Ở bài viết này, nhằm giúp bạn hiểu rõ mô hình áp dụng FastWork cho DN Thi công cơ điện vừa và nhỏ, chúng tôi sẽ giới thiệu một Case Study thực tế: Công ty Năng lượng mặt trời VAS.
Bài viết bao gồm 3 phần:
- Mô hình quản lý của VAS trước khi sử dụng FastWork
- Cũng mô hình đó, VAS đã số hóa đưa lên FastWork như thế nào?
- Phân tích lợi ích kèm mô hình hóa tham khảo cho các doanh nghiệp khác
Về VAS Công ty Năng lượng mặt trời VAS (VAS Go Green Energy) hoạt động trong lĩnh vực ME, là nhà phân phối các hệ thống, thiết bị năng lượng mặt trời và tự động hóa công nghiệp. Một số nghiệp vụ chính như:
Quy mô hoạt động: khoảng 25 nhân sự (10 văn phòng và 15 kỹ sư, thi công) |
Mục lục nội dung:
Quy trình quản lý nghiệp vụ trước khi áp dụng FastWork
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án số hóa nào, đội ngũ FastWork và khách hàng đều trải qua quy trình gặp gỡ, chia sẻ vấn đề, thu thập dữ liệu và phân tích mô hình quản trị trong thực tế mà các doanh nghiệp đang vận hành trước khi bắt đầu tư vấn giải pháp.
Với VAS, chúng tôi cũng đã có những khảo sát chi tiết nghiệp vụ vận hành của họ trong thực tế, có lẽ bạn sẽ thấy rất nhiều điểm tương đồng như sử dụng Excel để lên kế hoạch, Zalo để trao đổi và báo cáo thông tin.. Dưới đây là một số nghiệp vụ cơ bản ở VAS nói riêng và các doanh nghiệp thi công cơ điện nói chung cùng những phân tích bất cập tồn tại. Mời bạn tham khảo:
Nghiệp vụ | Phương thức quản lý | Bất cập tồn tại |
Quản lý hồ sơ nhân sự | Dùng file Excel cá nhân quản lý thông tin cơ bản của nhân sự | Thông tin không đầy đủ, lưu trữ rời rạc. BLĐ muốn nắm bắt tổng quan cần đợi bộ phận nhân sự truy xuất báo cáo, tổng hợp mất thời gian. |
Quản lý chấm công, đơn từ |
|
|
Thông báo nội bộ | Các thông báo phòng nhân sự trình giấy lên Giám Đốc duyệt, scan gửi lên zalo hoặc email | Không kiểm soát được nhân viên nào đã xem hoặc chưa xem thông báo. |
Đề xuất và phê duyệt điện tử |
| Các đề xuất thủ công mất khá nhiều thời gian để trình phê duyệt. Công ty không có quy trình, nhân viên thúc giục duyệt gấp, Giám đốc hay đi công tác dẫn đến việc đề xuất chất đống, thường xuyên chậm trễ. Có đề xuất còn bị thất lạc. |
Quản lý tiến độ dự án | Thực hiện lên kế hoạch trên Excel hoặc MS Project, chủ yếu do giám đốc dự án thực hiện và kiểm soát. | Báo cáo tiến độ và nhật ký thi công bằng zalo, chụp ảnh đại khái, có sự cố thì gọi điện quản lý hoặc gửi tin nhắn. Nhân sự ít, dự án nhỏ nhiều, dẫn đến cao điểm có lúc Giám Đốc hoặc PGĐ Kỹ thuật 1 ngày chạy tới lui nhiều dự án khác nhau để đánh giá tình hình thi công. Không còn thời gian ngồi tổng hợp vào MS Project để kiểm soát. Thông tin zalo trôi, dẫn đến thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác. |
Mua sắm vật tư | Làm file giấy, đi mua trước ứng tiền xong gửi về công ty nhập liệu sau. | Phòng vật tư chủ yếu nhập liệu chứ không kiểm soát được vật tư cũng như chi phí cho từng dự án rõ ràng, thống kê tồn kho khó khăn. Quản lý nhập xuất theo từng dự án là vấn đề nan giải. |
