Theo nghiên cứu của Pulse of the Profession – PMI, những doanh nghiệp sử dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý sẽ giúp 77% các dự án của họ đạt hiệu suất vượt trội. Tuy nhiên, với sự ra đời của rất nhiều công cụ quản lý dự án trong và ngoài nước như hiện nay, làm thế nào để các nhà điều hành có thể đánh giá & tìm ra giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp? Cùng FastWork đi tìm câu trả lời ngay dưới đây.
Bài viết gợi ý 21 giải pháp phần mềm quản lý dự án miễn phí, giúp các nhà quản lý, nhân sự tối ưu thời gian lên kế hoạch quản lý & kiểm soát dự án, task công việc trong dự án.
Mục lục nội dung:
1. FastWork project – Phần mềm quản lý dự án Việt Nam hỗ trợ trải nghiệm demo FREE
FastWork project là một ứng dụng nằm trong bộ công cụ Fastwork WORK+ (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform). Điểm mạnh của Fastwork project là ngôn ngữ thuần việt, có sẵn trên cả web và mobile app giúp cho nhân viên có thể báo cáo, check công việc và kiểm tra tiến độ mọi lúc mọi nơi.
FastWork Project cũng cung cấp đa dạng các mô hình quản lý gồm: Gantt chart, Kanban, Bảng tiến độ, Calendar, List… giúp nhà quản lý có nhiều chiều view để kiểm soát tiến độ, đánh giá hiệu suất của từng nhân viên.
- Lập kế hoạch dự án nhanh chóng bằng cách nhân bản từ dự án mẫu
- Giao việc nhanh chóng, điều phối nhân sự thực hiện công việc hiệu quả
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS
- Giám sát tiến độ thực hiện công việc, dự án mọi lúc mọi nơi bằng web app hoặc mobile app
- Quản lý chính xác thu/chi trong dự án
- Cung cấp nhiều mô hình báo cáo tiến độ công việc
- Cảnh báo kịp thời tình trạng sức khỏe dự án
Ngoài ra, nếu bạn là doanh nghiệp xây dựng, FastWork còn phát triển riêng một ứng dụng quản lý dự án thi công chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình có tên gọi Fastcons. Tính năng của Fastcons tập trung xử lý vấn đề kiểm soát tiến độ thi công ngoài công trường, bảng khối lượng và theo dõi sử dụng vật tư realtime.
Phần mềm quản lý dự án FastWork hỗ trợ trải nghiệm miễn phí trên bản DEMO. Sau thời gian demo, chi phí sử dụng FastWork Project khá nhỏ chỉ từ 1200đ/user/ngày.
- Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án, đội nhóm Fastwork TẠI ĐÂY
- Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án xây dựng FastCons TẠI ĐÂY
Phần mềm quản lý công việc dự án FastWork đang được triển khai bởi các Xây lắp PC1, VNC, Sản xuất Mỹ Bảo, Đại học Sư phạm Thái Nguyên và hàng nghìn doanh nghiệp SMEs khác.
2. ClickUp – Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất về chế độ tùy chỉnh tác vụ
Hầu hết các phần mềm quản lý dự án chỉ cho phép người dùng chọn một trong các chế độ xem như: dạng danh sách, lịch biểu, Kanban hoặc Gantt charts. Trong khi đó, ClickUp lại nổi trội hơn nhờ cung cấp tới 11 chế độ xem nhiệm vụ khác nhau, bao gồm cả Gantt charts và Mind Maps.
Phần mềm nổi bật với các tính năng:
- Nhận xét\ đánh giá kết quả công việc và thiết lập ngày giờ cụ thể để theo dõi.
- Phân chia, đánh dấu mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ
- Nhắc nhở tiến độ công việc, tự động cập nhật trạng thái dự án
- Di chuyển công việc giữa các hạng mục trong dự án
Phí sử dụng app quản lý dự án ClickUp:
- Gói miễn phí: không giới hạn các tác vụ & số người dùng, dung lượng lưu trữ lên đến 100MB.
