Là một phần của phương pháp Agile, Scrum là mô hình quản lý dự án mà các nhà điều hành có thể tham khảo để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Đồng thời, việc dùng các phần mềm công nghệ có thể khắc phục những điểm hạn chế của mô hình này, giúp doanh nghiệp ứng dụng Scrum model dễ dàng, gia tăng hiệu suất làm việc.
Nếu bạn đang thắc mắc không biết Scrum là gì? scrum agile là gì? có phù hợp với dự án mình đang quản lý không? Hãy cùng FastWork tìm hiểu những thông tin chi tiết về mô hình này ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Scrum model trong quản lý dự án là gì?
Scrum là một bộ khung (framework) quản lý dự án từ đơn giản đến phức tạp bằng cách chia nhỏ các công việc, dựa trên quy trình lặp đi lặp lại. Nó khuyến khích các đội nhóm học hỏi thông qua kinh nghiệm giải quyết vấn đề để liên tục cải thiện hiệu suất.
Scrum được phát triển vào năm 1993 bởi Jeff Sutherland và các đồng nghiệp tại Easel Corporation. Jeff Sutherland là chuyên gia quản lý các dự án về phần mềm ở Mỹ. Ông đồng thời là Giám đốc điều hành của Scrum Inc., Với nhiều năm làm cố vấn cấp cao và huấn luyện viên Agile cho các đối tác liên doanh OpenView.
Scrum model là một trong những mô hình phát triển phần mềm linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong giới công nghệ thông tin. Với nguyên tắc hoạt động chính là chia nhỏ các nhiệm vụ trong mục tiêu phát triển phần mềm, và đặt thời gian hoàn thành cố định.
Trong quá trình áp dụng, các nhà quản lý nhận ra rằng, lợi ích của mô hình Scrum không chỉ giới hạn trong việc phát triển phần mềm và sản phẩm. Do vậy, ngày nay, Scrum model được dùng phổ biến trong hầu hết các loại hình làm việc theo nhóm tại doanh nghiệp.
Kết hợp mô hình Scrum và các công cụ quản lý dự án, giảm gánh nặng cho Nhà quản lý: Tham khảo danh sách 20 phần mềm quản lý dự án miễn phí phổ biến
Các tạo tác và vai trò trong Scrum model
1. Các tạo tác trong Scrum
Ba giá trị cốt lõi của mô hình Scrum agile bao gồm: minh bạch (transparency), kiểm tra (inspection) và thích nghi (adaptation). Scrum model sẽ không thể hoạt động hiệu quả khi thiếu một trong ba yếu tố đó.
Ngoài ra, các khái niệm thường xuyên xuất hiện trong Scrum có thể kể đến Sprint, Product Backlog,…
- Sprint: là một khoảng thời gian xác định để tạo một tính năng, hoàn thành mục tiêu nhỏ trong dự án. Các chu kỳ Sprint thường kéo dài từ hai đến bốn tuần. Một dự án sẽ có nhiều Sprint diễn ra liên tiếp, không bị gián đoạn.Trong một Sprint sẽ gồm các hoạt động: Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning), họp Scrum hằng ngày (Daily Scrum), họp sơ kết Sprint (Sprint Review) và họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective).
- Product Backlog: là danh sách các mong muốn cải tiến của sản phẩm. Bao gồm các tính năng, yêu cầu, cải tiến và bản sửa lỗi đóng vai trò là đầu vào cho sprint backlog. Về cơ bản, nó là danh sách việc cần làm của nhóm. Mỗi Product Backlog sẽ được gắn với mục tiêu (Product Goal).
- Burndown charts: Là biểu đồ trình bày trực quan về tiến độ và kết quả công việc trong một Sprint. Doanh nghiệp có thể tạo biểu đồ trên Excel, Google Doc hoặc dùng phần mềm quản lý dự án.
2. Các vai trò trong Scrum
Những người tham gia vào các Sprint bao gồm: Product Owner, Scrum team và Scrum Master.
Product Owner: Chủ sở hữu sản phẩm là người chịu trách nhiệm tối ưu hóa lợi nhuận trên đầu tư (ROI – Return On Investment). Họ tập trung vào việc tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp, khách hàng và thị trường, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cần thực hiện trong nhóm. Product owner giúp:
- Xây dựng và quản lý các product backlog.
- Hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp và nhóm để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các hạng mục trong product backlog.
- Cung cấp cho nhóm những hướng dẫn rõ ràng về các tính năng sản phẩm.
- Quyết định thời điểm giao sản phẩm.
Chủ sở hữu không phải lúc nào cũng là người quản lý sản phẩm. Vị trí này tập trung vào việc đảm bảo đội nhóm phát triển, mang lại nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp.
Scrum Master: là người huấn luyện đội nhóm, product owner và doanh nghiệp về quy trình scrum. Đây là vị trí có thể giúp nhóm tối ưu hóa tính minh bạch và quy trình phân phối sản phẩm.
Scrum Team: Một nhóm scrum hoạt động hiệu quả chỉ cần từ năm đến chín thành viên. Scrum team cần có khả năng tự tổ chức, giúp đỡ lẫn nhau và cam kết trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ.
