Khi các thí điểm số hóa thường diễn ra suôn sẻ, nhiều doanh nghiệp lại gặp trở ngại trong quá trình triển khai quy mô lớn bởi các nhà lãnh đạo có xu hướng áp đặt sự thành công của 1 nhóm nhỏ lên toàn tổ chức, thiếu đi những buổi đào tạo giới thiệu và chia sẻ lợi ích. Nhằm giúp nhân sự nắm rõ – chi tiết & chính xác cách áp dụng phần mềm FastWork cho từng vị trí công việc, ở bài viết này, FastWork.vn giới thiệu đến bạn Mô hình vận hành số hóa toàn phần doanh nghiệp Nội thất trên phần mềm FastWork.
Những vai trò cốt lõi & đặc thù: Tư vấn – Thiết kế – Thi công
Hầu hết các doanh nghiệp SME Nội thất đều hoạt động theo mô hình 3T: Tư vấn – Thiết kế và Thi công. Việc áp dụng FastWork cho phòng Marketing hay phòng HCNS sẽ không có sự khác biệt nhiều ở hầu hết các doanh nghiệp bởi chính vai trò của họ dù ở lĩnh vực nào cũng khá tương đồng. Chúng tôi sẽ đi sâu vào cách triển khai FastWork cho bộ phận Sales, Thiết kế & Thi công (Những vai trò cốt lõi & đặc thù của DN Thiết kế Thi công Nội thất)
Số hóa quy trình vận hành từ thực tế lên phần mềm
Quy trình mẫu của một doanh nghiệp tư vấn – thiết kế – thi công Nội thất khi áp dụng các phân hệ của FastWork.
1. Đối với bộ phận tư vấn, Sales
- Quản lý tập trung dữ liệu lead: FastWork hỗ trợ tích hợp đổ lead về từ nhiều nguồn, thuận tiện cho việc quản lý hoạt động chăm sóc lead thay vì kiểm soát lẻ tẻ, rời rạc dễ xảy ra tình trạng sai sót, thiếu hụt.
- Telesales: Số lần Sales gọi điện, gửi email tư vấn khách hàng đều được cập nhật real-time, kèm ghi chú chi tiết về nhu cầu, bài toán của khách hàng giúp các cấp quản lý kiểm soát chặt chẽ quy trình tư vấn để đánh giá khách hàng tiềm năng, đồng thời tham gia vào hoạt động tư vấn nhằm tăng khả năng chuyển đổi.
- Báo giá: FastWork thiết lập không giới hạn các form mẫu có sẵn hỗ trợ Sales khởi tạo báo giá nhanh chóng & chính xác. Tự động xuất báo giá hàng hóa dưới dạng hình ảnh, tiết kiệm tối đa các tác vụ thủ công mất thời gian.
- Kế hoạch viếng thăm khách hàng: Toàn bộ lịch trình chi tiết kèm các cá nhân tham gia đều được cập nhật trên phần mềm, gán quản lý theo dõi. Sales thực hiện check-in, check-out tại khách hàng qua phần mềm FastWork FaceID, sử dụng công nghệ định danh khuôn mặt để xác thực hình ảnh chấm công, GPS để định vị chính xác vị trí làm việc tại khách hàng. Tính năng này giúp hạn chế tối đa tình trạng gian lận công cán thường thấy ở các doanh nghiệp sở hữu lượng lớn đội ngũ Sales thị trường. Đồng thời, app theo dõi số km di chuyển để tính toán trợ cấp chính xác, đảm bảo quyền lợi nhân sự.
Trong quá trình tư vấn, có thể gán thiết kế tham gia để lên bản demo cho khách.
2. Đối với bộ phận thiết kế
Trên FastWork, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 hoặc kết hợp cả 2 tính năng để quản lý công việc của bộ phận thiết kế.
- Quản lý dự án thiết kế (FastWork Project)
FastWork Project hỗ trợ khởi tạo và quản lý không giới hạn dự án tập trung trên phần mềm. Bạn dễ dàng thiết lập mỗi khách hàng là một dự án thay vì quản lý theo từng nhóm trên Zalo.
– Giao việc & điều phối công việc trực tuyến cho từng vị trí
– Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc, cảnh báo công việc có nguy cơ chậm deadline, giúp nhân sự chủ động nắm bắt tình trạng công việc thực tế để sắp xếp thời gian triển khai phù hợp.
– Dashboard trực quan báo cáo tình trạng sức khỏe dự án, công việc nào đang chậm? chậm do ai? từ đó có hướng xử lý kịp thời.
– Trao đổi thông tin nhanh chóng, đính kèm hình ảnh, file tài liệu tập trung ngay dưới mỗi công việc trong dự án hỗ trợ việc triển khai xuyên suốt, liền mạch.
- Quản lý quy trình thiết kế (FastWork Workflow)
Với FastWork Workflow, các quy trình trên giấy sẽ được số hóa lên phần mềm để theo dõi. Mỗi quy trình được chia thành các giai đoạn cụ thể, theo mối quan hệ phụ thuộc. Thiết lập tự động giao việc cho từng thành viên phụ trách cho từng giai đoạn. Tự động chuyển tiếp giai đoạn khi công việc trước đó đã hoàn thành.
