Khi doanh nghiệp của bạn tiếp nhận một dự án mới, thành công hay thất bại của công việc phụ thuộc vào hiệu quả các nỗ lực quản lý dự án của bạn – và quan trọng nhất trong số đó là những kỹ năng quản lý chi phí dự án.
Mục lục nội dung:
1. Những khái niệm bạn cần nắm rõ trong quản lý chi phí dự án
Quản lý dự án là một quy trình xuyên suốt từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến kết thúc dự án bằng cách đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể, với những mốc thời gian rõ ràng.
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một dự án công việc. Có 2 loại chi phí dự án đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả:
- Các cá nhân làm việc trong dự án – tức là nhân viên công ty hoặc các agency, freelancer.
- Thiết bị – công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án
- Nhiệm vụ quản lý dự án – nghĩa là tất cả các nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án trước một thời gian nhất định và theo các yêu cầu cụ thể
- Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần) – tức là tất cả công việc nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị được thực hiện để hoàn thành dự án
- Vận chuyển (nếu có) – tức là giá cước tùy chỉnh, đưa thành phẩm đến nhà bán lẻ,…
Chi phí gián tiếp bao gồm:
- Chi phí hoạt động chung, tức là tiền thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm, thiết bị văn phòng, tài nguyên,…
- Mức lương tăng hàng năm của nhân viên, thưởng lễ, tết,…
- Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả
Mục đích của quản lý chi phí dự án là xử lý các chi phí trực tiếp và gián tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án.
Nếu bạn đang làm việc trong doanh nghiệp xây dựng, gợi ý bạn Tìm hiểu cách các nhà thầu quản lý chi phí công trình của dự án thi công trên phần mềm FastCons
Quản lý chi phí dự án (PCM) là quá trình ước tính, kiểm soát, xử lý và phân bổ ngân sách của một doanh nghiệp sao cho không vượt quá chi phí dự án giới hạn cho phép.
Lợi ích của việc quản lý chi phí dự án phù hợp bắt nguồn từ các mục tiêu chính của quản lý chi phí, bao gồm:
- Phân phối dự án theo các tiêu chí giá trị được thiết lập khi bắt đầu dự án
- Giám sát và ghi lại tất cả các giao dịch, thanh toán và các thay đổi liên quan đến dự án
- Nỗ lực giảm chi phí kinh doanh tổng thể
Để quản lý chi phí dự án hiệu quả, nhà quản lý cần có phương pháp quản lý, lập kế hoạch quản lý chi phí.
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý chi phí dự án đó là ước tính chi phí? Vậy có những cách nào để dự toán chi phí dự án hiệu quả?
TẢI TÀI LIỆU PDF QUẢN LÝ DỰ ÁN: Tổng quan về Quản trị dự án, Xác định và lựa chọn dự án, Quản lý tổng thể dự án, Cơ cấu tổ chức dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý tiến độ dự án, Quản lý chi phí dự án
7 phần mềm quản lý dự án online hiệu quả có tính năng quản lý chi phí dự án
2. Dự toán và các loại dự toán chi phí quản lý dự án: 7 Mẫu excel dự toán, quản lý chi phí
Dự toán chi phí dự án là quá trình dự đoán số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực bạn cần để hoàn thành dự án. Việc ước tính được thực hiện trước khi bắt đầu dự án (có nghĩa là nó không thể tính đến các chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch,…) nên thường không chắc chắn và chỉ đóng vai trò là cơ sở để dự đoán ngân sách và xử lý chi phí.
Khi lập kế hoạch dự án, hãy đảm bảo bạn đã ước tính:
- Chính xác về chi phí: đừng ước tính quá mức, nhưng cũng đừng ước tính thấp hơn. Thực hiện ước tính liên quan đến những gì bạn đang muốn hoàn thành, với những nguồn lực nào và trong khoảng thời gian nào.
- Chính xác về thời gian: Hãy rút kinh nghiệm từ những dự án trước đã thực hiện, bạn sẽ nắm được số giờ chính xác cho từng loại dự án, vì vậy sẽ dễ dàng hơn khi ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án trong tương lai.
