Case-Study: Quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ – Ngành Xây dựng

Để đảm bảo việc kiểm soát, phê duyệt và thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ được chính xác, chặt chẽ và đúng thời hạn, FastWork hướng dẫn doanh nghiệp Xây dựng số hóa quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ trên giấy lên phần mềm FastWork một cách đơn giản, nhanh chóng.

1. Quy trình thanh thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ

Quy trình này được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp Xây dựng, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch, không ảnh hưởng đến quyền lợi của Nhà thầu phụ và thiệt hại chi phí cho công ty. Đồng thời giúp quá trình thi công diễn ra thuận lợi theo đúng tiến độ đề ra.

Các giai đoạn trong quy trình thanh toán khối lượng

Quy trình thanh toán khối lượng bao gồm 3 giai đoạn chính: Đệ trình hồ sơ thanh toán, Phê duyệt & Tiếp nhận – kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM.

1. Ở bước đệ trình hồ sơ thanh toán, phòng chi phí & hợp đồng (P.CCM) cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ theo danh mục hợp đồng, sau đó đệ trình phê duyệt.

2. Ở bước phê duyệt, đòi hỏi bộ phận Kiểm soát khối lượng kiểm tra đúng theo biên bản nghiệm thu, nếu hồ sơ bị sai sót trả lại cho Nhà thầu phụ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, chuyển tiếp cho Chỉ huy trưởng hoặc Giám đốc dự án phê duyệt.

3. Ở bước Tiếp nhận & kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM, nếu hồ sơ không đạt trả lại về phòng Kiểm soát khối lượng. Nếu đạt cần thực hiện các bước: Đệ trình chi phí -> Duyệt chi -> Chi tiền -> Lưu hồ sơ.

Các thành viên tham gia vào quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ

Quy trình cần sự tham gia, phối hợp của Ban Tổng giám đốc (BTGĐ), phòng Chi phí & Hợp đồng (P.CCM), phòng Tài chính Kế toán (P.TCKT), phòng Thương mại (P.TM ), Ban chỉ huy công trình (BCHCT).

Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thi công dưới đây:

Bảng mô tả quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ

Giai đoạn	Người thực hiện	Công việc cần làm
Đệ trình hồ sơ thanh toán	P.CCM	HSTT phải đầy đủ theo danh mục yêu cầu và ĐKHĐ, nếu thiếu thì trả về cho NTP và không ký nhận.
Phê duyệt	BCHCT, BTGĐ, P.TCKT	KSKL kiểm tra đúng theo BBNT, thực tế hiện trường, điều khoản HĐ và xác nhận trong thời gian quy định và trình đến CHT hoặc GĐDA. Nếu phát hiện hồ sơ bị sai sót thì thông báo đến Email CHT của NTP bằng biên bản kiểm tra.
Phê duyệt	BCHCT, P.TCKT	CHT hoặc GĐDA kiểm tra đúng theo BBNT, thực tế hiện trường, điều khoản HĐ và phê duyệt HSTT trong thời gian quy định. Thư ký hoặc KSKL thông báo bằng Email đến CHT của NTP để nhận HSTT.
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM	PCCM	Phòng CPHĐ nhận HSTT từ NTP bằng BBGN. Kiểm tra đúng theo BBNT, thực tế hiện trường, Điều khoản HĐ trong thời gian quy định. Nếu phát hiện hồ sơ bị sai sót thì thông báo đến Email NTP và BCHCT bằng biên bản kiểm tra.
Đệ trình chi phí	P.TCKT	Phòng TCKT tiếp nhận HSTT từ P.CCM bằng BBGN. Kiểm tra và phê duyệt chi đúng với các điều khoản HĐ trong thời gian quy định. Nếu HSTT sai thì trả cho P.CCM bằng BB kiểm tra qua hình thức mail.
Duyệt chi	BTGĐ, P.HCNS	Ban TGĐ nhận đề nghị thanh toán từ Phòng TCKT. Kiểm tra và phê duyệt chi trong thời gian  quy định. Nếu HSTT không đúng Ban TGĐ sẽ chuyển cho P.HCNS phối hợp xử lý bằng biên bản.
Chi tiền	P.TCKT	Bộ phận Ngân Quỹ thuộc phòng TCKT nhận được đề nghị thanh toán đã được phê duyệt từ Ban TGĐ sẽ tiến hành thủ tục chi tiền trong thời gian quy định.
Lưu hồ sơ	P.TCKT	Phòng TCKT tổng hợp lưu HSTT theo đúng quy định và tiêu chuẩn ISO.

Một số từ viết tắt:

• HSTT: Hồ sơ thanh toán
• ĐKHĐ: Điều kiện hợp đồng
• NTP: Nhà thầu phụ
• BBNT: Biên bản nghiệm thu
• BBGN: Biên bản giao nhận
• CHT: Chỉ huy trưởng
• GĐDA: Giám đốc dự án
• BBGN: Biên bản giao nhận

Các biểu mẫu được sử dụng trong Quy trình thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ

Một số lưu ý về biểu mẫu sử dụng trong Quy trình thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ, bao gồm:

• Phiếu yêu cầu cung cấp vật tư
• Phiếu đánh giá nhà thầu phụ
• Biên bản giao hàng tại công trình
• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho tạm

2. Hướng dẫn áp dụng FastWork quản lý toàn diện các vấn đề liên quan đến thầu phụ

Điểm nổi bật của phần mềm FastWork là sở hữu module Quản lý dự án xây dựng chuyên sâu so với các phần mềm quản lý dự án thông thường khác trên thị trường. Với phần mềm FastWork, CEO có thể tổ chức dự án, quản lý xuyên suốt các vấn đề liên quan tới thầu phụ bao gồm: hợp đồng thầu phụ – bảng khối lượng giao thầu – tiến độ của thầu phụ – khối lượng nghiệm thu – thanh toán & công nợ với thầu phụ …

Dưới đây là hướng dẫn áp dụng phần mềm FastWork để số hóa trọn vẹn quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ. 