- Nâng cấp Unlimited: phí 5usd/user/ tháng để sử dụng các tính năng tùy chỉnh dạng: danh sách, dashboard, Gantt không giới hạn cùng một số tính năng nâng cao khác.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí ClickUp TẠI ĐÂY
3. MeisterTask
MeisterTask hỗ trợ đội nhóm quản lý dự án hiệu quả bằng việc sử dụng phương pháp Agile và Kanban. Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng, phần mềm nổi bật với các tính năng:
- Không giới hạn số người dùng và dự án thiết lập
- Tích hợp với Slack, Github, Zendesk, Google Drive và các ứng dụng phổ biến khác
- Kiểm tra tiến độ, nhận xét hiệu quả công việc theo thời gian thực
- Gắn tag hỗ trợ tìm kiếm công việc dễ dàng
- Chia sẻ các tệp tài liệu lên đến 20MB
Ngoài ra, bạn có thể đăng ký phiên bản nâng cấp MeisterTask Pro với chi phí 4,19 usd/ tháng để sử dụng được nhiều tính năng hơn nữa.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí MeisterTask TẠI ĐÂY
4. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Nifty
Nifty là một công cụ quản lý dự án miễn phí giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả cộng tác làm việc nhóm nội bộ và khách hàng.
Phần mềm có nhiều tính năng hữu ích như: tạo tác vụ, lên lịch làm việc, trao đổi trực tuyến, chia sẻ tài liệu, theo dõi tiến độ dự án,… Với bản miễn phí, bạn có thể:
- Truy cập không giới hạn thành viên
- Có 100MB để lưu trữ tài liệu
- Tạo tối đa 2 dự án
- Tự động hóa quy trình làm việc, phân quyền & tùy chỉnh vai trò trong dự án
Chi phí nâng cấp: bản Pro với 79 usd/ tháng và phiên bản Business 124 usd/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án Nifty TẠI ĐÂY
5. Trello
Trello là một trong những ứng dụng quản lý dự án miễn phí theo phương pháp Kanban được dùng phổ biến trong vài năm gần đây. Với bản miễn phí, bạn có thể tạo 10 bảng theo dõi công việc, không giới hạn người dùng và có tối đa 10MB để chia sẻ tài liệu.
Ngoài ra, các tùy chọn Power-Up của Trello còn cho phép bạn thiết lập thời gian thực hiện dự án, đánh giá mức độ quan trọng từng nhiệm vụ, tự động xóa & thêm công việc dễ dàng,…
Chi phí nâng cấp: 5usd/ người dùng/ tháng (thanh toán hàng năm) với gói Tiêu chuẩn (Standard).
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Trello TẠI ĐÂY
6. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Wrike
Wrike là một công cụ quản lý dự án đơn giản phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm cho phép bạn cập nhật trạng thái công việc trong các khoảng thời gian khác nhau: đang tiến hành (in progress), chờ xử lý (on hold), đã hủy (canceled) hoặc hoàn thành (completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại mức độ quan trọng của các nhiệm vụ trong dự án bằng nhiều nhãn màu sắc.
Tuy nhiên, để sử dụng tính năng quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt, dashboard tùy chỉnh, các nhà điều hành có thể cân nhắc nâng cấp lên bản Pro với chi phí 9.80usd/ người dùng/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Wrike TẠI ĐÂY
7. Bitrix 24
Sở hữu hơn 35 công cụ hỗ trợ quản lý dự án, Bitrix24 giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc nhóm một cách hiệu quả. Phần mềm giúp bạn theo dõi trực quan từng dự án với bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Với bản miễn phí, Bitrix24 cung cấp cho bạn 5GB dung lượng lưu trữ và cho phép tối đa 12 người dùng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Bitrix24 TẠI ĐÂY
8. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Hive
Hive là phần mềm quản lý dự án phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, quy mô từ nhỏ đến lớn. Với bản miễn phí, Hive cho phép người dùng:
- Lưu trữ dữ liệu không giới hạn
- Tạo dự án và nhiệm vụ không giới hạn
- Chế độ xem đa dạng: Gantt, Kanban, lịch biểu & bảng
- Gửi email, nhắn tin trao đổi công việc trực tuyến
Hive bản nâng cấp có mức phí 12usd/ người dùng/ tháng, và cho phép trải nghiệm thử trong 14 ngày.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Hive TẠI ĐÂY
9. nTask
nTask là một giải pháp phần mềm quản lý dự án đơn giản nhưng sở hữu nhiều tính năng giúp bạn dễ dàng quản lý các quy trình công việc phức tạp. Phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý ngân sách dự án, lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ công việc và quản lý rủi ro,…
Với bản miễn phí, bạn có thể trải nghiệm các tính năng:
- Quản lý lịch họp, cuộc họp trực tuyến
- Theo dõi thời gian chấm công, quản lý bảng công
- Theo dõi vấn đề, sự cố dự án trực tuyến
- Tạo tác vụ không giới hạn
- Tối đa 5 thành viên sử dụng trong 1 dự án
Chi phí nâng cấp lên bản Business của nTask là 8 usd/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí nTask TẠI ĐÂY
10. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Asana
Các nhà quản lý có thể dễ dàng tạo các dự án, nhiệm vụ, trao đổi công việc không giới hạn ngay trên Asana. Với bản miễn phí, phần mềm còn cho phép bạn di chuyển các tác vụ và phân quyền công việc bằng tính năng kéo, thả linh hoạt. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi tổng quan tình hình hoạt động của các dự án bằng các bảng biểu trực quan.
