Quản lý công việc theo quy trình luôn là một vấn đề khó đối với nhiều doanh nghiệp. Mất nhiều thời gian làm việc, nhiều thời gian xử lý nút thắt, không có quy trình làm việc dẫn đến công việc kém hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý công việc theo quy trình hiệu quả?
Phần mềm quản lý công việc theo quy trình của FastWork sẽ là lời giải cho bài toán trên. FastWork hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, phù hợp với từng vị trí, phòng ban. Không những xây dựng quy trình cho từng vị trí riêng lẻ, phần mềm còn giúp doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình hành khép kín giữa tất cả các phòng ban Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – R&D.
FastWork số hóa tất cả các quy trình thủ công giấy lên phần mềm
Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình hoàn chỉnh thì bạn cần có lưu đồ. Còn nếu bạn tham vọng muốn tham gia vào công cuộc chuyển đổi số thì nên “số hóa” mọi thứ lên hệ thống phần mềm.
FastWork hỗ trợ số hóa tất cả các bước trong quy trình thủ công giấy lên hệ thống phần mềm
Thay vì “văn bản hóa” khó quản lý, khó thực hiện thì phần mềm quản lý công việc theo quy trình của FatWork sẽ số hóa trình tự các bước trong quy trình lên hệ thống phần mềm. Bất cứ ai cũng có thể nhìn thấy quy trình kể cả khi ngồi tại bàn làm việc, dễ quản lý, theo dõi. Phần mềm hỗ trợ thiết lập mới nhiều quy trình, phù hợp với từng vị trí và phòng ban khác nhau. Hơn thế, bạn chỉ cần thiết lập quy trình một lần duy nhất, quy trình sẽ chạy tự động, liên tục mà không có sai sót nào.
FastWork hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp trên một nền tảng trực tuyến
Nếu bạn vừa hoàn thành xong một bài viết, bạn sẽ phải gửi qua email cho sếp và nhắc sếp duyệt bài bằng ứng dụng Zalo. Sau khi sếp check sẽ gửi lại email yêu cầu nhân viên sửa lại… cứ như thế đến khi bài được duyệt.
Có thể thấy, công việc trên chưa được thực hiện theo 1 quy trình chuẩn nào, vừa mất nhiều thời gian thúc giục sếp, sử dụng zalo không chuyên nghiệp. Hơn thế là không quy định về một mốc thời gian hoàn thành.
Với FastWork, tất cả các quy trình trong doanh nghiệp sẽ trở nên rõ ràng và tự động hóa 100%.
Ví dụ: Quy trình thực hiện bài viết gồm 5 bước: lên ý tưởng- duyệt ý tưởng – viết bài – duyệt bài – up bài.
Khi nhân viên thực hiện chọn vào ô lên ý tưởng, công việc sẽ tự động chuyển sang bước duyệt ý tưởng và giao cho người phụ trách duyệt
Khi bạn lên ý tưởng tại bước 1 và chọn trạng thái hoàn thành, công việc sẽ tự động chuyển sang bước duyệt bài, ngay lúc này phần mềm cũng gửi 1 thông báo cho người phụ trách duyệt (sếp) sếp sẽ biết mình vừa nhận được một công việc mới là duyệt bài cho nhân viên. Tại đây, sếp sẽ chọn kết quả ok hoặc not ok. Nếu ok công việc sẽ tự động nhảy sang bước viết bài và giao cho nhân viên thực hiện viết bài, nếu not ok phần mềm sẽ chuyển công việc lại bước cũ, bước thực hiện ý tưởng và giao lại cho nhân viên.
Phần mềm tự động chuyển bước và giao công việc cho sếp hay nhân viên đều kèm theo lời nhắc nhở và thời gian bắt buộc phải hoàn thành. Khi thấy nhân viên hoặc sếp chưa cập nhật tiến độ cho công việc đó “thời gian xử lý công việc đã quá 70%, xin mời bạn hãy thực hiện và cập nhật tiến độ”.
Tại bước 3, nhân viên sẽ thực hiện viết bài tương tự như bước 1 cho đến khi bài viết được duyệt và được chuyển sang bước 5 up bài.
Thiết lập và chuẩn hóa quy trình làm việc của từng phòng ban
Tính năng cơ bản nhất của giải pháp quản lý công việc theo quy trình tại FastWork là chuẩn hóa quy trình làm việc của từng phòng ban.
Ban lãnh đạo dễ dàng thiết lập quy trình làm việc phù hợp với từng phòng ban, từng vị trí. Điều đó giúp tất cả các phòng ban đều có một quy trình làm việc chuẩn, phù hợp với tính chất công việc và chắc chắn khi có quy trình chuẩn thì hiệu suất công việc sẽ được cải thiện.
