Thiết lập và vận hành sơ đồ quy trình quản lý kho hiệu quả là yêu cầu cơ bản trong quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng & chất lượng hàng hóa, cải thiện hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc vận hành kho hàng càng phức tạp & khó khăn. Đó là lý do các CEO đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý kho.
Cùng FastWork tham khảo các mẫu sơ đồ mẫu quy trình quản lý kho, và giải pháp tối ưu hiệu quả, tiết giảm chi phí vận hành ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
Sơ đồ quy trình quản lý kho là gì?
Sơ đồ các bước quản lý kho là sơ đồ được sử dụng để trực quan hóa các hoạt động chính diễn ra trong kho hàng của doanh nghiệp, gồm 4 giai đoạn cơ bản: nhập kho, quản lý hàng tồn, xuất kho và kiểm kê/ báo cáo. Tương ứng với mỗi giai đoạn sẽ có các bước khởi tạo và kiểm soát cụ thể. Độ phức tạp của quy trình tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, và quy mô sản xuất của từng doanh nghiệp.
Nhà quản lý đóng vai trò theo dõi, kiểm soát toàn bộ quy trình này nhằm đảm bảo việc lưu thông hàng hóa trơn tru, và tối ưu chi phí vận hành kho hàng. Đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhiều bộ phận để quy trình quản lý kho diễn ra minh bạch, chính xác. Bạn có thể dùng phần mềm quản lý hệ thống kho hàng hoặc Excel để tạo sơ đồ và kiểm soát quy trình này.
Lợi ích việc lập sơ đồ quy trình quản lý kho
Nếu doanh nghiệp không xây dựng sơ đồ quy trình quản lý rõ ràng, bộ phận quản lý kho hàng sẽ phải đảm đương khối lượng công việc khổng lồ, rối như tơ vò. Dẫn đến những rủi ro: hàng hóa dư thừa quá nhiều hoặc hết hàng, thất thoát & hư hỏng hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ, mất uy tín,…
Ngược lại, khi sơ đồ các bước quản lý kho được kiểm soát chặt chẽ sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tiết kiệm chi phí
Bạn sẽ biết chính xác số lượng hàng hóa trong kho, nhập & xuất hàng hóa đúng số lượng & đúng thời điểm, lưu trữ hàng hóa an toàn, giải phóng hàng tồn kho kịp thời,… khi quy trình quản lý kho được thiết lập hiệu quả. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi phí: vận chuyển, hậu cần, chi chi phí lưu kho, phí khấu hao & chi phí cơ hội (đến từ việc doanh nghiệp bán chính xác sản phẩm khách hàng có nhu cầu).
- Tránh thất thoát hàng hóa
Quản lý kho hàng hiệu quả giúp hạn chế tình trạng hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, hết hạn, hao mòn không còn đảm bảo chất lượng. Đặc biệt là các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng hạn chế như thực phẩm tươi sống, sữa,…
- Cải thiện hiệu suất bán hàng & củng cố quan hệ khách hàng
Kiểm soát tốt kho hàng giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa, dễ dàng tìm kiếm sản phẩm trong kho để phân phối hợp lý. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có nhiều điểm bán, hệ thống các chuỗi cửa hàng, bán hàng đa kênh.
Vận hành kho hiệu quả còn giúp quy trình đóng gói, xử lý đơn hàng và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng diễn ra nhanh chóng. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng uy tín & năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả vốn lưu động
Hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên vốn lưu động trong doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp có thể bị “đóng băng” vì không có tiền để tiếp tục kinh doanh. Do vậy, khi hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, doanh nghiệp sẽ rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
- Báo cáo chính xác
Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp bộ phận tổng hợp dữ liệu báo cáo kiểm kê kho, báo cáo kết quả kinh doanh dễ dàng hơn. Căn cứ vào đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch cân đối hàng hóa trong kho hợp lý, kịp thời.
Mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho (tải miễn phí)
Chúng tôi đã tổng hợp những template sơ đồ quy trình quản lý kho mới nhất, bạn có thể tải về áp dụng ngay để tăng hiệu quả quản lý kho hàng. Các mẫu sơ đồ đều được thiết lập sẵn quy trình điều phối kho, vận hành hệ thống kho, quản lý tồn kho,…
↪️ Tải miễn phí mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho tại đây.
Phương pháp tối ưu sơ đồ quy trình quản lý kho
Như chúng tôi đã đề cập, một quy trình quản lý kho cơ bản gồm 4 giai đoạn: nhập hàng, lưu kho, xuất kho và kiểm kê/ báo cáo. Tối ưu hóa 4 hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí, tăng tỷ lệ xử lý đơn hàng thành công.
1. Giai đoạn Nhập hàng
Tiếp nhận hàng hóa là khâu đầu tiên và quan trọng nhất. Người phụ trách kho phải đảm bảo các yếu tố: đúng sản phẩm, đủ số lượng, hàng đạt chất lượng, nhập đúng thời điểm, và duy trì tình trạng của hàng hóa ổn định cho đến khi chúng được xuất kho. Nếu không sẽ ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo trong sơ đồ quy trình quản lý kho.
- Cách tối ưu hoạt động nhập kho: Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhập kho là tránh tình trạng hàng hóa bị tắc nghẽn tại các điểm nhận hàng. Sử dụng các giải pháp như xe nâng tay điện, xe tự hành AGV, băng tải tự động sẽ giúp việc bốc dỡ & di chuyển hàng hóa vào kho được nhanh chóng hơn. Đồng thời dùng các loại máy đo kích thước, khối lượng bưu kiện/pallet để đẩy nhanh quy trình này.
Ngoài ra, áp dụng phần mềm tích hợp hệ thống quản lý nhân sự, nhắc nhở thời gian có chuyến hàng nhập kho sẽ giúp nhà quản lý điều phối số lượng nhân viên hợp lý, kịp thời hơn.
2. Giai đoạn Lưu kho/Quản lý hàng tồn
Hàng hóa được lưu kho đúng cách sẽ giảm thời gian tìm kiếm & di chuyển, tối ưu không gian lưu trữ, dễ theo dõi và truy xuất dữ liệu. Nhà quản lý cần đảm bảo lưu giữ đầy đủ hồ sơ thông tin từng sản phẩm trong kho từ: SKU (thuộc tính sản phẩm), nhà cung cấp, số lô, ngày sản xuất/hạn sử dụng, giá nhập/ giá bán,… Đồng thời kiểm kê, báo cáo tình trạng hàng hóa thường xuyên để đảm bảo chất lượng và có hướng phân phối phù hợp.
Cách tối ưu:
- Sắp xếp hàng hóa khoa học theo Quy tắc 5s. Đặt hàng hóa bán chạy ở khu vực dễ tiếp cận, và tách các mặt hàng dễ bị nhầm lẫn với nhau,…
- Dán nhãn sản phẩm trong kho bằng mã vạch hoặc gắn thẻ RFID để dễ tìm kiếm
- Áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn: FIFO (hàng nhập trước, xuất bán trước), FEFO (hàng hết hạn trước, xuất trước), LIFO (hàng nhập sau, xuất bán trước – áp dụng với hàng hóa không có hạn sử dụng)
- Dùng excel hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi, cập nhật thông tin, tình hình hàng hóa realtime, và quản lý hàng tồn kho được dễ dàng & hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm: 7 Tips quản lý kho hàng bằng excel nhanh gọn và chính xác.
3. Giai đoạn Xuất kho
Bao gồm các hoạt động đóng gói, vận chuyển, ghi nhận tình trạng hàng hóa xuất kho. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp nhân viên ghi nhận phiếu xuất, cập nhật tình trạng xử lý đơn hàng tự động, nhanh chóng & chính xác ngay trên hệ thống.