Tuy nhiên, Asana bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 15 người dùng. Bạn có thể nâng cấp lên gói Premium với chi phí 10.99 usd/ người dùng/ tháng để thêm tài khoản & sử dụng được đầy đủ tính năng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Asana TẠI ĐÂY
11. Todoist
Todoist là phần mềm vừa hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, vừa phù hợp với quy trình quản lý dự án đội nhóm trong doanh nghiệp. Todoist nổi bật với các ưu điểm:
- Phân loại nhanh chóng nhiệm vụ, dự án bằng các thẻ màu
- Dễ dàng phân quyền công việc và theo dõi tiến độ dự án
- Tự động nhắc nhở thời gian thực hiện công việc
- Tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa
- Linh hoạt sử dụng mọi lúc mọi nơi trên máy tính, di động
Khi dùng bản miễn phí, Todoist cho phép bạn tạo và quản lý 5 dự án, mỗi dự án tối đa 5 tài khoản truy cập. Chi phí nâng cấp lên bản Pro của phần mềm này là 4 usd/ người dùng/ tháng (gói thanh toán năm).
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Todoist TẠI ĐÂY
12. Airtable
Nếu bạn muốn tự tạo lập các tính năng theo nhu cầu quản lý dự án thì Airtable là phần mềm bạn có thể trải nghiệm thử. Điểm mạnh của Airtable nằm ở sự tùy chọn (customization). Các nhà quản lý dự án có thể tự do tùy chỉnh kiểu xem tiêu đề, tên trường dữ liệu,… hoặc dùng luôn các bản mẫu đã được tạo lập sẵn.
Phần mềm quản lý dự án Airtable bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 5 người dùng. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp lên bản Plus với chi phí 10usd/ người dùng/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Airtable TẠI ĐÂY
13. TeamGantt
TeamGantt là công cụ giúp các nhà quản lý dễ dàng khởi tạo dự án và làm việc với biểu đồ Gantt. Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, tính năng kéo thả các tác vụ linh hoạt, và dễ dàng xem trực quan tiến độ dự án.
Tuy nhiên, TeamGantt bản miễn phí chỉ cho phép người dùng tạo tối đa 1 dự án và 60 tác vụ. Bạn có thể trải nghiệm để đánh giá tính hiệu quả trước khi nâng cấp lên bản Pro với 49 usd/ người dùng/ tháng, và 99 usd/ người dùng/ tháng đối với bản Enterprise.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí TeamGantt TẠI ĐÂY
14. Phần mềm quản lý dự án Teamwork
Teamwork cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ người dùng quản lý công việc nhóm, công việc dự án, công việc cá nhân hiệu quả. Phần mềm nổi bật với các tính năng:
- Hỗ trợ quản lý tài nguyên doanh nghiệp
- Quản lý công việc nhóm theo thời gian, theo bảng Gantt, bảng Kanban, Milestones,…
- Quản lý ngân sách, theo dõi biến động tài chính
- Chia sẻ thông tin, trao đổi công việc dễ dàng
Teamwork bản Free chỉ cho phép tối đa 5 người dùng, tạo 2 dự án và kho lưu trữ 100MB nên sẽ phù hợp để quản lý công việc cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Bạn có thể đăng ký gói cao cấp hơn với chi phí từ 9,99 usd/ người dùng/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Teamwork Projects TẠI ĐÂY
15. Freedcamp
Phần mềm quản lý dự án Freedcamp mang lại cho doanh nghiệp nhiều tiện ích thiết thực, như việc tạo & quản lý hóa đơn – tính năng ít phần mềm hiện nay có được. Đồng thời, Freedcamp còn cho phép người dùng lưu trữ & chia sẻ dữ liệu, theo dõi tiến độ dự án, đo lường hiệu suất nhân sự, quản lý tác vụ hiệu quả…
Ngoài bản miễn phí, phần mềm còn có các gói nâng cấp như: Freedcamp Pro (1,49 usd/ user/ tháng); Freedcamp Business (7,49 usd/ user/ tháng).