Thanh toán vật tư | Gửi file excel tổng hợp hình ảnh, trình thanh toán. | Trình ký thủ công qua nhiều cấp tốn thời gian. |
Quản lý cho mượn các CCDC thi công ở công trình | Công ty mua rất nhiều dụng cụ, bộ đồ nghề để sẵn: các loại máy khoan, kìm tuốt, cờ lê, máy tăng áp,….. để cho đội thi công, kỹ thuật mượn mang xuống công trình làm việc. | Kỹ thuật mượn dụng cụ nhưng không trả về đúng nơi. Quản lý khó kiểm soát được tình trạng sử dụng của từng thiết bị, gây thất thoát nhiều. |
Mảng thương mại nhập khẩu và bán biến tần theo pallet (kiện) | Công ty đang quản lý file excel đơn bán ở mảng thương mại | File Excel không đáp ứng được nhu cầu lên đơn hàng. |
Áp dụng FastWork: Những vướng mắc đã được tháo gỡ
So với các đơn vị cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp khác trên thị trường như Misa, Base… FastWork có tính phù hợp cao với các doanh nghiệp thi công cơ điện bởi có module Quản lý dự án thi công xây dựng, các tính năng quản lý chuyên biệt như: vật tư, tiến độ lắp đặt, tiến độ thi công, theo dõi khối lượng & báo cáo lập nhật ký công trường
Mang lại hiệu quả quản lý toàn diện từ nội bộ, bán hàng đến dự án xây dựng trên một nền tảng chung thống nhất, thay vì nhiều công cụ lẻ tẻ thiếu tính liên kết.
Dưới đây là bảng mô tả những nghiệp vụ trong doanh nghiệp Thi công doanh nghiệp và cách thức giải quyết tương ứng bằng phần mềm FastWork.
Hướng dẫn số hóa quy trình vận hành từ thực tế lên phần mềm
Để xử lý những nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thi công cơ điện về quản trị nội bộ, quản lý dự án xây dựng và quản lý bán hàng, 3 Module bạn cần áp dụng chính trên FastWork là HRM+, CRM+ và FastCons.
1. Quản lý nội bộ
1.1 Số hóa quản lý thông tin nhân sự
Toàn bộ thông tin nhân sự bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, quá trình công tác, bảo hiểm,… được upload lên phần mềm để quản lý online thay vì quản lý hồ sơ thủ công trên Excel như trước. Lưu trữ tập trung, tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
1.2 Số hóa chấm công trực tuyến trên di động
- Mỗi nhân sự được cung cấp một tài khoản trên app FastWork, thực hiện chấm công ra/ vào văn phòng/ công trường bằng cách selfie.
- FastWork sử dụng công nghệ FaceID định danh khuôn mặt, GPS để xác định vị trí chấm công của nhân sự, hạn chế tối đa tình trạng gian lận công cán thường gặp ở cách quản lý cũ.
- Dữ liệu công cập nhật tức thời theo thời gian thực, tự động tính toán quỹ phép theo thông tin đơn từ trên hệ thống. Tự động hóa bảng công, tự động tính toán bảng lương theo công thức lương cho từng vị trí. Hạn chế tối đa việc xử lý dữ liệu trên Excel
1.3 Số hóa thông báo: soạn và ban hành trực tiếp trên phần mềm
Thông báo được biên soạn, ban hành nhanh chóng trên app di động. Đính kèm dễ dàng hình ảnh, tài liệu, theo dõi được số người đã xem hoặc chưa xem thông tin. Gắn thẻ tiêu điểm với những thông báo quan trọng, nhắc nhở nhân sự tránh bỏ lỡ.
