Xu hướng văn phòng điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong thời gian qua trên Thế giới cũng như tại Việt Nam. Đặc biệt trong thời gian qua do khủng hoảng dịch bệnh. Việc phải thay đổi mô hình làm việc từ văn phòng vật lý sang sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử đã mở ra cho các doanh nghiệp giải pháp quản trị hiện đại, chuyên nghiệp và tự động.
Mô hình làm việc trên nền tảng văn phòng điện tử gần như đã khắc phục hết các nhược điểm lỗi thời, lạc hậu của hình thức văn phòng vật lý. Việc áp dụng các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử thay cho hình thức làm việc truyền thống đã mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích dành cho các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Phần mềm văn phòng điện tử mang đến nhiều ưu điểm
Mô hình làm việc trên nền tảng văn phòng điện tử ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Các doanh nghiệp áp dụng các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử nhằm quản lý thời gian, công việc tối ưu hơn, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên đồng thời vẫn thực hiện đúng chỉ thị giãn cách xã hội, tránh sự lây lan dịch bệnh. Đây được xem là sự chuyển mình mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 đang len lỏi vào từng ngành nghề nghề, lĩnh vực trong xã hội.
Kho lưu trữ dữ liệu thông minh
Các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử hiện nay được xem là kho lưu trữ thông minh, không giới hạn dung lượng mang đến công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho các doanh nghiệp. Với hình thức làm việc tại văn phòng truyền thống, thông thường việc lưu trữ tài liệu khá “cồng kềnh”.
Hồ sơ, tài liệu, chứng từ, giấy tờ thường được lưu trữ tại kho tài liệu, tủ tài liệu, ngăn tài liệu theo kiểu thủ công. Hình thức lưu trữ này không chỉ tốn diện tích, chi phí, thời gian sắp xếp và bảo quản mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của các đơn vị, tiềm ẩn nhiều rủi ro hỏng hóc, mất mát tài liệu.
Nhờ nền công nghệ hiện đại ngày nay, doanh nghiệp được cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử với hình thức làm việc hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Giải pháp mang đến những công cụ lưu trữ toàn diện và an toàn cho doanh nghiệp thông qua hệ thống lưu trữ trực tuyến.
Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ nhân sự hay mọi thông tin khách hàng đều được số hóa và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến. Hình thức lưu trữ này hoàn toàn bảo mật bởi có hệ thống máy chủ luôn kiểm soát và nâng cấp. Do vậy, đội ngũ lao động trong doanh nghiệp được hoàn được giải phóng khỏi cách thức hoạt động thủ công.
Bên cạnh đó các cấp lãnh đạo, nhà quản lý cũng như đội ngũ nhân sự đều có thể truy cập hệ thống dữ liệu và dễ dàng tra cứu tài liệu cũng như sử dụng dữ liệu thông qua các thiết bị kết nối Internet. và cài đặt phần mềm.
Điều hành, quản lý và theo dõi tiến độ công việc trên nền tảng thông minh
Giải pháp văn phòng điện tử được xem là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ cho nhà quản lý và điều hành. Đây được xem là mô hình hoạt động trực tuyến, giúp nhà quản lý có thể điều hành và quản lý mọi hoạt động diễn ra trong văn phòng bằng các thiết bị có kết nối mạng Internet.
Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp phần mềm này được xem là giải pháp tối ưu giúp giải quyết và theo dõi công việc từ xa một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Thông qua phần mềm nhà quản lý có thể kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần sử dụng các thiết bị thông minh như máy tính bảng hoặc thiết bị di động chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình trạng công việc, những vấn đề đang tồn đọng từ đó đưa ra phương án quản lý và điều chỉnh phù hợp.
Không chỉ mang đến lợi ích dành cho ban lãnh đạo, phần mềm văn phòng còn mang đến các tiện ích dành cho nhân viên. Việc áp dụng văn phòng điện tử giúp giảm bớt nhiều công đoạn làm việc thủ công mất nhiều thời gian và công sức như xét duyệt đơn từ, báo cáo tiến độ làm việc.
Thay vào đó mọi đơn từ, xét duyệt, báo cáo sẽ được gửi và nhận thông qua thiết bị di động có cài đặt Internet và phần mềm. Nhờ vậy việc xử lý những nút thắt trong vận hành công việc, quy trình trong doanh nghiệp, tổ chức được tháo gỡ tốt hơn bao giờ hết.
Giải pháp tối ưu chi phí nhân sự
Cuộc cách mạng 4.0 đã mang đến nhiều cơ hội và lợi ích cho hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt là trong việc nghiên cứu và phát triển các giải pháp hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử mang đến quy trình làm việc tự động, hiệu quả. Đưa ra sự tối ưu về nhân sự trong mỗi nghiệp vụ cụ thể. Yếu tố con người đã được xem xét lại để đưa công nghệ vào xử lý các hoạt động vận hành một cách hiệu quả hơn. Các dữ liệu và văn bản cần sử dụng trong doanh nghiệp đều được lưu trữ, sắp xếp, phân loại và cập nhật tự động hóa một cách thông minh tại phần mềm điện tử.