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Freedcamp TẠI ĐÂY
16. Redbooth
Redbooth là phần mềm quản lý dự án với giao diện trực quan, dễ sử dụng. Bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng bản cao cấp trong 14 ngày mà không mất bất kỳ khoản phí nào. Redbooth cho phép người dùng:
- Lên lịch cuộc gọi hoặc ghi lại cuộc họp bằng video ở chế độ HD
- Làm việc tập trung: thảo luận ý tưởng, đưa ra quyết định, chia sẻ tài liệu, phân quyền nhiệm vụ,…
- Tạo các mẫu báo cáo công việc linh hoạt.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Redbooth TẠI ĐÂY
17. Phần mềm quản lý dự án Basecamp
Phần mềm Basecamp ra đời giúp việc quản lý công việc trở nên dễ dàng, hạn chế tình trạng quên việc, sót việc, chậm deadline.
Basecamp hỗ trợ người dùng gửi các tài liệu văn bản, quản lý các nhiệm vụ quan trọng, chia sẻ tập tin, trao đổi công việc trực tuyến và theo dõi tiến độ dự án real-time. Với bản miễn phí, bạn có thể đăng nhập tối đa 20 tài khoản và khởi tạo 3 dự án với không gian lưu trữ 1GB. Chi phí cho gói nâng cấp là 11 usd/ user/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Basecamp TẠI ĐÂY
18. ActiveCollab
Các nhà quản lý có thể trải nghiệm dùng thử miễn phí ActiveCollab trong 30 ngày để lập kế hoạch triển khai dự án và quản lý các nguồn lực. Phần mềm dễ sử dụng, cho phép bạn sắp xếp hợp lý các tác vụ quan trọng trong dự án, giao tiếp đội nhóm & cộng tác với khách hàng hiệu quả.
Ngoài ra, ActiveCollab còn cung cấp nhiều phương pháp quản lý dự án để bạn lựa chọn như: Agile, Kanban, Six Sigma, Waterfall,… Các doanh nghiệp muốn sử dụng ActiveCollab có thể nâng cấp lên bản Pro với chi phí 8 usd/ user/ tháng.
Xem thêm kiến thức Quản lý công việc bằng phương pháp Kanban
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí ActiveCollab TẠI ĐÂY
19. Ứng dụng quản lý dự án miễn phí Paymo
Paymo là ứng dụng quản lý dự án và trình theo dõi thời gian (time tracker) hoàn toàn miễn phí giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi công việc.
Các nhà quản lý có thể phân loại công việc theo khách hàng (clients), dự án (projects) và nhiệm vụ (tasks). Đồng thời được phép tùy chọn cách xem các nhiệm vụ dưới dạng danh sách hoặc trong bảng Kanban, hoặc sử dụng bộ lọc của Paymo để sắp xếp dự án theo trạng thái, deadline, mức độ ưu tiên,… Ngoài ra, các quy trình báo giá, thanh toán, lập hóa đơn bán hàng, bạn cũng có thể dễ dàng thực hiện trên Paymo.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, các nhà quản lý có thể sử dụng gói Business với chi phí 20,79 usd/ user/ tháng để sử dụng thêm nhiều tính năng và tăng số tài khoản người dùng.
Tìm hiểu chi tiết về Paymo TẠI ĐÂY
20. Podio
Với giao diện thân thiện, dễ dùng, Podio đang được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng. Phiên bản miễn phí của app quản lý dự án Podio giới hạn 5 người dùng, tích hợp nhiều tính năng tạo tác vụ, trao đổi công việc tập trung trực tuyến.
Trong trường hợp có nhu cầu trải nghiệm nhiều tính năng hơn, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí với giá 11,20 usd/ user/ tháng.