Phần mềm giúp ban lãnh đạo phân quyền chi tiết những thành viên tham gia thực hiện công việc
Hơn thế, phần mềm hỗ trợ ban lãnh đạo làm rõ tính chất các yếu tố trong quy trình như: nhân sự phụ trách là ai, ai là người theo dõi, ai là người thực hiện và định nghĩa kết quả cho các bước đó: Fail hay Done. Điều đó giúp doanh nghiệp dễ truy tố trách nhiệm của các thành viên khi tham gia thực hiện công việc.
Liên kết chặt chẽ các dữ liệu trong doanh nghiệp và tạo thành 1 quy trình khép kín
Nếu coi doanh nghiệp bạn là một cỗ máy được lắp ghép bởi nhiều quy trình nghiệp vụ, bạn có nghĩ mỗi quy trình sẽ đứng riêng lẻ và không hề liên quan gì tới nhau? Tất nhiên là không thể – chúng cần những “bánh răng” và “mắt xích” nhằm kết nối các quy trình lại thành một khối thống nhất.
Tất cả các quy trình riêng lẻ tại doanh nghiệp sẽ được FastWork liên kết lại và tạo thành một quy trình kép kín
Với FastWork, đối với mỗi quy trình làm việc khác nhau, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh để thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, các bước thực hiện khác nhau để phù hợp với tính chất công việc đó. Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, FastWork Workflow còn giúp doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình gồm nhiều phòng ban với nhau.
Ví dụ: Tiếp thị – Sale – hỗ trợ kỹ thuật – R&D là 4 quy trình riêng biệt. Tuy nhiên, tại FastWork tất cả các yếu tố đó sẽ được liên kết và tạo thành một quy trình xuyên suốt và chặt chẽ. Bởi mỗi công việc khi kết thúc ở quy trình này sẽ bắt đầu tại một quy trình khác.
Tối ưu các luồng tương tác và chia sẻ tài liệu
Sẽ không còn tình trạng trao đổi, tương tác hay chia sẻ tài liệu trên Zalo hay Skype nữa mà tất cả các thành viên trong công ty sẽ trao đổi và chia sẻ tài liệu trên một hệ thống trực tuyến. Tất cả những thành viên tham gia thực hiện công việc đều nhận được thông báo khi có sự thay đổi về công việc, có bình luận mới, có tài liệu được chia sẻ trong công việc đó. Tuy nhiên, với tính năng phân quyền chuyên sâu và bảo mật tuyệt đối của FastWork chỉ cho phép những người tham gia thực hiện mới có thể xem được tài liệu và chi tiết về công việc đó còn những người theo dõi thì không.
Tất cả các thành viên liên quan đến công việc đều dễ dàng chia sẻ tài liệu, trao đổi với nhau trong nội bộ công việc
Bạn và nhân viên không phải loay hoay mất cả đống giờ để tìm công việc hay tìm lại bình luận bởi FastWork hỗ trợ bạn quản lý và tìm kiếm dễ dàng, tập trung trên một hệ thống.
Kiểm soát hiệu quả làm việc tại các bước để tối ưu hóa quy trình và giải quyết nút thắt
Bạn đã từng gặp, khi công ty chuẩn bị bàn giao sản phẩm cho đối tác, tuy nhiên lại chưa có đủ sản phẩm. Khi không có quy trình, bạn sẽ không biết phòng sản xuất chưa sản xuất kịp hay phòng xuất nhập khẩu chưa làm việc với đối tác để nhập linh kiện hay lỗi xuất phát từ phòng nghiên cứu R&D. Thật khó để phát hiện ra vấn đề tại đâu.
Tuy nhiên, với FastWork mọi vấn đề sẽ được đơn giản hóa, bạn sẽ biết được công việc đang trong giai đoạn nào, nằm tại bước nào và ai là người phụ trách. Từ trong quy trình bạn chiếu xuống sẽ thấy ngay vấn đề và có phương pháp khắc phục nhanh các nút thắt mà không mất nhiều thời gian.
Quy trình cho phép quản lý công việc theo trạng thái, nhìn vào giao diện bạn sẽ biết công việc đang “tắc nghẽn” tại bước nào, ai phụ trách?
Ngay từ bước đưa luồng công việc lên hệ thống, FastWork đã làm rất rõ ràng “mỗi công việc chỉ một người thực hiện”. Bởi vậy, việc thống kê thời gian và hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp sẽ phản ánh gần như chính xác những gì họ làm được trên thực tế.
Tuy nhiên, các số liệu của phần mềm sẽ chỉ ra rất rõ ai là người làm việc năng suất và ai là người yếu kém hơn. Lúc này, bạn sẽ có quyết định đánh giá nhân viên minh bạch và chính xác, cũng như có kế hoạch thay đổi để tốt lên.
Đến nay, FastWork đã triển khai thành công cho hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng trăm người, thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính,
