Trong khi hầu hết các đơn vị cung cấp phát triển phần mềm quản lý shop thời trang với hệ thống tính năng xoay quanh việc cải thiện hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, bao gồm theo dõi chặt chẽ số lượng đơn hàng, khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi, phần trăm lỗ/ lãi. FastWork lại tập trung giải quyết bài toán quản lý nhân sự, cụ thể là số hóa phân chia ca, kíp, chấm công online & tính lương tự động. Nhằm hạn chế tình trạng gian lận công cán, tiết kiệm thời gian truy xuất – tính công – tính lương hàng tháng.
Mục lục nội dung:
1. “Lỗ hổng” trong công tác quản lý nhân sự tại phần đông shop thời trang
Theo khảo sát, hầu hết các shop thời trang đều đang áp dụng các phần mềm quản lý đơn hàng chi tiết từ đầu vào đến đầu ra, kiểm soát chặt chẽ tình trạng lãi/ lỗ, tồn kho theo ngày. Nhưng lại khá lơ là công tác quản lý hiệu suất nhân sự, vô hình chung khiến chi phí vận hành “độn” lên khá nhiều.
- Theo dõi hoạt động chấm công bằng máy vân tay hoặc sổ điểm danh: Chấm công bằng máy vân tay hoặc sổ thường xuyên xảy ra gian lận, cửa hàng trưởng nể nang sửa công cho chính bản thân hoặc những cá nhân thân thiết. Sự thiếu công bằng, minh bạch gây bất đồng trong nội bộ doanh nghiệp ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung. Chưa kể, cả 2 hình thức này đều đẩy ban lãnh đạo rơi vào trạng thái “bị động”, không biết được nhân sự đi làm ra sao, ai nghỉ, ai đi muộn, về sớm mà phải cập nhật thông tin qua báo cáo của cửa hàng trưởng.
- Phân chia & quản lý ca kíp qua file Excel: Đặc thù các cửa hàng thời trang có khá nhiều ca kíp, ca full, ca gãy & ca xoay linh hoạt. Thông thường, các cửa hàng trưởng sẽ gửi 1 file excel cho nhân sự tự đăng ký ca làm việc, sau đó rà soát lại & phân bổ lại phù hợp. Tuy nhiên, xảy ra tình trạng nhân sự tự ý đổi ca cho nhau hoặc nghỉ đột xuất rồi xóa ca đã đăng ký đi, khiến giờ đông khách thì thiếu người, giờ vắng khách lại đông, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Tổng hợp bảng công & tính lương thủ công: Tác vụ truy xuất, tổng hợp đơn từ phục vụ công tác tính công, tính lương được thực hiện hoàn toàn thủ công. Tốn kém rất nhiều thời gian, nguồn lực chưa kể rất dễ xảy ra sai sót, bộ phận nhân sự lại “bù đầu” đi xử lý khiếu nại.
Xem thêm: Bộ giải pháp quản trị & phát triển nhân sự toàn diện FastWork HRM+
2. Chi phí “ẩn” không ngừng tăng lên
Phương thức quản lý truyền thống được đông đảo các shop thời trang áp dụng trên thực tế lại khá tốn kém, phát sinh đủ loại chi phí “ẩn”.
Chi phí lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng máy chấm công
Đối với các shop thời trang có một cửa hàng, chi phí máy chấm công không phải vấn đề lớn nhưng đối với doanh nghiệp hoạt động theo mô hình chuỗi, việc lắp đặt mỗi cửa hàng một máy chấm công là vấn đề chủ doanh nghiệp nên cân nhắc. Thêm vào đó, công tác bảo trì, bảo dưỡng cần phải thực hiện theo tháng để đảm bảo máy chấm công hoạt động ổn định, nếu tính theo năm, khoản tiền đầu tư cho máy chấm công là không hề nhỏ.
Chi phí nhân sự
Quy trình từ truy xuất – tổng hợp bảng công – tính lương đòi hỏi sự tham gia của 2-3 nhân sự phụ trách (tùy quy mô doanh nghiệp). Nếu triển khai tự động hóa, nhân sự thực hiện các tác vụ này sẽ giảm xuống mức tối thiểu là 1 người, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho những vị trí không cần thiết có thể thay thế bằng công nghệ.