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý dự án miễn phí Podio TẠI ĐÂY
21. Phần mềm quản lý dự án Hitask
Nếu bạn đang điều hành các dự án nhỏ, ít thành viên và không muốn trả tiền cho một công cụ quản lý dự án thì Hitask là gợi ý phù hợp dành cho bạn. Phần mềm quản lý dự án miễn phí này cho phép tối đa 5 người dùng, tạo dự án & tác vụ không giới hạn với 0,5 GB dung lượng.
Tìm hiểu chi tiết về app quản lý dự án miễn phí Hitask TẠI ĐÂY.
Các Tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp
Việc áp dụng bất kỳ phần mềm nào vào doanh nghiệp đòi hỏi thời gian tìm hiểu, công sức triển khai và sẽ là “đổ sông đổ bể” nếu lựa chọn một phần mềm không phù hợp. Dưới đây là một số tiêu chí giúp cho bạn có thể xác định được phần mềm quản lý dự án phù hợp ngay từ đầu. Hãy đánh giá đầy đủ các tiêu chí này và cho điểm chúng, lựa chọn phần mềm có điểm cao nhất. Nếu được, hãy dùng thử bản demo một thời gian hoặc triển khai thí điểm cho 1 dự án trước khi triển khai diện rộng trên toàn doanh nghiệp.
- Yếu tố về ngôn ngữ
- Yếu tố về hỗ trợ (kênh hỗ trợ online hay offline, tài liệu hỗ trợ, dịch vụ hỗ trợ trả phí hay miễn phí)
- Yếu tố giá cả. Giá cả hợp lý cũng là một yếu tố tiên quyết vì đa phần các phần mềm nước ngoài có chi phí quá cao vượt khỏi khả năng đầu tư của doanh nghiệp SME
- Mức độ thân thiện với người dùng, dễ sử dụng.
- Mức độ khả thi khi triển khai.
- Độ uy tín mà nhà cung cấp cam kết mang lại.
- Độ phổ biến, sử dụng rộng rãi của phần mềm.
- Tính năng chuyên biệt cho các lĩnh vực cụ thể. (ví dụ phần mềm fastcons được phát triển riêng cho dự án xây dựng sẽ có độ phù hợp, hiệu quả cao hơn hẳn khi sử dụng các phần mềm quản lý dự án thông thường khác)
Để rút ngắn thời gian lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp, các nhà quản lý hãy tham khảo ngay bài hướng dẫn lựa chọn công cụ quản lý dự án hiệu quả
Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí?
Để giảm tải áp lực về chi phí, có nhiều cá nhân & doanh nghiệp lựa chọn trải nghiệm các công cụ quản trị dự án miễn phí. Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm free còn tồn tại nhiều bất cập.
Ví dụ về trường hợp Trường Trung học phổ thông Trần Cao Vân, Ban giám hiệu đã chia sẻ với FastWork những khó khăn khi ứng dụng phần mềm quản lý miễn phí của Trello, cụ thể:
- Thứ nhất, phần mềm chỉ có bản tiếng Anh, rào cản về ngôn ngữ khiến thầy cô trong trường rất khó sử dụng, thậm chí là không hề động đến phần mềm.
- Thứ hai, vì là miễn phí nên phần mềm chỉ giới hạn rất ít người dùng, nên không thể triển khai đồng bộ cho 42 giáo viên trong trường
- Tiếp đến là không có bộ phận hỗ trợ trực tiếp nên việc ứng dụng phần mềm Trello có thể xem là thất bại.
Xem thêm: THPT Trần Cao Vân triển khai số hóa công việc nhân sự lên phần mềm FastWork
Như vậy, rào cản về ngôn ngữ, giới hạn số người dùng truy cập và không được support thường xuyên là những bất cập khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí của nước ngoài. Nhất là với những đơn vị phải quản lý nhiều dự án, đông nhân sự thì việc dùng bản free là điều không thể.
Bên cạnh đó, khi so sánh về chi phí bản nâng cấp, các ứng dụng nước ngoài có giá cao hơn hẳn so với các phần mềm được phát triển tại Việt Nam. Cụ thể, trong 20 gợi ý app quản lý dự án nêu trên, Todoist là phần mềm có chi phí rẻ nhất nhưng giá cũng gần 100.000 VNĐ/ user/ tháng.
Với những gợi ý về phần mềm quản lý dự án miễn phí trên, hy vọng bạn sẽ có thêm nguồn thông tin hữu ích để tìm hiểu & lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm quản lý dự án FastWork Project, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
