Tại sao doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý lịch làm việc?

Đất nước tiến lên 4.0, công nghệ dần dần thay thế các tác vụ thủ công, những quyển sổ hay những tờ giấy nhớ ghi chép lịch làm việc đã không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý lịch làm việc không chỉ là tiền đề cho công cuộc số hóa, nó còn mang lại những lợi ích tuyệt vời hỗ trợ cải thiện hiệu suất, chất lượng công việc. 

Nền tảng công cuộc số hóa doanh nghiệp 4.0

Thuật ngữ chuyển đổi số có lẽ không còn xa lạ khi một vài năm trở lại đây, nó xuất hiện dày đặc trong các nghị định chính phủ, các bài báo hay được nhắc đi nhắc lại bởi người đứng đầu các doanh nghiệp.

phan-mem-quan-ly-lich-lam-viec
Bước đầu của số hóa chỉ đơn giản là sử dụng một app quản lý lịch làm việc thay cho thao tác thủ công

Chuyển đổi số hiểu đơn giản là việc ứng dụng công nghệ số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hiệu suất và đem lại giá trị cho khách hàng. 

Tiếp cận phần mềm công nghệ quản lý lịch làm việc trực tuyến thay vì theo dõi thủ công qua Excel, giấy nhớ được xem là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến mô hình số, xây dựng văn phòng điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả thay vì văn phòng giấy với đủ loại chi phí ẩn.

Giai đoạn tiến lên chuyển đổi số toàn phần đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quyết tâm cao và đồng lòng từ ban lãnh đạo tới nhân viên. Đó là một bài toán dài. Còn với bước đầu của số hóa doanh nghiệp, bạn có thể đơn giản chỉ cần sử dụng một app quản lý lịch làm việc thay vì sử dụng lịch để bàn. 

Một số tiện ích phần mềm quản lý lịch làm việc cung cấp:

  • Dễ dàng theo dõi, tra cứu lịch làm việc, lên kế hoạch dài hạn
  • Lưu trữ không giới hạn đầu việc với thông tin chi tiết về thời gian, người thực hiện, kết quả, báo cáo,… 
  • Nhắc việc khi gần tới hạn
  • Quản lý tập trung lịch làm việc của bản thân và các thành viên trong phòng ban/dự án….
  • Linh hoạt xem lịch làm việc mọi lúc mọi nơi trên di động

4 lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý lịch làm việc

  • Quản lý thời gian chặt chẽ

Hệ thống lịch biểu cung cấp bức tranh tổng quan về tất cả các nhiệm vụ bạn cần thực hiện theo ngày/ tuần/ tháng, hỗ trợ sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành công việc theo đúng deadline. Nếu có sự thay đổi hoặc việc đột xuất, bạn cũng dễ dàng tùy chỉnh deadline ngay trên điện thoại cá nhân. Phần mềm có tính năng nhắc việc giải quyết triệt để tình trạng quên việc thường thấy ở cách quản lý thủ công. 

  • Cho phép ưu tiên các Nhiệm vụ

Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc là bạn có thể thiết lập linh hoạt các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Điều này cho phép bạn có thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hoặc cần hoàn thành gấp để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ chung. 

Nếu không sử dụng hệ thống phần mềm, việc theo dõi thời hạn công việc khá khó khăn, quên việc, bỏ lỡ công việc là không thể tránh khỏi. Đôi khi bạn sẽ có cảm giác bị chôn vùi dưới một núi công việc mà không biết nên bắt đầu từ đâu, cũng không đủ thời gian để hoàn thành tất cả dẫn đến hiệu suất bị giảm sút, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu doanh nghiệp.

quản lý công việc
Phần mềm hỗ trợ sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên
  • Cải thiện hiệu quả

Đối với các chủ doanh nghiệp, phần mềm quản lý lịch làm việc giúp bạn giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ nhân sự ngay cả khi đi công tác xa. Bạn dễ dàng tạo công việc mới, phân công cá nhân phụ trách, deadline cần hoàn thành ngay trên điện thoại di động. Thực hiện các thay đổi nhanh chóng theo thời gian thực.