Mô hình văn phòng điện tử cũng giúp giải quyết triệt để tình trạng thất lạc, hư hỏng công văn, giấy tờ, giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu trữ và nhân lực.
Tính năng bảo mật cao
Trong bối cảnh cạnh tranh lợi ích gay gắt, vấn đề bảo mật thông tin được xem là yếu tố sống còn của rất nhiều doanh nghiệp. Ngoài việc lưu trữ, doanh nghiệp còn cần chú trọng đến tính năng bảo mật thông tin, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng rò rỉ thông tin nội bộ, hay bị đánh cắp thông tin khách hàng.
Các phần mềm điện tử luôn được vận hành một với khả năng bảo mật cao đi cùng với hệ thống bảo trì liên tục giúp thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ tối ưu.
Xu hướng sử dụng phần mềm văn phòng điện tử ngày càng phổ biến
Việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử được xem xu hướng quản trị chuyên nghiệp và hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay. Để vượt qua thời gian khó khăn này để có bước tiến vững chắc hơn trong tương lai, các doanh nghiệp Việt không thể đi ngược lại với xu hướng và không ngừng đổi mới nhằm bắt kịp với sự phát triển hiện đại đó.
Văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu thời đại số
Mô hình văn phòng điện tử được xem là xu hướng tất yếu thời đại số, đây là giải pháp tích hợp công nghệ số chuyên biệt, mang đến giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp. Phần mềm này phục vụ cho các nhu cầu như: Quản lý các văn bản tài liệu, báo cáo, công văn; Điều hành, trao đổi thông tin; Quản lý, xử lý hồ sơ công việc.
Mô hình này bao gồm một hệ thống phần mềm hỗ trợ tối đa các nghiệp vụ văn phòng tại các doanh nghiệp. Phần mềm hoạt động dựa trên nền tảng số thông qua các tính năng tự động và được quản lý thông qua các phương tiện điện tử có kết nối internet.
Trên thực tế các hoạt động tại văn phòng vô cùng rườm rà, nếu áp dụng các phương pháp truyền thống sẽ gây nên khó khăn cho nhà quản lý. Cùng với đó là giảm hiệu suất kinh doanh, kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Nhờ việc ứng dụng các giải pháp phần mềm thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng hiệu suất công việc, tăng hiệu quả quản lý.
Văn phòng điện tử cũng giúp nâng cao văn hóa và môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp. Từ đó giúp tăng uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
Giúp tăng hiệu suất công việc tới 70%
Phần mềm văn phòng điện tử giúp tăng đến 70% hiệu suất công việc tại các doanh nghiệp so với mô hình văn phòng truyền thống. Với ứng dụng này công việc sẽ được phân bổ hợp lý giữa các phòng ban và nhân sự. Việc trao đổi, xử lý công việc sẽ được thực hiện qua internet, giảm thời gian di chuyển giữa các phòng ban. Từ đó rút ngắn thời gian lãng phí, đảm bảo quỹ thời gian làm việc, giúp tăng hiệu suất công việc tại doanh nghiệp. Toàn bộ khối giấy tờ, tài liệu cồng kềnh của mô hình văn phòng truyền thống sẽ được thu gọn vào chiếc máy tính kết nối Internet.
Giúp tiết kiệm hơn 80% chi phí
Việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử giúp cắt giảm đến 80% chi phí cho việc mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Các chi phí như tủ tài liệu, kho lưu trữ, mực in, giấy in, mua sắm và bảo trì máy in đều được cắt giảm tối ưu. Phần lớn các thiết bị được sử dụng tại văn phòng truyền thống đều không còn cần thiết nếu sử dụng phần mềm điện tử. Thực tế, hàng năm doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản ngân sách khá lớn trong việc áp dụng sử dụng mô hình văn phòng điện tử.
Lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử thông minh cho doanh nghiệp
Nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp, hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử. Các doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp phần mềm được tích hợp tất cả các tính năng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và quản lý.
Một trong những giải pháp thay thế văn phòng giấy được nhiều công ty, doanh nghiệp Việt lựa chọn đó là Bộ ứng dụng phục vụ Quản trị nội bộ toàn diện cho doanh nghiệp FastWork Office+.
Fastwork Office+ là bộ ứng dụng giúp doanh nghiệp điều hành và quản trị mọi công việc trong doanh nghiệp. Tất cả các thao tác từ khởi tạo, phê duyệt, quản lý công văn giấy tờ, đề xuất thông thường tại doanh nghiệp đều được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm. Nói một cách chính xác, FastWork Office+ cung cấp giải pháp thay thế văn phòng giấy, các quy trình giấy trong cách thức quản trị truyền thống.
Phần mềm văn phòng điện tử được xem là xu hướng quản trị hiện đại nhất trên thế giới. Mô hình này giúp các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tối ưu các hoạt động và quy trình vận hành của nhân viên. Từ đó tăng cường sức mạnh nội lực, phát triển doanh nghiệp theo hướng tự động hóa, hiện đại hóa.
Chúc doanh nghiệp thành công !
