Kanban ngày nay được nhắc đến như một phương pháp quản lý công việc minh bạch – hiệu quả. Nó giúp các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng điều phối cũng như giám sát tiến độ công việc của từng cá nhân, phòng ban. Vậy Kanban thực chất là gì, cách sử dụng ra sao và vai trò như thế nào, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Kanban là gì?
Thuật ngữ Kanban có nguồn gốc từ những năm 40 từ nhà máy Toyota, sau đó được các nhóm phát triển phần mềm phổ biến rộng rãi với khả năng thúc đẩy năng suất và chất lượng làm việc đội nhóm.
Phương pháp Kanban giúp trực quan hóa mọi công việc của bạn, mỗi nhiệm vụ đều được cập nhật trạng thái công khai theo tiến độ thực hiện, để từng cá nhân có thể chủ động nắm bắt cũng như giúp quản lý dễ dàng giám sát, đánh giá.
Mục tiêu của đội ngũ Kanban tập trung vào giảm thiểu tối đa thời gian hoàn thành công việc/ dự án từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.
Nguyên tắc cốt lõi của Kanban có thể áp dụng hiệu quả ở hầu hết lĩnh vực, đó là lý do nó cực kỳ phổ biến đối với nhóm ngành tiếp thị (marketing), bán hàng (sales), tuyển dụng (recruiting),…
2. Cách sử dụng Kanban để thiết lập công việc và dự án
Bản chất là một quy trình làm việc trực quan, phương pháp Kanban không sử dụng bảng vật lý và kỹ thuật số để lập kế hoạch và theo dõi các nhiệm vụ. Thay vào đó, nó ứng dụng các thẻ, cột và chức năng cập nhật tự động liên tục nhằm kiểm soát và nhắc nhở đội nhóm về công việc cần cần hoàn thành.
David Anderson – một trong số ít cha đẻ của phương pháp này, thiết lập cấu trúc bảng Kanban gồm 5 thành phần:
- Các kí hiệu trực quan (cụ thể là các thẻ)
- Cột hoặc danh sách
- Giới hạn công việc đang làm
- Điểm tiến độ
- Điểm chất lượng
Một trong những quy trình làm việc đơn giản và phổ biến nhất của Kanban là “To-do” (việc phải làm), “In progress” (Đang thực hiện) và “Done” (Hoàn thành), có thể bổ sung một vài thao tác tùy vào độ phức tạp của dự án như Backlog, Design, Review/ Testing.
- Backlog: Danh sách này bao gồm các dự án, nhiệm vụ được chia ra thành những thẻ riêng, lẻ. Nó cũng chứa các công việc nhóm bạn muốn làm hoặc cần làm trong tương lai chứ không phải thời điểm hiện tại, nên không thể đưa vào nhóm “To-do”
- Design: Danh sách này đóng vai trò không gian trong việc biến các thẻ “Backlog” trở nên rõ ràng hơn. Nó giúp quản lý mô tả chi tiết công việc, dự án theo các bước để nhân sự nắm được chính xác ở nhiệm vụ này, mình cần làm những gì?
- To-do: Khi nhiệm vụ đã được thiết lập xong xuôi, nó sẽ được chuyển giao sang danh sách “To-do”, ở đó hiển thị rõ từng công việc giao cho ai và khi nào cần hoàn thành.
- Doing: Thẻ sẽ được chuyển sang trạng thái “đang thực hiện” khi đội nhóm bắt tay vào làm nhiệm vụ. Toàn bộ thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng theo dõi xem ai đang làm gì, ai đang quá tải, ai đang rảnh để có sự phân bổ hợp lý.
- Review/ Testing: Thẻ công việc sẽ hiển thị “chờ đánh giá” khi công việc đã gần như hoàn tất, đang chờ quản lý/ sếp góp ý.
- Done: Khi kết quả đã được cấp trên nhận xét chỉnh sửa và phê duyệt, công việc của bạn sẽ hiển thị trạng thái “Hoàn thành”.
Kanban giúp dễ dàng di chuyển công việc từ trạng thái này sang trạng thái khác, từ người này sang người khác cũng như dễ dàng thêm mới công việc và giao việc cho nhân viên có lịch trống, không bị trùng lặp deadline.
Ở mỗi giai đoạn, Kanban lại có một màu sắc thể hiện khác nhau, ví dụ việc bạn đang thực hiện (thẻ sẽ có màu da cam), việc bạn đã hoàn thành (màu xanh) và việc đã quá hạn (màu đỏ).
Tham khảo: Cách triển khai mẫu quy trình công việc áp dụng phương pháp Kanban trên phần mềm FastWork Workflow
3. Vai trò của Kanban trong việc “giữ lửa”, nâng cao năng suất làm việc của nhân việc
Mục tiêu của phương pháp Kanban là giảm thiểu tối đa áp lực công việc cho từng cá nhân và đội nhóm, loại bỏ tình trạng deadline dồn dập, chồng chéo.
Bằng cách chia nhỏ dự án thành những công việc rõ ràng, giới hạn thời gian làm việc, các thành viên trong nhóm hoặc từng phòng ban sẽ có cái nhìn tổng quát về tiến độ thực hiện công việc, giai đoạn nào đang gặp khúc mắc để có phương án giải quyết kịp thời. Nhân sự chủ động được công việc cá nhân, biết mình nên ưu tiên việc gì, việc gì có thể làm sau để có sự sắp xếp phù hợp, đảm bảo tối đa chất lượng công việc.
Bảng Kanban tạo môi trường trao đổi công việc dễ dàng, nhanh chóng ngay phía dưới phần thảo luận trong thẻ nhiệm vụ.
Quá nhiều công việc tồn đọng, việc cũ chưa xong việc mới đã chất đống, đó là lý do phương pháp Kanban nên được áp dụng, đối với từng cá nhân nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Khi toàn bộ công việc theo ngày, theo tuần, theo tháng được phân chia khoa học thành các danh sách “To-do”, “In progress” và “Done”, bạn sẽ không bị rối tung bởi khối lượng công việc dày đặc, quản lý cũng dễ dàng đánh giá được năng suất cũng như hiệu quả công việc của bạn để có đánh giá đúng đắn mà không cần phải nghe qua ý kiến của bất kỳ ai.
Tất cả những gì Kanban đem lại là giúp các nhà quản lý thúc đẩy tối đa hiệu suất làm việc của nhân viên, hướng đến mục tiêu cuối cùng là tăng doanh thu, giúp doanh nghiệp ngày một phát triển.
Tìm hiểu chi tiết giải pháp quản lý công việc bằng Kanban của FastWork Work+ TẠI ĐÂY