Quy trình hoạt động của mô hình Scrum Agile
Các quy trình cấu thành khung Scrum bao gồm:
- Product owner tạo một danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Phân loại và đặt mức độ ưu tiên của từng product backlog;
- Scrum team sẽ phân tích các product backlog và chia tất cả nhiệm vụ chính thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý;
- Sau đó, nhóm tạo ra một sprint backlog và quyết định cách thức triển khai;
- Quy định thời gian hoàn thành của mỗi sprint (trung bình từ hai đến bốn tuần);
- Tổ chức các cuộc họp nhóm hàng ngày trong thời gian sprint diễn ra. Từng thành viên sẽ chia sẻ thông tin cập nhật công việc hàng ngày và người quản lý phân tích tiến độ của dự án dựa trên thông tin đó;
- Vào cuối mỗi sprint, product owner và các bên liên quan trong tổ chức sẽ họp để kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Ưu và nhược điểm của mô hình Scrum
1. Ưu điểm của Scrum model
Dưới đây là những lý do tại sao Scrum model trở nên phổ biến. Scrum giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ phát hành sản phẩm, tăng năng suất làm việc của nhân sự và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
- Scrum giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thu hồi vốn đầu tư nhanh chóng
- Khuyến khích tính sáng tạo trong công việc khi làm việc nhóm cùng nhau
- Tạo ra một môi trường hiệu quả, nâng cao chất lượng chất lượng công việc.
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhờ việc liên tục điều chỉnh sản phẩm dựa trên ý kiến phản hồi.
- Giúp nhân viên có động lực tham gia các dự án, gắn bó hơn với doanh nghiệp khi được nhà quản lý lắng nghe và chấp thuận các đề xuất.
2. Nhược điểm của Scrum model
Một số nhược điểm chính của việc sử dụng khung quản lý dự án Scrum đó là:
- Scrum model chỉ thành công khi các thành viên trong nhóm đã có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản.
- Khó mở rộng quy mô. Việc sử dụng phương pháp tiếp cận Scrum cho các dự án lớn là một thách thức.
- Trong quá trình hoạt động, nếu bất kỳ thành viên nào trong nhóm rời đi, sẽ tác động tiêu cực đến dự án.
- Để áp dụng Scrum, công ty cần chuyển đổi quy trình làm việc. Các bộ phận khác nhau phải hợp tác và làm việc như một nhóm. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi sắp xếp, phân chia lại lực lượng lao động.
Không có gì là hoàn hảo và Scrum model cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình Scrum kết hợp với các phần mềm công nghệ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những nhược điểm trên.
So sánh mô hình Scrum và Kanban
Scrum và Kanban là hai phương pháp phổ biến của quản lý dự án theo Agile. Một số doanh nghiệp thậm chí còn chọn cách làm việc theo mô hình kết hợp giữa scrum và kanban, lấy tên là “Scrumban” hoặc “Kanplan”.
Điểm tương đồng là hai mô hình đều sử dụng các bản phân tích trực quan như scrum board hoặc kanban board để theo dõi tiến độ công việc. Chúng tập trung cải tiến hiệu quả dự án và chia các nhiệm vụ phức tạp thành nhóm làm việc nhỏ để dễ quản lý. Tuy nhiên, cách tiếp cận mục tiêu trong dự án của hai mô hình lại khác nhau.
Ngoài Scrum, tham khảo thêm 5 mô hình Quản lý tác vụ tiêu biểu trong quản lý dự án (Có kèm mô hình mẫu): Mô hình nào phù hợp với dự án của bạn?
Nên áp dụng Scrum model với loại dự án nào?
Scrum sẽ phát huy tính hiệu quả cao khi được áp dụng trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Tuy nhiên, với những đặc điểm trên, Scrum model có thể phù hợp với nhiều loại dự án thuộc các ngành khác nhau. Đặc biệt là những dự án đòi hỏi sự quay vòng, có thể thay đổi linh hoạt, không bó buộc trong những quy chuẩn nhất định.
Bên cạnh đó, các thành viên trong nhóm Scrum phải có khả năng thích ứng cao. Có thể đảm nhận nhiều vai trò hoặc thậm chí chuyển đổi vai trò để mang lại nhiều giá trị cho tổ chức.
Thành công của Scrum nằm ở sự hợp tác và giao tiếp, nên việc tất cả các thành viên trong nhóm tập trung ở một nơi sẽ giúp mô hình hoạt động tốt hơn. Tuy nhiên, dưới sự hỗ trợ của công nghệ và công cụ Cloud, dự án có nhân sự làm việc từ xa vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả.
FastWork vừa cung cấp đến bạn những thông tin chính của Scrum model. Để áp dụng mô hình được hiệu quả, nâng cao năng suất đội nhóm, các nhà quản lý có thể tham khảo ứng dụng phần mềm quản trị công việc, dự án và hiệu suất – FastWork Work+ (chi phí nhỏ, phù hợp sử dụng cho nhóm và SMEs)
FastWork Work+ nổi bật với các tính năng:
- Dễ dàng giao việc, cộng tác làm việc & báo cáo tiến độ mọi lúc mọi nơi trên mobile hoặc web app.
- Quản lý dự án & nhóm làm việc: Lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, quản lý chi phí, theo sát tiến độ từng hạng mục.
- Quản lý quy trình & luồng công việc: Tự động hóa công việc theo quy trình. Tự động kết nối các quy trình làm việc liên phòng ban, liên bộ phận.
- Quản lý công việc hiện trường: Quản lý công việc tại hiện trường, giám sát làm việc qua GPS, báo cáo kết quả công việc ngay tại hiện trường,…
Đó cũng là lý do tại sao, hàng loạt những doanh nghiệp như CMC Telecom, VNPT, VPBank, MetroMart, SeoNgon… tiên phong triển khai giải pháp này.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn miễn phí.