Cụ thể hóa luồng công việc, trực quan hóa tình trạng công việc đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách, tiến độ ra sao. Thống kê tất cả đầu việc, workload của nhân viên để tính KPI chính xác.
3. Đối với bộ phận thi công
Với dự án thi công nội thất, 2 ứng dụng được sử dụng chính trên FastWork đó là BOQ, Kế hoạch thi công và Quản lý thu chi (Chi phí dự án)
Sau khi chốt Sales, hợp đồng chuyển sang bộ phận thi công, báo giá chốt với CĐS sẽ được đưa vào BOQ để quản lý các hạng mục và khối lượng. Khác với các doanh nghiệp Xây dựng, ở các đơn vị SME Nội thất, BOQ đó sẽ được sử dụng làm kế hoạch thi công thực tế.
Về phần thu chi, phần mềm giúp khởi tạo phiếu thu, phiếu chi trực tuyến theo mẫu có sẵn, lọc theo loại thu, loại chi, công nợ. (Ví dụ: Sau khi chốt hợp đồng, CĐT tạm ứng trước 30-40% là phiếu thu. Tất cả các khoản chi sẽ nhập phiếu chi, xong khâu sản xuất thanh toán lần 2. Xong khâu thi công thanh toán lần 3).
Nhật ký thi công được sử dụng làm báo cáo trong các hạng mục khi lắp đặt và lưu trữ giấy tờ nghiệm thu, bàn giao.
Gợi ý Doanh nghiệp Thi công Nội thất tìm hiểu chi tiết tính năng và trải nghiệm FREE Demo giải pháp số hóa toàn phần doanh nghiệp Nội thất hoặc tham khảo video giới thiệu tổng quan dưới đây!
Case Study: Doanh nghiệp trẻ tuổi & câu chuyện NÊN hay KHÔNG NÊN chuyển đổi số?
Có rất nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng, chuyển đổi số chỉ dành cho những công ty/ tập đoàn lớn đã có quy trình vận hành ổn định. Còn đối với những doanh nghiệp trẻ tuổi, áp lực về doanh thu, nguồn lực không cho phép họ nghĩ đến việc đầu tư vào các giải pháp số hóa tốn kém, đắt đỏ.
Tuy nhiên anh Ngô Bảo – CEO Nội thất IKI đã chứng minh rằng chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp mới đi “nhanh” hơn với chi phí “ít ỏi”
“Là một đơn vị thiết kế nội thất mới gia nhập thị trường, tôi nhận thấy mình cần ứng dụng công nghệ để “đi” nhanh hơn và để cạnh tranh với các đối thủ. Vì vậy, tôi lựa chọn và trải nghiệm khá nhiều phần mềm công nghệ trong quá trình quản trị doanh nghiệp như FastWork, MyXTeam…Với một khoản chi phí không quá lớn, chỉ 2% doanh thu cho việc đầu tư công nghệ vào vận hành và quản trị, tôi đã giải quyết được rất nhiều vấn đề nhức nhối của doanh nghiệp”
Anh Bảo chia sẻ thêm:“Trước đây khi chưa sử ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp, tôi chỉ quản lý được 4 đến 5 công trình đã thấy quá tải. Từ khi chuyển sang sử dụng bộ ứng dụng tập trung trong 1 phần mềm của FastWork hay MyXTeam, toàn bộ hệ thống được cải thiện với cách thức làm việc mới, tôi có thể quản lý từ 7 đến 10 công trình mà vẫn hoạt động trôi chảy. Việc lựa chọn và trải nghiệm nhiều phần mềm khác nhau đã đem lại cho tôi quyết định đúng đắn khi ứng dụng công nghệ. Từ đó, tôi tạo lập một quy trình chuẩn cho doanh nghiệp trên phần mềm phù hợp”.
Lắng nghe chi tiết hành trình số hóa & những lợi ích Nội thất IKI nhận được sau khi áp dụng phần mềm công nghệ TẠI ĐÂY
Trong suốt hành trình phát triển của mình, FastWork đã có cơ hội hợp tác, làm việc và đóng góp vào thành công chuyển đổi số của hơn 3500+ doanh nghiệp Việt. Trong đó có những ông lớn như Metro Mart, Viglacera, Petrolimex,.. nhưng cũng có không ít những cái tên trẻ tuổi, thậm chí là startup vừa ra nhập thị trường.
Với phương châm mang đến giải pháp cá nhân hóa giải quyết trọn vẹn bài toán bản chất của từng doanh nghiệp, FastWork không áp đặt hình mẫu của bất kỳ công ty nào mà giúp bạn tìm ra một công cụ quản lý phù hợp cả về chi phí và nhu cầu chuyên biệt.
Để nhận tư vấn chuyên sâu và demo miễn phí phần mềm quản lý chuyên biệt – số hóa toàn phần doanh nghiệp Nội thất hay bất kỳ lĩnh vực nào khác, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