Hệ thống thông báo tự động gửi về email, app di động khi nhân viên trao đổi, đính kèm báo cáo, nhấn hoàn thành công việc. Tất cả các hoạt động dù là nhỏ nhất đều có thể chủ động kiểm soát thay vì phải liên tục gọi điện nhắc nhở, kiểm tra nhân sự.

  • Kết nối nhân sự

Phần mềm quản lý lịch làm việc xây dựng môi trường cộng tác toàn diện giúp các cá nhân cùng thực hiện nhiệm vụ chia sẻ tài nguyên hiệu quả, trao đổi tương tác tập trung.

Thay vì trao đổi qua Zalo hay các nhóm chat với hàng trăm các câu chuyện ngoài lề, phần mềm là nơi chia sẻ những vấn đề xoay quanh công việc và chính nhiệm vụ các bạn đang thực hiện, vẫn đảm bảo sự gắn kết lại có thể gia tăng hiệu suất, chất lượng công việc.

So với việc “quay cuồng” với đống công việc giao lẻ tẻ lúc nhớ lúc quên, phần mềm quản lý lịch làm việc thật sự đáng để các chủ doanh nghiệp cân nhắc sử dụng nhờ những lợi ích tuyệt vời nó mang lại.

Có thể bạn quan tâm: Top 20 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất

FastWork Workplace – Phần mềm quản lý lịch làm việc được hơn 3500 doanh nghiệp Việt tin dùng

Nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn, FastWork Workplace số hóa toàn bộ lịch làm việc kèm công việc của các cá nhân, phòng ban lên hệ thống phần mềm, giúp ban lãnh đạo theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.

#1. Lập nhanh kế hoạch công việc: Nhân sự chủ động tạo mới công việc (hoặc import từ file Excel) theo lịch trình trên phần mềm để tiện theo dõi. Phần mềm có hệ thống nhắc nhở công việc cần thực hiện, đã quá hạn,… để nhân sự sắp xếp xử lý tránh tình trạng quá hạn không hoàn thành ảnh hưởng đến chất lượng chung.

#2. Giao việc và điều phối công việc nhanh chóng: Ban lãnh đạo dễ dàng phân công công việc, gán người phụ trách với chi tiết thời gian thực hiện, deadline cần hoàn thành. Hệ thống lịch biểu hỗ trợ cấp quản lý phân bổ công việc phù hợp, tránh chồng chéo, người thì quá tải, người rảnh rỗi không có việc.

giao-viec-tren-di-dong
Giao việc nhanh chóng trên di động

#3. Giám sát tiến độ thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi: Khi nhân sự cập nhật trạng thái công việc, phần mềm sẽ lập tức thông báo đến cấp quản lý. Không chỉ nắm bắt chi tiết tiến độ, ban lãnh đạo còn kiểm soát được cả kết quả thực hiện công việc qua các file đính kèm giúp cho chất lượng chung được cải thiện.

#4. Ứng dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị: Phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí sử dụng thuận tiện trên di động, máy tính bàn, máy tính xách tay trên cả 2 nền tảng Android và IOS.

#4. Môi trường cộng tác toàn diện: Phần mềm cho phép đính kèm file tài liệu, video, hình ảnh liên quan đến công việc, trao đổi trực tuyến giữa các cá nhân có liên quan ngay dưới mỗi lịch biểu hoặc nhiệm vụ.

#5. Đa dạng báo cáo tiến độ: Cung cấp đa dạng các mô hình báo cáo trực quan theo dạng danh sách, dạng bảng, dạng phân bổ nguồn lực… Các giao diện cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian, trạng thái, tiến độ hoàn thành gắn với từng công việc.

Báo cáo tiến độ qua Ganttchart, ngoài ra còn có dạng list, kanban,…

Sở hữu những tính năng nổi bật đáp ứng đầy đủ nhu cầu doanh nghiệp cần, phần mềm quản lý lịch làm việc FastWork Workplace tự hào đồng hành cùng hơn 3500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình chuyển đổi số, xây dựng văn phòng điện tử 4.0.

Để nhận DEMO MIỄN PHÍ, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua số Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply