lúc này điều mà họ thực sự cần chính là các giải pháp phần mềm giúp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Để cân bằng khối lượng công việc, nhà quản lý cần ưu tiên, sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng lên trước nhằm hoàn thành công việc đúng thời hạn. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, giúp sắp xếp công việc theo các nhóm khẩn cấp (urgency) hay việc quan trọng (importance), từ đó chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.
Quản lý tài sản vật chất
Giải pháp phần mềm quản trị giúp quản lý tài sản, giám sát tốt hơn tài sản, vật chất, hạ tầng được sử dụng và chuyển giao giữa các phòng ban trong công ty. Công cụ này cho phép các doanh nghiệp có cái nhìn tốt hơn về danh mục đầu tư tài sản vật chất hoàn chỉnh của đơn vị mình. Từ đó có thể dễ dàng xác định nhu cầu cũng như loại bỏ tình trạng trùng lặp tài nguyên không cần thiết, gây lãng phí.
Phần mềm còn mang đến công dụng kiểm soát hàng tồn kho tự động mang đến tính chính xác, loại bỏ sự rắc rối liên quan đến hàng tồn. Đối với các doanh nghiệp, công đoạn quản lý tài sản đòi hỏi phải bảo trì định kỳ và liên tục. Thông thường việc bảo trì khá phức tạp nếu chỉ dựa vào tài liệu hướng dẫn sử dụng. Tuy nhiên với các giải pháp quản lý phần mềm doanh nghiệp việc kiểm kê hàng tồn trong kho cũng như bảo trì định kỳ sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.
Ngăn ngừa mất mát
Việc mất mát hay hư hỏng tài sản là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Trong quá trình luân chuyển tài sản trong công ty, doanh nghiệp thường dễ thất lạc hoặc khó có số liệu chính xác. Điều này khiến việc tìm tài sản tương tự khi cần gặp nhiều khó khăn, các ghi chép không thể phản ánh được vị trí của tài sản hiện tại. Khó khăn này có thể dẫn đến công ty phải trả thêm nhiều khoản chi phí tài sản thay thế không cần thiết.
Quản lý và tuân thủ quy định
Phần mềm quản lý công ty giúp các đơn vị quản lý và tuân thủ các quy định đã được đề ra trước đó. Thông thường các công ty này thường trang bị quy trình quy định chuẩn một cách chặt chẽ nhằm nắm bắt và báo cáo dữ liệu với đối tác, khách hàng. Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp duy trì được các yêu cầu về quy định kiểm tra cũng như hiệu chuẩn và bảo trì sản phẩm một cách hiệu quả và nhanh gọn.
Có thể nói, phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là cánh tay phải đắc lực giúp các startups điều hành và quản lý hoạt động của công ty một cách hiệu quả. Trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm công nghệ vào quản trị và điều hành doanh nghiệp đang là sự lựa chọn ưu tiên bởi giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp, tinh gọn các giai đoạn thừa trong công tác xử lý công việc, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất làm việc…
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp các giải pháp, phần mềm quản trị doanh nghiệp từ có phí đến miễn phí. Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, phù hợp với mọi lĩnh vực, quy mô, đặc biệt là cung cấp các gói sản phẩm phù hợp với chi phí của các Startups, FastWork.vn đang là phần mềm quản lý công ty được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.
Các chuyên gia công nghệ nhận định: Trong thời buổi các công ty phá sản hàng loạt như hiện nay, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ để đạt được hiệu quả cao, có chỗ đứng vững chắc trên thị trường là điều cấp thiết đối với các Startups.
>>>Xem thêm bài viết: 5 phần mềm quản lý dự án online hiệu quả nhất – Doanh nghiệp SME
