Case Study: Tinh gọn quy trình tuyển dụng bằng phần mềm FastWork Hiring

By 28 Tháng Mười, 2020Tháng Mười Một 10th, 2020Chưa được phân loại, Quản trị nhân sự, Sản phẩm & Giải pháp

Quy trình tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp là một trong những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp mất đi nhân tài và kéo theo 1 loạt các tiêu cực khác: tốn thời gian – chi phí, giảm hiệu suất, thậm chí tuyển dụng sai người và bỏ lỡ người thực sự phù hợp với tiêu chuẩn công việc. Trong bài viết này, FastWork sẽ giúp bạn chuẩn hóa và tinh gọn quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp với 6 bước đơn giản trên hệ thống phần mềm Quản lý tuyển dụng FastWork Hiring

Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng sẽ bắt đầu từ một đề xuất tuyển dụng của trưởng bộ phận. Khi đề xuất được CEO chấp thuận, bộ phận nhân sự sẽ tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tin, tìm kiếm CV trên các nguồn Website, diễn đàn, mạng xã hội, hoặc nhờ nhân sự trong công ty giới thiệu ứng viên phù hợp…

Sau khi có CV gửi về, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện lần lượt các bước: Sàng lọc CV – Test ứng viên – Phỏng vấn ứng viên, cho đến khi tìm được những ứng viên phù hợp với yêu cầu của bộ phận. Quy trình tuyển dụng kết thúc khi ứng viên nhận offer và chuyển sang quy trình onboarding.

Quy trình tuyển dụng được mô hình hóa cụ thể qua lưu đồ sau:

Tinh gọn quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng phổ biến được sử dụng

Với quy trình có nhiều bước như trên, bộ phận nhân sự có thể kiểm soát được nếu số lượng ứng viên ít. Tuy nhiên, khi số lượng CV đổ về quá nhiều trong cùng một thời điểm, bộ phận nhân sự cần có một công cụ quản lý các giai đoạn trong quy trình này. FastWork hiring sẽ trực quan hoá quy trình tuyển dụng trên phần mềm, giúp trưởng bộ phận nhân sự nắm bắt được lượng công việc cần phải xử lý trong một giai đoạn, cũng như tiến trình của một ứng viên đang ở bước nào trong quy trình.

Xem thêm: Giới thiệu FastWork Hiring – Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất hiện nay

Cách xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng với phần mềm FastWork Hiring

Xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng trên hệ thống phần mềm FastWork Hiring với 6 bước cơ bản sau:

  1. Lập kế hoạch tuyển dụng 
  2. Thông báo tuyển dụng
  3. Tiếp nhận CV ứng viên
  4. Phỏng vấn 
  5. Thông báo kết quả tuyển dụng
  6. Giới thiệu nhân sự
Tinh gọn quy trình tuyển dụng

Tinh gọn quy trình tuyển dụng bằng phần mềm FastWork Hiring

Cụ thể các công việc cần thực hiện tại các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng:

Giai đoạn 

Nhiệm vụ cần làm

 Kết quả giai đoạn

Người phụ trách

Lập kế hoạch tuyển dụng

- Tiếp nhận thông tin đề xuất tuyển dụng từ các trưởng bộ phận
- Lên kế hoạch sơ bộ
- Đề xuất CEO phê duyệt
- Lên kế hoạch chi tiết
- Trình CEO duyệt kế hoạch

- Hoàn thiện kế hoạch tuyển dụng

HR

Thông báo tuyển dụng

- Đăng thông tin tuyển dụng lên các website tuyển dụng
- Đăng thông tin trên các mạng xã hội: Zalo, Facebook, Instagram… Website công ty 

- Phủ thông tin tuyển dụng trên các kênh

HR

Tiếp nhận ứng viên

- Tiếp nhận CV ứng viên từ các nguồn tuyển dụng
- Lọc CV ứng viên phù hợp
- Liên hệ: gọi điện, gửi email hẹn  lịch phỏng vấn ứng viên
- Trao đổi với trưởng bộ phận về lịch phỏng vấn

- Chọn được CV phù hợp với nhu cầu vị trí tuyển dụng

HR

Phỏng vấn

- Phỏng vấn trực tiếp ứng viên
- Đánh giá, ghi chú về ứng viên sau khi phỏng vấn

Ứng viên được Offer

- Trưởng bộ phận
- CEO công ty

Thông báo kết quả tuyển dụng

- Liên hệ: gọi điện, gửi email thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên + Offer

Ứng viên Offer
HR

Onboarding

- HR gửi thông báo onboarding 
- Lấy mã nhân sự
- Tạo hồ sơ nhân sự 
- Phổ biến nội quy + chuẩn bị hồ sơ nhân viên
- Ký hợp đồng thử việc
- HR bàn giao nhân sự cho các phòng ban

- Khởi tạo hồ sơ nhân sự
- Hợp đồng thử việc 

HR

Quy trình tuyển dụng trên hệ thống FastWork Hiring có thể điều chỉnh theo quy trình của từng doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng.

Sau khi thiết lập và số hóa quy trình tuyển dụng lên hệ thống, FastWork Hiring hỗ trợ quản lý và xử lý các công việc tuyển dụng ngay trên một hệ thống trực tuyến.

Theo dõi tổng quan công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp theo quy trình trong doanh nghiệp.

