Case Study: Đo lường hiệu quả đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp bằng ROI

Đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp đang trở thành xu hướng nhằm thúc đẩy sự tăng trưởng. Nhưng làm thế nào để đánh giá ảnh hưởng của phần mềm đối với việc hỗ trợ các quy trình trong công ty? Làm thế nào để đo lường hiệu quả mang lại có tương xứng với chi phí đầu tư? Thật dễ dàng để đo lường với  ROI – Chỉ số hoàn vốn đầu tư.

Trong thời buổi kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, các ban lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng thận trọng trong việc đầu tư triển khai các phần mềm công nghệ vào quản lý doanh nghiệp, nhằm đảm bảo những giá trị mang lại phải tương xứng với chi phí đầu tư. Nhưng đến nay vẫn chưa có một công thức cụ thể giúp đo lường hiệu quả từ các khoản đầu tư này. Tuy vậy, chỉ số hoàn vốn (ROI) đang được xem là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất được nhiều ban lãnh đạo doanh nghiệp áp dụng để đánh giá mức độ thành công và giá trị mà một dự án công nghệ được đầu tư mang lại.

Vậy ROI là gì?

ROI – Viết tắt của Return on Investment, nghĩa là Chỉ số hoàn vốn đầu tư.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

ROI là chỉ số hoàn vốn đầu tư

ROI được xem là một thước đo, được sử dụng để đánh giá hiệu quả đạt được của một khoản đầu tư. Hoặc so sánh hiệu quả của một số khoản đầu tư khác nhau. ROI có thể giúp bạn hiểu cách đầu tư trực tiếp đóng góp cho doanh nghiệp. Đây là một công cụ hữu ích để đánh giá lại các quyết định đầu tư kinh doanh trong quá khứ và dự đoán cho những quyết định đầu tư trong tương lai. 

Công thức tính ROI như thế nào?

Mỗi ngành sẽ có cách tính ROI riêng. Tuy nhiên, có 2 cách được sử dụng nhiều nhất, đó là: ROI = Thu nhập đầu tư / Chi phí đầu tư hoặc ROI = Lợi nhuận đầu tư / Cơ sở đầu tư.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Công thức tính ROI

1. Chi phí đầu tư

Về mặt chi phí đầu tư, ROI sẽ giúp bạn kiểm soát được được các chi phí sau: 

  • Chi phí mua phần mềm: Chi phí cho phần mềm thông thường sẽ không thay đổi nhiều so với báo giá ban đầu. Tuy nhiên trong quá trình triển khai, có thể bạn sẽ gặp tình huống phát sinh khiến mình phải chi thêm tiền để mở rộng tính năng.
  • Phần cứng: Nếu phần mềm của bạn được triển khai tại chỗ, bạn sẽ tốn thêm chi phí mua máy chủ và thiết bị mạng mới. Mặt khác, nếu đơn vị cung cấp phần mềm cho thuê hệ thống thì chi phí phần cứng sẽ ở mức tối thiểu. 
  • Triển khai kỹ thuật: Chắc chắn ngoài chi phí đầu tư mua phần mềm bạn sẽ phải đầu tư cho chi phí triển khai: Thu thập dữ liệu, cấu hình, tùy chỉnh, triển khai và thử nghiệm.
  • Đào tạo người dùng: Một phần mềm mới khá phức tạp nên nhân viên của bạn sẽ cần có các buổi đào tạo hướng dẫn để có thể sử dụng thành thạo. Ngoài các buổi đào tạo tiêu chuẩn của đơn vị cung cấp phần mềm thì họ sẽ có dịch vụ đào tạo bổ sung theo yêu cầu của doanh nghiệp với mức giá được tính theo ngày công.

2. Thu nhập từ đầu tư

Không có một công thức, một quy tắc rõ ràng nào về những lợi ích cần được xem xét khi tính toán ROI. Nên chỉ có thể tập trung vào mục tiêu giảm chi phí, giảm thời gian hoặc tăng lợi nhuận. Bản thân doanh nghiệp cần xác định giá trị nào có ý nghĩa với tổ chức của bạn? 

Ví dụ: Doanh nghiệp quyết định áp dụng phần mềm quản lý quy trình, sẽ xem xét các điểm đo lường cụ thể như tiết kiệm được bao nhiêu chi phí, thời gian, giảm thiểu sức lao động, tăng hiệu quả công việc.

  • Tối ưu thời gian xử lý công việc, “nút cổ chai” trong công việc
  • Tăng hiệu suất bởi cắt giảm các giai đoạn thừa và cắt giảm sức lao động thủ công
  • Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp
  • Cắt giảm hoàn toàn chi phí bằng việc loại bỏ được các xử lý báo cáo thủ công, lưu trữ ít hóa đơn, các đề xuất và báo cáo bằng giấy hơn.

Theo công thức trên, có thể thấy khi ROI càng cao thì càng tốt. Ví dụ, ROI đạt 300% trong khoảng thời gian 3 năm của khoản đầu tư thì tương ứng với tỷ lệ hoàn vốn gấp ba lần khoản đầu tư khi thời hạn kết thúc. 

Nếu số liệu là âm, điều đó cho thấy rằng trong một khoảng thời gian nhất định, khoản đầu tư này không sinh lãi, mặc dù nó có thể tạo ra lợi nhuận trong dài hạn. Ví dụ, ROI -50% chỉ ra trong vòng một năm đầu tư, dự án sẽ tạm thời vẫn lỗ, chưa hoàn vốn. Khoản đầu tư có thể mang lại lợi nhuận sau 2 năm, và sau 3 năm công ty dự kiến kiếm được 50% lợi nhuận khi áp dụng phần mềm.