Chi phí thời gian
Công việc tổng hợp bảng công – tính lương nhân sự do được thực hiện hoàn toàn thủ công nên không tránh khỏi sai sót. Sau khi bộ phận HCNS hoàn thành bảng công, phiếu lương sẽ gửi cho từng nhân viên rà soát, có vấn đề gì cần khiếu nại xử lý mất rất nhiều thời gian. Khi số hóa lên phần mềm, mọi dữ liệu đều được tổng hợp tự động, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Nhân sự có thời gian tập trung cho những công việc quan trọng hơn thay vì giải quyết những công việc lặp đi lặp lại mỗi tháng.
Tìm đọc thêm: Metro Mart và câu chuyện số hóa chấm công 500 nhân sự tại hệ thống 20 điểm bán lẻ trên toàn quốc
3. Giới thiệu phần mềm quản lý shop thời trang chuyên biệt từ FastWork.vn
Phần mềm quản lý shop thời trang FastStore được đội ngũ FastWork phát triển với kỳ vọng thay thế phần lớn các tác vụ thủ công lặp lại trong cách thức quản lý nhân sự truyền thống. Ngoài vai trò quản lý shop thời trang, FastStore còn phù hợp với những doanh nghiệp dịch vụ hoạt động theo mô hình chuỗi cửa hàng, chuỗi bán lẻ, chuỗi dịch vụ,….
Có thể bạn quan tâm: Case Study – Hướng dẫn áp dụng FastStore quản lý chuỗi cửa hàng
Chấm công di động FaceID
FastStore cho phép nhân viên chấm công linh hoạt & nhanh chóng thông qua chụp ảnh khuôn mặt. Các dữ liệu liên quan bao gồm thời gian, vị trí, hình ảnh & ca làm việc được cập nhật tức thời ngay sau khi nhân sự thực hiện thao tác Selfie. Ban lãnh đạo dù ở bất cứ đâu cũng có thể nắm bắt tình hình nhân sự đi làm, vắng mặt mà không cần đợi báo cáo từ cửa hàng trưởng đợi về.
Các đơn từ chấm công, xin nghỉ phép thay vì gửi qua Zalo & Email như trước sẽ được yêu cầu lập, gửi & phê duyệt trực tiếp trên phần mềm theo mẫu có sẵn. Tự động tích hợp vào bảng công sau khi đơn từ được phê duyệt/ từ chối.
Tự động tính tổng số giờ làm việc của nhân viên trong tuần. Kết hợp tự động hóa bảng công.
Đăng ký ca & duyệt ca online
FastStore cho phép nhân viên chủ động đăng ký ca làm việc theo ngày/ theo tuần & quản lý trực quan bảng phân ca cá nhân, ca nào được duyệt/ không được duyệt hoặc đang chờ duyệt.
Cửa hàng trưởng có quyền phân ca trực tiếp hoặc căn cứ lịch đăng ký ca của nhân sự, dựa vào định mức nhân sự cố định cho từng ca để điều chỉnh ca làm phù hợp.
Ban lãnh đạo kiểm soát lịch làm việc theo nhân viên, theo chi nhánh & số giờ làm việc theo từng nhân viên.
Lập lịch làm việc & phân ca tự động
Hỗ trợ thêm mới ca làm việc nhanh chóng theo mẫu có sẵn. Tự động cập nhật dữ liệu phân ca tuần này sang tuần khác. Sao chép, nhân bản, chỉnh sửa nhanh chóng lịch làm việc, bảng phân ca giữa các tuần.
Hệ thống báo cáo đa chiều, cập nhật thay đổi real-time
FastStore hiển thị đa dạng dashboard báo cáo đa chiều theo dõi tổng số nhân viên theo khung giờ cũng như tự động thống kê số nhân viên đã chấm công/số nhân viên có ca làm trong ngày. Cập nhật realtime các thay đổi về ca kíp, chấm công, đơn từ tới các cá nhân có liên quan.
Ngoài hệ thống tính năng chính là quản lý nhân sự cửa hàng, lập lịch phân ca & xử lý ca xoay/ca gãy, FastStote còn sở hữu nhiều tính năng nổi bật như quản lý chấm công, quản lý thu chi tại cửa hàng, quản lý trang thiết bị cửa hàng…
Ngay sau khi ra mắt, FastStore được rất nhiều khách hàng là các shop thời trang có tiếng triển khai áp dụng như Pierre Cardin, GUMAC, V-SixtyFour, Đồng phục Kim Vàng, Tino Menswear,…
Để nhận tư vấn miễn phí & demo 1-1 phần mềm quản lý shop thời trang FastStore từ chuyên gia FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký theo Form dưới đây!