- Chính xác về các yêu cầu (và hạn chế) của dự án: hiểu lầm về dự án là lý do phổ biến nhất khiến các dự án vượt quá ngân sách.
Có rất nhiều loại dự toán chi phí hiệu quả trong quản lý dự án, bạn có thể tham khảo một số cách sau:
| Đánh giá của chuyên gia | Ước tính dựa trên kiến thức và kinh nghiệm trước đây của người lập kế hoạch dự toán chi phí. |
| Chi phí chất lượng | Ước tính dựa trên số tiền đã bỏ ra để quản lý những phát sinh tiềm ẩn và ngăn ngừa dự án kém chất lượng. Loại ước tính chi phí này giúp bạn giảm thiểu tổn thất bằng cách phân tích những nhiệm vụ mà bạn có thể bỏ qua để tiết kiệm chi phí. |
| Phân tích giá thầu của nhà cung cấp | Ước tính chủ yếu được sử dụng tại các cuộc đấu thầu dự án công cộng. Khách hàng so sánh giá thầu cho dự án và đưa ra lựa chọn. Loại kỹ thuật ước tính chi phí này yêu cầu bạn phải hiểu rõ đối thủ cạnh tranh để có thể dự đoán giá thầu của họ trước khi đưa ra giá thầu của riêng mình. |
| Sử dụng phần mềm dự toán công trình | Dự toán dựa trên các con số do phần mềm dự toán công trình chuyên dụng cung cấp. |
| Phân tích dự trữ | Ước tính được sử dụng để xử lý các rủi ro tiềm ẩn của dự án và các nguồn lực dự trữ cần được bảo đảm để đối phó với những rủi ro nói trên. |
| Ước tính ba điểm | Được tính bằng trung bình của ước tính có khả năng xảy ra nhất (A), ước tính lạc quan (B) và ước tính bi quan (C). Ví dụ A = 600.000.000 VNĐ, B = 400.000.000 VNĐ, C = 800.000.000 VNĐ. Theo công thức, (B + 4A + C) / 6, ước tính ba điểm cho ước tính ví dụ khoảng 467.000.000 VNĐ. |
| Dự toán tương tự | Ước tính dựa trên dữ liệu được tổng hợp từ các dự án tương tự trước đó. |
| Ước lượng tham số | Ước lượng dựa trên mô hình thống kê. |
| Dự toán từ dưới lên | Ước tính dựa trên các gói công việc đã xác định trước đó. Bạn so sánh dự án hiện tại với các gói công việc bạn đã thiết lập, sau đó ước tính cho dự án hiện tại. |
3. Cách tốt nhất để dự toán một dự án
Dưới đây là một ví dụ ước tính chi phí dự án, một ví dụ có tính đến các chuyên gia làm việc trong dự án, mức lương theo giờ của họ, vật liệu họ sử dụng cũng như thời gian họ cần để hoàn thành các công việc cụ thể:
Đầu tiên, bạn liệt kê tất cả các chuyên gia mà bạn cần đưa vào dự án bao gồm:
- Mức giá hàng giờ tương ứng của họ
- Các tài nguyên vật chất bạn sẽ cần, bao gồm tất cả thiết bị và vật liệu
- Thời gian cần thiết để hoàn thành dự án
- Sau đó tính toán mức giá cuối cùng dựa trên những con số này
Tất nhiên, bạn có thể sẽ vượt qua hoặc dưới thời gian ước tính (và ngân sách), vì vậy điều quan trọng là phải luôn theo có sự theo sát chặt chẽ quá trình thực hiện dự án của toàn bộ các thành viên trong nhóm của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể điều chỉnh lại lịch biểu của mình để dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ nhất định (hoặc thêm/ bớt thời gian từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác) và theo dõi khi nào ngân sách đã lập kế hoạch đạt đến giới hạn và thời hạn kết thúc.