Vậy tính toán lợi nhuận thực từ đầu tư như thế nào?

Việc tính toán lợi nhuận phức tạp hơn tính chi phí rất nhiều bởi bản thân nó không phải là một công thức tài chính chặt chẽ. ROI thực tế dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm những thứ khó định lượng như văn hóa tổ chức, đào tạo, tính gắn kết của nhân viên,…

Mặt khác, các lợi nhuận về tài chính thu được từ việc đầu tư Phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt đáng kể giữa các công ty. Vì vậy, bài viết này nhằm giới thiệu các khái niệm và khuyến khích bạn bắt đầu suy nghĩ về những lợi ích sẽ thu được từ việc đầu tư sử dụng phần mềm. 

Xem thêm: Lợi ích khi chuyển đổi số doanh nghiệp

1. Lợi nhuận vô hình

Trên thực tế, có nhiều lợi ích đem lại từ công nghệ rất khó để định lượng, chính vì thế chúng không được đưa vào công thức tính ROI. Tuy nhiên, những lợi ích vô hình này sẽ gián tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, chúng cũng là những yếu tố quan trọng để bạn đánh giá hiệu quả của một phần mềm:

  • Chứng minh doanh nghiệp hiện đại, thích ứng nhanh, liên tục mong muốn cải thiện không ngừng để cam kết mang đến chất lượng tốt nhất cho khách hàng. 
  • Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường
  • Tăng sự hài lòng của khách hàng (có thể thể hiện qua phản hồi và tỉ lệ quay lại)
  • Khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng, tư vấn và hỗ trợ được cải thiện
  • Khả năng dự báo và phân tích tốt hơn
  • Cải thiện tinh thần và tính gắn kết của nhân viên, giữ chân nhân viên

2. Lợi nhuận hữu hình

Lợi nhuận hữu hình cũng được xem xét trên các mục đích sử dụng phần mềm của từng doanh nghiệp. Với mục tiêu nâng cao hiệu quả nội bộ, bạn có thể xem xét đến những lợi ích:

  • Tăng hiệu suất làm việc: Bao nhiêu công việc được thực hiện trong một thời gian cố định?
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Số lần sửa, sai sót, nhầm lẫn/công việc
  • Sử dụng hiệu quả các tài nguyên trong doanh nghiệp: Tận dụng tối đa thời gian sử dụng các tài nguyên dùng chung trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc.
  • Cắt giảm chi phí nội bộ: chi phí văn phòng phẩm, đi lại, chi phí đầu tư…
  • Tối ưu thời gian làm việc và giảm các thao tác xử lý nghiệp vụ thủ công bằng tay
  • Phát hiện và giải quyết triệt để các nút thắt trong quy trình công việc 

Với mục tiêu nhằm cải thiện năng suất, giao tiếp hoặc sự hợp tác của nhân viên, các lợi ích nên xem xét:

  • Tần suất sử dụng phần mềm: Tần suất nhân viên thực sự sử phần mềm?
  • Tăng hiệu suất làm việc: Bao nhiêu công việc được thực hiện trong một thời gian cố định?
  • Tiết kiệm thời gian: Giảm các cuộc họp, giảm thời gian báo cáo, giảm thời gian giao tiếp giữa nhân viên,…
  • Môi trường làm việc mở: Nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi trên thiết bị thông minh có kết nối Internet
  • Tối ưu luồng trao đổi thông tin không cần thiết trong công việc

“Chúng ta không thể quản lý thứ mà mình không đo lường được”

Theo Peter Drucker, một trong những nhà tư tưởng và tư vấn quản lý nổi tiếng nhất thế kỷ 20, đã nói. Điều quan trọng khi mua và triển khai một sản phẩm phần mềm mới là phải hiểu rõ về giá trị mà nó mang lại cho tổ chức. 

Tuy nhiên như đã nói, ROI không phải là một công thức tài chính có thể được tính toán chặt chẽ vì thế nó chỉ nên là một trong những yếu tố để xem xét khi đánh giá một phần mềm. 

Và đừng quên rằng, một phần mềm quản lý doanh nghiệp chỉ hiệu quả khi bước đầu được triển khai tốt nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một nhà cung cấp uy tín. Bên cạnh các vấn đề về chất lượng sản phẩm và chi phí, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc tư vấn, chăm sóc, bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork

FastWork Platform là nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng SaaS phổ biến nhất hiện nay. Chi phí để các doanh nghiệp đầu tư sử dụng FastWork rất hợp lý, thậm chí còn “rẻ” hơn rất nhiều so với lợi ích mang lại và các khoản chi phí quản lý (bao gồm chi phí ẩn và dòng tiền) có thể cắt giảm cho doanh nghiệp mà không gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh. 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

FastWork Platform – nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng SaaS phổ biến nhất hiện nay

Xem thêm: Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện FastWork

FastWork bao gồm 4 phân hệ phần mềm tương ứng với các khía cạnh quản trị chính trong doanh nghiệp: Quản trị công việc – Quản trị con người (nhân sự) – Quản trị nội bộ và Quản trị kinh doanh. Giúp bộ máy của doanh nghiệp có thể nhanh chóng vận hành một cách đồng bộ và triệt để nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. 

Mang lại nhiều tiện ích và lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện hiệu quả công việc, tối ưu thời gian – chi phí doanh nghiệp, cải thiện doanh thu và chuẩn hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, FastWork đang giúp hơn 1500+ khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả. 

Một số đơn vị tiêu biểu đang sử dụng các sản phẩm của FastWork để nâng cao hiệu quả quản trị và điều hành như: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng, Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Quý doanh nghiệp quan tâm đến Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn, vui lòng liên hệ hotline 0983 089 715 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký dùng thử

Leave a Reply