2.1 Quản lý bảng khối lượng giao thầu

FastWork hỗ trợ quản lý danh sách đối tác, thầu phụ kèm theo đó là các hợp đồng giao thầu. Trong hợp đồng giao thầu bao gồm các hạng mục giao thầu, kèm khối lượng giao khoán chi tiết cho thầu phụ đã được ký kết. Tự động thành tiền dự toán theo hợp đồng. 

2.2 Quản lý các đợt nghiệm thu

FastWork giúp quản lý chi tiết các lần nghiệm thu tương ứng với từng nhà thầu phụ, từng kỳ thanh toán & tiến độ giải ngân. 

Trước quy trình thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ, cần phải thực hiện quy trình nghiệm thu:

Ký kết hợp đồng giao thầu -> thống nhất bảng khối lượng -> thầu phụ tiến hành thi công -> nghiệm thu theo đợt -> cán bộ QS làm nghiệm thu -> Đề nghị thanh toán.

2.3 Quản lý các đợt thanh toán

Giai đoạn	Tính năng sử dụng	Hướng dẫn cơ bản
Đệ trình hồ sơ thanh toán	FastWork Workflow – Quản lý quy trình liên phòng ban FastWork Request – Số hóa đề xuất & phê duyệt điện tử	Thiết lập quy trình thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ  Tạo các giai đoạn Đệ trình hồ sơ thanh toán, phê duyệt, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM. Thêm người theo dõi, thực hiện ở từng phòng ban tương ứng với từng giai đoạn công việc cụ thể,… Thiết lập các hạng mục công việc con ở từng giai đoạn Thiết lập điều kiện chuyển tiếp giữa từng giai đoạn.
Phê duyệt		Sử dụng FastWork số hóa đề xuất thay cho văn bản giấy & phê duyệt online: Hồ sơ thanh toán > P. Kiểm soát khối lượng duyệt > CHT/ GĐDA duyệt > Tiếp nhận hồ sơ Hồ sơ thanh toán > P. Kiểm soát khối lượng không duyệt -> Chỉnh sửa và hoàn tất lại hồ sơ > Phê duyệt lại
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM		– Thiết lập các hạng mục công việc con trong giai đoạn: Đệ trình chi phí > Duyệt chi > Chi tiền Sử dụng FastWork Request số hóa đề xuất, thiết lập chuyển tiếp phê duyệt theo quy trình Phòng TCKT duyệt đệ trình chi phí -> Ban TGĐ duyệt chi -> P.TCKT chi tiền & lưu hồ sơ. Ở mỗi bước nếu không được duyệt sẽ phải quay về hoàn thiện bước trước đó trong quy trình.

Mẫu quy trình thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ sau khi số hóa lên phần mềm FastWork

3. Case-Study: VINADUY ứng dụng FastWork đơn giản hóa công tác quản lý thi công, điều hành dự án từ xa

Sau  6 tháng triển khai ứng dụng FastCons thuộc FastWork Platform, anh Nguyễn Văn Hinh – Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần VINADUY đã có những chia sẻ ngắn gọn về những lợi ích FastCons mang lại cho doanh nghiệp.

“Công ty chúng tôi có rất nhiều công trình rải rác khắp cả nước, gặp rất nhiều khó khăn về quản lý thi công, quản lý kỹ thuật hiện trường, quản lý thu chi, tiến độ & kế hoạch thi công. Trên hành trình tìm kiếm một công cụ công nghệ có khả năng đáp ứng trọn vẹn nhu cầu và khắc phục những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, chúng tôi biết đến FastCons. Sau 1 thời gian ngắn triển khai, những lợi ích vượt trội FastCons mang lại cho VINADUY có thể kể đến việc đơn giản hóa công tác quản lý thi công, hạch toán thu chi, điều hành dự án tại các tỉnh trực tuyến, đảm bảo công tác vận hành mà không xảy ra mất mát & tổn thất vật tư”

Mời bạn theo dõi thêm chia sẻ của anh Nguyễn Văn Hinh qua phóng sự ngắn dưới đây. 

FastCons thuộc FastWork Platform – Giải pháp quản lý dự án thi công chuyên sâu là lựa chọn hàng đầu cho DN Xây dựng Quản lý tiến độ: Theo dõi tiến độ thi công theo ngày, báo cáo khối lượng thi công thực tế so với kế hoạch, cảnh báo rủi ro chậm tiến độ công trình Quản lý vật tư: Quản lý xuất/nhập vật tư từ công trường, kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, khối lượng thực hiện, giảm rủi ro vượt định mức, tránh lãng phí… Quản lý tài chính: Theo dõi dòng tiền, công nợ & chi phí dự án. Phê duyệt thanh toán, tập hợp ngân sách, kê khai các khoản thu – chi tập trung  Để đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt, FastCons cung cấp phiên bản Mobile hỗ trợ chỉ huy công trường cập nhật thông tin nhanh chóng về văn phòng: nhật ký thi công, xuất nhập vật tư, các vấn đề, chi phí phát sinh tại công trường. Báo cáo có thể cập nhật hàng ngày, hàng tuần realtime mà không cần đợi các bộ phận khác tổng hợp.

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp FastCons chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn

Các bài viết liên quan:

1. Quy trình thi công Ngành xây dựng cập nhật mới nhất 2023

2. Quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công ngành Xây dựng

3. Quy trình kiểm soát thi công ngành Xây dựng