Phần mềm quản lý dự án cung cấp một bức tranh tổng thể về toàn bộ nhiệm vụ xuyên suốt dự án với cụ thể người phụ trách, deadline thực hiện, chi tiết từng khoản thu chi. Giúp các trưởng dự án nắm bắt tức thời những nút thắt để có kế hoạch phân bổ, kiểm soát chi phí đảm bảo không vượt quá giới hạn
Sau khi đã ước tính chi phí, bạn tiếp tục đề xuất ngân sách phù hợp. Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý chi phí ngân sách mà CEO & Manager nhất định phải biết.
4. Ngân sách dự án và phương pháp quản lý chi phí ngân sách dự án
Ngân sách dự án là tổng số tiền được lập kế hoạch và phân bổ để thực hiện dự án trong một khoảng thời gian cụ thể (thời hạn). Ngân sách dự án dựa trên ước tính chi phí ban đầu của dự án và thường phụ thuộc vào hiệu quả của việc kiểm soát chi phí dự án – các kỹ thuật kiểm soát chi phí dự án nhằm đảm bảo bạn trang trải tất cả các chi phí của dự án, bao gồm thiết bị, giờ làm việc, vật liệu và các chi phí trực tiếp trong khi vẫn nằm trong ngân sách.
Có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính:
- Tăng dần – Bạn theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của mình trong một dự án và hiểu được thời gian thực tế mà bạn sẽ cần để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói trong tương lai.
- Dựa trên hoạt động – Bạn tính toán doanh thu lý tưởng của mình, xem xét có bao nhiêu dự án và mức giá bạn cần thực hiện trong năm để đạt được doanh thu nói trên và xác định ngân sách của từng dự án riêng lẻ.
- Đề xuất giá trị – bạn thêm các mục vào ngân sách của mình dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án của bạn.
- Dựa trên số không – kỹ thuật quản lý ngân sách này tương tự như đề xuất giá trị. Sự khác biệt là hạng mục đó phải hợp lý và được chứng minh hữu ích cho mỗi giai đoạn kinh doanh mới, chứ không chỉ cho một dự án.
Để đảm bảo bạn dự án triển khai theo đúng ngân sách cho phép, bạn nên:
- Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên: phân công công việc chính xác đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất trong quỹ thời gian của họ.
- Sử dụng phần mềm công nghệ – ngoài công cụ quản lý dự án, bạn nên ứng dụng các phần mềm công nghệ giúp tự động hóa công việc theo cách tiết kiệm chi phí.
- Công việc thuê ngoài – thuê một chuyên gia có uy tín từ bên ngoài công ty để xử lý một phần công việc của bạn (công việc liên quan đến kinh doanh hoặc dự án cụ thể) sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí.
- Cắt giảm chi phí chung của bạn – bảo hiểm là một khoản chi phí không thể thương lượng, nhưng có một số chi phí bạn có thể làm việc mà không thực sự cần đến. Ví dụ một văn phòng phong cách ở trung tâm thành phố nhưng ít hơn các tiện nghi hữu ích. Bạn nên tập trung cắt giảm những thứ không cần thiết để tận dụng tối đa ngân sách của mình.
Chúng ta không thể phủ nhận được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án. Khi bạn muốn quản lý chi phí để tuân thủ ngân sách dự án đã đề ra, về cơ bản bạn đang để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu bạn không đặt mục tiêu quản lý chi phí dự án, chúng có thể sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát và toàn bộ dự án của bạn có thể sẽ đổ vỡ do gặp vấn đề trong các thức quản lý.
Xem thêm: Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” giải phóng mọi rắc rối trong quản lý và điều hành doanh nghiệp
5. Sử dụng phần mềm để quản lý chi phí dự án – Hạn chế thất thoát chi phí
Sử dụng phần mềm quản lý dự án bên cạnh mục đích cải thiện hiệu quả quản lý, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch về cả thời gian, nguồn lực và ngân sách thì phần mềm còn giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý mang đến bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra – vào doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến.
Phần mềm quản lý chi phí dự án sẽ quản lý, lưu vết, lưu trữ phiếu thu – chi ngay cả những khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, cập nhật tức thời biến động dòng tiền, hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách. Phần mềm FastWork Project cho phép nhà quản lý tạo nhanh các phiếu thu, phiếu chi trên từng dự án. Bên cạnh đó là xuất danh sách phiếu thu chi, theo dõi nhanh ngân sách, tổng thu/chi từng dự án hoặc nhiều dự án.