Tinh gọn quy trình tuyển dụng

Dễ dàng theo dõi công tác tuyển dụng theo quy trình

  • Lập kế hoạch và quy trình tuyển dụng
  • Quản lý tất cả các kế hoạch tuyển dụng trong doanh nghiệp tập trung trên hệ thống phần mềm.
  • Xem chi tiết 1 kế hoạch tuyển dụng
  • Quản lý tập trung CV ứng viên từ các nguồn tuyển dụng
  • Gửi Email trực tiếp đến ứng viên mời phỏng vấn ngay trên hệ thống phần mềm
  • Ghi chú đánh giá ứng viên sau phỏng vấn
  • Tạo hồ sơ ứng viên và chuyển sang quản lý trên hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Lợi ích khi chuẩn hóa và tinh gọn quy trình tuyển dụng với FastWork Hiring

Chuẩn hóa và tinh gọn quy trình tuyển dụng, với hệ thống FastWork Hiring thật sự mang lại nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả tuyển dụng, tiết kiệm phí phí, tối ưu thời gian và tăng hiệu suất, quản lý – theo dõi quá trình tuyển dụng tập trung trên một hệ thống.

Tinh gọn quy trình tuyển dụng

FastWork Hiring – Phần mềm tuyển dụng trực tuyến hiệu quả thời công nghệ số

1. Cải thiện hiệu quả tuyển dụng với chi phí không đổi

Ngoài việc đăng tin tuyển dụng trên các trang website tuyển dụng, FastWork Hiring cho phép nhân viên HR trong doanh nghiệp tự thiết kế các trang web, ladipage tuyển dụng chuyên nghiệp để thu hút thêm nhiều CV ứng viên từ các nguồn miễn phí.

Hỗ trợ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bài bản và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tháo gỡ được những “nút thắt” trong quá trình tuyển dụng.

Hơn thế, FastWork Hiring cung cấp nhiều báo cáo đánh giá, đo lường hiệu quả các trang web tuyển dụng thông qua lượng CV thu về và tỷ lệ chuyển đổi CV nhằm giúp bạn nhận biết trang tuyển dụng hiệu quả để tập trung chi phí đầu tư. 

Mặt khác, hỗ trợ lưu giữ và quản lý tệp data ứng viên tiềm năng (ứng viên không phù hợp với vị trí ứng tuyển các lần trước đó) để tái tuyển dụng lần sau bằng cách gửi email hoặc liên hệ trực tiếp để đề xuất tuyển dụng thay vì đăng tin tuyển dụng trên website tuyển dụng. 

Khảo sát mới nhất của hãng Nielsen dựa trên 1.000 nhà tuyển dụng cho biết: Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 80% chi phí và thời gian tuyển dụng nếu tận dụng được tệp data ứng viên tiềm năng

Xem thêm: Giải pháp hỗ trợ triển khai quy trình doanh nghiệp theo chuẩn ISO 9001

2. Tối ưu thời gian và tăng hiệu suất làm việc

Doanh nghiệp sẽ tối ưu thời gian xử lý công việc tuyển dụng một cách hiệu quả bởi các bước trong quy trình tuyển dụng đều tự động hóa 100% .

Bộ phận tuyển dụng giảm 100% thời gian nhập thông tin ứng viên. Toàn bộ thông tin ứng viên đều tự động thu thập từ các nguồn tuyển dụng hoặc hỗ trợ nhập nhanh đối với các trường thông tin cố định như vị trí, phòng ban… trên hệ thống FastWork Hiring.

Mặt khác, mỗi khi chuyển trạng thái kết thúc 1 giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, hệ thống sẽ tự động chuyển sang giai đoạn tiếp theo mà không cần phải nhập lại thông tin. Do đó, thời gian xử lý công việc qua mỗi vòng đều được rút ngắn và tăng hiệu suất xử lý công việc.

3. Quản lý và theo dõi quá trình tuyển dụng tập trung trực tuyến

FastWork Hiring giúp mọi hoạt động trong công tác tuyển dụng sẽ được quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất – nền tảng SaaS.  Từ giai đoạn lập kế hoạch tuyển dụng – thu thập CV ứng viên – tạo hồ sơ ứng viên – phỏng vấn  – đánh giá ứng viên – thông báo kết quả tuyển dụng – chuyển tiếp hồ sơ ứng viên sang phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đối với ứng viên trúng tuyển (nếu sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự FastWork Staff).

Tạm kết

Đã đến lúc bạn cần quyết liệt hơn trong việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng để bắt kịp với thị trường cạnh tranh và xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý quy trình đúng đắn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, cắt giảm tối đa thời gian để thực hiện một công việc hay một dự án.

Phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến trên nền điện toán đám mây FastWork Hiring sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả. Mang đến nhiều tính năng và lợi ích trong công tác tuyển dụng: Thu hút nhiều ứng viên chất lượng cao, mở rộng nguồn tìm kiếm ứng viên, tối ưu thời và chi phí tuyển dụng, chuẩn hóa và số hóa quy trình tuyển dụng bằng giấy lên hệ thống phần mềm… FastWork Hiring đang được 1500 doanh nghiệp tin dùng.

Quý doanh nghiệp quan tâm đến Phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring, vui lòng liên hệ hotline 0983 089 715 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký dùng thử

Leave a Reply