1.4 Số hóa đề xuất & phê duyệt trực tuyến
Phần mềm hỗ trợ phân loại & thiết lập các form mẫu đề xuất có sẵn giúp nhân sự khởi tạo dễ dàng. Ban lãnh đạo phê duyệt trực tuyến ngay cả khi đi công tác xa, giảm thiểu tối đa thời gian chờ phê duyệt ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc thi công.
2. Số hóa quy trình quản lý dự án thi công xây dựng
Đối với các doanh nghiệp ME vừa và nhỏ, các dự án hầu hết kéo dài từ 35-40 ngày. Kế hoạch thi công đa phần thiết kế đi từ khâu chuẩn bị -> lắp đặt và nghiệm thu, tất cả gộp vào kế hoạch công việc để quản lý.
Nhật ký thi công do người giám sát công trình nhập trực tiếp lên hệ thống, đặc thù doanh nghiệp ME là họ không kiểm soát khối lượng mà kéo tiến độ theo ước lượng là chính.
Như ở VAS, khi áp dụng phần mềm FastWork, ngoài việc nhập nhật ký thi công, họ sẽ kiểm soát thêm về % sử dụng nhân công, ca máy. Theo dõi hình ảnh thi công và hình ảnh sự cố trả về, cũng như báo cáo sự cố dưới công trình.
Dashboard trực quan trên phần mềm giúp BLĐ kiểm tra nhanh danh sách hình ảnh thi công, hình ảnh sự cố tổng hợp theo ngày, tuần, tháng cụ thể. Bên cạnh đó là theo dõi trực tuyến tình hình sử dụng nhân công, ca máy toàn dự án.
Về quy trình mua & sử dụng vật tư, triển khai trên phần mềm:
- Đầu tiên, dưới công trình sẽ làm 1 phiếu đề xuất mua vật tư trực tiếp trên app FastWork & gửi lên Lãnh đạo duyệt. Nếu vật tư không có trong danh mục, thì sẽ đề xuất bằng file đính kèm.
- Sau khi được đồng ý mua, Bộ phận Vật tư sẽ lên phiếu mua để kiểm soát tiến độ mua hàng về
- Kiểm soát phiếu nhập – xuất của dự án. Kiểm soát việc xuất sử dụng xuống giai đoạn công việc cụ thể
- Khi kết thúc công trình kho dự án còn tồn bao nhiêu, Thủ kho sẽ làm phiếu hoàn – chuyển ghi nhận chuyển toàn bộ qua dự án công trình nào cần để sử dụng tiếp.
3. Quản lý bán hàng (phòng Bán hàng &Thương mại)
FastWork cho phép nhập và quản lý theo từng kiện hàng. Lên hợp đồng thương mại để kiểm soát giá trị đơn hàng. Sau đó lên đơn bán hợp đồng để quản lý tiến độ thanh toán và tiến độ xuất hàng cho khách hàng.
Demo miễn phí giải pháp quản lý chuyên sâu cho doanh nghiệp Thi công cơ điện
Trong suốt hành trình phát triển của mình, FastWork đã có cơ hội hợp tác, làm việc và đóng góp vào thành công chuyển đổi số của hơn 3500+ doanh nghiệp Việt. Trong đó có những ông lớn như Metro Mart, Viglacera, Petrolimex,.. nhưng cũng có không ít những cái tên trẻ tuổi, thậm chí là startup vừa gia nhập thị trường.
Với phương châm mang đến giải pháp cá nhân hóa giải quyết trọn vẹn bài toán, vấn đề quản lý đi vào bản chất của từng doanh nghiệp, FastWork không áp đặt hình mẫu của bất kỳ công ty nào mà giúp bạn tìm ra quy trình, cách thức triển khai số hóa phù hợp cả về chi phí và nhu cầu chuyên biệt.
Để nhận tư vấn chuyên sâu và demo miễn phí phần mềm quản lý chuyên biệt cho doanh nghiệp thi công cơ điện hay bất kỳ lĩnh vực nào khác, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