Về cơ bản, sử dụng phần mềm công nghệ là giải pháp tiết kiệm chi phí về lâu dài cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp
6. Làm thế nào để đảm bảo quản lý chi phí dự án thành công?
Ngân sách và quy mô dự án của bạn xác định chi phí quản lý dự án và chi phí cho phần mềm quản lý dự án của bạn. Tất cả các quyết định liên quan đến dự án của bạn nên được điều chỉnh bởi ngân sách dự án ước tính của bạn.
Nếu tổng chi phí dự án của bạn không vượt quá ngân sách, bạn có thể kết luận rằng việc quản lý chi phí dự án của bạn đã thành công.
7. 3 tips cắt giảm chi phí quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các SME có xu hướng cắt giảm chi phí quản lý dự án bằng cách vắt kiệt giá trị từ các nguồn lực của họ (tức là nhân viên), kết quả nhân viên làm việc quá sức lại gây ra cho doanh nghiệp khá nhiều ảnh hưởng tiêu cực.
Gợi ý Nhà quản lý tham khảo 3 tips cắt giảm chi phí quản lý dự án (dành cho doanh nghiệp SME)
- Quản lý dự án thuê ngoài
- Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án, tối ưu hóa nhân sự quản lý
- Chuyển đổi sang mô hình Agile
Đọc chi tiết cách thức triển khai 3 tips trên TẠI ĐÂY
8. Quản lý chi phí dự án đơn giản, minh bạch hơn với phần mềm FastWork Project
FastWork Project cho phép doanh nghiệp quản lý một dự án và đa dự án đồng thời trên một nền tảng chung trực tuyến. Kiểm soát chặt chẽ về thời gian, nguồn lực, chi phí nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.
Các tính năng cơ bản của FastWork Project:
- Lập kế hoạch dự án
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS (Work Breakdown Structure)
- Giao việc nhanh chóng – đúng người – đúng thời gian
- Quản lý tập trung các dự án trên một màn hình
- Quản lý tổng quan 1 dự án với giao diện dashboard
- Theo dõi các công việc thuộc một dự án trên 1 màn hình duy nhất
- Theo dõi trực quan tiến độ dự án, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi
- Kiểm soát hiện trạng công việc của từng cá nhân để có sự sắp xếp nguồn lực phù hợp ngay khi có rủi ro xảy ra
- Hỗ trợ phân cấp mức độ quan trọng cho từng công việc
- Quản lý nguồn nhân lực – đơn vị cộng tác – tài nguyên hiệu quả
- Đa dạng mô hình báo cáo công việc dự án hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả
Tìm hiểu tính năng quản lý chi phí dự án trong phần mềm FastWork Project
Bên cạnh những tính năng trên, quản lý chi phí dự án, quản lý ngân sách, quản lý tổng thu và tổng chi trong dự án được xem là tính năng nổi bật, hữu ích của FastWork Project.
Với tính năng này, nhà quản lý có thể quản lý chi tiết từng phiếu chi, phiếu thu trong 1 dự án. Đã chi những gì, giá trị bao nhiêu, đã duyệt hay chưa, ai là duyệt,… Tương tự với đó là phiếu thu.
Từ hình ảnh trên, bạn có thể thấy những thông tin quan trọng trong quản lý chi phí dự án đều được kiểm soát trên phần mềm giúp:
- Quản lý minh bạch chi phí dự án, giảm thiểu các rủi ro tài chính
- Quản lý chi tiết biến động dòng tiền trong dự án, ngân sách còn bao nhiêu, đã vượt quá hay chưa. Đó cũng là cơ sở để trưởng dự án tính toán chi phí cho những rủi ro bất ngờ ập đến
FastWork.vn tự hào được hơn 3500+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn là đối tác công nghệ hàng đầu trong công cuộc chuyển đổi số.
Nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến Giải pháp quản lý công việc, thu chi và kiểm soát tiến độ dự án FastWork, vui lòng liên hệ qua hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để nhận Demo Free trải nghiệm phần mềm!