4. Giai đoạn Kiểm kê, báo cáo
Kết quả kiểm kê, dữ liệu báo cáo là cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định phân phối hàng hóa, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hợp lý. Quy trình này gồm các hoạt động: kiểm đếm hàng hóa, ghi sổ sách, lập biên bản kiểm kê, báo cáo kiểm hàng,…
Với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc kiểm kê, báo cáo thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót dữ liệu. Do vậy, bạn có thể dùng phần mềm số hóa hệ thống kho hàng để báo cáo bán hàng, tồn kho realtime. Hướng tới vận hành sơ đồ quy trình quản lý kho trơn tru, xuyên suốt, và tối ưu mọi chi phí.
5 Nguyên tắc để quản lý kho hàng tốt hơn
Bất kỳ việc quản lý nào, bao gồm cả quản lý kho hàng, đều cần có hệ thống đo lường đánh giá liên tục để giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình khi có phát sinh. Dưới đây là một số chỉ số đo lường hiệu suất quản lý kho hàng bạn có thể tham khảo:
- chỉ số hiệu suất tiếp nhận hàng hóa
- thời gian xử lý đơn hàng trung bình
- tỷ lệ giao đơn thành công
- tỷ lệ hoàn trả đơn hàng
- vòng quay hàng tồn
- …
Bên cạnh việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý kho bài bản, làm thế nào để vận hành tối ưu là điều khiến nhiều nhà quản lý đau đầu. Dưới đây là 5 nguyên tắc bạn có thể áp dụng để giải quyết vấn đề này.
- Kiểm soát toàn diện: Quản lý kho liên quan đến việc điều phối các quy trình phức tạp gắn với nhiều bộ phận: con người, thiết bị, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, bố trí nhà kho an toàn,… Người quản lý cần theo dõi sát sao từng quy trình, đảm bảo giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, xử lý chính xác từng đơn hàng.
- Theo dõi chỉ số KPI: Thiết lập hệ thống đo lường & theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) quản lý kho hàng
- Quản lý linh hoạt: Khi thường xuyên gặp những trường hợp như hàng hóa trong kho hư hỏng, yếu tố ngoại cảnh làm chậm trễ chuỗi cung ứng, gián đoạn việc xuất kho,… nhà quản lý cần linh hoạt thay đổi quy trình quản lý kho. Bằng việc sắp xếp lại cách bố trí hàng hóa hay điều chỉnh quy trình xuất kho, nhập kho, xử lý đơn hàng.
- Khách hàng làm trung tâm: Giao hàng đúng hạn, đúng sản phẩm, đảm bảo chất lượng là cách tốt nhất để tạo uy tín & giữ chân khách hàng. Hãy xem xét các yếu tố vận hành kho ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xử lý đơn hàng và tối ưu chúng.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Ngay cả khi mọi quy trình vận hành kho hàng diễn ra trơn tru, không có nghĩa là nó đang hoạt động hiệu quả. Thiết lập hệ thống quản lý kho trên phần mềm có thể giúp bạn cập nhật dữ liệu realtime, và xác định được các điểm cần cải thiện.
↪️ Tìm hiểu thêm: 9 mẹo quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Giải pháp WMS tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là các phần mềm số hóa các hoạt động trong sơ đồ quy trình quản lý kho. Theo Logistics Management, có tới 85% doanh nghiệp tham gia khảo sát sử dụng WMS để cải thiện năng suất, tiết kiệm chi phí vận hành, gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Với FastWork Sale – một ứng dụng nằm trong bộ công cụ Fastwork CRM+ (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform), doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, quản lý thuận tiện kho hàng ngay trên Webapp & Mobile.
Hệ thống tính năng của FastWork Sale đáp ứng nhu cầu quản lý kho đơn giản của các doanh nghiệp bao gồm: quản lý danh mục hàng hóa, SKU, Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chuyển kho, theo dõi hàng tồn kho (tồn kho tổng, kho chi nhánh, kho dự án…)
Hy vọng những thông tin FastWork cung cấp sẽ giúp bạn hiểu rõ về sơ đồ quy trình quản lý kho, và lựa chọn được giải pháp tối ưu hiệu quả vận hành kho cho doanh nghiệp.
Để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về phần mềm quản lý kho hàng – FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
Tìm hiểu thêm:
