Phương thức quản lý thủ công tồn tại nhiều bất cập, thiếu tính tức thời khiến ban lãnh đạo Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí tìm đến một phần mềm công nghệ trực tuyến số hóa hoạt động quản lý nhân sự. Cập nhật realtime – tập trung chi tiết từng hoạt động của Qũy ngay trên điện thoại di động.
1. Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí – Thành viên Mạng lưới M7+
Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí chính thức có quyết định thành lập vào ngày 03/08/2004, trở thành thành viên Mạng lưới M7+ – tổ chức tài chính vi mô lớn thứ 3 tại Việt Nam về quy mô tổ chức, xếp sau Quỹ CEP (Quỹ trợ vốn cho người nghèo tự tạo việc làm) thuộc liên đoàn lao động thành phố Hồ Chí Minh và Quỹ Tình thương của Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (TYM).
Đối tượng được tham gia quỹ và hưởng quyền lợi đặc biệt chủ yếu là phụ nữ nghèo có hoàn cảnh khó khăn, nữ công nhân viên có thu nhập thấp từ 18 tuổi trở lên cần được hỗ trợ phát triển kinh tế gia đình.
Một số hoạt động chính của quỹ bao gồm:
- Khuyến khích phụ nữ tạo dựng kinh tế nâng cao đời sống thông qua việc cung cấp dịch vụ “Tiết kiệm – Tín dụng”.
- Tổ chức, vận động trợ giúp những phụ nữ có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn và trẻ em khuyết tật trên địa bàn thị xã Uông Bí.
- Tổ chức các hoạt động nâng cao năng lực cho phụ nữ.
- Thực hiện dự án phòng chống HIV/AIDS và bảo trợ trẻ em
M7-Uông Bí được đánh giá là một trong những chi nhánh hiệu quả và tích cực nhất trong toàn bộ mạng lưới. Nhằm hướng tới sự phát triển lâu dài và bền vững, Quỹ xã hội Uông Bí đang có những bước hợp tác chặt chẽ với trung tâm CFRC liên quan tới thể chế, nâng cao năng lực tổ chức để sớm đáp ứng đủ yêu cầu chuyển đổi thành tổ chức tài chính vi mô độc lập.
2. Số hóa quản lý nhân sự – xóa bỏ những bất cập trong phương thức quản lý thủ công
Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí chính thức ký kết hợp đồng hợp tác với FastWork ngày 09/04/2021. Ứng dụng trọn bộ giải pháp quản lý nhân sự FastWork cho 35 người dùng:
- Chấm công di động nhận diện khuôn mặt FaceID
- Đơn từ Online
- Tự động hóa bảng công, bảng lương
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Quản lý công việc đơn lẻ
Trước khi hợp tác với FastWork, Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí chưa sử dụng bất kỳ công cụ nào mà quản lý nhân sự hoàn toàn thủ công.
Cụ thể là cá nhân thực hiện chấm công bằng cách tích công theo ngày. Các vấn đề xin nghỉ làm, nghỉ phép phải trao đổi qua Email, Zalo hoặc xin ý kiến trực tiếp từ cấp quản lý. Sổ chấm công do bộ phận hành chính, nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát – sau đó cuối tháng tổng hợp lại để hoàn thiện bảng công nhân sự. Giao việc, nhận báo cáo công việc qua nhóm chat Zalo hoặc bảng Excel.
Trao đổi với FastWork, ban lãnh đạo Quỹ khuyến khích phụ nữ phát triển Uông Bí cho biết việc thiếu 1 công cụ công nghệ hỗ trợ gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành Quỹ. Cán bộ phụ trách không nắm bắt tại các phòng giao dịch (các địa điểm) có bao nhiêu người đi làm, bao nhiêu người nghỉ, những ai đi muộn, về sớm. Thông tin do đội ngũ trưởng phòng báo cáo cũng không thể xác minh có thật sự chính xác không do tồn tại tình trạng gian lận, bao che cho những cá nhân thân thiết.
Công tác tra cứu thông tin nhân sự vô cùng vất vả, phải tìm lại lịch sử và tra cứu hoàn toàn thủ công (ngày vào làm, bằng cấp, chứng chỉ,…) – thiếu tính tức thời.
Quản lý công việc rời rạc, giao việc một nơi, tài liệu – báo cáo một nơi, nhân sự thường xuyên chậm tiến độ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và uy tín của Qũy.
Tuy nhiên, sau gần 3 tháng triển khai FastWork số hóa hoạt động quản lý nhân sự, công tác quản lý nhân sự tại Quỹ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều – giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý rời rạc, thiếu tính tức thời kiểu cũ.
Chấm công di động cập nhật realtime tình hình nhân sự tại các phòng giao dịch
FastWork hỗ trợ nhân sự chấm công nhanh chóng chỉ với 1 thao tác chụp ảnh khuôn mặt. Dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, thời gian – vị trí – hình ảnh chấm công sẽ được cập nhật tức thời lên hệ thống phần mềm giúp ban lãnh đạo ngồi tại văn phòng vẫn có thể nắm bắt chính xác tình hình nhân sự tại từng phòng giao dịch.
Đơn từ khởi tạo và phê duyệt trực tuyến, tự động tích hợp với dữ liệu công sau khi được chấp nhận/ từ chối – tự động hóa bảng công, bảng lương giảm thiểu tối đa thời gian cho các thao tác xuất dữ liệu thủ công hàng tháng, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Xem thêm: Điểm danh 10 lợi ích vượt trội của phần mềm chấm công FaceID FastWork
Quản lý hồ sơ nhân sự trực tuyến
FastWork Staff cho phép quản lý tập trung danh sách hồ sơ tất cả các nhân viên của Quỹ trên một màn hình hoặc quản lý theo phòng ban, chức danh, vị trí công việc, phòng giao dịch…
Hiển thị chi tiết thông tin nhân sự bao gồm vị trí công việc, phòng ban, chi nhánh, giới tính, email, số điện thoại, quê quán, quá trình công tác, quá trình đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm, lương, phụ cấp…
Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần thay vì mất thời gian và nguồn lực cho công tác tra cứu, rà soát thủ công.
Giao việc – tiếp nhận báo cáo online ngay trên di động
FastWork xây dựng một môi trường làm việc cộng tác toàn diện: giao việc – báo cáo – trao đổi – chia sẻ tài liệu tập trung trên một phần mềm thống nhất.
Chỉ với 1 thiết bị di động, ban quản lý có thể giao việc và quản lý chặt chẽ tiến độ triển khai realtime: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ai phụ trách chính,…. Nhanh chóng nhìn ra nút thắt gây chậm trễ, tắc nghẽn công việc để có phương án xử lý kịp thời. Hệ thống báo cáo & thống kê tự động giúp tiết giảm việc báo cáo giấy và giúp thông tin công việc được cập nhật liền mạch, nhất quán, chính xác hơn.
Đồng thời, quản lý công việc trên phần mềm cũng là căn cứ đánh giá KPI chính xác – công bằng cho nhân viên.
Không chỉ là đối tác tin cậy của hơn 3500+ doanh nghiệp, FastWork còn là sự lựa chọn hàng đầu của rất nhiều đơn vị nhà nước – sự nghiệp trong hành trình số hóa. Tiêu biểu phải kể đến Điện lực Bình Chánh, Điện lực Thái Nguyên, Điện lực Quảng Ninh, Sở thông tin truyền thông tỉnh Thái Bình,….
Để nhận tư vấn phần mềm số hóa hoạt động quản lý nhân sự phù hợp cho đơn vị sự nghiệp, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
