Quản lý kho hàng được xem xương sống ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các đơn vị có số lượng hàng hóa vừa và nhỏ thường quản lý kho hàng bằng excel để tối ưu chi phí. Tuy nhiên việc sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho trực tuyến đòi hỏi các kỹ năng chính xác và nhanh nhạy. Tại bài viết sau đây chúng tôi sẽ cung cấp các tips hữu ích trong việc xây dựng và sử dụng bảng tính Excel để quản lý hàng.
Quản lý kho hàng bằng excel – Giải pháp tiết kiệm chi phí
Sử dụng công cụ quản lý kho hàng bằng excel được xem là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí và mang đến hiệu quả cho các công ty, doanh nghiệp. Bảng tính excel là lựa chọn thay thế cho các phần mềm quản lý hàng tồn kho, phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng hàng trong kho thấp. Với bộ công cụ cùng tính năng đơn giản, excel giúp các đơn vị quản lý số lượng hàng tồn kho với mức chi phí phải chăng và thao tác đơn giản.
Quản lý hàng tồn kho bằng excel, là một trong những phương pháp khá quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp. Công cụ này mang đến các tính năng và công thức được tích hợp trong bảng tính, giúp việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho được thực hiện tối ưu. Excel mang đến khả năng xử lý quản lý hàng tồn kho cơ bản cho các doanh nghiệp, công ty nhỏ. Tuy không mang đến hiệu quả như các phần mềm quản lý khi hàng chuyên dụng, không khả dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, nhưng excel lại mang đến các ưu điểm như tiết kiệm chi phí. Các doanh nghiệp nhỏ có thế sử dụng bảng tính excel trong OneDrive nhằm tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho hoàn hảo, tuy nhiên không thể phủ nhận các tính năng cơ bản mang tính miễn phí và giá rẻ của công cụ này. Quy trình làm việc và quản lý kho bằng Excel thường gặp các lỗi, tuy nhiên công cụ này hoàn toàn có thể xử lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc các cửa hàng, công ty có quy mô và số lượng hàng tồn kho thấp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ đây vẫn là giải pháp hàng đầu giúp tiết kiệm chi phí. Về cơ bản mẫu quản lý kho hàng trên excel sẽ bao gồm: Số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, giá sản phẩm, giá trị mặt hàng, số lượng đã bán,…
Quản lý kho hàng bằng excel được thực hiện bởi các công thức tính được tích hợp sẵn trên bảng tính. Nhờ vậy các số liệu sẽ được tính toán tự động, cung cấp các thông tin về tổng doanh thu, tổng lợi nhuận. Nhà quản lý có thể sử dụng các mẫu bảng tính cơ bản được Microsoft cung cấp miễn phí hoặc tạo ra mẫu bảng tính riêng theo nhu cầu của mình. Các công thức tính giúp giảm bớt công việc và áp lực tính toán cho nhà quản lý. Thông thường tại bảng tính excel có các công thức tính như: Tính tổng bằng hàm SUM, chức năng sắp xếp – SORT, Xếp hạng – RANK.
7 tips quản lý kho hàng bằng Excel
Cách tính hàng tồn kho bằng công cụ Excel được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn nhờ mang đến hiệu quả và giúp tiết kiệm tối đa chi phí. Khi sử dụng công cụ Excel nhà quản lý cần lưu ý tuân thủ các nguyên tắc tính hàng tồn kho sau đây:
1. Chú ý tránh các lỗi do kiểm kê Excel
Một trong những lý do khiến các doanh nghiệp lớn không sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho chính là vì công cụ này thường hay mắc lỗi. Trên thực tế rất khó để có thể tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi trên bảng tính số và dữ liệu cứng, trừ khi bạn biết chính xác lỗi xuất phát từ đâu và tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh tình trạng lỗi trên bảng tính excel chính là tự đánh giá và kiểm tra hàng ngày để giảm thiểu các sai sót.
Nếu bạn là doanh nghiệp với quy mô vừa hoặc lớn, hãy thay thế excel bằng nền tảng Fastwork Sales – Phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến
2. Cập nhật ngay lập tức: Tránh “nhớ nhớ quên quên”
Để tránh các sự cố đáng tiếc có thể xảy ra, nhà quản lý cần đảm bảo bất cứ ai thực hiện xử lý đơn hàng đều phải ngay lập tức cập nhật thông tin và dữ liệu trên excel. Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, chính vì vậy các số liệu và giá trị hàng tồn kho thực tế thường không sát với số liệu trên bảng tính. Nhà quản lý cần thường xuyên cập nhật các dữ liệu về hàng tồn kho thực tế nhằm đảm bảo có đủ số lượng hàng hóa cung cấp ra thị trường khi khách hàng cần.
3. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: Nhiều người có thể truy cập trang dữ liệu
Các tài liệu Excel ngoại tuyến truyền thống tồn tại rất nhiều hạn chế và thường chỉ cho phép 1 người sử dụng trang tính tại 1 thời điểm. Để cải thiện tình trạng này các doanh nghiệp có thể sử dụng quản lý kho hàng bằng excel trên Cloud (OneDrive). Hoặc có thể sử dụng các công cụ, tính năng thay thế được Google cung cấp nhằm đảm bảo cùng một thời điểm, nhiều người có thể truy cập và xử lý dữ liệu trong bảng tính. Nhà quản lý có thể mời nhiều người vào trang tính thông qua việc cấp quyền truy cập, và để bảng tính ở chế độ người chỉnh sửa. Từ đây các mọi người có thể truy cập vào trang tính mọi lúc, mọi nơi chỉ bằng thiết bị kết nối internet.
4. Dành thời gian để tích hợp dữ liệu
Hàng tháng nhà quản lý nên dành thời gian nhằm tích hợp và cập nhật lại dữ liệu, nhằm tạo biểu đồ phác thảo khối lượng hàng hóa bán ra theo từng thời kỳ. Công đoạn này nên được thực hiện hàng tháng, hàng quý, đặc biệt vào các thời điểm như lễ tết hoặc có chương trình khuyến mãi cho khách hàng. Một trong những hạn chế của Excel chính là không thể đưa ra được báo cáo, phân tích theo thời gian. Tuy nhiên nếu người dùng dành thời gian tích hợp dữ liệu cả tháng vào bảng tổng hợp thì vấn đề sẽ được giải quyết. Công đoạn này tuy tốn thời gian nhưng lại mang đến hiệu quả khả quan, giúp nhà quản lý có thể theo dõi và giám sát doanh số bán hàng theo từng thời điểm.
5. Đánh giá dữ liệu
Quản lý kho hàng bằng excel mang đến công cụ hữu ích để doanh nghiệp theo dõi không gian kho hàng. Tuy nhiên để công cụ mang đến hiệu quả, nhà quản lý cần đảm bảo theo dõi kho hàng và tính toán hợp lý. Việc xem xét các số liệu mà bạn đang sử dụng trong tính toán sẽ đảm bảo mang đến các số liệu chính xác, hạn chế các sai lầm và giúp tiết kiệm thời gian. Liên tục trả lời các câu hỏi:
- Bạn đã tính toán thời gian di chuyển từ nhà cung cấp đến xưởng của bạn trước khi tính thời gian đặt hàng chưa?
- Bạn tính lợi nhuận trên doanh số tổng thể hay trên từng mặt hàng thực tế?
- Bạn có tính toán được thuế bán hàng từ thống kê hàng tồn kho
- Tổng giá trị hàng tồn kho dựa trên yếu tố nào?
6. Kiểm kê và đánh giá tổng quan
Quản lý kho hàng bằng Excel cần con người nhập dữ liệu, hoặc doanh nghiệp kết nối máy quét mã vạch với hệ thống trang tính. Có thể nói không phải tất cả các hoạt động trên Excel đều được thực hiện theo quy trình tự động hóa. Chính vì vậy sử dụng Excel thường dẫn đến các sai sót do trong quá trình nhập dữ liệu mắc lỗi hoặc do người dùng sắp xếp lại quá nhiều lần, hay do mức lợi nhuận bị đánh giá quá thấp hoặc quá cao. Khi điều này xảy ra có thể khiến quá trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp bị gián đoạn hoặc xảy ra sự cố. Chính vì vậy nhà quản lý cần theo dõi mọi thứ và kiểm tra lại số liệu trong bảng tính vào mỗi ngày.
Xem thêm bài viết: Top 9 Mẫu KPI Excel mới nhất cho mọi phòng ban doanh nghiệp
7. Biết khi nào cần từ bỏ excel và nâng cấp lên phần mềm
Excel hoàn toàn không thể xử lý được nhu cầu quản lý kho hàng của các doanh nghiệp vừa và lớn. Bởi số lượng hàng hóa quá lớn, hàng trăm cột vô cùng phức tạp, tốn thời gian và khó có thể cập nhật, theo dõi hàng ngày. Chính vì vậy dù mang lại hiệu quả, tuy nhiên đến thời điểm nhất định doanh nghiệp cần nâng cấp và sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng.
Có thể nói quản lý kho hàng bằng excel là giải pháp tối ưu dành cho các đơn vị, cửa hàng, công ty và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi phát triển quy mô kinh doanh, các doanh nghiệp cần đến phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng, giúp tự động hóa quá trình nhập và xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp có thể tham khảo FastWork Sales – Quản lý kho hàng kết hợp với quản lý bán hàng, công nợ, báo cáo…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến FastWork Sales vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất, Demo Free hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
